Aunque usted pueda estar plenamente convencido de que la informatización es una buena idea, otras partes interesadas pueden no compartir su opinión. Dedique tiempo a averiguar qué piensan los demás interesados y usuarios potenciales (la directiva elegida, los empleados, los miembros ordinarios y los clientes): qué tipo de información desean recibir, si están o no satisfechos con el sistema manual de gestión de la información existente, qué mejoras les gustaría aplicar y, lo más importante, si estarían dispuestos a costear la aplicación de dichas mejoras.
Las necesidades de información de las distintas partes interesadas pueden variar considerablemente; idóneamente, el sistema informatizado propuesto debería cubrir el mayor número de necesidades que sea posible. Si las partes interesadas no llegan aun acuerdo mayoritario sobre cuáles son los problemas de información cuya solución es prioritaria para la cooperativa ni sobre si la i nformatización, en uno u otro grado, los resolvería, la idea del proyecto estará probablemente abocada al fracaso.
Esta información puede obtenerse mediante una serie de charlas o reuniones informales con una muestra representativa del personal, los dirigentes elegidos, los miembros ordinarios y los clientes, o bien en una serie de talleres o reuniones de grupos más grandes. La lista siguiente indica los aspectos principales que deben abordar sus preguntas:
Tipo de información suministrada: el tipo de información que reciben actualmente de la cooperativa.
Exactitud: el grado de utilidad y exactitud de la información suministrada. Si no están satisfechos, averigüe los motivos.
Puntualidad: el grado de puntualidad y frecuencia con que se recibe la información. Si no están satisfechos, averigüe los motivos.
Información adicional: otras necesidades de información que consideran que debería satisfacer la cooperativa.
Necesidades prioritarias de las partes interesadas: de las necesidades de información actuales y adicionales anteriores, determine cuáles consideran más importantes.
Una vez definidas las necesidades de información de las partes interesadas, deberá ponerse de acuerdo con los interesados sobre las necesidades generales de información prioritarias para la cooperativa y decidir el modo de satisfacer dichas necesidades: mediante la mejora del sistema manual existente, o bien mediante cierto grado de informatización. La mejor forma de lograr el consenso deseado suele ser convocar una reunión general de representantes de todas las partes interesadas y de la administración de la cooperativa.
Asegúrese de abordar las necesidades de información del conjunto de los interesados y de que otorga la misma importancia a las preocupaciones de cada grupo principal de interesados, lo que no siempre es fácil. A continuación, pida a las partes interesadas que estructuren sus necesidades en objetivos a corto, medio y largo plazo. Existen diversas técnicas que puede emplear para identificar dichas necesidades y establecer su grado de prioridad. Una de las más eficaces, descrita en el capítulo 4, es la «tormenta de ideas estructurada». Los resultados de este ejercicio le permitirán ver mucho más claramente cuáles son los objetivos prioritarios en materia de información que deberá abordar el proyecto propuesto.
Es preciso consultar a las partes interesadas no sólo en la etapa de diseño del proyecto, sino durante su ejecución:
Administradores y dirigentes: manténgales informados de la evolución del proyecto con regularidad. Resulta aconsejable proporcionarles informes escritos sobre el estado del proyecto y los pasos siguientes.
Personal: el respaldo de los empleados al proyecto es fundamental para que tenga éxito; por tanto, consúlteles con frecuencia y manténgales bien informados de las novedades durante las etapas de diseño y de realización de pruebas. Ellos serán quienes utilicen el sistema diariamente y son, habitual mente, quienes mejor conocen el método de trabajo de la cooperativa.
Miembros: asegúrese de involucrar al menos a un grupo pequeño de cooperativistas y dirigentes respetados e influyentes al comienzo del proyecto, y hágales participar también en las pruebas de las primeras versiones funcionales del software. Puesto que los miembros ordinarios suelen consultar y recibir información de estos «líderes de opinión», si los líderes se involucran en el proyecto, tendrá la seguridad de que todos los miembros están bien informados del progreso del proyecto. Cuanto mayor sea el número de miembros informados, menos probabilidad existirá de que se muestren desconfiados y críticos.
El primer paso adoptado por la administración de la cooperativa de productores de leche Tulaga, en Kanangop (Kenya) en junio de 2004 fue la celebración de una serie de talleres para partes interesadas con carácter subregional. La finalidad de estos talleres fue la determinación y asignación de prioridades de las necesidades de los miembros y de la administración respecto de la elaboración de información.
Ciclo vital del proyecto
Todos los proyectos tienen un ciclo vital; es decir, su realización comprende una serie de etapas lógicas que comienza con la formulación de la idea original y el desarrollo de un plan de actividades, continúa con la identificación y la comprobación de las capacidades y necesidades de las partes interesadas y, por último, comprende las etapas de diseño, ejecución y evaluación.
Puesto que la ejecución de un proyecto de informatización puede requerir una dedicación de tiempo del personal de la cooperativa y un gasto considerables, su próxima tarea será convencer a los administradores, comité de administración o directiva elegida de la idoneidad de la propuesta. Antes de continuar, necesitará su apoyo decidido. Para ello, deberá elaborar una «propuesta de proyecto» breve, de una o dos páginas, donde se resuman los fines y objetivos, las ventajas y costos previstos, y los riesgos potenciales del proyecto, para que la estudien las personas mencionadas. Aunque pueda parecer una pérdida de tiempo, realmente no lo es ya que le ayudará a responder a muchas de las preguntas que, con toda probabilidad, le plantearán.
Analicemos todos los factores que podrían afectar al resultado del proyecto. Ciertos factores están fuera del control de la cooperativa, pero es preciso tenerlos en cuenta desde el principio, como los demás. Algunos de los aspectos que hay que tener en cuenta son los siguientes:
Factores internos
Ahora que ya se ha hecho una idea de cuáles son las necesidades de información prioritarias para cada grupo de interesados y para la cooperativa, es preciso examinar otros aspectos, como:
El sistema de gestión de la información existente. ¿Cuáles son las virtudes y defectos de este sistema? ¿Qué cambios resultan necesarios?
Soluciones alternativas. ¿Por qué recurrir a la informatización? Pueden existir otros modos de solucionar el problema. Estudie las diversas opciones, sus costos y sus ventajas. ¿Cómo corregirá la informatización esas limitaciones y en qué beneficiará a las partes interesadas?
Apoyo de la administración de la cooperativa, la directiva elegida y los cooperativistas. ¿Todos los interesados creen que la informatización contribuirá a solucionar las necesidades prioritarias de gestión de la información de la cooperativa? ¿Quiénes apoyan la informatización y quiénes tienen dudas? ¿Están dispuestos los cooperativistas a invertir parte de los beneficios netos de la cooperativa en la financiación de los costos de la informatización?
Recursos disponibles. ¿Qué recursos, financieros, humanos y de software y hardware, se pueden invertir en el proyecto? ¿Serán suficientes?
Factores externos
Otro aspecto importante que hay que analizar son las circunstancias externas en las que se desenvuelve la cooperativa. Existen diversos factores que están, en gran medida, fuera de nuestro control, pero cuya influencia puede ser decisiva en el éxito o el fracaso del proyecto; por lo tanto, es preciso conocerlos.
Circunstancias políticas y jurídicas:
Circunstancias económicas del país y la región. ¿Son favorables las condiciones económicas y del mercado? ¿De qué modo afectarán a los costos y a la rentabilidad del proyecto?
Las leyes y normas pertinentes que regulan la gestión y la distribución de información, la protección de patentes, la contratación y las declaraciones fiscales también se deben evaluar.
Requisitos técnicos:
Suministro eléctrico: si no se puede garantizar la continuidad del suministro eléctrico, puede ser necesario adquirir un generador (para proporcionar electricidad), un estabilizador o un regulador de tensión, y un SAI (sistema de alimentación ininterrumpida) con batería y estabilizador que podría proporcionar suministrar electricidad durante hasta dos horas en caso de corte del suministro. Asimismo, se recomienda disponer de una buena conexión a tierra. Un electricista podría asesorarles sobre sus necesidades concretas.
Telecomunicaciones: si desea tener conexión a Internet, deberá disponer de una línea telefónica u otro medio de conexión (inalámbrica, banda ancha, microondas, radio, ADSL) según la zona. Consulte con los PSI (proveedores de servicios de Internet) de su zona y solicite un presupuesto para el tipo de conexión que desee. Nota: la conexión a un PSI regional podría conllevar la realización de llamadas a larga distancia.
Apoyo técnico: tenga en cuenta la disponibilidad de proveedores y profesionales de tecnología de la información de su zona, así como el costo de los servicios que prestan. ¿Cuánto cuesta adquirir y mantener los equipos informáticos? ¿Hay otras cooperativas o empresas en la zona que ya se hayan informatizado? Si las hay, pueden resultar una valiosa fuente de información.
Ahora que ha obtenido los datos necesarios sobre las necesidades de información de los interesados, las ha recopilado, clasificado según su prioridad y estudiado, y ha comprobado si las circunstancias externas son favorables, ha llegado el momento de desarrollar una propuesta bien meditada para obtener la aprobación de los dirigentes y poder continuar.
Puesto que la cooperativa se hará cargo de los costos de este proyecto, es probable que los cooperativistas y la directiva elegida le formulen numerosas preguntas acerca de la idoneidad del proyecto. Es normal, pero le obligará a tener preparados argumentos convincentes para defender el proyecto. Tras estudiar los costos previstos, los riesgos potenciales y las ventajas previstas del proyecto, es conveniente desarrollar un «plan de actividades» que documente el proyecto y que podría presentarse ante la directiva elegida de la cooperativa con el fin de obtener su aprobación y su respaldo. La figura que aparece a continuación es un ejemplo de la estructura de un plan de actividades típico.
Si el consejo de administración decide proseguir con la idea del proyecto y proporcionar los fondos necesarios para comenzar a ponerlo en práctica, el siguiente paso sería la elaboración de un plan de ejecución detallado.
Estructura de la propuesta
Meta empresarial: una o dos frases; por ejemplo: «aumento de la competitividad empresarial y mejora de los servicios prestados a los miembros».
Objetivos: mejorar el tiempo de respuesta y la eficiencia en el tratamiento de la información de la cooperativa para su gestión, mejorar el acceso de los cooperativistas a la información relativa a su participación en la cooperativa, etcétera.
Resultados: el sistema informático funciona, el personal ha recibido la formación necesaria, etcétera.
Riesgos potenciales: proporcione algunos ejemplos (temores de los empleados de la administración de la cooperativa sobre el posible aumento de la complejidad de su trabajo o la posibilidad de perderlo, problemas relativos al sistema eléctrico o de comunicación, apoyo local inadecuado en tecnología informática, etcétera).
Ventajas previstas: ahorros derivados de la disponibilidad de mejor información sobre diversos aspectos del negocio, elaboración de informes empresariales más exactos y frecuentes, información más frecuente a los cooperativistas sobre sus transacciones con la cooperativa, mejor acceso a la información del mercado a través de Internet, capacidad para introducir sistemas más eficaces de capitalización de la cooperativa por sus miembros, etcétera.
Costos previstos: adquisición inicial de equipos y software, instalación de los equipos, personalización del software para adecuarlo a las necesidades de la cooperativa, capacitación, actualización de los equipos y los programas, etcétera.
Fondos necesarios: ofrezca una estimación aproximada, desglosada en personal, equipos y programas informáticos, y describa la procedencia de los fondos: contribuciones adicionales de los cooperativistas, fondos de la cooperativa, fondos obtenidos de préstamos o donaciones de organismos externos, o una combinación de los anteriores.
Fechas de inicio y finalización previstas: no necesita explicación.
