180 - تفترض الإصلاحات المقترحة وجود عملية تصحيح محكمة التخطيط والتنظيم تهدف إلى ضمان إدخال التغييرات وفق تسلسل منطقي، وبأقل قدر من وقف العمل المتخصص للمنظمة. كما أن من الضروري في هذه العملية احترام حقوق الموظفين وتطلعاتهم، وأن تشارك فيها هيئات تمثيل الموظفين مشاركة كاملة.
181 - إنّ الإصلاح المؤسسي هو بلا منازع أكثر الجوانب تعقيداً في عملية التغيير. وسيقضي هذا بانتقال عدد كبير من الموظفين بين وحدات المنظمة وإقامة شبكة علاقات عمل جديدة. كما سيواجه بعض الموظفين أيضاً تحدي الانتقال من حيث يعملون اليوم إلى مواقع جغرافية أخرى. في حين سيجدر بغيرهم من الموظفين اكتساب مهارات جديدة عن طريق التدريب، بما يمكّنهم من العمل بشكل فاعل على تأدية مهام قد تختلف عن تلك التي يضطلعون بها حالياً، ولا يملكون الإمكانات اللازمة لها. وأخيراً، هناك حاجة إلى تقديم شروط وظروف عادلة لإنهاء خدمة أولئك الموظفين الذين سيتأثرون بتغير الطلب على الخبرات إذا اقتضت عملية الإصلاح ذلك.
182 - وترتبط ارتباطاً وثيقاً بهذا الهيكل الجديد الحاجة إلى تصحيح عمليات الإدارة طبقاً لاحتياجات المنظمة المستجدة، من خلال إصدار نسخ محدّثة من الأدلة الصادرة عن المنظمة. كما ستكون هناك حاجة إلى الاستثمار في تحسين البرامجيات المتصلة بالإدارة والاتصالات وإلى إنشاء مكاتب جديدة.
183 - وسيقوم المدير العام، بغية إدارة هذه العملية، بتشكيل فريق لإدارة التغيير تحت إشراف نائب المدير العام مباشرة، يتولى مسؤولية التخطيط المفصل للعملية والإشراف على تنفيذها.
184 - في العقد المنصرم، نجحت المنظمة في إدارة إعادة هيكلة المنظمة والتخفيضات في الميزانية من خلال عملية إدارة الشواغر، وانتهاء الخدمة طبيعياً، وتعيين الموظفين وإعادة توزيعهم.
185 - ويقوم إصلاح المنظمة الجاري حالياً على هذه التجربة بالذات، ويتمسك باستراتيجية لإدارة التغيير على مراحل تتطلّب تدخلات محددة في المراحل التالية:
التجربة السابقة لإعادة توزيع الموظفين وتعيينهم
186 - استدعت التجارب السابقة تغيير نظام الإدارة من خلال هيكل محدد لعمليات إعادة التوزيع والتعيين. وأصبحت العمليات رسمية الطابع بعدما تمّ تشكيل فرق مهام مختصة بإعادة توزيع موظفي الفئة الفنية وفئة الخدمات العامة. وضمّت فرق المهام ممثلين عن الإدارة وعن رابطات الموظفين وترأسها قسم إدارة الموارد البشرية. ووافق المؤتمر على موارد مرحلية خاصة لتمويل تكاليف التعيين وإعادة التوزيع والفصل بالتوافق من الخدمة والبالغة 12 مليون دولار أمريكي في 1998-1999 و9 ملايين دولار أمريكي في 2000-2001. وفي 2004-2005، خصص مبلغ 4.1 مليون دولار أمريكي للغاية نفسها.
187 - وكانت الغايات المحددة من عمليات إعادة التوزيع والتعيين هي إيجاد مهام بديلة للموظفين الذين ألغيت وظائفهم؛ مراقبة إعادة التوزيع؛ ضمان الشفافية المطلقة في تطبيق العمليات؛ إسداء المشورة للإدارة في الحالات التي تأثرت فيها شروط استخدام الموظفين نتيجة إعادة الهيكلة أو التخفيضات في الميزانية؛ رفع توصيات إلى الإدارة بشأن تلك الحالات؛ وتحديد الموظفين الذين لا يمكن إعادة توزيعهم والذين يجدر منحهم تعويضات لإنهاء الخدمة.
188 - ونتيجة التخفيضات في الميزانية خلال الفترات المالية الأخيرة، أعيد توزيع أكثر من 540 موظفاً من الفئة الفنية ومن فئة الخدمات العامة داخل المنظمة، أو جرى فصلهم من الخدمة بشروط متفق عليها وبمشاركة هيئات تمثيل الموظفين.
الانعكاسات المالية
189 - سيتضمن الإصلاح المقترح في المنظمة، كما في السابق، سلسلة من التكاليف المرحلية لمرة واحدة فقط نتيجة لعمليات إعادة الهيكلة وتفكيك الطبقات. وتشمل التكاليف المرحلية التي ستؤثر على الموظفين ما يلي:
النهج المقترح
190 - سوف تجري المنظمة استعراضاً للموظفين الذين ينبغي إعادة توزيعهم وتُحْصِيهم على أساس المهارات، كي يعيّنوا في الوظائف المناسبة، شريطة أن يوافق الأعضاء على اقتراحات الإصلاح المقدمة من المدير العام.
191 - سوف يوكل فريق المهام المختص بإعادة التوزيع والتعيين بقيادة قسم إدارة الموارد البشرية وبمشاركة ممثلي الموظفين مهمة الإشراف على جميع أنشطة التوظيف الناجمة عن عملية إعادة الهيكلة، أي عمليات إعادة التوزيع أو النقل أو الفصل من الخدمة بشروط متفق عليها.
192 - ويحصي فريق المهام، المختص بإعادة توزيع وتعيين، جميع الوظائف التي جرى إلغاؤها أو نقلها أو تعديلها، ويقوم بتحديد الموظفين الذين ينبغي تعيينهم أو الذين طالتهم عملية إعادة الهيكلة بأي شكل آخر من الأشكال، وبالمواءمة بين الوظائف الشاغرة والموظفين الذين لم يعودوا يشغلون وظائف معيّنة. وحال إيجاد المزيج المناسب من المهارات والمؤهلات والخبرة لدى أي من الموظفين بما يستوفي شروط وظيفة شاغرة ما، يوصي فريق المهام بإعادة توزيع ذلك الموظف ليشغل الوظيفة الشاغرة.
193 - أما في الحالات التي لا تناسب فيها أي وظيفة المواصفات المحددة لدى الموظفين الذين ينبغي إعادة توزيعهم، تقترح عليهم حزم متفق عليها لإنهاء خدماتهم كما جرت عليه العادة في السابق، طبقاً لأحكام المادة 301-9-11 من النظام الأساسي لشؤون الموظفين.
تمويل التكاليف المرحلية
194 - كما أشير إليه في الفقرة 189 أعلاه، استدعت التغييرات التنظيمية السابقة في المنظمة تمويلاً خاصاً لتكاليف مرحلية ولمرة واحدة فقط. كما سهّل تخصيص موارد محددة من خارج الميزانية عمليات الإصلاح في منظمات أخرى. وعلى ضوء قرار الأجهزة الرياسية بشأن اقتراحات الإصلاح هذه، يمكن عندها تقدير التكاليف المرحلية، ويطلب المدير العام بالتالي اشتراكات طوعية لتغطية تلك التكاليف من الأعضاء الراغبين في دعم عملية التغيير في المنظمة وتسهيلها، بما يمكّنها من مواجهة تحديات المستقبل.