ERC/04/INF/1 |
| ERC/04/INF/1 |
VINGT-QUATRIÈME CONFÉRENCE RÉGIONALE DE l’OAA POUR L'EUROPE |
MONTPELLIER, FRANCE, 5-7 mai 2004 |
NOTE D'INFORMATION |
Organisation de la Conférence
1. La Conférence régionale de l’OAA pour l’Europe se tiendra à l’Ecole Nationale Supérieure Agronomique de Montpellier (ENSAM) du 5 au 7 mai 2004. La cérémonie d'ouverture débutera le mercredi 5 mai 2004 à 10 heures dans l’Auditorium de l’ENSAM. La séance de l'après-midi et les séances plénières suivantes se tiendront également dans cette Salle.
2. L’horaire de travail de la Conférence sera de 9 heures 30 à 12 heures 30 et de 14 heures 30 à 17 heures 30, à moins que la Conférence n’en décide autrement.
3. Un Ordre du jour publié quotidiennement, donnera chaque jour des renseignements détaillés sur les travaux de la Conférence, le calendrier, les points à examiner, ainsi que d’autres informations d'intérêt général.
4. L’Organisation désignera le/la Secrétaire de la Conférence, qui sera assisté(e) par un certain nombre de fonctionnaires de l’OAA dont les noms et les fonctions figureront sur une liste publiée le premier jour de la Conférence.
Langues de travail
5. L’interprétation simultanée sera assurée en allemand, en anglais, en espagnol et en français. La documentation sera publiée en anglais, en espagnol et en français.
Liaison avec la presse et information
6. Pendant toute la durée de la Conférence, un fonctionnaire chargé de l'information de l’OAA, assisté par un attaché de presse du Gouvernement français, sera responsable des contacts avec la presse et de toutes les questions relatives à l'information à transmettre au public.
7. Un bureau d’accréditation sera ouvert dans les locaux de la Conférence; les journalistes sont priés de s'y présenter munis de deux photographies d’identité, ainsi que d'une lettre d’affectation de leur rédacteur en chef ou de leur employeur.
Documentation
8. Les documents de travail seront envoyés à tous les gouvernements et organisations invités avant l’ouverture de la Conférence. Les documents rédigés pendant la Conférence pourront être obtenus au comptoir de distribution des documents situé à l’extérieur de la salle de conférence. Le personnel affecté à ce comptoir distribuera également le courrier et les messages et répondra aux demandes à caractère général.
Projets de recommandations et d’amendements
9. Les délégués qui souhaitent soumettre des projets de recommandations ou d’autres documents appelant une décision de la Conférence sont priés d’en remettre le texte en anglais, en espagnol ou en français, si possible en trois exemplaires dactylographiés, au Secrétaire de la Conférence. Les délégations qui souhaitent faire distribuer d’autres textes écrits en rapport avec l’ordre du jour de la Conférence sont invitées à fournir au Secrétariat 100 exemplaires en anglais, 50 en français et 20 en espagnol, pour distribution.
Communication préalable du texte écrit des allocutions et des déclarations
10. Afin de faciliter la tâche du Secrétariat et d'assurer la précision de l’interprétation, il est recommandé de communiquer à l’avance le texte des discours, en trois exemplaires dactylographiés, au Secrétaire de la Conférence.
Correspondance
11. Toute la correspondance concernant la Conférence régionale doit être adressée au Secrétaire de la Conférence, au Bureau régional de l’OAA pour l’Europe et au Chargé de liaison, comme suit:
- Secrétaire de la Conférence
Bureau régional de l’OAA pour l’Europe
Via delle Terme di Caracalla
00100 Rome
Tél.: +39 (06) 57053499
Télécopie: +39 (06) 57055634
Courrier électronique: [email protected]- Monsieur Patrick Pruvot
Secrétaire général du Comité interministériel pour l’agriculture et l’alimentation
Chargé de liaison (Conférence de l’OAA)
Bureau du Premier Ministre - SGCI
Tél.: +33 (01) 44871600
Télécopie: +33 (01) 44871604
Courrier électronique : [email protected]
12. Des services téléphoniques, y compris les télécopieurs, seront disponibles sur les lieux de la Conférence.
Formalités d’entrée en France
13. Les ressortissants de certains pays membres de la Région Europe sont soumis à l’obligation de visa pour l’entrée sur le territoire français. Les participants sont donc invités à se rapprocher des autorités consulaires françaises, ou à défaut d’un Etat Membre de l’espace SCHENGEN représentant la France dans leur pays, pour y obtenir éventuellement un tel visa.
14. Il est recommandé aux participants de communiquer, au moins six semaines avant leur arrivée, toutes les informations pertinentes concernant la compagnie aérienne, le numéro de vol (ou le numéro de train), l’heure à laquelle ils sont susceptibles d’arriver en France et la date de leur départ, à l’adresse indiquée dans l’Annexe A. Il leur est vivement conseillé d’étiqueter leurs bagages de façon bien visible afin d’en faciliter l’identification.
15. Des comptoirs d’accueil seront en place à l’aéroport de Montpellier ainsi qu’à la gare pour aider les participants à leur arrivée, à remplir les formalités douanières, le contrôle des visas, récupérer leurs bagages et fournir toute autre assistance nécessaire.
Devises et services bancaires
16. Il n’y a pas de limite au montant de devises étrangères qui peut être introduit en France. Les bureaux de change et les banques fourniront les informations nécessaires sur les taux de change et s’occuperont des opérations de change et des virements. La monnaie nationale est l’EURO.
Services médicaux et premiers secours
17. Des services de soins médicaux et de premiers secours seront disponibles sur les lieux de la Conférence.
Réservations d’hôtel
18. Toutes les réservations d’hôtel seront faites par l’intermédiaire de la Région Languedoc-Roussillon. Les délégués sont invités à remplir les formulaires de réservation d’hôtel figurant à l’Annexe A (page 5 et 6), et à envoyer l’original, dès que possible, à Madame Anne l’Épine (Téléphone : +33 4 67228096 ou +33 4 67229381; Télécopie:
+33 4 67228193; Courrier électronique : [email protected]), avec copie au Secrétaire de la Conférence (Télécopie : +39-06-57055634, et au Chargé de liaison de la Conférence (Télécopie: +33 1 44871604) et dans tous les cas six semaines au moins avant la date prévue de la Conférence. Le transport entre les hôtels et l’ENSAM sera assuré pour tous les délégués et observateurs par les autorités françaises.
19. Les participants et leur famille pourront être hébergés dans les hôtels figurant à l’Annexe B, page 7.
Enregistrement
20. L’inscription aura lieu le mercredi 5 mai 2004 de 8 heures à 10 heures à l’ENSAM. Le Secrétariat de la Conférence établira une liste provisoire des participants le premier jour de la Conférence. Il devra être informé de toute correction ou adjonction à apporter à cette liste en fournissant toutes les informations au comptoir de distribution des documents.
Climat
21. Le climat au sud de la France est généralement agréable et chaud en mai. Les températures oscillent entre 31 degrés Celsius (le jour) et 16 degrés Celsius (la nuit).
Electricité
22. En France, la fréquence du courant électrique est de 50 Hz.
Voyages d’étude
23. A l'invitation du Gouvernement hôte, les délégués pourront participer à une visite d'étude qui aura lieu le vendredi 7 mai 2004 dans la matinée. Les délégués souhaitant participer à cette visite, sont priés de le communiquer à l’avance au personnel du comptoir de distribution des documents, afin que le Gouvernement hôte puisse procéder aux arrangements nécessaires. Des informations complémentaires sur cette visite seront fournies sur place et diffusées préalablement dans l'Ordre du jour. Le Gouvernement hôte prévoit l'organisation d'une visite pour les conjoints. Les détails sur le tour seront fournis à l'arrivée et toute autre information sur ce point sera incluse dans l'Ordre du Jour.
Restauration
24. La restauration sera assurée dans le restaurant de l’ENSAM ; les délégués pourront y acheter les tickets auprès du bureau installé à cet effet dans le hall d’accueil et d’enregistrement. Le coût du ticket restaurant pour un repas est d’environ 10 euros boisson comprise.
VINGT-QUATRIÈME CONFÉRENCE RÉGIONALE DE L’OAA POUR L’EUROPE
Montpellier (France), 5-7 mai 2004
RÉSERVATION D’HÔTEL ET NOTIFICATION D’ARRIVÉE
| 1. | Nom: ........................................................................................................ | |
| 2. | Pays/Organisation: .. .................................................................................. | |
| 3. | Titre officiel: ................................................................................................ | |
| 4. | Adresse postale: .......................................................................................... | |
| ............................... | Numéro de télécopie: ................... | |
| Courrier électronique : ................................................................................. | ||
| 5. | Participant en qualité de:
□ Délégué
□ Observateur
□ Membre du Secrétariat |
|
| 6. | Accompagné par le conjoint: □ Oui □ Non | |
| Nom de l'épouse/l'époux: ......................................................................... | ||
| 7. | Dates prévues du séjour France: du ....................... à ............................ | |
| 8. | Arrivée: Date: .............................. Heure: ........................ | |
| Compagnie aérienne et numéro de vol: ............. Numéro de train : ............... | ||
| En provenance de (ville): ............................................................................ | ||
| Départ: Date: ........................ Heure: ............................................. | ||
| Compagnie aérienne et numéro de vol: ................................................. | ||
| A destination de: ................................................................................. | ||
| 9. | Hébergement : .................................................................................. | |
| Nom de l’hôtel | Type de chambre | |
| 1. Hôtel Sofitel Comédie | □ Simple □ Double □ | |
| 2. Hôtel Astron | □ □ Double □ | |
| 3. Hôtel Mercure Centre | □ Simple □ □ | |
| 4. Hôtel Mercure Antigone | □ Simple □ □ Suite | |
| 10. | Prière d’indiquer l’hôtel souhaité par ordre de préférence: | |
| □ □ □ □ □ | ||
| 11. | Information sur la carte de crédit | |
| □ Visa □ Eurocard Mastercard □ American Express | ||
| Carte No: ............................... Date d'expiration: ....................................... | ||
| Signature du délégué: .......................................... Date: ............................... | ||
NOTE: Les participants sont invités à remplir le présent Annexe A et à l’envoyer, dès que possible, à chacune des adresses ci-après mentionnées, de préférence six semaines avant la Conférence, même si les renseignements concernant le vol sont incomplets. Ceux-ci pourront être communiqués ultérieurement par télécopie.
Mme Anne L’Épine
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Secrétaire de la Conférence |
Chargé de Liaison
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Nom de l’hôtel |
Nombre de chambres bloquées par les organisateurs |
Prix1 |
Hôtel Sofitel Comédie**** |
60 simples ou doubles |
€ 150 + Taxe de séjour + €18 par personne pour le petit déjeuner |
Hôtel Astron*** |
40 doubles |
€ 119 + Taxe de séjour |
Hôtel Mercure Centre*** |
50 simples |
€ 98 + Taxe de séjour |
Hôtel Mercure Antigone *** |
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1 Il s’agit de prix spéciaux obtenus pour la Conférence par les organisateurs. Une taxe de séjour variant entre 85 centimes à 1 euro et 18 cts. est applicable par personne et par nuit dans tous les hôtels mentionnés ci-dessus.