FC 107/6

COMITÉ FINANCIER

Table des matières

I. Introduction - par. 1-3

II. Questions revêtant une importance particulière - par. 4-35

III. Opérations de vérification - par. 36-38

A. Activités au siège - par. 39-41

B. Activités décentralisées - par. 42-44

C. Missions et enquêtes spéciales - par. 45-48

IV. Opérations du Groupe des appels d'offres - par. 49-50

V. Activités de gestion - par. 51-56

Annexe A

Annexe B

Annexe C

I. Introduction

1. Le présent document est le huitième des rapports annuels d'activité préparés par le Bureau de l'Inspecteur général. Le premier a été établi en 1995 dans l'intention de fournir au Directeur général un aperçu des travaux du Bureau. Depuis 1996, le Directeur général transmet les rapports annuels du Bureau au Comité financier dont les membres sont ainsi informés de la nature des activités menées par le Bureau. Cette initiative a été très appréciée et le rapport figure désormais systématiquement à l'ordre du jour de la session de mai du Comité. Il est communiqué au Secrétaire du Comité pour traduction et diffusion en même temps qu'il est soumis au Directeur général. Cette année, compte tenu de la création du Comité de vérification (interne) en 2003, le rapport sera également mis à la disposition des membres de ce Comité pour leur réunion d'avril 2004.

2. Le rapport annuel fait l'objet d'un examen approfondi par le Comité financier, qui aboutit parfois à la formulation de propositions d'amélioration, auxquelles le Bureau s'est efforcé, dans la mesure possible, de donner suite. Ainsi, le rapport de 2003 comporte pour la première fois des statistiques récapitulatives complètes sur l'application des recommandations.

3. En 2003, le Bureau a publié au total 68 rapports, contre 59 en 2002. Leur liste figure à l'annexe A, où ils sont classés en fonction des différents niveaux de l'Organisation, et où l'on trouvera également une comparaison entre les travaux accomplis et les tâches prévues pour l'année considérée. L'annexe B présente des statistiques sur l'application des recommandations. La dotation en personnel du Bureau au moment de la préparation du présent rapport est indiquée à l'Annexe C. Tous les travaux ont été effectués dans les limites de la dotation nette (2 170 700 dollars E.-U.) allouée au Bureau pour la seconde année du Programme de travail et budget 2002-2003.

II. Questions revêtant une importance particulière

4. Cette section présente différentes questions traitées par le Bureau en 2003 et indique brièvement les mesures prises par la direction, à différents niveaux, pour y répondre.

• Comité de vérification

5. Le Comité de vérification (interne) a été créé en avril 2003 pour faire savoir et donner l'assurance au Directeur général que les fonctions de vérification, d'inspection et d'enquête internes à la FAO sont menées avec efficience et efficacité, conformément à l'engagement pris par l'Organisation à l'égard du Comité financier sur la recommandation de l'ancien Commissaire aux comptes.

6. Le Comité de vérification, présidé par le Directeur général adjoint, comprend cinq membres internes et deux membres externes. Il s'intéresse activement aux activités du Bureau, dont il a examiné de manière approfondie plusieurs rapports et recommandations en donnant son avis sur divers aspects. Le Comité s'est réuni trois fois en 2003 et prévoit de se réunir au moins aussi souvent en 2004.

• Inspecteur général

7. M. G. Peter Wilson, Inspecteur général depuis 1992, a pris sa retraite le 31 août 2003. Après consultation du Comité financier et conformément à la Charte du Bureau de l'Inspecteur général, Mme Amalia Lo Faso a été nommée Inspectrice générale le 1er septembre 2003.

• Rapports établis à la discrétion de l'Inspecteur général

8. La Charte du Bureau de l'Inspecteur général a été insérée dans le Manuel administratif de l'Organisation. Elle prévoit notamment la possibilité pour l'Inspecteur général de soumettre des rapports spécifiques au Comité financier lorsqu'il le juge opportun et qu'il estime que la direction n'a pas apporté la réponse voulue à une question soulevée. Cette année encore, aucun rapport n'a été établi à ce titre.

• Bureaux régionaux et sous régionaux

9. Les vérificateurs internes en poste dans les quatre Bureaux régionaux, ainsi que de les missions de vérification envoyée par le siège, ont prêté une attention particulière à la structure de contrôle interne mise en place dans ces bureaux ainsi qu`'à l'efficacité de la gestion des risques et de la gestion générale. Les contrôles ainsi effectués ont porté sur la capacité de gestion financière, administrative et opérationnelle; les activités d'élaboration de programme, le programme de travail et budget; la planification et le soutien au programme de terrain; les lettres d'accord; les arrangements relatifs aux voyages ainsi que les contrôles et opérations y relatifs; les achats notamment en matière de technologie de l'information; les responsabilités vis-à-vis du siège et d'autres bureaux décentralisés de la FAO et les relations avec ces bureaux; le suivi de la mise en œuvre des recommandations découlant de la vérification; et certaines questions de personnel comme le recrutement de consultants et de signataires d'accord de services personnels.

10. La direction de la FAO a estimé particulièrement intéressant le travail de suivi de la mise en œuvre des recommandations effectué au Bureau régional pour l'Amérique latine et les Caraïbes, où nous avons constaté que la moitié environ des recommandations formulées depuis janvier 2000 n'avaient pas été effectivement appliquées. Les rapports du Bureau de l'Inspecteur général sur ce Bureau sous-régional soulignaient la nécessité d'appliquer les recommandations visant à améliorer la structure générale de contrôle de ce Bureau. La direction du Bureau régional s'est engagée à prendre des mesures pour résoudre les problèmes signalés.

• Projets et représentations de la FAO

11. Des missions de vérification ont été réalisées dans 12 pays conformément au programme établi. Outre les vérifications effectuées auprès des Bureaux des représentants de la FAO, les vérificateurs ont également procédé à l'examen d'un certain nombre de projets spécifiques, notamment de projets de coopération technique (PCT) et de projets relevant du Programme spécial pour la sécurité alimentaire. D'une manière générale, les vérifications ont porté sur la structure de contrôle interne des bureaux de pays et de projet. Plus spécifiquement, elles ont touché à un grand nombre de questions financières, administratives et de personnel, aux relations avec les gouvernements hôtes et les donateurs et à d'autres problèmes de liaison. Dans la mesure où les responsabilités en matière de gestion des projets de terrain ont été dévolues à nombre de pays visités, les activités de vérification au niveau des Bureaux des représentants de la FAO ont consisté essentiellement à évaluer la capacité de gestion opérationnelle, l'appui au programme de terrain et le soutien du siège et des Bureaux régionaux de la FAO à ces bureaux pour qu'ils puissent s'acquitter correctement de leurs responsabilités.

12. Le Bureau a fait rapport, en outre, sur des questions opérationnelles comme la nécessité de préciser les rôles respectifs du coordonnateur national du projet, du représentant de la FAO et d'autres parties prenantes; la nécessité d'améliorer le suivi du projet; et la nécessité d'améliorer la structure de contrôle grâce à une meilleure compréhension et à une application cohérente des règles et procédures de la FAO. Il a été recommandé d'améliorer le soutien émanant des Bureaux régionaux.

• Programme de coopération technique

13. En 2003, le Commissaire aux comptes a recommandé que le Bureau de l'Inspecteur général fasse rapport sur des aspects pertinents des vérifications effectuées sur des projets ou des groupes de projets spécifiques du PCT. Pendant la période couverte par le présent rapport, le Bureau de l'Inspecteur général a examiné quatre projets PCT, soit deux au Myanmar et deux au Pakistan, et formulé des recommandations concernant l'administration du projet, et plus particulièrement les taux d'exécution et le contrôle interne des dépenses.

• Fraude et présomption de fraude
• Examen des contrôles internes sur l'utilisation des ressources de l'Organisation

14. Pour réduire le risque de fraude et de malversation et pour répondre aux préoccupations exprimées par la direction et par l'ancien et l'actuel Commissaires aux comptes, le Bureau a procédé à un nouvel examen des contrôles internes sur l'utilisation des ressources de l'Organisation.

15. À l'occasion de cet examen, il a été noté que l'usage abusif des ressources de l'Organisation pouvait se produire de diverses façons, à différents niveaux et en différents endroits. Il était donc pratiquement impossible de protéger l'Organisation de ces malversations. Elles ne correspondent à aucun schéma uniforme qui permettrait de détecter des faiblesses spécifiques dans le système, bien que chaque cas individuel soit assez préoccupant. Le Bureau a ainsi conclu que le système comportait suffisamment de contrôles et de vérifications pour protéger l'Organisation de malversations ou d'abus généralisés. Toutefois, plusieurs questions ont été identifiées qui mériteraient de la part de la direction une attention accrue, à savoir: i) la nécessité d'élaborer une politique en matière de fraude, afin de sensibiliser le personnel et de raffermir l'attitude de l'Organisation vis-à-vis des fraudes et des abus, ii) la nécessité d'accélérer la révision du Manuel administratif de la FAO et iii) la nécessité d'inciter les directeurs à exercer plus sérieusement leurs fonctions de supervision et à faire respecter les règles et directives établies.

• Mise à jour d'informations fournies dans le rapport annuel d'activité 2002

16. Dans son rapport annuel d'activité 2002, le Bureau de l'Inspecteur général avait signalé deux bureaux de représentants où des chèques avaient été falsifiés. Dans le premier cas, il s'agissait d'un montant de 34 300 dollars EU, après recouvrement auprès du fonctionnaire. L'Organisation envisage actuellement de poursuivre l'affaire auprès des tribunaux nationaux. Dans le second cas, il s'agissait d'un montant de 28 300 dollars EU lié à la falsification de chèques et d'une présomption de falsification de chèques pour 12 300 dollars EU supplémentaires. Sur ce total, 5 390 dollars EU seulement ont été récupérés auprès de l'ancien fonctionnaire.

• Fraude et présomption de fraude en 2003

17. En 2003, plusieurs cas de fraude et de présomption de fraude ont été découverts au siège ou dans des bureaux décentralisés et ont été traités comme il convenait. Au siège, on a eu connaissance de deux cas de présomption de fraude qui ont pu être détectés à temps grâce au bon fonctionnement des contrôles et procédures internes. Le premier a fait l'objet d'une enquête suivie d'un rapport, tandis que l'autre en est encore au stade de l'enquête. Quatre autres cas portant sur des plaintes faisant état de faute, des activités extérieures et d'autres questions étaient en cours d'examen au siège au moment où le présent rapport était rédigé.

18. Sur le terrain, les cas incluent celui d'un représentant de la FAO qui a demandé des cadeaux à un fournisseur, utilisé les ressources de la FAO pour acquérir un ordinateur pour son usage personnel et donné des instructions pour qu'un paiement soit effectué à l'ordre d'une entreprise fictive pour des services qui n'avaient jamais été rendus. Un autre cas témoigne de la capacité des contrôles de gestion et de la vigilance du personnel à prévenir les fraudes. Un fonctionnaire d'un bureau de représentant ayant noté des divergences entre les factures et les documents d'appui soumis par un projet a demandé à des vérificateurs locaux d'effectuer une enquête à ce sujet. Cette enquête a révélé que des biens avaient été surfacturés et des paiements effectués pour des travaux non accomplis. Après consultation du Bureau de l'Inspecteur général et du Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées, le Bureau du représentant avait renforcé ses procédures de contrôle opérationnel et financier pour le projet et avait licencié deux consultants. Sept autres cas ont fait l'objet d'une enquête en 2003, dont certaines sont encore en cours. Ces cas incluent notamment un dépassement des pouvoirs délégués, des appels téléphoniques personnels, des conflits d'intérêt, le vol d'articles appartenant à un collègue et d'autres allégations.

• Projet FFU au Nigéria

19. Un projet d'appui à la sécurité alimentaire d'une durée de cinq ans est devenu opérationnel au Nigéria en octobre 2001 et les activités ont commencé début 2002, avec un budget initial de 45,2 millions de dollars EU entièrement financé par le Gouvernement fédéral du Nigéria. Le projet a été étoffé en mars 2003, grâce à un accord tripartite évalué à 22,3 millions de dollars EU pour une coopération Sud-Sud de quatre ans que la FAO a signé avec le Gouvernement chinois et le Gouvernement fédéral du Nigéria.

20. En 2003, le Bureau a établi trois rapports sur ce projet sur des questions comme la responsabilité de l'exécution du projet, la gestion des fonds, les achats, la sécurité des technologies d'information et le recouvrement des coûts d'appui au projet. La direction de la FAO a réagi immédiatement aux questions identifiées par le Bureau, ce qui a permis d'élaborer des politiques pour des projets analogues.

• Opérations en Afghanistan

21. En 2002, la FAO a établi un bureau en Afghanistan et un représentant de la FAO a été recruté. En janvier 2004, le programme de terrain consistait en 56 projets opérationnels, dotés d'un budget global de quelque 54 millions de dollars, dont 32 millions pour des projets de secours d'urgence. Les opérations sont gérées à partir du Bureau du représentant à Kaboul et bénéficient de l'appui de cinq bureaux de district et de trois bureaux subsidiaires, le représentant de la FAO au Pakistan assumant certaines fonctions financières et administratives.

22. Un vérificateur interne a été affecté en Afghanistan en 2003 compte tenu des risques inhérents au contrôle interne. Ce vérificateur s'est occupé notamment du progrès des opérations, du contrôle budgétaire, des questions d'effectif, des achats et des inventaires, ainsi que de la gestion financière. Le programme pour l'Afghanistan est dans une phase de transition entre des activités axées sur les secours d'urgence et l'assistance technique à plus long terme. Le du poste de vérificateur interne résident a été financé jusqu'au 31 décembre 2003.

• Programme pétrole contre nourriture

23. En 2003, le programme pétrole contre nourriture, y compris sa vérification sur le terrain, a souffert de l'insécurité en Iraq. Le vérificateur résident, rapatrié à Rome en février, est retourné en Iraq en juin et a été de nouveau rappelé à Rome en septembre, où il devrait rester jusqu'à la fin de son contrat qui expire le 31 mars 2004. Cinq rapports ont néanmoins été publiés en 2003 sur les fonds d'origine locale, les pertes dues au pillage du bureau de Bagdad et l'achat de véhicules de pulvérisation.

24. Au cours du second semestre de 2003, alors que le programme pétrole contre nourriture touchait à sa fin, le Bureau, à la demande de TCE, a vérifié les achats d'intrants et la négociation de contrats avec le gouvernement précédemment approuvés pour la fourniture de secours humanitaires. Une fois achevé le programme pétrole contre nourriture, le 21 novembre 2003, et les avoirs, projets et programmes transférés à l'Autorité provisoire mise en place par la Coalition, le financement des activités de vérification du programme cessera fin mars 2004. L'Iraq sera alors couvert par le vérificateur interne régional en poste au Caire (poste actuellement vacant). La supervision générale de ce programme a été assurée pendant presque toute l'année 2003 par le Groupe des missions et des affectations spéciales du siège, avant d'être dévolue le 15 décembre 2003 au Groupe des activités décentralisées.

25. Les recommandations découlant de la vérification du programme pétrole contre nourriture formulées au cours de ces dernières années ont été bien accueillies par la direction, tant à Bagdad qu'au siège de la FAO, et par les autorités compétentes des Nations Unies, à New York. D'après les statistiques communiquées par l'ONU, le nombre de rapports de vérification publiés par la FAO est bien supérieur à celui des autres organismes des Nations Unies participant au programme.

• Situation financière du Centre d'investissement (TCI)

26. Un examen de la situation financière du Centre d'investissement (TCI), effectué à la demande du Bureau du Directeur général, a identifié un ajustement préalable potentiel, quantifié par la suite à quelque 3 millions de dollars EU. Le Département des finances (AF) s'est chargé du travail de comptabilité nécessaire pour que l'ajustement apparaisse dans les états financiers de l'Organisation pour l'exercice 2002-2003.

27. Le Bureau de l'Inspecteur général a formulé des recommandations tendant à ce que TCI améliore son contrôle interne, pour tout ce qui a trait aux rôles et aux responsabilités respectifs des responsables du budget et des finances de la Division du Centre d'investissement et de la Division des finances. Les méthodes de travail de TCI font actuellement l'objet d'un examen exhaustif.

• Collaboration avec d'autres organismes des Nations Unies

28. Cette année encore, la coopération et la collaboration avec d'autres institutions des Nations Unies se sont poursuivies. Le Bureau a collaboré avec l'AIEA, le PAM, le FIDA et le Secrétariat des Nations Unies pour des questions de personnel. Dans plusieurs cas et pour des raisons diverses, cette collaboration a abouti à l'adoption de mesures disciplinaires. Le Bureau a également procédé à des travaux d'analyse comparative avec l'Organisation des Nations Unies et d'autres institutions spécialisées à propos de la présentation des rapports de vérification et des politiques en matière de confidentialité, notamment.

• Résolution des problèmes constatés par les vérificateurs

29. La FAO prend très au sérieux la résolution des problèmes constatés par les vérificateurs. Le Comité de vérification interne a passé en revue les statistiques et les recommandations et formulé des suggestions quant aux moyens d'accroître les taux d'exécution et aux mesures à prendre dans certains cas de non-exécution ou de retards dans l'exécution.

30. Par ailleurs, le Sous-Directeur général/Directeur de cabinet assure le suivi des principales recommandations découlant de la vérification. Il doit, à cet effet, transmettre à chaque gestionnaire de programme les instructions du Directeur général concernant l'application de ces recommandations, fixer des dates précises pour la présentation d'informations sur les mesures prises et prendre d'autres mesures de suivi, le cas échéant.

31. Ces instruments puissants, conjugués au suivi habituellement mené par le Bureau de l'Inspecteur, se sont révélés très efficaces pour la résolution des problèmes mis en évidence, avec une amélioration manifeste des taux d'exécution vers la fin de 2003.

• Activités de sensibilisation

32. Les représentants des services de vérification interne des Nations Unies et des institutions multilatérales de financement se sont réunis à Panama en juin 2003. Les questions clés examinées lors de cette réunion, à laquelle l'Inspecteur général représentait la FAO, ont été les approches fondées sur les risques, la planification des vérifications et les questions de gouvernance. La quatrième conférence des enquêteurs des organismes des Nations Unies et des institutions multilatérales de financement, organisée par l'OLAF (Bureau européen antifraude), s'est tenue à Bruxelles en avril 2003. Le Vérificateur en chef des comptes était présent. Ces réunions ont constitué de précieuses tribunes pour des échanges de vues et de données d'expériences entre vérificateurs internes, enquêteurs et autres organes de supervision de la communauté internationale des spécialistes de la vérification et de l'enquête.

33. Le Bureau a organisé à Rome un séminaire très apprécié sur la sécurité et la vérification du système Oracle Financials, entre autres. À ce séminaire, qui était animé par un expert de renommée internationale, ont participé tout le personnel du Bureau, ainsi que des fonctionnaires d'AFI et d'AFF, le Commissaire aux comptes et un collègue vérificateur à l'OSCE à Vienne.

34. Un site intranet du Bureau de l'Inspecteur général a été mis en place et est entré en fonction en 2003 et fait l'objet de mise à jour permanente.

35. L'Inspecteur général a continué à rencontrer chaque mois ses homologues des institutions ayant leur siège à Rome et a entretenu des relations étroites avec les responsables des services de vérification et d'enquête d'autres institutions internationales, appartenant ou non au système des Nations Unies.

III. Opérations de vérification

36. Les activités du Bureau sont planifiées, organisées, gérées et notifiées conformément à l'organigramme présenté à l'Annexe C. Le programme des vérifications suit le modèle du Programme de travail et budget et a donc un caractère biennal. Il tient également compte du Cadre stratégique, du Plan à moyen terme et, bien entendu, du PTB lui-même. Les débats lors de la Conférence, du Conseil, du Comité financier et du Comité du Programme, ainsi que les déclarations de principe et les initiatives du Directeur général font également partie intégrante du processus de planification. Le plan est alors affiné par le Bureau compte tenu des outils habituels de planification de l'évaluation des risques liés à la vérification, de la rotation, des exigences de la direction ou des points demandant une attention particulière. Il est ensuite transmis au Directeur général pour examen et approbation. Il reste cependant souple et peut être modifié en fonction de l'évolution des circonstances, y compris à la demande de la direction générale. Il est mis à jour entre la première et la deuxième année de chaque exercice biennal et cette année on trouvera à l'Annexe A du présent document un tableau comparatif des travaux prévus et des réalisations effectives et à l'Annexe B des statistiques relatives aux recommandations et à leur application.

37. En 2003, une méthode de planification révisée incluant une évaluation systématique des risques a été élaborée pour donner suite à une recommandation de l'ancien Commissaire aux comptes. La nouvelle approche, qui associe les résultats de l'évaluation des risques aux connaissances institutionnelles accumulées par l'Organisation, est celle qui a été utilisée pour élaborer le plan de travail du Bureau pour 2004-2005. De cette façon, le Bureau a pu fournir des services précieux à ses clients FAO tout en assurant le Comité de vérification des bonnes pratiques de la FAO en matière de gestion des risques stratégiques, opérationnels et financiers, y compris les risques pour les parties prenantes.

38. Tous les travaux de vérification donnent lieu à l'établissement de rapports spécifiques. Toutefois, la contribution du Bureau de l'Inspecteur général au processus global de contrôle de la gestion au sein de l'Organisation est multiple et va bien au-delà de la simple présentation de rapports officiels. Ces différentes activités, notamment la nature et l'ampleur des travaux effectués en cours d'année, sont illustrées dans les paragraphes suivants.

A. Activités au siège

39. L'un des principaux clients du groupe chargé des activités au siège est le Département de l'administration et des finances, avec ses divisions des finances, des systèmes et des techniques d'information, des ressources humaines et des services administratifs. Les départements techniques font eux aussi l'objet d'une part importante des activités de vérification du Bureau. Le groupe continue de s'intéresser principalement aux questions financières, comptables et de trésorerie ou administratives, tout en servant de centre de liaison pour la bureautique, les systèmes d'information et d'autres aspects du traitement électronique des données. Il est aussi chargé de la vérification des comptes annuels de la Mutuelle de crédit et du Groupement d'achats, à un coût forfaitaire, et joue un rôle important en donnant des avis à d'autres unités du siège sur des questions de vérification.

40. Le groupe chargé des activités au siège est également responsable de l'examen des dispositions et des clauses de vérification figurant dans les accords de partenariat et d'autres accords. En 2003, 48 accords de ce type ont ainsi été examinés.

41. En 2003, ce groupe a remis au total 14 rapports spécifiques, dont la liste figure à l'Annexe A i).

B. Activités décentralisées

42. Le groupe chargé des activités décentralisées est responsable des vérifications, des enquêtes et des examens spéciaux effectués dans les bureaux régionaux et sous-régionaux, les bureaux de liaison et les bureaux des représentants de la FAO, ainsi que de projets particuliers dans les différentes régions. Il s'occupe également des aspects des activités décentralisées gérés à partir du siège. Il est chargé de la supervision des vérificateurs hors siège, notamment de la planification, de l'approbation et de l'examen de l'ensemble des vérifications effectuées sur le terrain, à la seule exception, en 2003, du Programme pétrole contre nourriture, bien que, comme indiqué ci-dessus, le groupe ait été chargé de la phase finale du programme, à compter du 15 décembre 2003.

43. Ce groupe constitue également la principale source de compétences spécialisées concernant la décentralisation, la régionalisation et les nouvelles dispositions relatives à la gestion opérationnelle du programme de terrain. Il suit de près les travaux des cabinets locaux de vérification engagés par la Division des finances et fait souvent référence à leurs rapports pour la planification des activités de vérification et l'évaluation de l'efficacité de la gestion. Le groupe présente également les enjeux de la vérification des comptes dans le cadre du programme d'information et d'orientation des nouveaux représentants de la FAO et d'autres fonctionnaires de rang supérieur. Cette contribution s'étend également à l'évaluation postérieure des prestations des représentants et à la passation de pouvoirs dans les bureaux des représentants de la FAO.

44. En 2003, le groupe a remis 43 rapports sur diverses questions administratives et opérationnelles concernant des bureaux régionaux et sous-régionaux, des bureaux de représentants de la FAO, des enquêtes sur le terrain et des projets spécifiques, ainsi que des opérations de terrain. La liste de ces rapports figure à l'Annexe A ii).

C. Missions et enquêtes spéciales

45. Ce groupe est chargé de déceler des cas de fraude, de présomption de fraude, de gaspillage de ressources, d'abus de pouvoir, de mauvaise administration et d'autres méfaits, d'enquêter à leur sujet et d'évaluer les domaines se prêtant à la fraude grâce à l'analyse du système de contrôle de l'Organisation.

46. En tant que principale source d'expertise sur les contrats et les achats, il examine les demandes de dérogation à la procédure d'appels d'offres, supervise les opérations du groupe des appels d'offres et représente l'Inspecteur général au Comité des achats. Le groupe effectue également des vérifications du rapport qualité-prix de composantes opérationnelles ou de contrats importants (voyages, assurance maladie, prestations dont bénéficient les fonctionnaires, contrats d'entretien des locaux de la FAO, etc.) tout en répondant à des demandes spéciales de la part de la direction et d'autres entités de l'Organisation. Pendant l'essentiel de l'année 2003, le groupe a également été chargé de superviser les activités de vérification du programme pétrole contre nourriture en Iraq. Cette responsabilité a été transférée au Groupe chargé des activités décentralisées le 15 décembre 2003.

47. Outre ce qui précède, le Groupe des missions et enquêtes spéciales est également appelé à faire rapport au Directeur général sur la situation financière et les dépenses mensuelles de son Bureau rapproché, ainsi que sur les dépenses connexes imputées sur les budgets d'autres départements. Le groupe représente le Bureau de l'Inspecteur général dans plusieurs Comités, notamment le Comité des achats et le Comité consultatif mixte sur la couverture médicale (JAC/MC), et apporte son soutien à l'Inspecteur général pour de nombreuses questions internes d'administration, de personnel et de gestion.

48. Au total, 11 rapports spécifiques de vérification ont été établis dans le courant de l'année, dont cinq relatifs à l'Iraq et six au Siège. Ils sont énumérés à l'Annexe A iii).

IV. Opérations du Groupe des appels d'offres

49. L'achat du matériel, des fournitures et des services est régi par les principes et procédures énoncés dans le Manuel administratif de la FAO. Celui-ci dispose que le Bureau de l'Inspecteur général est responsable de la réception, de l'ouverture, de l'enregistrement et de la conservation en lieu sûr de toutes les soumissions reçues en réponse aux appels d'offres. Cette procédure vise à garantir l'indépendance, l'objectivité, la sécurité et la transparence du processus de passation des marchés.

50. Pendant l'année écoulée, le groupe des appels d'offres s'est réuni 104 fois et a traité 368 appels d'offres. Pour ces appels, 6 006 sociétés ont été invitées à présenter des soumissions et 1 870 offres ont été reçues. Le volume d'activité est légèrement inférieur à celui de 2002, du fait essentiellement de la réduction des activités en Iraq, liée à l'insécurité et à l'achèvement du programme pétrole contre nourriture, sans compter la réduction des activités au Kosovo. Toutefois, il existe toujours une volonté délibérée d'accroître la fréquence et d'élargir l'éventail des appels d'offres.

V. Activités de gestion

Représentation dans les Comités

51. Le Bureau est représenté dans un certain nombre de comités permanents importants de l'Organisation, à savoir: le Conseil de direction, le Comité des ressources humaines, le Comité des technologies de gestion de l'information (et ses sous-comités), le Comité WAICENT, le Comité de parrainage et son groupe de travail, le Comité des achats, le Comité consultatif sur la couverture médicale, le Comité des placements et son Comité consultatif, le Comité directeur pour la mise en place d'Oracle et le Comité exécutif du projet HRMS Oracle, le Comité mixte des services de restauration, le Comité de coordination du TeleFood, le Comité de la communication de l'Organisation, le Comité du programme de terrain et le Conseil d'administration de la Mutuelle de crédit. Par ailleurs, il participe aux travaux de certains groupes spéciaux d'étude, de travail ou d'évaluation de l'Organisation. Les délibérations du Comité du Programme, du Comité financier, du Conseil et de la Conférence font l'objet d'un suivi rapproché de la part du Bureau, dont les fonctionnaires de rang élevé sont appelés à rencontrer de temps à autre des personnalités officielles et des représentants des États Membres, le Commissaire aux comptes, le Corps commun d'inspection, ainsi que des collègues exerçant des fonctions de contrôle dans d'autres organisations internationales, appartenant ou non, au système des Nations Unies.

Dotation en personnel

52. Une représentation graphique de la dotation en personnel du Bureau au 31 décembre 2003 figure à l'Annexe C i). La procédure de recrutement d'un nouveau Vérificateur en chef des comptes (D-1) est en cours. Le poste de vérificateur régional du Caire a fait l'objet d'un nouvel avis de vacance au cours du dernier trimestre de 2003, les candidatures reçues après la publication du premier avis n'ayant pas permis d'établir une liste restreinte de candidats qualifiés; quant au poste des Services généraux vacant, il sera pourvu en 2004. Pour faire face à cette pénurie temporaire de personnel, le Bureau a eu recours en 2003 aux services d'un fonctionnaire du Bureau de l'Inspecteur général retraité. Deux candidats P-2 recrutés début 2003 ont pris leurs fonctions début 2004. Le Bureau espère fonctionner bientôt à plein régime, avec une équipe équilibrée de fonctionnaires du cadre organique et d'agents des Services généraux hautement qualifiés et expérimentés. L'année 2003, toutefois, a été difficile du fait des nombreuses vacances de poste et des retards inattendus dans la dotation de ces postes. Le Bureau est néanmoins parvenu à faire face à la situation en recourant aux divers programmes de partenariat, en recrutant des consultants à court terme et en réorganisant les tâches selon le cas. L'Annexe C ii) du présent rapport fournit des renseignements démographiques sommaires sur les effectifs du Bureau.

Perfectionnement du personnel

53. La formation et le perfectionnement demeurent un aspect important des activités de gestion du Bureau et comportent trois volets: formation professionnelle à la vérification des comptes; formation linguistique; et formation à l'utilisation de la bureautique. En ce qui concerne la formation des fonctionnaires du Cadre organique, le séminaire organisé au siège, décrit sous la rubrique Activités de sensibilisation de la Section 2, a été particulièrement fructueux. Les moyens disponibles à la FAO pour assurer la formation linguistique et la formation à la bureautique ont été mis à profit. Un des vérificateurs des comptes est inscrit à un programme d'enseignement à distance d'une université du Royaume-Uni et un autre suit à temps partiel un cours de MBA auprès d'une université romaine. Le personnel participe aussi de temps à autre à des programmes de formation organisés par la Division de la gestion des ressources humaines. L'augmentation du temps consacré par le personnel à des activités de formation qui, de 2,5 pour cent en 2000 est passé à 3 pour cent en 2001, à 3,5 pour cent en 2002 et à 5,2 pour cent en 2003 témoigne du succès efforts déployés dans ce domaine. Cet investissement dans la formation et le perfectionnement du personnel se poursuivra en 2004.

Réunions à l'intention du personnel

54. Le Bureau continue d'organiser régulièrement à l'intention de ses fonctionnaires des réunions thématiques au cours desquelles des experts de la FAO et d'autres organisations internationales informent le personnel chargé de la vérification des nouvelles tendances dans leurs domaines de compétence. Outre les fonctionnaires de l'administration et des finances, qui sont traditionnellement mis à contribution, il est également fait appel à des fonctionnaires principaux des divisions techniques. Parmi les sujets traités en 2003 figuraient les progrès des technologies de l'information, la fonction de trésorerie à la FAO, la nutrition, les services d'appui à la gestion, le rôle de la FAO en Iraq et la sécurité des technologies de l'information.

Questions administratives

55. Le système de comptabilité et de contrôle du temps, mis en place au sein du Bureau, est un outil utile de gestion interne. Les fonctionnaires enregistrent le temps consacré à leurs activités par unité de trente minutes et les feuilles de pointage sont remises à l'Inspecteur général. Il est ainsi possible de comparer les activités de vérification à l'objectif fixé en début d'année. Pour 2003, l'objectif était de 25 pour cent pour les activités au siège, 50 pour cent pour les activités décentralisées et de 25 pour cent pour les missions et enquêtes spéciales. La ventilation effective des activités de vérification en 2003 a été la suivante: 23 pour cent pour les activités du siège, 54 pour cent pour les activités décentralisées et 23 pour cent pour les missions et enquêtes spéciales. Comme indiqué plus haut, la grande majorité des missions spéciales se déroule au Siège, de sorte qu'actuellement les activités de vérification sont presque également réparties entre le Siège et le terrain.

56. En conclusion, le Bureau tient encore une fois à adresser ses remerciements aux fonctionnaires de tous niveaux contactés dans le cadre de son travail de vérification et, tout particulièrement, aux membres de la direction qui lui ont apporté leur soutien, leur accord, leur coopération et leur assistance tout au long de l'année.

ANNEXE A i)

Activités au Siège

N.B. En raison d'une modification des priorités du fait de nouveaux besoins survenus en matière de vérification des comptes de la situation actuelle en matière d'effectifs, trois examens prévus pour 2003 sont encore en cours et cinq n'ont pas encore été effectués, dont deux (*) ont été reportés au prochain exercice biennal et les autres à des exercices à venir.

ANNEXE A ii)

Activités décentralisées

ANNEXE A iii)

Missions et enquêtes spéciales

N.B. En raison d'une modification des priorités due à de nouveaux besoins de vérification, à la réévaluation des risques et de pénurie d'effectifs, deux examens prévus pour 2003 sont encore en cours, tandis que six n'ont pas été effectués. Quatre (*) d'entre eux sont prévus pour l'exercice 2004-05, tandis que les deux autres sont renvoyés à un exercice biennal futur, si nécessaire.
** Rapports mensuels.

ANNEXE B

* Dont 18 ont été formulées au dernier trimestre de 2003
** Dont 19 ont été formulées au dernier trimestre de 2003
*** Dont 46 ont été formulées au dernier trimestre de 2003

ANNEXE C i)

ANNEXE C ii)

Les pays ci-après sont représentés au sein du personnel:

¹ M. J. Sefranek a été nommé le 4.1.04.

² Affecté temporairement à Rome – financé par le Programme pétrole contre nourriture jusqu'au 31.3.04. A été transféré le 15.12.03 au Groupe chargé des activités décentralisées.

³ Mme. M. Mukhitdinova a été nommée le 1.2.04.

⁴ Consultant en poste en Afghanistan à compter du 1.3.03 jusqu'au 31.12.03.

⁵ Y compris un vérificateur en poste en Iraq au titre du Programme pétrole contre nourriture et 6 mois-consultant en Afghanistan.

⁶ Des ressortissants de l'Ouzbékistan et de la République tchèque prendront leurs fonctions au cours du premier trimestre 2004.