FC 107/6

COMITÉ DE FINANZAS

Índice

I. Introducción - par. 1-3

II. Asuntos de especial importancia - par. 4-35

III. Operaciones de auditoría - par. 36-38

A. Actividades de la sede - par. 39-41

B. Actividades descentralizadas - par. 42-44

C. Misiones e investigaciones especiales - par. 45-48

IV. Funcionamiento del Grupo de Licitaciones - par. 49-50

V. Actividades de gestión - par. 51-56

Anexo A

Anexo B

Anexo C

I. Introducción

1. Este es el octavo informe sobre las actividades anuales de la Oficina del Inspector General. Cuando se preparó el primero de ellos en 1995, su objetivo era presentar al Director General un resumen del trabajo realizado por la Oficina del Inspector General. A partir de 1996, el Director General ha puesto los informes anuales de la Oficina a disposición del Comité de Finanzas, a fin de permitir que sus miembros examinaran la naturaleza de la labor llevada a cabo por la Oficina. Esta iniciativa fue acogida muy favorablemente y se ha convertido en un tema permanente de su programa para los períodos de sesiones de mayo. El informe se entrega a la Secretaría del Comité para su traducción y distribución al mismo tiempo que se presenta al Director General. Este año, tras la creación del Comité de Auditoría (Interna) en 2003, también se pondrá a disposición de los miembros del Comité de Auditoría en su reunión de abril de 2004.

2. El informe anual ha suscitado considerables debates en el Comité de Finanzas y de vez en cuando se han presentado sugerencias para mejorar su presentación. Éstas se han aceptado cuando ha sido posible. El informe de 2003 se ha ampliado para incluir unas estadísticas resumidas completas sobre la aplicación de las recomendaciones.

3. En 2003 la Oficina publicó en total 68 informes, en comparación con 59 en 2002. Los informes correspondientes a 2003 figuran por grupos de la Organización en el Anexo A, en que también se compara el trabajo realizado con el planificado para el año. Las estadísticas sobre el estado de aplicación de las recomendaciones se presentan en el Anexo B. La situación de personal en la fecha de preparación de este informe se indica en el Anexo C. El trabajo de la Oficina se llevó a cabo ajustándose a la dotación neta cercana a los 2,17 millones de dólares de EE.UU. asignada para el segundo año del Programa de Labores y Presupuesto para 2002-2003.

II. Asuntos de especial importancia

4. En esta sección se exponen diversos asuntos de los que se ha ocupado la Oficina en el año 2003 y se presenta un resumen de las medidas adoptadas en diversos niveles de la administración en respuesta a los problemas observados.

• Comité de Auditoría

5. El Comité de Auditoría (Interna) fue creado en abril de 2003 para asesorar y garantizar al Director General que las funciones de auditoría interna, inspección e investigación funcionen en la FAO de manera eficiente y eficaz. Ello coincide con el compromiso de la Organización ante el Comité de Finanzas tras una recomendación al respecto del anterior Auditor Externo.

6. El Comité de Auditoría se compone de cinco miembros internos y dos externos bajo la presidencia del Director General Adjunto. El Comité se ha ocupado activamente del trabajo de la Oficina, examinando determinados informes y recomendaciones en profundidad y facilitando asesoramiento sobre diferentes aspectos. El Comité se reunió tres veces en 2003 y tiene previsto reunirse al menos tres veces en 2004.

• Inspector General

7. El 31 de agosto de 2003, se jubiló el Sr. D. G. Peter Wilson, Inspector General desde 1992. Previa consulta con el Comité de Finanzas conforme a la Carta para la Oficina del Inspector General, la Sra. Dª. Amalia Lo Faso fue nombrada Inspectora General el 1º de septiembre de 2003.

• Informes discrecionales

8. La Carta para la Oficina del Inspector General está ahora recogida en el Manual Administrativo de la Organización. La Carta también ofrece al Inspector General la oportunidad de presentar, cuando así lo considere conveniente, cualquier informe concreto al Comité de Finanzas, cuando estime que los niveles superiores de la administración no han conseguido abordar de manera apropiada cualquier cuestión planteada. Tampoco este año se ha dado esa situación.

• Oficinas Regionales y Subregionales

9. Los auditores internos que se encuentran en las cuatro Oficinas Regionales, con ayuda de misiones de auditoría procedentes de la Sede, prestaron especial atención al marco de control interno de estas oficinas y a la gestión de riesgos en sus actividades, así como a los resultados generales de la gestión. Los informes abarcaron los controles financieros, administrativos y de gestión operativa; las actividades de elaboración de programas; el programa de labores y el presupuesto; la planificación y el apoyo a los programas de campo; las cartas de acuerdo; determinados aspectos de las disposiciones de viaje, de los controles y transacciones correspondientes; las actividades de adquisición, incluidas las referentes a la tecnología de la información; las responsabilidades y relaciones respecto de la sede central de la FAO y otras oficinas descentralizadas; el seguimiento de la aplicación de las recomendaciones de auditoría y determinadas cuestiones de personal incluida la contratación de consultores y de suscriptores de acuerdos de servicios personales (ASP).

10. Entrañó particular interés para la administración superior de la FAO el trabajo de seguimiento sobre la aplicación de las recomendaciones en la Oficina Regional para América Latina y el Caribe, en la que se observó que cerca de la mitad de las recomendaciones de auditoría emitidas desde enero de 2000 no se habían abordado de forma eficaz. Los informes de la Oficina del Inspector General subrayaban la necesidad de aplicar recomendaciones de auditoría destinadas a mejorar el marco general de control en la Oficina Regional. La Administración de la Oficina Regional ha tomado o está tomando las medidas apropiadas para corregir los problemas notificados.

• Representaciones y proyectos de la FAO

11. Se llevaron a cabo misiones de auditoría en 12 países de acuerdo con el plan de la Oficina del Inspector General. Coincidiendo con las misiones de auditoría a las Representaciones de la FAO, los auditores emprendieron también exámenes de proyectos concretos, entre los que se encontraban proyectos del Programa de Cooperación Técnica y proyectos en el marco del Programa Especial para la Seguridad Alimentaria. El ámbito del trabajo abarcaba, en general, el marco de control interno en las oficinas de países y proyectos. En particular, se abordó una gran variedad de cuestiones financieras, administrativas y de personal, así como las relaciones con los gobiernos anfitriones, los donantes y otras cuestiones de enlace. Dado que las responsabilidades de administración para el funcionamiento de los proyectos de campo se han descentralizado a muchos de los países visitados, los esfuerzos de auditoría en las Representaciones de la FAO se centraron cada vez más en evaluar la capacidad de gestión operativa, el apoyo a los programas de campo y el apoyo recibido de la sede de la FAO y de las Oficinas Regionales para el correcto desempeño de estas responsabilidades.

12. Además, la Oficina informó específicamente sobre cuestiones operativas como la necesidad de una mayor claridad de las funciones del coordinador nacional de proyectos, del Representante de la FAO y de otras partes interesadas; la necesidad de mejorar el seguimiento de proyectos y la de mejorar el marco de control a través de una mayor comprensión y una aplicación coherente de las normas y los procedimientos de la FAO. Se formularon recomendaciones para incrementar el apoyo procedente de las Oficinas Regionales.

• Programa de Cooperación Técnica

13. En 2003, el Auditor Externo recomendó que la Oficina del Inspector General informara sobre los aspectos pertinentes de algunos proyectos o de conjuntos de proyectos correspondientes al Programa de Cooperación Técnica. Durante el presente período de inspección la Oficina del Inspector General examinó cuatro de tales proyectos: dos en Myanmar y dos en Pakistán. Se formularon recomendaciones sobre la administración de proyectos, incluso de la tasa de realización y el control interno del gasto.

• Fraude real o presunto.
• Examen de los controles internos sobre el uso de los recursos de la Organización

14. Con el fin de minimizar el riesgo de fraude y abuso, y para responder a las preocupaciones expresadas por la administración y tanto por el anterior Auditor Externo como por el actual, la Oficina realizó un seguimiento del examen de los controles internos sobre el uso de los recursos de la Organización.

15. En el examen se observó que el uso inadecuado de los recursos de la FAO podía producirse de distintas formas y en diferentes niveles y lugares de la Organización. Por tanto, resulta casi imposible proteger plenamente a la Organización frente a tales negligencias. No ha habido constancia de una pauta uniforme que apunte a deficiencias sistémicas concretas, aunque determinados casos son motivo de preocupación. La Oficina del Inspector General llegó a la conclusión de que existen controles y contrapesos adecuados en el sistema para proteger a la Organización de negligencias o abusos generalizados. No obstante, el examen señaló varias cuestiones que requieren una atención mayor por parte de la administración. Comprenden los siguientes elementos: i) elaborar una política sobre fraudes para sensibilizar al personal y reforzar la actitud de tolerancia cero respecto del fraude y los abusos en la Organización, ii) acelerar la revisión del Manual Administrativo de la FAO y iii) dar instrucciones a los administradores para que ejerzan una mayor supervisión y hagan cumplir las normas y directrices establecidas.

• Seguimiento de asuntos correspondientes al Informe Anual de Actividades de 2002

16. En el Informe Anual de Actividades de 2002, la Oficina daba noticia de dos Representaciones en las que se habían cobrado cheques fraudulentamente. El primer caso ascendía a 34 300 dólares de EE.UU. después de haber recuperado importes del funcionario. La Organización está estudiando la posibilidad de recurrir a los tribunales nacionales en este asunto. El segundo caso comprendía la falsificación de cheques por un importe de 28 300 dólares de EE.UU. y una presunta falsificación de cheques por un importe de 12 300 dólares de EE.UU. De esta cantidad, se han recuperado 5 390 dólares de EE.UU. del ex funcionario.

• Fraudes y presuntos fraudes en 2003

17. En 2003 se han descubierto varios casos de fraude y de presunto fraude, tanto en la Sede como en las oficinas descentralizadas, que se abordaron de la forma adecuada. En concreto, en la Sede se señalaron a la atención de la Oficina dos intentos de fraude abortados con éxito por el correcto funcionamiento de los controles y procedimientos internos. Un caso ha sido objeto de investigación e informe y el otro se halla en fase de investigación. Además, otros cuatro casos que conllevan alegaciones de mala conducta, actividades externas y otros asuntos se encuentran en fase de investigación en la Sede en el momento de la publicación del presente informe.

18. Entre los casos fuera de la Sede está el de un Representante de la FAO que solicitó regalos a un proveedor, utilizó recursos de la FAO para adquirir un ordenador portátil para su uso personal y dio instrucciones para que se efectuaran pagos a una empresa ficticia por servicios que no se habían facilitado. Otro caso puso de manifiesto de qué forma unos controles administrativos eficaces y la vigilancia del personal pueden contribuir a impedir el fraude. El personal de una Representación observó discrepancias en las facturas y en los justificantes presentados por un proyecto y encargó a los auditores del lugar que investigaran el asunto más a fondo. El trabajo de dichos auditores demostró que se habían facturado bienes en exceso y que se habían producido pagos por trabajo no realizado. Tras consultar con la Oficina del Inspector General y la Oficina de Coordinación de las Actividades Normativas, Operacionales y Descentralizadas, la Representación reforzó los procedimientos de control operativo y financiero en el proyecto y despidió a dos consultores. Otros siete casos fuera de la Sede fueron objeto de investigación en 2003, algunos de los cuales siguen pendientes. Estos casos incluían el abuso de autoridad delegada, la realización de llamadas telefónicas personales, los conflictos de intereses, la sustracción de objetos pertenecientes a un colega y otras imputaciones.

• Proyecto del FFU en Nigeria

19. En octubre de 2001 pasó a ser operativo un proyecto quinquenal de seguridad alimentaria, que se inició a comienzos de 2002, con un presupuesto inicial de $45,2 millones de dólares de EE.UU. totalmente financiado por el Gobierno Federal de Nigeria. El proyecto se amplió en marzo de 2003, a través de un acuerdo tripartito por valor de 22,3 millones de dólares de EE.UU. para una cooperación Sur-Sur que la FAO firmó con el Gobierno de la China y el Gobierno Federal de Nigeria.

20. En 2003, la Oficina elaboró tres informes sobre el proyecto referentes a temas como la responsabilidad respecto de la entrega del proyecto, la gestión de sus fondos, las adquisiciones, la seguridad informática y la recaudación de los gastos de apoyo al proyecto. La administración de la FAO ha respondido con rapidez ante los problemas señalados por la Oficina del Inspector General, lo que también ha contribuido a la formulación de políticas aplicables a tipos de proyectos análogos.

• Operaciones en Afganistán

21. En 2002, la FAO estableció una Representación en Afganistán y se contrató a un Representante de la FAO. En enero de 2004, el programa de campo comprendía 56 proyectos activos con un presupuesto total de unos 54 millones de dólares de EE.UU., de los que $32 millones representaban proyectos de emergencia. Las operaciones se gestionan desde la Representación en Kabul y cuentan con el apoyo de cinco Oficinas de Zona y de tres Suboficinas, quedando algunas funciones financieras y administrativas a cargo del Representante de la FAO en Pakistán.

22. En 2003 se destacó un auditor interno a Afganistán con el fin de abordar los riesgos inherentes en materia de control interno. En concreto, se examinaron los progresos operativos, el control presupuestario, las cuestiones de personal, las adquisiciones y la gestión de inventarios y financiera. El programa de Afganistán se encuentra en fase de transición de una prioridad para las operaciones de emergencia a corto plazo hacia la asistencia técnica a plazo más largo. La financiación para el puesto de auditor interno residente expiró el 31 de diciembre de 2003.

• Programa “petróleo por alimentos”

23. En 2003, el Programa “petróleo por alimentos” y, por tanto, su auditoría sobre el terreno, padecieron por la situación de la seguridad en Iraq. El auditor residente fue trasladado a Roma en febrero, regresó a Iraq en junio y fue trasladado de nuevo a Roma en septiembre, donde se espera que permanezca hasta la expiración de su contrato el 31 de marzo de 2004. No obstante, en 2003 se emitieron cinco informes sobre fondos de origen local, pérdidas en razón del saqueo de la Oficina de Bagdad y la adquisición de vehículos de fumigación.

24. En la segunda mitad de 2003, con la reducción paulatina del Programa “petróleo por alimentos”, a petición de la Dirección de Operaciones de Emergencia y Rehabilitación, la Oficina auditó la adquisición de insumos y la negociación de contratos estatales anteriormente aprobados para suministros humanitarios. Tras el cierre del Programa “petróleo por alimentos”, de 21 de noviembre de 2003, y la transferencia de los correspondientes activos, proyectos y programas a la Autoridad Provisional de la Coalición, la financiación con cargo al Programa destinada al trabajo de auditoría concluirá al final de marzo de 2004. La responsabilidad para el Iraq la asumirá en el futuro el auditor interno regional de El Cairo, (puesto actualmente vacante). La supervisión general de este Programa correspondió al Grupo de Misiones e Investigaciones Especiales de la Sede durante casi todo 2003. A partir del 15 de diciembre de 2003 se transfirió al Grupo de Actividades Descentralizadas.

25. Las recomendaciones de auditoría referentes al Programa “petróleo por alimentos” durante los últimos años recibieron una acogida favorable por parte de la Administración, tanto en Bagdad como en la sede de la FAO, y por parte de las autoridades competentes de las Naciones Unidas en Nueva York. Los datos estadísticos enviados por estas últimas indicaban que el número de informes de auditoría emitidos por la FAO era bastante más elevado que el de otros organismos de las Naciones Unidas involucrados en el Programa.

• Situación financiera del Centro de Inversiones (Dirección del Centro de Inversiones)

26. El examen de la situación financiera del Centro de Inversiones, llevado a cabo a petición de la Oficina del Inspector General, señaló un ajuste potencial en el período previo, cuantificado posteriormente en unos 3 millones de dólares de EE.UU. El Departamento de Administración y Finanzas está realizando el necesario trabajo de contabilidad para reflejar el ajuste en los estados financieros de la Organización relativos al bienio 2002-2003.

27. La Oficina del Inspector General formuló recomendaciones para una mejora del control interno en el Centro de Inversiones en relación con las funciones y responsabilidades respectivas de los oficiales de presupuesto y finanzas de las direcciones y de la Dirección de Administración y Finanzas. El Centro de Inversiones es objeto de una revisión general de sus actividades.

• Colaboración con otros organismos de las Naciones Unidas

28. La cooperación y la colaboración con otros organismos de las Naciones Unidas continuaron en 2003. La Oficina colaboró en temas de personal con el OIEA, el PMA, el FIDA y la Secretaría de las Naciones Unidas. En varios casos, y por distintas razones, ello resultó en la adopción de medidas disciplinarias. La Oficina también llevó a cabo distintas evaluaciones comparativas con las Naciones Unidas y otros organismos especializados sobre el formato de los informes de auditoría y las prácticas referentes a los aspectos de privacidad, entre otras cuestiones.

• Resolución de auditoría

29. La «resolución de auditoría» se toma muy en serio en la FAO. El Comité de Auditoría (Interna) de la FAO ha estudiado las estadísticas y las recomendaciones, y ha formulado sugerencias dirigidas a incrementar el grado de aplicación y a tomar medidas en casos concretos de incumplimiento o de retrasos.

30. El Subdirector General/Director de Gabinete realiza un seguimiento de las recomendaciones de auditoría más importantes. Lleva a cabo esta tarea informando a cada uno de los directores de programa acerca de las instrucciones del Director General con respecto a la aplicación, estableciendo fechas concretas para la información sobre las medidas adoptadas o por adoptar y realizando un seguimiento posterior en caso necesario.

31. Estos poderosos instrumentos de «resolución de auditoría», que complementan el seguimiento normal por parte de la Oficina del Inspector General, han acreditado una gran eficacia con una importante mejora en los grados de aplicación hacia finales de 2003.

• Divulgación de la auditoría.

32. Los Representantes de los Servicios de Auditoría Interna de las Naciones Unidas y las Instituciones Financieras Multilaterales se reunieron en Ciudad de Panamá en junio de 2003. El Inspector General representó a la FAO en esta reunión. Entre los temas tratados más importantes cabe señalar los planteamientos basados en el riesgo para la planificación de auditorías y las cuestiones de gobernanza. La cuarta Conferencia de Investigadores de Organizaciones de las Naciones Unidas y de las Instituciones Financieras Multilaterales, organizada por la OLAF (Oficina Europea de Lucha contra el Fraude), se celebró en Bruselas en abril de 2003. A ella asistió el Auditor Principal. Esas reuniones ofrecieron un excelente foro para el intercambio de opiniones y experiencias de los auditores internos y otros órganos de supervisión de la comunidad internacional de profesionales de la auditoría.

33. La Oficina organizó con gran éxito un seminario in situ en Roma sobre «Seguridad y auditoría de aplicaciones financieras en Oracle y otros aspectos». El seminario corrió a cargo de un experto de prestigio internacional y asistió al mismo todo el personal de la Oficina. También asistieron al seminario funcionarios de la Dirección de Sistemas y Tecnologías de la Información (AFI) y de la Dirección de Finanzas (AFF), el Auditor Externo y un colega auditor de la OSCE en Viena.

34. En 2003 se elaboró y entró en funcionamiento el sitio Intranet de la Oficina del Inspector General, que se revisa continuamente para mantenerlo actualizado.

35. El Inspector General continuó celebrando reuniones mensuales con sus homólogos de los organismos con sede en Roma y se mantuvo en estrecho contacto con los jefes de las dependencias de auditoría e investigación de otros organismos de las Naciones Unidas e instituciones internacionales.

III. Operaciones de auditoría

36. Las operaciones de la Oficina se planifican, administran, gestionan y notifican de conformidad con el organigrama presentado en el Anexo C. El plan de trabajo de auditoría está basado en la estructura del PLP y, por lo tanto, se prepara con periodicidad bienal. También tiene en cuenta el Marco Estratégico, el Plan a Plazo Medio y, por supuesto, el propio Programa de Labores y Presupuesto. También son parte del proceso de planificación los debates en la Conferencia, en el Consejo y en los Comités del Programa y de Finanzas, así como las declaraciones e iniciativas de políticas del Director General. Posteriormente, el plan se elabora con mayor detalle en la Oficina teniendo en cuenta los instrumentos normales de planificación de la evaluación de riesgos, rotación, peticiones de la administración o partidas que requieren atención especial en materia de auditoría. El plan se presenta luego al Director General para su examen y aceptación. No obstante lo anterior, se trata de un plan flexible. Puede modificarse en función de circunstancias y necesidades cambiantes, incluidas las peticiones de los niveles superiores de la administración. Se actualiza entre el primero y el segundo año de un bienio, y este año puede encontrarse en el Anexo A una comparación entre la labor planificada y la labor realizada, mientras que en el Anexo B se examinan las estadísticas sobre las recomendaciones y la aplicación de las mismas.

37. En 2003 se elaboró una metodología revisada de planificación que incorporaba una evaluación sistemática de riesgos en aplicación de una recomendación del anterior Auditor Externo. El nuevo planteamiento, que combina los resultados de la evaluación de riesgos con el conocimiento institucional acumulado de la Oficina sobre la Organización, se ha utilizado para elaborar el plan de trabajo 2004-2005 para la Oficina. De esta manera, la Oficina añade el máximo valor para sus clientes de la FAO a la vez que facilita una razonable garantía al Comité de Auditoría sobre la calidad de la gestión de la FAO respecto de sus riesgos estratégicos, operativos, de partes interesadas y financieros.

38. Todas las actividades de auditoría dan lugar a informes de auditoría específicos. No obstante, la Oficina del Inspector General contribuye de diversas maneras al proceso global de control de la gestión en la Organización y va mucho más allá de la presentación de informes oficiales. Los párrafos que figuran a continuación indican la naturaleza y alcance del trabajo realizado a lo largo del año.

A. ACTIVIDADES DE LA SEDE

39. Uno de los clientes más importantes del grupo de la Sede es el Departamento de Administración y Finanzas, que comprende los servicios de finanzas, tecnología de la información, recursos humanos y administración. No obstante, los departamentos técnicos de la Sede también han sido clientes importantes de auditoría. Aunque la mayoría de los expertos de este grupo siguen correspondiendo a las disciplinas asociadas con las finanzas, la tesorería, la contabilidad y la administración, también sirve de centro de coordinación para cuestiones de ofimática, sistemas de información y otros aspectos del tratamiento electrónico de datos. El Grupo de la Sede realiza también exámenes anuales de la Cooperativa de Crédito y del Economato, mediante una cuota fija, y desempeña una importante función de asesoramiento a otras dependencias de la Sede sobre cuestiones relacionadas con la auditoría.

40. El Grupo de la Sede es también responsable del examen de los acuerdos y cláusulas de auditoría contenidos en los acuerdos de asociación y semejantes. En 2003, se examinaron 48 de estos acuerdos.

41. En 2003, dicho grupo publicó en total 14 informes de auditoría específicos, que aparecen señalados en el Anexo A i).

B. ACTIVIDADES DESCENTRALIZADAS

42. Este grupo se ocupa de las auditorías, exámenes e investigaciones especiales llevados a cabo en las Oficinas Regionales, Subregionales y de Enlace, Representaciones y en algunos proyectos de las distintas regiones. Abarca también los elementos de actividades descentralizadas que se atienden en la Sede. El grupo es responsable de la supervisión de la función de auditoría destacada, tales como la planificación, la autorización y la revisión de todas las auditorías realizadas fuera de la sede. En 2003 la única excepción la constituyó el Programa “petróleo por alimentos”, aunque, según se ha observado anteriormente, al grupo se le asignó la responsabilidad del cierre progresivo del Programa a partir del 15 de diciembre de 2003.

43. Este grupo es también la primera fuente de conocimiento especializado sobre las disposiciones en materia de descentralización, de regionalización y gestión operativa del programa de campo. Sigue de cerca el trabajo de las empresas de auditoría locales contratadas por la Dirección de Finanzas y con frecuencia se remite a sus informes como parte de su función de planificación de auditoría y supervisión de los resultados de la gestión. Este grupo examina también los temas relacionados con la auditoría en el contexto del programa de información y orientación para los Representantes de la FAO recién nombrados y otros altos cargos. Ello también implica aportaciones posteriores a la evaluación de la actuación de los Representantes de la FAO y las disposiciones de transferencia al final de las misiones de los Representantes de la FAO, según resulte necesario.

44. En 2003 este grupo elaboró 43 informes sobre distintos aspectos administrativos y operativos de las oficinas regionales y subregionales, las Representaciones de la FAO, las investigaciones de campo y proyectos específicos y otras operaciones de campo. Estos se resumen en el Anexo A ii).

C. MISIONES E INVESTIGACIONES ESPECIALES

45. A este grupo corresponde la responsabilidad de detectar e investigar casos de fraude, presunto fraude, derroche de recursos, abuso de autoridad, mala conducta y otras malas prácticas, y la de determinar los ámbitos potenciales de fraude mediante el análisis previsto en el sistema de control de la Organización.

46. Dado que la Oficina es la fuente principal de conocimientos sobre contratos y adquisiciones, examina las peticiones de exención de los procesos competitivos, supervisa el funcionamiento de los grupos de licitación y representa al Inspector General en el Comité de Compras. El grupo también realiza evaluaciones de rentabilidad de componentes operativos y contratos importantes, tales como viajes, seguros médicos, prestaciones a los empleados y contratos de mantenimiento para los locales de la FAO, además de responder a peticiones especiales de la administración superior y de otros órganos internos. Durante casi todo 2003 el grupo también tuvo a su cargo la supervisión de las actividades de auditoría del Programa “petróleo por alimentos” en Iraq. Esta responsabilidad se transfirió al Grupo Descentralizado el 15 de diciembre de 2003.

47. Además de lo anterior, el Grupo de Misiones e Investigaciones Especiales tiene a su cargo el examen y la notificación al Director General de la situación financiera y de los gastos mensuales en la Oficina de éste, así como cualquier otro gasto conexo imputado a los presupuestos de otros departamentos. El grupo también representa a la Oficina del Inspector General en varios comités, entre los que se cuentan el Comité de Compras y el Comité Asesor Mixto sobre Seguro Médico (JAC/MC), y asiste al Inspector General en muchas de las cuestiones de gestión interna, personal y administración.

48. A lo largo del año se prepararon 11 informes de auditoría específicos, de los cuales cinco corresponden a Iraq y seis a la Sede. Estos se reflejan en el Anexo A iii).

IV. Funcionamiento del Grupo de Licitaciones

49. La adquisición de equipo, suministros y servicios se rige por los principios y procedimientos establecidos en el Manual Administrativo de la FAO. En éste se asigna a la Oficina del Inspector General la responsabilidad de recibir, abrir, registrar y mantener en condiciones seguras todas las ofertas recibidas en respuesta a las licitaciones. De esta manera se garantiza la independencia, objetividad, seguridad y transparencia del proceso de licitación.

50. El pasado año, el Grupo de Licitaciones se reunió en 104 ocasiones y se ocupó de 368 licitaciones. Se invitó a 6.006 empresas a presentar ofertas para estas licitaciones, y se recibieron 1.870 ofertas. El nivel de funcionamiento de 2003 es algo inferior al de 2002, principalmente por la reducción de actividades en Iraq con motivo de la situación en materia de seguridad y el final del Programa “petróleo por alimentos”, así como por la disminución de actividades en Kosovo. Sin embargo, se mantiene intencionadamente una prospección más frecuente y amplia del mercado para las actividades de compra.

V. Actividades de gestión

Representación en Comités

51. La Oficina tiene representación en algunos comités permanentes importantes: la Junta Consultiva de Programas y Políticas, el Comité de Recursos Humanos, el Comité de Gestión y Tecnología de la Información (y sus subcomités), el Comité del WAICENT, el Comité de Promoción y su grupo de trabajo, el Comité de Compras, el Comité Asesor Mixto sobre Seguro Médico, el Comité de Inversiones y su Comité Asesor, el Comité Directivo de Aplicación de Oracle y la Junta Ejecutiva del Proyecto de Gestión de Recursos Humanos en Oracle, el Comité Mixto de Servicios de Comedores, el Comité de Coordinación de TeleFood, el Comité de Comunicación de la Organización, el Comité del Programa de Campo y la Junta de la Cooperativa de Crédito. La Oficina también participa en grupos especiales internos de revisión, grupos de acción y comisiones de evaluación. Sigue de cerca las deliberaciones de los Comités del Programa y de Finanzas, el Consejo y la Conferencia, y sus miembros superiores se reúnen de cuando en cuando con funcionarios de alto nivel y representantes de los Estados Miembros, el Auditor Externo, la Dependencia Común de Inspección y colegas que tienen a su cargo funciones de supervisión en otras organizaciones de las Naciones Unidas e internacionales.

Dotación de personal

52. El Anexo C i) al presente informe ilustra la situación de la plantilla de la Oficina al 31 de diciembre de 2003. Está en curso la selección de un sustituto para el Auditor Principal (D-1). El último trimestre de 2003 se volvió a publicar el anuncio de vacante del puesto de auditor regional en El Cairo, ya que las candidaturas recibidas tras el primer anuncio no permitieron la preparación de una lista restringida de candidatos cualificados. La selección para el puesto vacante de Servicios Generales se abordará en 2004. Para compensar parcialmente estas carencias de personal, la Oficina contrató los servicios de uno de sus funcionarios retirados en 2003. Dos candidatos P-2 seleccionados a principios de 2003 entraron a formar parte de la Oficina a principios de 2004. La Oficina espera acercarse pronto a cubrir toda su plantilla con un equipo equilibrado de funcionarios cualificados y expertos tanto de categoría profesional como de servicios generales. Sin embargo, durante el año 2003 la Oficina tuvo dificultades debido a las numerosas vacantes y a los inesperados retrasos con que se cubrieron tales puestos. No obstante, pudo compensar esa situación con el uso de los diversos programas de asociación, consultorías de corta duración y reasignaciones de trabajo, según los casos. En el Anexo C ii) se resumen algunos datos demográficos sobre la situación del personal de la Oficina.

Perfeccionamiento del personal

53. La capacitación y perfeccionamiento sigue siendo un aspecto importante de la gestión global de la Oficina. Esta labor consta de tres elementos: capacitación en auditoría profesional; capacitación en idiomas; capacitación en el uso de la ofimática. En el aspecto profesional, el seminario «in situ» que se describe en la sección 2, al hablar de la divulgación de la auditoría, tuvo un gran éxito. Se han aprovechado bien los servicios disponibles en la FAO para la capacitación en idiomas y para las necesidades de capacitación en ofimática. Un auditor está matriculado en un programa de enseñanza a distancia en una universidad del Reino Unido y otro en un curso a tiempo parcial de administración de empresas en una universidad de Roma. Algunos funcionarios participan también de vez en cuando en otros programas de capacitación organizados a través de la Dirección de Gestión de Recursos Humanos. Este interés por la capacitación se pone de manifiesto en el porcentaje de tiempo de personal destinado a esas actividades, que ha pasado del 2,5 por ciento en 2000 al 3,0 por ciento en 2001, al 3,5 por ciento en 2002 y al 5,2 por ciento en 2003. La inversión en capacitación y perfeccionamiento continuará en 2004.

Reuniones del personal

54. La Oficina sigue manteniendo la práctica de celebrar reuniones periódicas de personal por temas, en las que expertos de la FAO y de otras organizaciones internacionales exponen al personal de auditoría las novedades en sus esferas de competencia. Esto no sólo comprende los sectores financieros y administrativos tradicionales, sino que se recurre también a los oficiales superiores de las direcciones técnicas. Entre los temas tratados en 2003 cabe señalar los avances en tecnología de la información, la función de tesorería en la FAO, la nutrición, el servicio de apoyo a la gestión, el papel de la FAO en el Iraq y la seguridad informática.

Cuestiones administrativas

55. Un mecanismo útil de gestión interna utilizado en la Oficina es el sistema de control y registro del tiempo. Todos los funcionarios registran su tiempo en unidades de media hora de actividad y las hojas de registro se entregan al Inspector General. De esta manera se coteja la actividad de auditoría con el objetivo establecido al comienzo del año. El objetivo establecido para el año 2003 fue de un 25 por ciento para actividades de la Sede, un 50 por ciento para actividades descentralizadas y un 25 por ciento para misiones e investigaciones especiales. La actividad efectiva de auditoría notificada en 2003 fue de un 23 por ciento para actividades de la Sede, un 54 por ciento para actividades descentralizadas y un 23 por ciento para misiones e investigaciones especiales. Como se ha mencionado antes, la inmensa mayoría de las misiones especiales tienen lugar en la Sede, lo que hace que el esfuerzo actual de auditoría se divida a partes iguales entre la Sede y el trabajo de campo.

56. Para concluir, la Oficina desea expresar una vez más su agradecimiento al personal de todos los niveles con el que se ha establecido contacto en el curso de la labor de auditoría, y en particular a los miembros de la administración por su apoyo y su respuesta positiva, su cooperación y su asistencia a lo largo de todo el año.

ANEXO A i)

Actividades de la Sede

N.B. Debido a la reasignación de prioridades como resultado de las necesidades emergentes de auditoría y a la situación actual de la plantilla, siguen en curso tres exámenes planificados para 2003 y cinco no se han realizado, de los que dos (*) están planificados para el próximo bienio y los demás se estudiarán en futuros bienios, según resulte apropiado.

ANEXO A ii)

Actividades descentralizadas

ANEXO A iii)

Misiones e investigaciones especiales

N.B. Debido a la reasignación de prioridades como resultado de las necesidades emergentes de auditoría y a las carencias de personal, dos exámenes previstos para 2003 siguen en curso y seis no se han realizado. Cuatro (*) de ellos están previstos para el bienio 2004-05 y los dos restantes se examinarán en futuros bienios, si son autorizados.
** Informes mensuales

ANEXO B

* De las que 18 se emitieron en el último trimestre de 2003
** De las que 19 se emitieron en el último trimestre de 2003
*** De las que 46 se emitieron en el último trimestre de 2003

ANEXO C i)

ANEXO C ii)

En esos puestos están representados los siguientes países

¹ El Sr. D. J. Sefranek fue nombrado y se incorporó el 4.1.04

² Temporalmente estacionado en Roma – financiado por el Programa “petróleo por alimentos” hasta el 31.3.04. El 15.12.03 fue trasladado al Grupo de Actividades Descentralizadas.

³ La Sª Dª M. Mukhitdinova fue nombrada y se incorporó el 1.2.04

⁴ Consultor en Afganistán, se incorporó el 1.3.03 con una fecha límite de 31.12.03

⁵ Incluye a un auditor estacionado en el Iraq con el Programa “petróleo por alimentos” y 6 meses como consultor en el Afganistán.

⁶ Nacionales de la República Checa y Uzbekistán se incorporarán a la Oficina en el primer trimestre de 2004.