INTRODUCTION

1. Le présent document est soumis au Comité du Programme et au Comité financier en application du paragraphe 2 du dispositif de la Résolution 7/2003 de la Conférence intitulé Ouverture de crédits 2004-05 (dont le texte intégral est reproduit à l’Annexe I).

2. Le niveau de 749,1 millions de dollars EU approuvé dans cette Résolution ne reflète qu’en partie l’ajustement du taux de change (au taux budgétaire de 1 euro = 1,19 dollar EU fixé par la Conférence) et la provision pour augmentation des coûts prévus qui auraient été nécessaires pour atteindre un budget de 800,3 millions de dollars EU correspondant au scénario de croissance réelle zéro (CRZ). On se souviendra que ce niveau approuvé de 749,1 millions de dollars EU résultait d’un compromis auquel les Membres étaient parvenus après de longues négociations pendant la Conférence. La différence de 51,2 millions de dollars EU par rapport au niveau CRZ a été répartie au prorata entre les divers chapitres budgétaires pour aboutir aux chiffres globaux indiqués dans la Résolution. Il a donc fallu identifier, après avoir dûment analysé les priorités sous-jacentes, des réductions nettes d'un montant total de 51,2 millions de dollars EU par rapport au scénario CRZ présenté dans le Programme de travail et budget (PTB) 2004-05 (soit 6,4 pour cent).

3. Le présent document a donc pour objet:

• de décrire l’approche générale et les mesures prises pour identifier les réductions requises;
• de présenter des crédits budgétaires révisés par grand programme;
• d’expliquer l’impact de ces révisions sur les activités de fond ainsi que sur les services d’appui – par rapport aux propositions CRZ du document PTB; et
• de présenter l’impact de ces révisions sur les effectifs.

4. Par souci d’économie et pour éviter des répétitions inutiles, les renseignements figurant dans le PTB ne sont repris dans le présent document que dans la mesure où cela pourrait faciliter la tâche des Comités (principaux tableaux et listes de produits). Tout ce qui n’a pas été jugé indispensable pour expliquer la réduction budgétaire en est exclu. Ceci vaut, notamment, pour la section relative aux dimensions régionales et pour les plans provisoires concernant les Domaines prioritaires pour une action interdisciplinaire (DPAI) qui demeurent dans l’ensemble valides, même si les limites financières affecteront nécessairement la capacité de soutien à ces stratégies. Des renseignements supplémentaires sont disponibles sur le site web de la FAO à l’adresse www.fao.org/pwb, où figure notamment la distribution des ressources par région.

APPROCHE

5. Pour élaborer les présentes propositions, la direction a procédé comme suit:

• Premières activités lancées sur la base d’allocations de crédits « modérées », accompagnées de mesures visant à ralentir la dotation des postes vacants. Des indications plus fermes concernant l’exécution des programmes de travail révisés seront publiées après examen par les Comités de la répartition des ressources proposée.
• Des directives ont été données à tous les Sous-Directeurs généraux et à d’autres responsables concernant les « objectifs de réduction » généraux indicatifs par rapport au scénario CRZ. Conformément au paragraphe 2 de la Résolution portant ouverture de crédits, ces objectifs tenaient déjà compte des priorités fixées par les organes directeurs, quoique de manière générale. Il était prévu, notamment, que quelques domaines privilégiés bénéficieraient d’une protection absolue, notamment lorsqu’il s’agissait d’engagement auprès de tiers, tandis que d’autres étaient considérés à titre provisoire comme devant bénéficier d’une protection « élevée » ou « moyenne ». Les Sous-Directeurs généraux et responsables concernés disposaient d’une certaine marge de manoeuvre pour moduler l’impact de ces objectifs de réduction généraux au niveau des entités et des produits, tout en gardant présentes à l’esprit les conséquences de l’application de critères de priorité aux activités de fond, comme recommandé par le Conseil à sa cent dixième session (voir les paragraphes ci-après).
• Les bureaux régionaux et sous-régionaux ont été invités à formuler des observations sur les propositions des départements du Siège concernant certaines questions prioritaires pour telle ou telle région.
• Un nouvel appel a été lancé à toutes les unités pour qu’elles identifient de nouveaux gains d’efficience possibles. Certaines économies citées dans le document peuvent être attribuées à cet effort. De nouvelles possibilités sont explorées, dont la faisabilité n’a pas encore été démontrée de sorte que les économies potentielles qui en découleraient n'ont pas pu être prises en compte (voir la section relative aux gains d'efficience).
• Les mesures prises par les unités en réponse à ces directives ont été analysées par la direction et les principaux problèmes ont été portés à l'attention de la direction de haut niveau pour arbitrage et décision finale.
• Cet exercice a été facilité par le système d'appui à la planification et à l'évaluation du programme ainsi qu'à la présentation de rapports sur son exécution (PIRES). Les soumissions ont été établies sur la base du scénario CRZ détaillé stocké dans le système. Toutefois, on notera que certains ajustements ont dû être apportés à la « base » avant que les unités puissent formuler leurs propositions révisées pour 2004-05. Ces ajustements sont indiqués dans les tableaux, tout au long du présent document, chaque fois qu'il est question des ouvertures de crédits CRZ (explications supplémentaires ci-après).
• Des consultations ont été dûment organisées avec les organes représentant le personnel à propos de l'impact des propositions sur les effectifs et sur les titulaires actuels.

PRIORITÉS DES MEMBRES ET APPLICATION DES CRITÈRES DE PRIORITÉ
(Activités techniques et économiques)

6. Les critères généraux approuvés par le Conseil à sa cent dixième session en novembre 1995 – qui sont mentionnés dans la Résolution 7/2003 – puis passés en revue sous leur forme révisée par le Comité du Programme à sa quatre-vingt-neuvième session sont les suivants:

• pertinence compte tenu du mandat de l’Organisation et de ses objectifs stratégiques tels que décrits dans le Cadre stratégique;
• priorité et utilité confirmées pour un pourcentage important des Membres de l’Organisation ou pour des groupes spéciaux identifiés par les organes directeurs, comme les pays les moins avancés, les petits États insulaires en développement, etc.;
• avantage comparatif de la FAO du fait: des possibilités de synergie grâce à sa collaboration avec des partenaires, des réalisations à son actif, du risque réduit de double emploi avec le travail d'autres institutions et de ses capacités internes;
• qualité de la conception des programmes, notamment évidence du lien de cause à effet entre les apports et les produits et objectifs prévus;
• mesure dans laquelle la réalisation de l’objectif peut être évaluée grâce aux critères et indicateurs proposés;
• coût-efficacité probable de l’entité de programme en phase opératoire grâce notamment au recours à des partenariats internes et externes;
• probabilité de la réalisation de l’objectif souhaité (résultat) et de l’obtention d’un impact profond et durable.

7. Dès la formulation des propositions pour le PMT 2004-09, les unités FAO ont été invitées à classer les entités sous leur responsabilité en appliquant les critères susmentionnés.

8. Dans le cadre du présent exercice de révision du PTB 2004-05, l’analyse des critères susmentionnés a facilité le processus de réduction ou de réallocation des ressources au niveau départemental. Cette contribution analytique a été corrélée à l’autre contribution clé, à savoir les priorités exprimées par les Membres concernant certains domaines d’activité spécifiques qui, comme on l’a déjà dit, avaient inspiré le classement des activités pour déterminer les objectifs généraux de réduction. Des graphiques ont été inclus au niveau des grands programmes pour illustrer le degré de corrélation entre les pourcentages nets de réduction effectivement appliqués à des entités spécifiques et la fourchette des réductions en pourcentage possibles d’après l’analyse précédente.

BASE CRZ

9. On se souviendra que le PTB 2004-05 incluait deux scénarios correspondant à des niveaux de ressources en croissance réelle (CR) ou en croissance réelle zéro (CRZ), respectivement. Dans la plupart des tableaux, les données étaient présentées en coûts constants 2002-03, l'impact des augmentations de coûts anticipées étant, le cas échéant, identifié séparément. En outre, bien que dans les principaux tableaux l'impact des taux de change ne soit pas indiqué, puisque le taux budgétaire final n'était pas encore connu, les paragraphes 250 à 256 fournissaient des renseignements d'ordre général sur le niveau et sur le financement du budget selon la méthode de mise en recouvrement fractionnée pour divers taux de change.

10. Pour faciliter la comparaison avec les tableaux figurant dans le PTB, le tableau récapitulatif ci-après présente en parallèle le scénario CRZ ajusté pour tenir compte des augmentations de coûts, mais sans l’impact des taux de change, et le scénario CRZ ajusté tant pour tenir compte des augmentations de coûts que de l’impact des taux de change au taux budgétaire approuvé. C’est le second de ces scénarios, avec un budget de 800,3 millions de dollars EU, qui sert de base aux autres tableaux inclus dans le présent document.

11. Les « autres ajustements » figurant dans la colonne « Impact d’un taux de change à 1,19 et d’autres ajustements » correspondent à des crédits spéciaux alloués en fonction des augmentations de coûts et d’une répartition équitable de l’impact du taux de change. Ainsi, les Chapitres 1 et 3 ont bénéficié de crédits spécifiques pour la sécurité. Qui plus est, afin de répartir correctement l’impact du taux de change selon les chapitres, les dépenses en euros et dans d’autres monnaies ont été analysées chapitre par chapitre. De ce fait, le Chapitre 6 qui couvre des dépenses essentiellement en euros a bénéficié d’une plus large part de l’ajustement dû au taux de change que le Chapitre 4, par exemple, où le pourcentage de dépenses en euros est bien inférieur.

VUE D'ENSEMBLE DES RESSOURCES TOTALES DISPONIBLES ET RÉCAPITULATIF DES PROPOSITIONS RÉVISÉES

12. En ce qui concerne le montant total estimatif des ressources disponibles, on trouvera ci-après un tableau analogue à celui figurant dans le PTB (paragraphe 156). Il fait apparaître clairement les mouvements de ressources entre le scénario CRZ modifié pour tenir compte des augmentations de coûts et de l’impact du taux de change au taux budgétaire approuvé et le budget révisé proposé dans le présent document, complété par des chiffres à jour le cas échéant.

Vue d’ensemble des ressources totales disponibles (compte tenu des augmentations de coûts au taux de change 1 euro = 1,19 dollar EU)

13. On constate de légères variations à la rubrique Total des « Autres recettes », dont une augmentation de 2,8 millions de dollars EU des Coûts directs de fonctionnement imputés sur le budget des projets d’aide d’urgence liée à l’augmentation des taux.

14. Le niveau des Contributions volontaires au titre de l’Article 6.7 du Règlement financier versées aux recettes des Fonds fiduciaires a été révisé sous la rubrique Projets d’urgence pour tenir compte de l’évolution de la situation en Iraq, avec la clôture du programme pétrole contre nourriture et le début des activités de redressement.

RÉCAPITULATION PAR CHAPITRE ET GRAND PROGRAMME

15. Le tableau récapitulatif précédent indique les réductions budgétaires différenciées selon les chapitres et grands programmes nécessaires pour atteindre le niveau approuvé de 749,1 millions de dollars EU fixé dans la Résolution portant ouverture de crédits (par rapport au scénario CRZ du PTB réévalué au taux de change de 1 euro = 1,19 dollar EU, soit un total de 800,3 millions de dollars EU).

16. On notera que pour élaborer le budget révisé, on n’a pas modifié la base de calcul des coûts standard de personnel autrement que pour tenir compte du taux de change budgétaire approuvé. Toutefois, l'attention du Comité financier est appelée sur deux facteurs compensateurs des coûts sous-jacents.

17. Le coefficient linguistique applicable aux salaires des agents des services généraux du Siège, évalué à 3,7 millions de dollars EU pour l’exercice biennal, avait été inclus dans les taux standard pour 2004-05, dans l’attente du résultat de l’appel interjeté au nom du personnel des services généraux pour obtenir la réintégration du coefficient linguistique. Puisque l’appel a été rejeté par le Tribunal administratif du BIT en février 2004, la provision intégrée dans les taux standard n’est plus nécessaire. En revanche, il convient de revoir à la hausse le coût estimatif pour l’exercice en cours des prestations après cessation de service, compte tenu des évaluations actuarielles révisées qui ont été publiées début mars 2004. Comme le coût différentiel qui devait être inclus dans les taux standard est actuellement évalué à un minimum de 3,7 millions de dollars EU pour l’exercice, les taux standard par lieu d’affectation et classe utilisés pour l’établissement du budget révisé n’ont pas été modifiés. Comme de coutume, tout écart qui pourrait survenir pendant l’exercice entre les coûts budgétisés et les dépenses effectives de personnel sera relevé et signalé au Comité financier.

18. Dans la dernière section du présent document intitulée Budget programme révisé, des tableaux détaillés indiquent les montants des variations de programme à divers niveaux de la structure du PTB. Ils sont accompagnés d’un texte décrivant l’impact de ces variations sur les produits prévus tels qu’ils sont décrits au titre du scénario CRZ dans le PTB. On trouvera ci-après une brève synthèse de ces changements.

19. Au Chapitre 1 Politique et direction générales, le chiffre correspondant au Grand Programme 1.1 Organes directeurs tient compte de toutes les réductions de ressources possibles pour les réunions principales. Les réductions modérées, voire les augmentations, aux lignes 1.2 et 1.3 découlent respectivement i) d’une augmentation substantielle des ressources allouées à l’évaluation et ii) de la hausse des coûts des arrangements destinés à assurer la sécurité sur le terrain, conformément aux accords interinstitutions les plus récents. Au Grand Programme 1.2, un changement structurel concernant l’unité administrative qui desservait jusqu’à présent un certain nombre de bureaux de la direction générale, ainsi que des réductions dans d’autres unités, compensent partiellement l’augmentation nette délibérée des ressources allouées aux activités d’évaluation par rapport aux crédits prévus au titre de CRZ.

20. Au Chapitre 2, il semble à première vue que la situation des Grands Programmes 2.3 Pêches et 2.4 Forêts soit plus favorable. On soulignera néanmoins que dans chaque grand programme les réductions en pourcentage indiquées au niveau des programmes et entités de programme individuels (figurant dans tous les tableaux standard à la section Budget du programme révisé) ne sont pas uniformes. Elles sont dues au contraire à l’application délibérée par les chefs des départements concernés des critères décrits ci-dessus et tiennent compte des priorités officiellement exprimées au sein des organes directeurs (CIPV, Codex, PSSA, etc.). À ce propos, on notera qu’une telle politique peut entraîner des discriminations inévitables, et souvent regrettables, en faveur des domaines expressément mentionnés par les Membres dans leurs interventions ou officiellement cités dans des rapports approuvés comme correspondant à un avis collectif. Il est clair que le Secrétariat doit respecter ces orientations qui constituent l’essence de la gouvernance d’une organisation internationale. Il est regrettable, toutefois, que des domaines comme le SMIAR ou les statistiques aient tendance depuis quelque temps à être moins souvent mentionnés que, pour ne citer que quelques exemples, le PCT, les forêts ou les pêches, alors même qu’il ne fait aucun doute que les Membres de l’Organisation y tiennent beaucoup. Cet aspect est traité dans un document sur la fixation des priorités soumis au Comité du Programme à cette même session.

21. Au Chapitre 3, on distingue trois domaines parmi ceux qui ont le plus souffert des réductions, à savoir les équipes décentralisées de conseillers de la Division de l’assistance en matière de politiques (Programme 3.1.2 du Grand Programme 3.1), le programme de soutien à l’investissement de la Division du Centre d’investissement (TCI) qui couvre la coopération avec les institutions financières autres que la Banque mondiale (Programme 3.2.2 du Grand Programme 3.2) et les représentants de la FAO (Grand Programme 3.4). Dans ce dernier cas, comme expliqué dans le texte d’accompagnement, les réductions résultent d’une combinaison de mesures, qui toutefois n’affectent pas la couverture actuelle du réseau de représentants de la FAO (mais qui auront de toute évidence un impact négatif sur la qualité et la quantité des services fournis par ces bureaux). Des réductions sélectives pour les diverses unités budgétisées au titre du Grand Programme 3.5 complètent le tableau global des variations de ressources du Chapitre 3.

22. En ce qui concerne le Chapitre 4, le Programme de coopération technique (PCT) est indemne de toute réduction, conformément aux directives des organes directeurs, aux attentes des pays bénéficiaires et au rôle central de ce programme qui est au coeur de toutes les activités de terrain de la FAO.

23. Les Chapitres 5 et 6, quant à eux, n’ont pas pu être entièrement protégés de réductions parfois importantes: elles touchent les activités de la Division de l’information (GII) (GP 5.1). malgré leur utilité intrinsèque pour la diffusion des messages de la FAO, ainsi que celles du Département de l’administration et des finances (AF) (GP 5.2 et Chapitre 6), malgré les recommandations de consultants éminents en matière de gestion et les préoccupations exprimées par le Commissaire aux comptes, notamment en ce qui concerne les Divisions des finances (AFF) et des systèmes et techniques d’information (AFI).

INCIDENCES SUR LA DOTATION EN PERSONNEL

24. Le tableau ci-après donne un aperçu des ajustements concernant les postes.

Vue d’ensemble des changements concernant les postes

25. Un total net de 232 postes, dont 89 postes du cadre organique et 143 postes des services généraux, doivent être supprimés compte tenu des réductions de ressources nécessaires par rapport au scénario CRZ. Les effectifs de la FAO doivent donc être réduits de 6,6 pour cent, soit de 7,2 pour cent pour les agents des services généraux et de 5,9 pour cent pour les fonctionnaires du cadre organique.

26. Les unités de la FAO tireront tout le parti possible des postes vacants, des départs à la retraite et des possibilités de redéploiement, tout en tenant dûment compte des priorités des Membres. Avec une réduction budgétaire de cette ampleur, il faudra néanmoins supprimer un nombre limité de postes pourvus.

27. Bien que la plupart des suppressions de postes prennent effet au début de l’exercice biennal, 62 devraient normalement être supprimés après le départ à la retraite des titulaires ou d’autres mouvements de personnel pendant l’exercice 2004-05.

28. Pour les autres suppressions de poste, la cessation de service ou le redéploiement des titulaires de huit postes du cadre organique et de 40 postes des services généraux sera nécessaire. À cet égard, des équipes spéciales chargées du redéploiement des fonctionnaires du cadre organique et des agents des services généraux seront créées pour résoudre ces cas. Tout sera fait pour limiter autant que possible le coût de ces redéploiements et cessations de service, grâce notamment à l’utilisation des arriérés qui ont déjà été affectés à des fins spécifiques. Les coûts supplémentaires liés au redéploiement devraient atteindre quelque 3,5 millions de dollars EU.

29. L’ampleur de la décentralisation parmi les postes financés par le Programme ordinaire n’est pas modifiée: le pourcentage est de 6,8 pour cent au Siège et de 6,5 pour cent dans les autres lieux d’affectation. Bien qu’aucun poste de cadre recruté sur le plan international ne soit supprimé dans les bureaux des représentants de la FAO, en ce qui concerne les agents des services généraux et les cadres recrutés sur le plan national, 43 postes au total devront être supprimés dans les bureaux des représentants de la FAO.

30. La moyenne des classes des postes du cadre organique augmente légèrement dans le budget révisé (de 4,00 à 4,04), du fait que de nombreux postes de classe inférieure qui devaient être créés dans le scénario CRZ devront être supprimés.

31. La proportion de postes des services généraux par rapport aux postes du cadre organique passe de 1,29 dans le scénario CRZ à 1,27 dans le budget révisé. Dans les lieux d’affectation autres que les bureaux des représentants de la FAO, les services généraux perdent 102 postes, dont 41 pour cent dans les groupes professionnels liés à l'administration générale et à l'administration des archives et de la documentation.

32. L’examen général de la catégorie des services généraux devrait orienter les changements apportés à l’organisation du travail et aux fonctions du personnel d’appui. Dans la mesure où il sera nécessaire de former le personnel à ces nouvelles tâches afin d’obtenir un plus large éventail de compétences, le montant total des ressources budgétisées au titre de la formation du personnel dans le scénario CRZ sera maintenu en tant que montant minimum tant pour les services généraux que pour les fonctionnaires du cadre organique.

33. Aucun changement important dans la structure organisationnelle des départements n’est prévu à ce jour. Des propositions supplémentaires pourront être examinées en cours d’exercice de façon à mieux aligner la structure sur les priorités du programme ou à obtenir des gains d’efficience supplémentaires.

34. On trouvera à l’Annexe II la liste de tous les postes financés par le Programme ordinaire créés ou supprimés, à l’exclusion des postes de cadre recruté sur le plan national et des postes des services généraux des bureaux des représentants de la FAO dans les pays.

ÉVALUATION DES RISQUES

35. On trouve dans le PTB 2004-05 une liste des principaux risques qui pourraient peser sur la réalisation du programme de travail (C 2003/3, paragraphes 159 à 168), liste dont le Comité financier s’est félicité (CL 125/4, paragraphe 54). Le risque lié au recouvrement fractionné a fait l’objet d’une proposition qui a été approuvée par la Conférence. Le risque lié à la sécurité et à la sûreté du personnel de terrain et à la sécurité en général a suscité l’allocation de 3,7 millions de dollars EU supplémentaires au Grand Programme 1.3 Coordination extérieure et liaison et au Chapitre 6 Charges communes. Les risques relatifs à la Gestion de l’élaboration des systèmes, aux Problèmes de gestion interdisciplinaire et à l’Évolution de la demande et à la nécessité de s’y adapter demeurent.

36. Le risque identifié que le Niveau de financement recherché dans le PTB initial ne soit pas accepté par les Membres est en fait à l’origine du présent programme de travail révisé. En présentant cette proposition, le Secrétariat tient à signaler quelques risques supplémentaires découlant du niveau réduit du budget, à savoir:

37. Rationalisation – probabilité que les mesures d’économie visant à rationaliser les services soient approuvées au niveau approprié (organes directeurs ou direction, selon le cas). Certaines économies découlant de ces propositions ont déjà été intégrées dans le budget avant même qu’elles ne soient approuvées et appliquées pendant l’exercice, notamment une réduction de la durée et de la documentation des sessions des organes directeurs, une rationalisation de la distribution des publications et le regroupement des services des dossiers courants. Si les mesures nécessaires ne sont pas prises en temps opportun, les économies non réalisées devront être compensées par des réductions d’activité dans d’autres domaines.

38. Services de soutien et charges communes – risque de diminution inacceptable des services. Comme expliqué à propos du Grand Programme 5.2 et du Chapitre 6, le risque concerne essentiellement la gestion et les contrôles financiers internes, la sécurité du système d’information et l’entretien de l’infrastructure de base, bien que le budget garantisse un niveau minimal d’assurance dans ces domaines.

39. Approbation et exécution du programme de terrain – impact d’une capacité technique et opérationnelle réduite sur le taux d’approbation et la qualité d’exécution du programme de terrain. La réduction des crédits alloués aux unités décentralisées d’assistance en matière de politiques et aux services d’appui technique compromet la capacité de l’Organisation à élaborer et à conserver un programme de terrain répondant aux besoins et aux demandes de ses Membres. Un programme de terrain réduit compromettrait également l’obtention des résultats visés dans les programmes techniques fondés sur les résultats.

40. Objectifs en matière de recettes – risque que la hausse des coûts standard de personnel rende certains services d’appui technique non compétitifs. Du fait de la bonne tenue de l’euro, les coûts standard du personnel du cadre organique ont sensiblement augmenté au cours du précédent exercice. Les unités techniques ont budgétisé une partie du temps de travail de leurs cadres au titre des services d’appui. Compte tenu de la hausse des coûts, les directeurs de projet et d’autres clients pourraient rechercher d’autres sources moins coûteuses d’appui technique. Ceci compromettrait également la contribution indispensable des services d’appui technique à la création de synergies entre les activités normatives et opérationnelles. Une réduction des recettes entraînerait une diminution des ressources disponibles pour mettre en oeuvre le programme de travail dans les unités techniques.

GAINS D’EFFICICENCE

41. Comme indiqué dans les documents précédents, les efforts de la FAO dans ce domaine ont été jusqu’à présent axés sur les économies les plus évidentes liées au coût des intrants. Mais il faudrait désormais voir plus loin et chercher à réduire les coûts en modifiant les structures et/ou les processus. Ces réformes demandent bien évidemment du temps, d’où le caractère progressif des activités mentionnées dans cette section.

Économies proposées pour la période correspondant au PTB 2004-05 révisé

• Réduction sensible de l’Unité administrative de soutien de la Direction générale (ODGX)
  Le service d’appui à la gestion du Département de l’administration et des finances (AF) est désormais en mesure d’absorber l’essentiel du traitement transactionnel effectué par ODGX sans personnel supplémentaire. Ceci permettra d’appliquer le modèle utilisé dans d’autres départements du Siège, en vertu duquel les responsables du budget sont directement responsables de l’ouverture et de l’approbation des transactions. Quatre postes pourront être supprimés, ce qui représente une économie de 535 000 dollars EU par exercice biennal.
• Facturation interne pour la distribution des publications
  Les progrès des technologies permettent désormais de facturer les coûts d’expédition et d’emballage des publications aux unités concernées grâce au système du code à barres. On prévoit qu’en transférant le budget des listes de distribution d’exemplaires gratuits à ces unités et en leur facturant les coûts effectifs, ces unités prendront conscience de la nécessité de réduire les coûts de distribution. Ceci permettrait d’économiser 700 000 dollars EU par exercice biennal, bien qu’une partie seulement de cette somme ait été incluse dans les propositions, dans l’attente de la soumission de cette proposition et de son approbation par le Comité de la communication de l’Organisation.
• Rationalisation de la gouvernance
  Les propositions visent à réaliser des économies de 1,3 million de dollars EU grâce aux initiatives ci-après:

• La durée de la Conférence pourrait être ramenée de neuf à sept jours.
• Les séances de la Conférence ne se prolongeraient au-delà de 18 heures, afin d’éviter les séances nocturnes.
• Le nombre de messagers disponibles pendant les sessions des organes directeurs serait réduit.
• Le volume total de la documentation de toutes les réunions des organes directeurs pourrait être réduit de 10 pour cent en nombre de mots.

Ces propositions et d’autres feront l’objet d’un document qui sera établi par la Réunion conjointe du Comité du Programme et du Comité financier à leur session de septembre, en vue de son examen par la Conseil en novembre 2004.

• Restructuration des dossiers courants et regroupement au niveau départemental
  Le Système de gestion des archives numériques (DRMS) ayant atteint le stade de la maturité, il devrait être possible d’apporter certaines améliorations à la structure physique des dossiers courants – en particulier grâce à leur regroupement au niveau départemental. Les propositions incluent les avantages de l’application pilote de cette approche au Département économique et social (ES), ainsi que des réductions relatives aux fonctions d’administration des archives et de la documentation à l’échelle de l’Organisation aboutissant à des économies nettes de 537 000 dollars EU par exercice biennal). Si l’expérience est couronnée de succès, on peut s’attendre à d’autres économies résultant de l’application progressive de l’approche dans d’autres départements.
• Réductions de postes dans les services d'appui à la gestion
  Il sera possible de réduire le nombre des postes dans les services d’appui à la gestion du fait de l’amélioration des pratiques et procédures. Les économies proposées s’élèveront à 1 million de dollars EU bien que la totalité de cette somme ne puisse être attribuée à des gains d’efficience, puisqu’il y aura aussi une réduction des services ou des transferts d'activité à d'autres unités.
• Amélioration du flux des travaux
  De nombreux postes pourraient être supprimés pour diverses raisons, comme l’amélioration de la productivité, l’évolution des besoins des programmes, l’externalisation, etc. Il est difficile, toutefois, sans analyse détaillée et approfondie d’attribuer des économies spécifiques à des gains d’efficience. Toutefois, on estime que les gains d’efficience pourraient atteindre 3 millions de dollars EU par exercice biennal.

Domaines où des gains d’efficience supplémentaires pourraient sans doute être obtenus

42. Les propositions ci-après découlent d'une réflexion sur les moyens d'obtenir des gains d'efficience supplémentaires et il n'y sera pas forcément donné suite. D'autres dépendront de la disponibilité de ressources pour financer l’investissement préalable en temps nécessaire à leur réalisation.

• Coût des intrants

• Achats hors de la zone euro.
• Remboursement forfaitaire pour les frais de déménagement – comme cela se fait déjà dans plusieurs organisations du système des Nations Unies.
• Voyages – bien que dans ce domaine des économies importantes aient déjà été réalisées à l’occasion de l’exercice de réduction de 1996-97, il vaudrait la peine de réexaminer la question en étudiant deux possibilités: la première serait d’émettre un nouvel appel d’offres et la seconde de coordonner les efforts avec ceux d’autres organes du système des Nations Unies, afin de tirer tout le parti possible du pouvoir de négociation du système des Nations Unies avec les compagnies aériennes.
• Suppression ou réduction des coûts de manutention et d’entreposage – en ayant davantage recours à l’impression sur demande, il ne serait plus nécessaire de stocker un nombre excessif de publications.

• Changements structurels

• Externalisation des services de l’Unité centrale de traitement au CIC – l’externalisation n’a permis à ce jour aucune économie mais pourrait, avec quelques investissements, réduire les coûts du fait du transfert des systèmes de la FAO à un centre plus vaste commun à plusieurs organisations du système des Nations Unies.
• Externalisation et/ou décentralisation du traitement transactionnel administratif ou financier – des économies considérables pourraient en principe découler de l’externalisation des tâches relatives aux technologies de l’information et des tâches administratives qui seraient effectuées dans des pays en développement ou bien en renforçant les capacités d’un bureau régional, où le coût des postes des services généraux est bien inférieur à ce qu'il est au Siège.
• Dans le cadre du budget révisé de 1996-97, des postes de spécialiste des technologies de l’information ont été créés dans chaque département du Siège afin d’accélérer l’intégration des technologies de l’information au niveau des départements. Dix ans plus tard, l’Organisation a fait d’immenses progrès dans ce domaine de sorte que ces postes ne sont plus aussi indispensables. En réalité, plusieurs départements les ont déjà supprimés et il conviendra d’examiner leur utilité dans les autres départements et bureaux régionaux.

• Changements dans les procédures

• Système de gestion des ressources humaines – cet événement majeur qui inclut l’intégration de nombreux systèmes et leur interaction ne peut qu’améliorer l’efficacité dans toute l’Organisation. Les avantages ne peuvent pas encore être quantifiés et ne se feront guère sentir avant 2006.
• Rationalisation des activités administratives au niveau des régions et des pays – depuis l’examen interne de l’unité administrative de soutien et de la sous-division régionale des opérations du Bureau régional pour l’Asie et le Pacifique, plusieurs mesures concernant, notamment, les délégations de pouvoirs et la décentralisation des opérations relatives aux voyages ont été prises pour réaliser des économies et devraient pouvoir être appliquées dans d’autres régions.
• Gouvernance des systèmes d’information – le rapport de KPMG sur les effectifs de la Division des systèmes et des techniques d’information a relevé des faiblesses dans la gouvernance, notamment du fait que des plateformes TI multiples sont maintenues simultanément plus longtemps que nécessaire (N.B. l’introduction de la budgétisation des investissements devrait également résoudre en partie ce problème). Une meilleure gouvernance des technologies de l’information permettrait de réduire le niveau des effectifs de la division. Dans le scénario CRZ, des postes supplémentaires avaient été proposés pour renforcer la fonction de gouvernance. Malheureusement, ces nouveaux postes ont dû être supprimés dans le budget révisé, ce qui ralentira les progrès dans ce domaine.
• Rationalisation des procédures du Service d’appui à la gestion – bien que des progrès aient été réalisés, un groupe de travail a été créé pour étudier d’autres améliorations possibles.

• Gouvernance

• Réduction de la longueur maximale des documents de réunion – la longueur maximale des documents pourrait être ramenée de 6 400 mots à 5 000 mots (soit une réduction de 22 pour cent).
• Application des meilleures pratiques à l’échelle du système des Nations Unies aux réunions des organes directeurs – il faudrait pour cela examiner l’expérience de l’ONU et vérifier qu’elle est applicable dans l’environnement FAO.
• Suppression des comptes rendus in extenso – il faudrait examiner les conséquences du remplacement des comptes rendus in extenso par des enregistrements numériques indexés disponibles sur CD.

• Autres suggestions

• Amélioration de la gestion des Recettes accessoires et des Fonds de réserve grâce à une meilleure gestion des placements de la FAO.
• Rechercher les moyens d’améliorer le recouvrement des dépenses d’appui tant pour les services d’appui technique (SAT) que pour les services de soutien administratif et opérationnel (SAO).

43. Le Secrétariat prêtera à ces questions la plus grande attention et fera rapport au Comité financier en temps opportun. Il est demandé toutefois au Comité financier d’appuyer la mise en place d’un ensemble d’incitations à la réalisation de gains d’efficience: autrement dit, les unités réalisant des gains d’efficience devraient pouvoir d’une façon ou d’une autre en tirer quelque avantage. Sans ces incitations, il sera difficile d’obtenir des gestionnaires qu’ils consacrent le peu de temps et de ressources dont ils disposent à ces efforts.

MESURES SUGGÉRÉES AU COMITÉ DU PROGRAMME ET AU COMITÉ FINANCIER

44. Les Comités sont invités à examiner, selon leurs domaines de compétence respectifs, la présente version révisée du budget approuvé proposée par le Directeur général de façon à éclairer la Réunion conjointe.

45. La Réunion conjointe est invitée à approuver le budget révisé.

46. Le Comité financier est invité à approuver les transferts budgétaires entre chapitres indiqués ci-après, conformément à l’Article 4.5b) du Règlement financier.