PC 91/8-FC 107/24a) |
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计划委员会第九十一届会议和
财 |
2004年5月，罗马 |
计划执行报告可采用的新格式 |
1. 本文件的目的是，就修改两年度计划执行报告的格式提出建议，以便更加全面地阐明粮农组织目前采用的计划和预算方法所依据的基于结果的原则。
2. 《粮农组织2000-2015年战略框架》通过满足成员需要的五项共同战略，为基于结果的计划和报告奠定主要基础，处理全组织问题的六项战略有助于这些共同战略。
3. 《战略框架》首先在粮农组织《2002-2007年中期计划》的计划过程中得到反映。根据由具体目标、结果和产出构成的新计划模式，对第二章的技术计划及主要计划3.1作了调整。为了促进跨学科性，建立了一个跨学科行动重点领域系统。然而基于结果的计划制定工作在《2002-2003年工作计划和预算》中实施，首次能够在即将提交的2002-2003两年度《计划执行报告》中采用基于结果的报告方法。
4. 领导机构在审议《2000-2001年计划执行报告》时指出，基于结果的执行报告方法是一项重点活动：
- 理事会1忆及《计划执行报告》是一个重要的责任文件，与《计划评价报告》实现相互补充，期望在《计划执行报告》中更加重视在多大程度上完成了计划结果。
- 计划委员会2期望收到关于《计划执行报告》格式修改的建议，包括适当注意预计结果和活动效果，注意到许多成员对计划的区域范围感兴趣。
- 财政委员会3指出，对各项计划的经济效益进行财务分析，可能有助于确定重点活动。
- 大会4期望改进《计划执行报告》格式，强调今后的《计划执行报告》需要处理实现批准的共同目标，实施处理全组织问题的战略和跨学科行动重点领域。
5. 执行报告的区域范围是1999年向计划和财政两委员会提交的一个参考文件的主题5。两委员会注意到对基于总部的开支按区域进行详细统计，认为按区域统计这种开支不是一项切实可行的建议。他们期望从每个区域的角度进一步改进计划执行报告。
6. 综上所述，计划执行报告的陈述方式预计有五个领域可以改进：
- 粮农组织活动的效果/结果及其与战略目标的关系；
- 区域范围；
- 跨学科行动重点领域和其他跨学科活动；
- 处理全组织问题的战略和非技术计划；
- 进行关于经济效益的财务分析。
7. 良好的计划原则要求将执行期间获得的经验教训反馈到随后的计划周期中6。在基于结果的情况下，“得到的经验教训”将不仅同产出交付情况相关，而且还对实现预计计划结果的进展进行审议。
8. 因此，修改《计划执行报告》的目的是向成员和其他外部利益相关者表明，粮农组织根据基于结果的原则对其计划的执行情况进行监测，利用执行结果进行其今后的计划过程。与此同时，粮农组织向成员提供实际证据：根据基于结果的原则，实现《中期计划》中所阐明的计划目标已成为粮农组织的努力重点。
9. 特别是，通过年度评估得到的并通过《计划执行报告》报告的“经验教训”，将是对中期计划过程的一种直接投入。在当前两年度，在过程之中进行修正如果证明合理，则可以通过在两年度产出一节对工作计划作“灵活”调整进行修正。
10. 此外，《计划执行报告》和支持《计划执行报告》的年度评价过程，将直接有助于自动评价、《计划评价报告》和涉及多个两年度的其他评价7。
11. 最后，《计划执行报告》将继续处理两年度产出交付情况，提供财务信息以及在以前的文件中所提供的其他重要数据。
12. 关于满足成员需要的战略，建议采用两种新的报告方法。第一，2000-03两年度每项产出与有关战略目标相联系，从而能够根据共同战略对两年度的结果进行统计方面的分析及评论。
13. 第二，将对每项技术计划进行基于结果的说明。计划产出交付表将予以保留，计划一级的文字总结将根据《2002-07年中期计划》中确定的实体一级结果，着重说明计划内的重大成就，总结“经验教训”（这种经验教训通过年度评价过程得到）以便今后计划工作吸取。
14. 可以建议今后几个两年度采用关于改进区域范围执行情况报告的一项计划。首先，从2002-03年开始，《工作计划和预算》介绍对区域范围的讨论情况，从而为《2002-03年计划执行报告》进行总结性报告奠定基础。
15. 此外，通过对《计划执行报告》与向区域会议报告粮农组织活动进行更加密切的协调，有机会改进区域范围的报告。这些协调机制可以在本两年度制定和实施，并在《2004-05年计划执行报告》中反映出来。
16. 最后，从长远来看，具有使区域会议投入与整个计划过程更好地相结合的余地。例如，在《中期计划》过程中，粮农组织区域办事处和分区域办事处根据区域会议的投入提出区域重点活动，在制定技术计划方面提供指导。在执行情况报告中也反映出这些区域重点是适宜的。也就是说，《计划执行报告》（和提交区域会议的同类报告）可以按主要计划报告粮农组织每个区域这些重点活动的进展情况。如果这种方法得到计划委员会的批准，在《2006-11年中期计划》以及随后在《2006-07年计划执行报告》中更加正式地反映出这些区域重点活动，但是不如为区域会议制定的那么具体。
17. 《2002-03年工作计划和预算》相当具体地说明了每项跨学科行动重点领域的预计成就。因此，《计划执行报告》将为每项跨学科行动重点领域提供：(i)关于两年度期间最重大成就的评论，(ii)新出现的问题和经验教训以便于今后跨学科行动重点领域范围内的工作。
18. 在《2006-11年中期计划》中对非技术计划采用新的计划模式，因此在2006-07两年度之前不会有十分明确的基于结果的计划制定方法。到那时，对非技术计划活动的报告将同《2000-01年计划执行报告》中的一样。然而，《2002-03年计划执行报告》预计对每项处理全组织问题的战略的重大成就进行跨计划简要说明。
19. 此外，作为《2006-11年中期计划》的一部分，将建立更为正式的机制以支持实施处理全组织问题的战略。因此，将能够以同跨学科行动重点领域相似的方式报告关于具体预计成就的更多进展情况，从《2006-07年计划执行报告》开始。
20. 本组织在非技术计划中采用新计划模式和处理全组织问题的战略机制的方法，非常重视确定服务水平和效益指标。根据这些指标确定效益指标是可行的，这在非技术计划的许多领域受到鼓励。因此，从《2006-11年中期计划》开始，将支持服务的一般经济效益问题作为非技术计划规划过程的一个组成部分予以处理。
21. 另一方面，技术计划提出了关于确定和监测经济效益，特别是全球性规范活动经济效益的更为困难的问题。无论如何，就执行一项技术计划的效益得出结论所需分析的广度和深度，意味着最好尽可能根据计划评价而不是《计划执行报告》进行这些考虑。
22. 可以提供《2002-03年计划执行报告》中报告的所需辅助性数据以便能够阐明以下新方法：
- 根据战略目标进行报告；
- 报告跨学科活动（跨学科行动重点领域）；
- 对每项处理全组织问题的战略的重大成就进行跨计划简要介绍；
- 对《2002-03年工作计划和预算》中提出的区域活动进行区域范围基本情况报告。
23. 将采用的其他拟议新报告领域如下：
- 《2004-05年计划执行报告》：加强与提交区域会议报告的协调；
- 《2006-07年计划执行报告》：通过将区域重点活动纳入《2006-11年中期计划》，进一步改进区域范围报告；
- 《2006-07年计划执行报告》：非技术计划/处理全组织问题的战略，包括进行关于经济效益的财务分析。
24. 秘书处寻求计划委员会批准拟议的《计划执行报告》新格式。
1 粮农组织理事会第一二三届会议报告（2002年10月28日—11月1日）。
2 计划委员会第八十八届会议报告（2002年9月9—13日）。
3 财政委员会第一O四届会议报告（2003年9月15—19日）。
4 粮农组织大会第三十二届会议报告（2003年11月29日—12月9日）。
5 粮农组织预算和执行报告的区域范围，计划委员会第八十二届会议和财政委员会第九十三届会议的联席会议（1999年9月15日）报告中提到的参考文件。
6 粮农组织《战略框架》（第143段）中阐明这一原则：“[中期计划]是一项滚动性计划，每两年进行更新[……]。修订还将考虑到评价结果和执行情况报告，尽管为了节约，它将并不谋求重复这些计划。”
7 关于这一领域的本组织方法的背景，在预先评价监测及对技术计划和经济计划的年度评价和定期自动评价的指导原则中确定，可从以下网址获取：http://www.fao.org/pbe/pbee/en/how-e.htm。