283.     يغطي هذا البرنامج المكتب المباشر للمدير العام ونائب المدير العام، بما في ذلك الديوان والمستشار الخاص للمدير العام الذي يعنى بالدرجة الأولى بالعلاقات الرفيعة المستوى مع الحكومة المضيفة.

284.     ويشارك الفريق، بإدارة المدير العام، في الإدارة المركزية للمنظمة على أعلى المستويات.

285.     واصل البرنامج، الذى يضطلع به مكتب البرنامج والميزانية والتقييم، عمله فى المساعدة المتعلقة بالسياسات، فيما يخص أهداف المنظمة، ووضع البرامج ورصد الميزانية ومراقبتها. كذلك يتم، فى نطاق هذا البرنامج، تقييم أعمال المنظمة، ولكن على أساس نشاط مستقل إلى حد كبير وفقا لتوجيهات الجهاز الرياسى.

286.     وفى مجال نظم دعم تخطيط البرامج وإعداد الميزانية، استحدث نظام دعم تخطيط البرامج والإبلاغ عن تنفيذها وتقييمها، ووزعت ثلاث نماذج لاستخدامها من قبل جميع وحدات المنظمة. واستفخدم نظام دعم تخطيط البرامج من جانب الأقسام ومكتب البرنامج والميزانية والتقييم، لإعداد الخطة المتوسطة الأجل للفترة 2004-2009، وبرنامج العمل والميزانية للفترة 2004-2005، وتقرير تنفيذ البرامج 2000-2001. وفى عام 2003 بدأ العمل على نماذج تحديد المخصصات ونقلها وتخطيط العمل والتقديرات السنوية بغية توزيع النماذج الوظيفية فى أوائل 2004.

287.     تواصل تطور عملية التخطيط البرامجى والميزنة والرصد، وما يتصل بها من وثائق الخطة المتوسطة الأجل وبرنامج العمل والميزانية، وتقرير تنفيذ البرامج التى عرضت على الأجهزة الرياسية، لاسيما وأنها تعكس بصورة متزايدة تطبيق الميزنة المرتكزة إلى النتائج (أى ما يشار إليه بخلاف ذلك باسم النموذج البرامجى الجديد) حسبما يرد سرده تحت الاستراتيجية لمعالجة القضايا المشتركة بين وحدات المنظمة فيما يتعلق بمواصلة تحسين عملية الإدارة. وأصدرت فى عام 2002 المبادئ التوجيهية بشأن الرصد لما قبل التقييم والتقدير السنوى والتقييم الذاتى الدورى، وتتبعها تدريجيا البرامج الفنية والاقتصادية موفرة بذلك الأساس لإعداد تقرير تنفيذ البرامج هذا للفترة 2002-2003.

288.     وفيما يتعلق باستراتيجية معالجة القضايا المشتركة بشأن تعزيز جانب التخصصات المشتركة، فإن الدعم للتوجه الرئيسى لهذه الاستراتيجية- المجال 16 من مجالات أولويات العمل المتعدد التخصصات – أفضى إلى مقترحات برامجية واضحة جرى تنقيحها على نحو مطرد من الخطة المتوسطة الأجل إلى صيغتها فى برنامج العمل والميزانية. وأظهر الإبلاغ بحسب مجالات أولوية العمل (التى اكتملت فى 2004) إنجازات كبيرة حسبما يرد وصفه فى القسم الخاص بمسيرة إنجاز الإطار الاستراتيجى.

التقييم

289.     جرى مزيد من تعزيز نظام التقييم الذى أقرته الأجهزة الرياسية فى 1999. فوافق الاجتماع المشترك للجنتى البرنامج والمالية، فى دورة سبتمبر/أيلول 2003، على عدد من التدابير الرامية إلى زيادة فعالية التقييم وتعزيز استقلاليته، والتى أقرها المجلس فى وقت لاحق. وشملت هذه التدابير إنشاء لجنة التقييم الداخلية برئاسة نائب المدير العام، والاعتراف بقدر أكبر من الاستقلال الموضوعى لإدارة التقييم وإرساء الأسس الرسمية لقنوات رفع التقارير إلى الأجهزة الرياسية.

290.     اوعرضت تقييمات البرامج الرئيسية والتقييمات المواضيعية على كل من لجنة البرنامج، والمجلس والمؤتمر، بما فيها التقييم الأول لواحد من الأهداف الاستراتيجية للمنظمة (ألف-3 التأهب لحالات الطوارئ الغذائية والزراعية والاستجابة الفعالة والمستدامة لها ) وتقييم رئيسى مشترك بين المنظمة ومنظمة الصحة العالمية للدستور الغذائى والأعمال الأخرى التى تضطلع بها المنظمتان فى مجال المواصفات الغذائية. ومن التقييمات الأخرى التى استعرضتها الأجهزة الرياسية: "الإحصائيات الزراعية فى سياق قاعدة البيانات الإحصائية المدمجة"، و "الإنتاج المحصولى" و "استغلال مصايد الأسماك واستخدامها".

291.     ونتائج هذه التقييمات وأربعة تقييمات أخرى، إضافة إلى تقارير أفرقة الاستعراض المستقلة من الخبراء النظراء (حيثما نفظّمت) واستجابة الإدارة العليا فى المنظمة لها، وآراء لجنة البرنامج حسبما ضفمنّت فى تقاريرها، جرى إصدارها فى تقرير تقييم البرامج 2003، الذى عرض على المؤتمر فى دورته الثانية والثلاثين، ولقى ترحيبا طيبا.

292.     وعلاوة على تقارير التقييم المذكورة، عززت داخليا أعمال رصد ومتابعة توصيات التقييم، وكذلك من خلال زيادة الإشراف من جانب لجنة البرنامج. ويشمل العمل الجارى تقييما رئيسيا لتطبيق اللامركزية فى المنظمة وبدء التطبيق الرائد للتقييمات الذاتية التى ينفذها مديرو البرامج، ولكنها تخضع لرقابة النوعية الفنية من قبل إدارة التقييم. ويشكل نظام التقييم الذاتى عنصرا أساسيا فى نظام البرمجة والميزنة المرتكز إلى النتائج، وينتظر أن يشمل جميع الكيانات البرامجية على مدى مسار وجودها، وموفرا تغذية المعلومات لعملية صنع القرار بشأن استمراريتها، وتعديلها أو إنهائها حسبما يكون ملائما.

293.     وفى حين أن التقييم المواضيعى والبرامجى أصبح التوجه الرئيسى لعمليات التقييم، فقد تواصل الدعم لتقييمات المشروعات الفردية، بما فى ذلك المشاركة فى بعثات التقييم (الجدول 1-2-1). واكتملت، بالنسبة لأفغانستان والجنوب الأفريقى، تقييمات داخلية شملت كامل أعمال المنظمة فى منطقة جغرافية بعينها (حالات طوارئ وأعمال تنمية).

294.     يتولى البرنامج، من خلال مكتب المفتش العام، مسؤوليات المراجعة الداخلية والتفتيش، وتقييم كفاية وفعالية نظم الرقابة الداخلية والإدارة المالية فى المنظمة واستخدام أصولها، إضافة إلى التحقيقات المتعلقة بسوء التصرف وأعمال المخالفات الأخرى. ولذا يشمل نطاق المراجعة دور التفتيش والرقابة الإدارية فى إطار مفهوم المراجعة الشاملة، هذا بالإضافة إلى الاستقصاءات الخاصة وغيرها من المهام لأغراض الإدارة العليا. واستمر مكتب المفتش العام فى تقديم مشورة مستقلة للمديرالعام والإدارة العليا فى المقر الرئيسى وفى الميدان بشأن مجموعة واسعة من القضايا، والمشاركة فى لجان مختلفة وجماعات عمل. كذلك تشمل ميزانية البرنامج أتعاب المراجع الخارجى، وهو المراقب المالى والمراجع العام فى الهند، والذى يجرى مكتب المفتش العام الاتصال به والتنسيق معه لضمان التكامل فى عملهما وتلافى الازدواجية.

295.     ويضم مكتب المفتش العام ثلاث مجموعات: المهام الخاصة والتحقيقات، الأنشطة الميدانية وأنشطة المقر الرئيسى. ومسؤوليات مجموعة المهام الخاصة والتحقيقات لا تقتصر على الاستقصاءات الخاصة، وعمليات التفتيش وأعمال المراجعة الخاصة، وعمليات التفتيش وأعمال المراجعة الخاصة والتحقيقات، إضافة إلى عمليات فريق العطاءات فى المقر الرئيسى، بل وتشمل أيضا مراجعة برنامج النفط مقابل الغذاء فى العراق، حيث تم انتداب مراجع خصيصا لهذا الغرض. أما مجموعة الأنشطة الميدانية التى تضم مراجعين ملحقين بكل من المكاتب الإقليمية الرئيسية الأربعة، ووحدة إدارية فى المقر الرئيسى، فقد تولت جميع عمليات المراجعة فى المكاتب الإقليمية والإقليمية الفرعية ومكاتب الاتصال والمكاتب القطرية. فى حين أجرت مجموعة أنشطة المقر الرئيسى عمليات مراجعة شاملة لمصلحة الإدارة والمالية والمصالح الفنية.

296.     أنشئت لجنة المراجعة (الداخلية) فى 2003 لتقديم المشورة ولتوفير الضمانات للمدير العام على فعالية وكفاءة مهام المراجعة الداخلية والتفتيش والتحقيقات. ولقد أبدت لجنة المراجعة، التى تتألف من خمسة من الأعضاء الداخليين واثنين من الأعضاء الخارجيين برئاسة نائب المدير العام، اهتماما حيا بعمل مكتب المفتش العام، مستعرضة بتعمق نخبة من التقارير والتوصيات وتقديم المشورة بشأن شتى جوانبها، بما فى ذلك خطة عمل مكتب المفتش العام.

297.     وفى عام 2003 استحدثت منهجية معدلة لتخطيط المراجعة تتضمن تقييما منهجيا للمخاطر، ويجمع هذا النهج بين نتائج تقييم المخاطر والمعارف المؤسسية بعمل المنظمة التى تجمعت لدى مكتب المفتش العام، كما استخدمت فى وضع خطة عمل المكتب للفترة 2004-2005. وعلى هذا النحو فإن مكتب المفتش العام يضيف قيمة عظمى لعملائه فى المنظمة وتقديم ضمانات معقولة، فى ذات الوقت، للجنة المراجعة عن مدى كفاءة المنظمة فى إدارة المخاطر الاستراتيجية والتنفيذية والمالية والمتعلقة بأصحاب الشأن.

298.     أجريت عمليات المراجعة واستعراضات وتحقيقات بشأن مجموعة واسعة من الأنشطة فى الميدان وفى المقر الرئيسى (الجدول 1-2-2). ومن العمليات ذات الأهمية الخاصة فى الميدان برنامج النفط مقابل الغذاء، وعمليات أفغانستان والترتيبات الجديدة للبرامج الميدانية. من جهة ثانية تواصلت عمليات المراجعة المنتظمة للمكاتب الإقليمية والمكاتب الإقليمية الفرعية وممثليات المنظمة والمشروعات الميدانية. ومن المسائل الجديرة بالذكر فى المقر الرئيسى، رسائل الاتفاقات وعقود التأليف والضوابط الداخلية على استخدام موارد المنظمة والأوضاع المالية لمركز الاستثمار. ونفذت تحقيقات فى المخالفات فى كل من المقر الرئيسى والمواقع الميدانية. وترد تفاصيل أكثر عن أنشطة مكتب المفتش العام فى التقارير السنوية للمكتب التى توجه للمدير العام وتعرض على لجنة المالية.

299.     وحظي إنجاز المتابعة والمراجعة باهتمام خاص خلال هذه الفترة المالية، حيث تحقق تحسن ملحوظ فى معدلات التنفيذ صوب نهاية عام 2003.

300.     وبقى مستوى عمليات فريق العطاءات ثابتا مقارنة مع الفترة المالية السابقة، ذلك أن أنشطة المشتريات فى إطار برنامج النفط مقابل الغذاء فى العراق استمر لمعظم الفترة المالية مترافقا مع عمليات اختبار متعددة وواسعة للسوق.

301.     إعمالا لاختصاصاته الدستورية، كفل مكتب الشؤون القانونية أن يكون تنفيذ أنشطة المنظمة قائما على أسس دستورية وقانونية متينة ومتسقا مع النصوص الأساسية ومركز المنظمة بوصفها منظمة حكومية دولية فى منظومة الأمم المتحدة. وقدم الخدمات القانونية المطلوبة لإدارة المنظمة على المستويين القطرى والدولى.

302.     30- وقدمت المشورة القانونية للمدير العام وللمصالح الفنية والإدارية وللأجهزة الرياسية للمنظمة. ووفر مكتب الشؤون القانونية الخدمات للجنة الشؤون الدستورية والقانونية. كما يقدم مكتب الشؤون القانونية فى إطار هذا البرنامج خدمات قانونية إلى برنامج الأغذية العالمى ومجلسه التنفيذى. وارتبطت الكثير من أنشطة المكتب بالمسائل القانونية الدولية، ومن بينها:

• • المفاوضات بشأن الاتفاقات القانونية الدولية ومتابعتها على المستويين العالمى والإقليمى، إضافة إلى تقديم المساعدة القانونية على تنفيذها؛
• • العلاقات مع الحكومات المضيفة فيما يتعلق بالمقر الرئيسى، وممثليات المنظمة والمكاتب الإقليمية والإقليمية الفرعية التابعة للمنظمة؛
• • العلاقات مع الحكومات والمؤسسات الدولية، بما فيها صياغة الاتفاقات الثنائية، "المذكرات الشفهية" وغيرها من الصكوك ذات الصلة؛
• • أداء وظائف المدير العام باعتباره جهة الإيداع فيما يتعلق بعدد من المعاهدات الدولية؛
• تمثيل المنظمة فى الإجراءات القضائية وفى تسوية النزاعات، وبوجه الخصوص فى معالجة الحالات المعروضة أمام المحكمة الإدارية التابعة لمنظمة العمل الدولية؛
• الجوانب القانونية لخدمات العاملين

303.     وأولى الاهتمام خلال الفترة المالية بوجه خاص إلى ما يلى:

• تقديم الخدمات للهيئة المؤقتة لتدابير الصحة النباتية، بما فى ذلك الجوانب القانونية لمعايير الصحة النباتية وما يتصل بها من حماية الملكية الفكرية؛
• • تقديم الخدمات لهيئة الدستور الغذائى، مع التركيز بوجه خاص على عضوية منظمات التكامل الاقتصادى الإقليمية وكذلك المسائل القانونية الأخرى ذات الصلة، والمشاركة فى لجنة المبادئ العامة التابعة للدستور الغذائى؛
• متابعة الجوانب القانونية لصيانة الموارد الوراثية للأغذية والزراعة واستخدامها المستدام، بما فى ذلك العمل المتعلق بالمعاهدة الدولية بشأن الموارد الوراثية النباتية للأغذية والزراعة، ومزيد من تطوير الشبكة الدولية لبنوك البذور، إضافة إلى المفاوضات بشأن اتفاق لإنشاء حساب لدعم عمل المعاهدة؛
• • المساهمة فى المفاوضات بشأن الاتفاق بين المنظمة والمكتب الدولى للأوبئة الحيوانية، واتفاق التعاون مع المنظمة الدولية لتنمية مصايد الأسماك فى أوروبا الشرقية والوسطى، وإقرار هذين الاتفاقين؛
• • المساعدة القانونية فيما يتعلق بالاتفاقات التأسيسية للأجهزة الإقليمية لمصايد الأسماك التابعة للمنظمة، مثل لجنة مصايد الأسماك فى شرق وسط الأطلسى، وهيئة مصايد أسماك آسيا والمحيط الهادى وهيئة مصايد التونة فى المحيط الهندى، وتشغيل هذه الأجهزة؛
• • ومشاركة المجموعة الأوروبية والاتفاقيات المنشأة بموجب دستور المنظمة.

304.     كذلك وفر مكتب الشؤون القانونية القيادة والخدمات بشأن قضايا معينة مشتركة بين المصالح، وعلى الأخص فيما يتعلق بالحق فى الغذاء، وواصل تقديم المساعدة لما يزيد عن 15 من اللجان الداخلية، فضلا عن شتى جماعات العمل المشتركة بين المصالح (المنظمات غير الحكومية/منظمات المجتمع المدنى، الإطار الاستراتيجى، التقانة الحيوية وغيرها) ولجنة الخبراء رفيعى المستوى بشأن المبادئ الأخلاقية فى الأغذية والزراعة.

305.     يتولى مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية وتطبيق اللامركزية المسؤولية عن هذا البرنامج الذى يكفل تنسيق الأنشطة التنفيذية فيما بين المقر والمكاتب الميدانية. وقد ورد سرد الأنشطة الأخرى التى يضطلع بها هذا المكتب تحت البرنامج الرئيسى 3-4 والبرنامج 3-5-3. وشمل البرنامج:

• صياغة السياسة الميدانية للمنظمة ورصدها ودعم تنفيذها ورفع التقارير عنها؛
• تنسيق الوظائف التنفيذية لممثليات المنظمة مع الوحدات فى مصلحة التعاون التقنى، ووظائفها فى إطار البرنامج العادى مع المصالح الفنية؛
• الإشراف العام على المكاتب الميدانية، بما فى ذلك تقديم التوجيه العام والتعزيز التدريجى لنظم البرمجة والإبلاغ والرصد والإجراءات المطبقة على المكاتب الميدانية، بما فى ذلك إعداد نحو 360 من رسائل الإدارة، واستعراض 120 من التقارير السنوية للمكاتب القطرية وإصدار 8 من نشرات مكتب النشاطات المعيارية والتنفيذية واللامركزية؛
• رصد المكاتب الإقليمية فى تنظيمها للمؤتمرات الإقليمية للمنظمة؛
• • وإدارة المرفق صغير النطاق (200 طلب سنويا) الذى يتيح للمكاتب القطرية الاستجابة للاحتياجات الملحة فى الأجل القصير من خلال الاستعانة بخدمات الاستشاريين المحليين.

التنسيق المشترك بين الوكالات

306.     واصلت وحدة العلاقات مع منظومة الأمم المتحدة تقديم المشورة فى مجال السياسات بشأن مسائل التنسيق المشترك بين الوكالات لكل من مكتب المدير العام وللمصالح والوحدات المشاركة فى ترتيبات التنسيق/التعاون الشامل لمنظومة الأمم المتحدة. وتعد الوحدة لمشاركة المدير العام فى اجتماعات مجلس الرؤساء التنفيذيين للتنسيق فى منظومة الأمم المتحدة، الذى يضم الرؤساء التنفيذيين لأجهزة المنظومة، بما فيها منظمة التجارة العالمية ومؤسسات بريتون وودز. وتمثل الوحدة المنظمة فى اجتماعات (سكرتارية) مجلس الرؤساء التنفيذيين للتنسيق، حيث تتولى مسؤوليات التحضير والمتابعة لدورات المجلس المذكور.

307.     كذلك واصلت الوحدة تمثيل المنظمة فى اجتماعات اللجنة عالية المستوى المعنية بالبرامج، وهى الجهاز التحضيرى الرئيسى لمجلس الرؤساء التنفيذيين. ونظرا لأن المجموعة الإنمائية للأمم المتحدة، التى تدعم التنسيق على المستوى القطرى، عالجت بصورة متزايدة قضايا السياسات، فإن وحدة العلاقات مع منظومة الأمم المتحدة ترصد اجتماعات الجماعات الإنمائية بالتعاون الوثيق مع مصلحة التعاون التقنى لضمان اتساق مواقف المنظمة.

المشورة فى مجال السياسات بشأن قضايا منظومة الأمم المتحدة التى تهم المنظمة

308.     خلال الفترة 2002-2003 زاد عموما العمل فى تقديم المشورة بشأن قضايا السياسات لمنظومة الأمم المتحدة، وذلك استجابة للطلب المتعاظم على المعلومات عن السبل التى يمكن بها لأنشطة المنظمة أن تأخذ مكانها فى "الصورة الأوسع" للسياسات والعمليات ذات الأولوية فى الأمم المتحدة، (أهداف التنمية للألفية، إصلاحات الأمم المتحدة، وباء الإيدز والأمن الغذائى) وكيف تعمل هذه الأولويات على تشكيل المبادرات التى تقوم بها المنظمة مثل برنامج مكافحة الجوع والتحالف الدولى ضد الجوع من بين جملة مبادرات أخرى (الجدول 1-3-1). واستجابت الوحدة أو أنها قامت بتنسيق الاستجابات للطلبات الخارجية على إسهامات المنظمة، وبصورة أساسية فى تقارير وعمليات منظومة الأمم المتحدة، وعلى وجه الخصوص التقارير السنوية التى يقدمها الأمين العام إلى الجمعية العامة وكذلك للمجلس الاقتصادى والاجتماعى بشأن طائفة واسعة من القضايا.

وثائق واجتماعات منظومة الأمم المتحدة

309.     تتولى الوحدة تيسير وتنسيق عمليات تمثيل المنظمة فى الاجتماعات الخارجية التى تعقدها منظمات الأمم المتحدة، وذلك بغرض تنفيذ سياسات المنظمة المتعلقة بحضور الاجتماعات الخارجية للأمم المتحدة، ومن ثم ضمان الاستخدام الأمثل للاعتمادات الخاصة بالسفريات وتنسيق التمثيل (أنظر الجدول 1-3-2). وانخفض عدد الدعوات للمشاركة فى اجتماعات جديدة بمقدار 19 فى المائة خلال الفترة المالية السابقة، فى حين انخفضت المشاركة فى الاجتماعات الجديدة بنسبة 14 فى المائة.

310.     ويمثل الاسترجاع الاليكترونى لوثائق منظومة الأمم المتحدة وتوزيعها وتخزينها وظيفة مستمرة لمركز الوثائق والمراجع فى الوحدة، والذى يستجيب للطلبات الداخلية للحصول على الوثائق. ويجرى منذ مايو/أيار 1999، مع بدء العمل بنظام القرص المرئى للأمم المتحدة، تحميل وثائق ومطبوعات الأمم المتحدة ذات الصلة بالمنظمة اليكترونيا وإرسالها بواسطة البريد الاليكترونى إلى جهات الاتصال التابعة للمنظمة، بما فى ذلك المكاتب الميدانية. ويجرى استعراض الأنباء الاليكترونية ذات الصلة بالأمم المتحدة وتعمم تلك التى تهم المنظمة على الموظفين المعنيين يوميا.

311.     يستضيف هذا البرنامج أيضا الميزانية المتعلقة "بالمساهمات فى آليات التنسيق المشتركة بين الوكالات" والتى تشمل حصة المنظمة من تكاليف بعض الأجهزة، مثل القوة الدائمة لحفظ السلام التابعة للأمم المتحدة، اللجنة عالية المستوى لمجلس الرؤساء التنفيذيين، وحدة التفتيش المشتركة ومكتب منسق الأمن للأمم المتحدة.

مكتب متابعة مؤتمر القمة العالمى للأغذية

312.     40- قام مكتب متابعة مؤتمر القمة العالمى للأغذية، بالتعاون مع مصالح المنظمة والوكالات التى توجد مقارها فى روما، بالترويج لإنشاء وعمل التحالف الدولى لمكافحة الجوع ورصده على المستويين القطرى والعالمى. والتحالف الدولى هو مبادرة تمت فى الآونة الأخيرة وتتسق مع إعلان مؤتمر القمة العالمى للأغذية: خمس سنوات بعد الانعقاد . ولقد أعد المكتب، بالتعاون مع مختلف وحدات المنظمة، الوثائق والمكاتبات بشأن الاحتفالات بيوم الأغذية العالمى عام 2003 بعنوان "العمل متضامنين من أجل التحالف الدولى لمكافحة الجوع". ووزعت الكراسات الإعلامية والمكاتبات الخاصة مع المسؤولين القطريين والمنظمات، يطلب فيها منهم النظر فى إقامة تحالفات قطرية.

313.     ونظم المكتب، مع الوكالات التى توجد مقارها فى روما بما فيها المعهد الدولى للموارد الوراثية النباتية والمنظمات غير الحكومية، جماعة عمل معنية بالتحالف الدولى لمكافحة الجوع لإعطاء قوة دفع جديدة للتعاون والتآذر فيما بينها.

314.     يشمل هذا البرنامج مكاتب الاتصال مع الأمم المتحدة فى نيويورك وجنيف، وفى أمريكا الشمالية فى واشنطون العاصمة، ومع الاتحاد الأوروبى وبلجيكا فى بروكسل ومع اليابان فى يوكوهاما. وساعد كل من مكتب الاتصال فى نيويورك وفى جنيف فى اتخاذ القرارات فى المقر الرئيسى للمنظمة بمتابعة ما يستجد من تطورات فى منظومة الأمم المتحدة وتمثيل المنظمة فى الاجتماعات الحكومية الدولية والاجتماعات المشتركة بين الوكالات، كل من فى مدينته المعنية؛ وبالمساعدة فى الاتصالات مع المؤسسات الحكومية الدولية وغير الحكومية والخاصة؛ وبالمساعدة فى أنشطة الإعلام العام والعلاقات العامة بوجه عام، بما فى ذلك طلبات الحصول على المعلومات؛ وبتقديم جلسات الإطلاع على المعلومات الأساسية للمسؤولين الزائرين من المنظمة. وواصل كل من مكتب الاتصال فى واشنطون وفى بروكسل وفى اليابان تقديم المساعدة للمقر الرئيسى فى المنظمة فى صياغة وتنفيذ السياسات واستمرار الاتصالات والتعاون مع الحكومات والمنظمات المحلية كل فى مدينته المعنية.