PC 93/9 - FC 109/14 c) |
93º período de sesiones |
Roma, 9 – 13 de mayo de 2005 |
Informe sobre la aplicación de las recomendaciones de la Dependencia Común de Inspección |
1. Los informes de la Dependencia Común de Inspección (DCI) que revisten un interés directo para la FAO se someten al examen de los Comités, junto con las observaciones del Director General al respecto (y las de la Junta de los jefes ejecutivos del sistema de las Naciones Unidas para la coordinación, si procede y se dispone de ellas). Como recordarán los Comités, en 2002 se introdujo un formato mejorado para presentar las observaciones del Director General y un método más sistemático para informar acerca de las medidas adoptadas en cumplimiento de las recomendaciones de la Dependencia.
2. En el presente informe se exponen, en forma de cuadro, las medidas tomadas por la Secretaría para aplicar las recomendaciones que adoptó la Organización (con o sin modificaciones) de los ocho informes de la Dependencia examinados por los Comités en 2003. Los Comités quizá deseen tomar nota de este documento.
3. En el presente documento se proporciona a los Comités información acerca de la aplicación de las recomendaciones pertinentes contenidas en los ocho informes de la DCI que los Comités examinaron en 20031:
Título | Signatura del informe de la DCI | Signatura del documento del Consejo | Período de sesiones del Comité del Programa o el Comité de Finanzas |
Gastos de apoyo a las actividades extrapresupuestarias de las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas |
2002/3 |
CL 124/INF/10 |
Mayo de 2003 |
Examen de la gestión y administración en la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación |
2002/8 |
CL 124/INF/14 |
Mayo y septiembre de 2003 |
Necesidad de hacer llegar a los destinatarios finales los beneficios de los proyectos de cooperación técnica relacionados con el agua: Necesidad de salvar la distancia entre el plano normativo y el operacional en el sistema de las Naciones Unidas (estudios de casos en dos países de África) |
2002/4 |
CL 124/INF/11 |
Septiembre de 2003 |
La reforma de la administración de justicia en el sistema de las Naciones Unidas: Opciones para la creación de una instancia superior de apelación |
2002/5 |
CL 125/INF/12 |
Septiembre de 2003 |
Actividades generadoras de ingresos del sistema de las Naciones Unidas |
2002/6 |
CL 125/INF/13 |
Septiembre de 2003 |
Gestión de la información en las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas: Sistemas de información para la gestión |
2002/9 |
CL 125/INF/15 |
Septiembre de 2003 |
Evaluación de la respuesta del sistema de las Naciones Unidas en Timor Oriental: Coordinación y eficacia |
2002/10 |
CL 125/INF/16 |
Septiembre de 2003 |
Aplicación del multilingüismo en el sistema de las Naciones Unidas |
2002/11 |
CL 125/INF/14 |
Septiembre de 2003 |
4. Evidentemente, con respecto a cada uno de estos informes, en el presente documento se abordan únicamente las recomendaciones:
5. En vista de su especial importancia, el informe sobre la administración y gestión en la FAO se ha tratado en mayor profundidad, y en el anexo se ha incluido información amplia sobre la aplicación de las recomendaciones formuladas en él.
JIU/REP/2002/3: Gastos de apoyo a las actividades extrapresupuestarias
de las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas
Recomendación (con núm. original) |
Información de seguimiento |
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4 |
Los órganos legislativos deberían considerar la posibilidad de permitir a las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas que retuvieran los intereses devengados por los recursos extrapresupuestarios aportados para actividades sufragadas por donantes múltiples en los casos en que esos recursos estén combinados y no sea posible llevar a cabo una contabilidad separada para cada donante. Podrían decidir utilizar esos ingresos para reducir los gastos de apoyo a las actividades extrapresupuestarias e informar debidamente a los órganos legislativos de la relación existente entre los ingresos procedentes de los intereses y las tasas de gastos de apoyo. |
Esta recomendación se respaldó únicamente por motivos prácticos, ya que desde un punto de vista conceptual no existe una relación lógica entre los gastos que entraña prestar apoyo a un proyecto y la cuantía de los intereses devengados por los recursos disponibles para proyectos. La FAO aplica esta recomendación cuando los donantes están de acuerdo y en función de cada caso. En general, a la Organización le resulta más fácil retener los intereses devengados para financiar nuevas actividades que para contribuir a reducir los gastos de apoyo. |
5 |
Los jefes ejecutivos deberían examinar la legislación sobre gastos de apoyo extrapresupuestarios aplicable a sus respectivas organizaciones y presentar a sus órganos legislativos propuestas encaminadas a eliminar contradicciones en dicha legislación. |
En la FAO ese tipo de contradicciones se resolvió con la nueva política en materia de gastos de apoyo aprobada por el Consejo en noviembre 2000. Todos los años se presenta al Comité de Finanzas un informe con datos sobre la aplicación de la política de reembolso de gastos de apoyo. |
7 |
La Junta Ejecutiva del PNUD debería examinar la práctica de consignar los gastos de apoyo indirectos correspondientes a las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas como parte de los insumos y desembolsos sustantivos de los proyectos del PNUD. La Junta Ejecutiva podría modificar esta política para adecuarla a los principios que se describen en la recomendación 9 infra. |
La Comisión Consultiva en Asuntos Administrativos y de Presupuesto examinó el informe sobre la gestión estratégica de los gastos del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y sus repercusiones en la recuperación de los gastos (DP/2004/35), que el Administrador del PNUD presentó a los órganos rectores del Programa en septiembre de 2004. Ese informe, en que se describe de forma más detallada la política de recuperación de gastos del PNUD, incluido el tema de la armonización de los principios y prácticas seguidos en los fondos y programas del Grupo de las Naciones Unidas para el Desarrollo (GNUD), no contiene ninguna propuesta de cambio ni de desviación importante de la actual política de recuperación de gastos. |
10 |
Al aplicar las nuevas políticas y tasas de gastos de apoyo extrapresupuestarios determinadas según los lineamientos indicados en la recomendación 9, los jefes ejecutivos deberían hacer un examen previo de los efectos de esos cambios en los ingresos para gastos de apoyo, de manera de evitar tener que recurrir a los recursos básicos para sufragar una proporción mayor de los gastos relacionados con el apoyo de las actividades extrapresupuestarias. Toda reducción de los ingresos para gastos de apoyo que fuere causada por la reducción de las tasas de gastos de apoyo debería quedar compensada, en principio, por el logro de servicios administrativos más eficientes. |
El nivel de los gastos de apoyo se supervisa cada año mediante un estudio de medición de los gastos. También se vigilan muy de cerca los ingresos y se aplican reducciones de las tasas de gastos de apoyo para proyectos, de conformidad con la política de la FAO en materia de gastos de apoyo, en los casos de actividades o modalidades de aplicación que requieren poco apoyo operacional y administrativo. Sin embargo, hay que reconocer que la cuantía neta de los gastos de apoyo financiada con cargo al presupuesto ordinario (esto es, los recursos básicos) varía de un período o a otro en función de muchos factores (por ejemplo, la descentralización de servicios). Además, esos gastos pueden no verse compensados en el mismo período. |
11 |
La Junta de los jefes ejecutivos del sistema de las Naciones Unidas para la coordinación debería lograr que el proceso de establecimiento de políticas de gastos de apoyo fuera supervisado y que se desarrollara y difundiera la práctica de presentar informes periódicos comparados sobre dichas políticas. Los resultados de los informes deberían ser examinados por el mecanismo adecuado de la Junta de los jefes ejecutivos con miras a armonizar, en la medida de lo posible, los principios en que se basaran las políticas de gastos de apoyo, y por los jefes ejecutivos, que informarían sobre el particular a sus respectivos órganos legislativos. |
En respuesta a esta recomendación, y en particular a la petición de armonizar en mayor medida los cargos en concepto de gastos de apoyo de las distintas organizaciones, la Red sobre finanzas y presupuesto del Comité de Alto Nivel sobre Gestión creó un grupo de trabajo. El grupo, que está dirigido por la UNESCO y en el que participa activamente la FAO, se reunió en dos ocasiones e informó de sus actividades a la Red en la reunión que ésta celebró del 25 al 27 de febrero de 2004. Los organismos de ejecución: 1) adoptaron una definición común de los principios para la recuperación de los gastos de apoyo; 2) determinaron que el objetivo de la armonización no debe ser establecer unos costos de apoyo a los programas o un porcentaje de recuperación uniformes para todas las organizaciones de las Naciones Unidas, pues son plenamente conscientes de que éstas tienen mandatos, sistemas de financiación y estructuras orgánicas y operacionales diferentes; 3) establecieron definiciones comunes de categorías de gastos, incluidos diversos elementos de los costos directos y los costos fijos y variables; y 4) señalaron que la política de recuperación de los gastos se aplica en general a los costos variables indirectos. |
12 |
Los órganos legislativos deberían seguir de cerca la evolución de los gastos de apoyo administrativos generales y de otro tipo y examinar esos componentes en los presupuestos de las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas. Para ello, los Estados Miembros deberían cerciorarse de que las necesidades de gastos administrativos y otros gastos de apoyo en los presupuestos ordinarios no aumentaran en relación con los recursos básicos generales. |
Ya se está llevando a cabo un seguimiento, cuyos resultados se comunican periódicamente a los órganos rectores de la FAO en el informe bienal sobre la ejecución del programa. |
JIU/REP/2002/4: Necesidad de hacer llegar a los destinatarios finales los beneficios
de los proyectos de cooperación técnica relacionados con el agua: Necesidad de salvar
la distancia entre el plano normativo y el operacional en el sistema de las Naciones Unidas
(estudios de casos en dos países de África)
Recomendación (con núm. original) |
Información de seguimiento |
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1 |
La Junta de los jefes ejecutivos del sistema de las Naciones Unidas para la coordinación debería pedir al Subcomité sobre el Desarrollo de los Recursos Hídricos del Comité Administrativo de Coordinación que establezca una base de datos de los proyectos de cooperación técnica relacionados con el agua que ejecutan o financian las organizaciones del sistema. La secretaría del Subcomité debería mantener y actualizar constantemente la base de datos, que podría clasificarse tanto por temas como geográficamente y debería contener, entre otras cosas, información sobre los objetivos, el carácter y las actividades de los proyectos incluidos, la región de ejecución en el país receptor y los destinatarios finales previstos. |
No parece que se haya adoptado ninguna medida a nivel de todo el sistema. La FAO ha contribuido a preparar, junto con otros organismos, el Informe mundial sobre el desarrollo de los recursos hídricos, incluida la base de datos sobre el agua. |
2 |
La Junta debería pedir al Subcomité que, mediante un arreglo conjunto entre sus miembros, prepare directrices comunes y detalladas para la ejecución de los proyectos de las Naciones Unidas para el aprovechamiento y la ordenación de los recursos hídricos. Las directrices deberían incorporar, en el grado posible, los aspectos intersectoriales de los proyectos sobre agua con el fin de fomentar la colaboración interinstitucional en el plano nacional. También deberían garantizar, entre otras cosas, que durante todo el ciclo de los proyectos sobre el agua se tengan plenamente en cuenta los objetivos y las actividades pertinentes del Programa 21. |
La reunión de ONU-Agua (mecanismo de las Naciones Unidas para la coordinación interinstitucional sobre el agua) se celebró en la Sede de la FAO del 18 de septiembre al 1º de octubre de 2004, con objeto de ultimar el mandato y estudiar planes de acción temáticos. |
3 |
La Junta debería pedir al Subcomité que establezca su sitio Web. El sitio Web debería, entre otras cosas, proporcionar información sustantiva sobre las reuniones del Subcomité y las decisiones que adopta, y proporcionar vínculos con la base de datos y las directrices pedidas en las recomendaciones 1 y 2 supra. También debería permitir compartir experiencias y prácticas efectivas, así como actividades complementarias y de colaboración, en los proyectos relativos al agua ejecutados por las organizaciones de las Naciones Unidas u otros donantes. |
En la mencionada reunión de ONU-Agua se propuso crear un sitio Web para dar mayor difusión a las actividades del mecanismo. |
4 |
La Junta debería pedir al Subcomité que dedique parte de sus períodos de sesiones a cuestiones operacionales, incluso la producción temprana de programas y proyectos nuevos a fin de mejorar la integración y la complementariedad en la etapa de formulación; el examen de problemas operacionales concretos que afecten a varias organizaciones del sistema de las Naciones Unidas en el plano nacional; el examen de cuestiones normativas u operacionales planteadas al Subcomité por alguno de los comités operacionales de las Naciones Unidas sobre los recursos hídricos pedidos en la recomendación 7 infra; el examen y el seguimiento de los programas o proyectos conjuntos originados en el Subcomité; y el examen de actividades conjuntas en casos de emergencia o problemas importantes en el sector de los recursos hídricos en países determinados. Como los recursos asignados por las organizaciones a su participación en las reuniones del Subcomité son limitados, la Junta debería alentar al Subcomité a utilizar más ampliamente la tecnología moderna de comunicación a fin de contar, durante la parte pertinente de los períodos de sesiones, con la participación de los asesores técnicos dedicados a las cuestiones operacionales que se examinan. |
En la reunión de ONU-Agua también se trató el tema del fortalecimiento de la sinergia y la coherencia de la aplicación de los planes de acción a nivel nacional y regional. Se sugirió que se utilizaran las redes nacionales para difundir información y supervisar actividades y programas concretos. |
5 |
La Junta debería aumentar los recursos y la capacidad técnica de la secretaría del Subcomité, incluso mediante la creación de uno o dos puestos de funcionarios del cuadro orgánico de dedicación total. Para ese puesto o esos puestos deberían contratarse candidatos con conocimientos técnicos en el sector de los recursos hídricos y la tecnología de la información, a fin de que la secretaría del Comité pueda desempeñar más eficazmente las funciones que se le han confiado y emprender nuevas actividades como las descritas en las recomendaciones 1 a 4. Esos puestos podrían financiarse mediante un arreglo de financiación conjunta convenida entre los miembros de la Junta que participan en la labor del Subcomité, o externamente.2 |
No parece que se haya tomado ninguna medida en ese sentido, pero el mecanismo ONU-Agua tratará de cumplir los requisitos establecidos en la mayor medida posible. |
7 |
Conjuntamente con la recomendación 63, y como medio de llevarla a la práctica en el sector de los recursos hídricos, la Asamblea General tal vez desee pedir, por conducto de la Comisión sobre el Desarrollo Sostenible y del Consejo Económico y Social, que los coordinadores residentes de las Naciones Unidas establezcan, según proceda, comités operacionales encargados del agua con la participación de las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas que ejecutan en el país proyectos relacionados con el agua, representadas por su experto principal o sus expertos principales en recursos hídricos de la oficina en el país. La Asamblea tal vez desee también recomendar, por conducto de la Comisión sobre el Desarrollo Sostenible y del Consejo Económico y Social, que se confíe a dichos comités, entre otras, las siguientes funciones: mejorar la coordinación, la colaboración y el intercambio de experiencias entre sus miembros; estudiar las posibilidades de integración y complementariedad entre sus programas y proyectos en los países; determinar maneras coordinadas y concertadas de que las Naciones Unidas se dirijan a las autoridades nacionales competentes y también a los donantes y a otros agentes que no pertenecen a las Naciones Unidas y se ocupan en el país del sector del agua; ejecutar y supervisar otras actividades interinstitucionales en el plano nacional, incluso las que figuran en las recomendaciones 8 a 10; trabajar como interlocutores del Subcomité como y cuando se requiera, y difundir y examinar los medios de ejecución de las decisiones presidentes de éste, según proceda. |
La FAO está dispuesta a participar en iniciativas concretas a este respecto (véase más arriba). |
8 |
La Asamblea General tal vez desee pedir, por conducto de la Comisión sobre el Desarrollo Sostenible y del Consejo Económico y Social, que los coordinadores residentes de las Naciones Unidas velen por que las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas que participan en proyectos relacionados con el agua armonicen, cuando proceda, sus enfoques de participación y técnicas de información, educación y comunicación sobre el terreno, y que los comités operacionales encargados del agua, cuya creación se pidió en la recomendación 7 supra, faciliten y supervisen esos esfuerzos, incluso mediante el intercambio de información y experiencias entre sus miembros y la realización de seminarios u otras formas de interacción con agentes que no pertenecen a las Naciones Unidas y prestan servicios a las mismas comunidades o a otras análogas. |
Véase la recomendación 4 supra. |
JIU/REP/2002/5: La reforma de la administración de justicia en el sistema
de las Naciones Unidas: Opciones para la creación de una
instancia superior de apelación
Recomendación (con núm. original) |
Información de seguimiento |
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2a) |
Deberían potenciarse los procedimientos informales de conciliación, mediación y negociación de las organizaciones. En consecuencia, se anima a toda organización que aún no lo haya hecho a que establezca un servicio central e independiente de mediación a cargo de un funcionario superior nombrado por el jefe ejecutivo de la organización, en consulta con los representantes del personal, por un período único no renovable de cinco años. Este servicio debería completarse con la designación, en cada uno de los principales lugares de destino, de una persona o un grupo especial que desempeñe a tiempo parcial funciones informales de conciliación, mediación y negociación bajo la dirección y supervisión generales del mediador. |
Se decidió introducir un mecanismo de mediación como proceso alternativo de solución de diferencias por un período de prueba de un año, a partir del 1º de enero de 2005. Ese proceso consistirá en integrar un sistema de solución consensuada de diferencias en el procedimiento interno de interposición de recursos. Dada la existencia de este nuevo mecanismo de mediación, y en tanto no se realice una evaluación del mismo una vez concluido el período de prueba, el establecimiento de un servicio central de mediación que desempeñe funciones informales de conciliación supondría duplicar tareas. |
4b) |
Publicar informes anuales que incluyan información resumida sobre el número y la naturaleza de los asuntos sometidos a las juntas mixtas de apelación, los comités mixtos de disciplina y otros órganos consultivos similares, así como estadísticas generales sobre la resolución de esos asuntos; debería asegurarse la confidencialidad de las actuaciones de todos esos órganos. |
Se han adoptado las medidas oportunas para publicar un informe anual correspondiente a 2004 a finales del primer trimestre de 2005. |
JIU/REP/2002/6: Actividades generadoras de ingresos del sistema de las Naciones Unidas
Recomendación (con núm. original) |
Información de seguimiento |
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7 |
Aumento de los ingresos procedentes de las publicaciones
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Observaciones relativas a cada apartado de la recomendación:
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11 |
Investigación y desarrollo en ciencia y tecnología |
No parece que esta cuestión haya sido estudiada aún por el mecanismo de la Junta. En caso de que se inicien estudios interinstitucionales orientados a cumplir la recomendación, la FAO está dispuesta a participar en ellos, a pesar de la complejidad del tema. No cabe duda de que la experiencia de la OMS es un factor fundamental que hay que tener en cuenta. |
12 |
Formación de carácter sustantivo y conferencias públicas |
La adopción de esas medidas se podrá considerar en casos concretos, cuando exista una demanda que las justifique. |
13 |
Fortalecimiento de la función de comercialización
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Observaciones relativas a cada apartado de la recomendación:
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JIU/REP/2002/9: Gestión de la información en las organizaciones del sistema de las
Naciones Unidas: Sistemas de información para la gestión
Recomendación (con núm. original) |
Información de seguimiento |
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4 |
A fin de aumentar la transparencia y la posibilidad de comparar las consecuencias financieras de los proyectos de sistema de información para la gestión (IG), el Secretario General de las Naciones Unidas, en su calidad de Presidente de la Junta de los jefes ejecutivos del sistema de las Naciones Unidas para la coordinación, debería pedir a la Junta/Comité de Alto Nivel sobre Gestión (HLCM) que realizara una clasificación de costos normalizada para utilizarla en la estimación de costos de los proyectos de sistema IG ejecutados por las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas y que informase al respecto a los órganos legislativos competentes de esas organizaciones por conducto de los jefes ejecutivos de las organizaciones respectivas (párrs. 42 a 44). |
En mayo de 2004, se pidió a la FAO que dirigiera un grupo de trabajo de gestores de servicios de tecnología de la información y las comunicaciones (TIC) del sistema de las Naciones Unidas, con objeto de preparar una estrategia común de TIC. Esa estrategia, que se ultimó en agosto de 2004, contiene una Carta general y 15 grandes iniciativas de acción. Fue respaldada por el Comité de Alto Nivel sobre Programas, la Junta y el Comité de Alto Nivel sobre Gestión; este último estudiará las posibilidades de aplicación en abril de 2005. |
5 |
Con el fin de fortalecer la cooperación y coordinación respecto de la concepción y puesta en práctica de sistemas de IG en las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas, evitando para ello la duplicación de actividades e inversiones, el Secretario General de las Naciones Unidas, en su calidad de Presidente de la Junta debería pedir a la Junta/HLCM (párrs. 4, 40, 41, 45 a 47): 2. Que por conducto de los jefes ejecutivos de las organizaciones correspondientes informe al respecto a los órganos legislativos competentes, para que éstos realicen el examen pertinente y adopten las medidas apropiadas. |
En la mencionada Estrategia de TIC también se reconoce la necesidad de:
En la iniciativa 2 de la Estrategia (Compra de servicios) se examinan las posibilidades de trasladar muchos de los actuales servicios de apoyo a la TIC que se prestan desde lugares de Europa Occidental y América del Norte donde los costos son elevados a regiones donde los costos sean más bajos. Asimismo se indica que se podrían hacer ahorros aún mayores si además se estableciera un centro de servicios compartido, como el CICE, y si ese centro prestara servicios desde una zona geográfica donde los costos fueran inferiores.
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JIU/REP/2002/10: Evaluación de la respuesta del sistema de las Naciones Unidas
en Timor Oriental: Coordinación y eficacia
Recomendación (con núm. original) |
Información de seguimiento |
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1 |
El Secretario General debería solicitar al Coordinador del Socorro de Emergencia, en su calidad de Presidente del Comité Permanente entre Organismos, que produjera un manual de las Naciones Unidas relativo a "Quién hace qué" en situaciones de emergencia. Para cumplir este mandato, dicho Comité debería tratar de determinar una clara división del trabajo en situaciones de emergencia entre los organismos, los fondos y los programas de las Naciones Unidas, que debería basarse en la ventaja comparativa y el valor que agregaría cada organización en tales situaciones. También debería procurar que la división del trabajo estuviera de acuerdo con las capacidades de las organizaciones en casos de emergencia para emprender las actividades concretas asignadas a cada una de ellas. En este contexto, el mencionado Comité debería servir de foro para intercambiar y compartir información sobre las prácticas institucionales recomendadas para la respuesta de emergencia disponible entre sus miembros. |
El Sr. Egeland, Coordinador del Socorro de Emergencia de las Naciones Unidas, ha pedido a su colega, la Sra. Yvette Stevens, que organice consultas sobre un examen de la capacidad mundial de respuesta humanitaria, por mediación del Grupo de Trabajo del Comité Permanente entre Organismos, y con el apoyo técnico de la subdivisión de políticas de Oficina de Coordinación de Asuntos Humanitarios (OCAH), en particular para determinar con qué apoyo externo se cuenta para el proceso. La FAO participa activamente en los debates que está celebrando el Comité Permanente entre Organismos sobre las cuestiones indicadas en esta recomendación. |
2 |
El Secretario General debería solicitar al Coordinador del Socorro de Emergencia, en su calidad de Presidente del Comité Permanente entre Organismos, que fortaleciera las funciones de dicho Comité en lo que respecta a la alerta temprana y la planificación para casos imprevistos. En este contexto, el mencionado Comité, por conducto de su actual Grupo de Consulta sobre Situaciones de Contingencia, debería considerar medidas para mejorar el establecimiento de redes y la comunicación entre sus miembros y asegurar un intercambio sistemático de evaluación para casos imprevistos entre ellos. Las distintas organizaciones también deberían mejorar sus propias capacidades para la evaluación en casos imprevistos y la planificación en sus respectivas esferas de actividades. A este respecto, la Oficina de Coordinación de Asuntos Humanitarios (OCAH) debería prestar especial atención al mejoramiento de su capacidad analítica con objeto de ejercer un liderazgo apropiado en la formulación oportuna de planes integrados para casos imprevistos. |
Véase el punto anterior. |
3 |
El Secretario General debería solicitar al Coordinador del Socorro de Emergencia, en su calidad de Presidente del Comité Permanente entre Organismos, que produjera un modelo para las estructuras de coordinación entre las organizaciones. Dicho modelo debería orientarse con el manual "Quién hace qué" recomendado más arriba, y debería activarse y formalizarse durante las emergencias. |
Véase el punto anterior. |
5 |
Los órganos legislativos de las organizaciones participantes tal vez deseen alentar a los jefes ejecutivos de sus respectivas organizaciones a utilizar más el llamamiento interinstitucional unificado como instrumento de planificación y programación, y mejorar las capacidades de sus organizaciones para lograrlo, en el marco de las actividades en curso dentro del Comité Permanente entre Organismos para fortalecer dicho llamamiento como instrumento para la planificación y la coordinación estratégicas. |
La FAO aprovecha plenamente el llamamiento interinstitucional unificado como instrumento de programación y planificación para formular y ejecutar sus programas de emergencia y rehabilitación temprana. |
6 |
Los órganos legislativos de las organizaciones participantes que todavía no lo hayan hecho tal vez deseen apoyar el establecimiento de un fondo rotatorio de emergencia en sus respectivas organizaciones. |
El Fondo especial para actividades de emergencia y rehabilitación (SFERA) se creó en abril de 2004, como se informó al Comité de Finanzas en septiembre de ese año (FC108/9). El Consejo de la FAO tomó nota de la ampliación del alcance y el nivel de financiación del SFERA en noviembre de 2004 (“Financiación anticipada de actividades de emergencia y rehabilitación" - CL127/22). |
JIU/REP/2002/11: Aplicación del multilingüismo en el sistema de las Naciones Unidas
Recomendación (con núm. original) |
Información de seguimiento |
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2 |
Como parte de la presentación de informes sobre el uso de los idiomas, los jefes ejecutivos deberían presentar a sus órganos rectores información sobre la situación de los idiomas utilizados en el trabajo de la secretaría y, a ese respecto, deberían indicar: |
Entre varias iniciativas relacionadas con la política lingüística, en el bienio 2002-2003 se adoptaron medidas concretas para fortalecer los recursos y los instrumentos relacionados con los idiomas, en particular las bases de datos terminológicos y las técnicas de traducción con ayuda de computadora. Esas medidas se mantienen en el bienio 2004-2005. Sin embargo, los recursos financieros destinados a esas actividades son limitados y es poco probable que permitan colmar todas las diferencias que existen en los recursos e instrumentos disponibles para los distintos idiomas. Se necesitarían más inversiones para garantizar la sostenibilidad de los avances logrados.
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4 |
Se invita a los jefes de las secretarías a que pidan a los órganos encargados de la evaluación y/o el control interno que incluyan en las actividades de su programa de trabajo para 2004:
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Por lo que respecta al apartado a), se ha respaldado la idea de realizar ese inventario, y la recomendación se aplicará plenamente en el marco del componente de recursos de personal especializado del sistema de gestión de recursos humanos de Oracle. |
5 |
Los jefes ejecutivos deberían, según proceda, realizar un estudio para evaluar mejor la satisfacción de los usuarios con respecto a los servicios prestados en los distintos idiomas a las reuniones y utilizarlos para la difusión de información. Los grupos elegidos para ese estudio deberían incluir no sólo grupos lingüísticos de los Estados Miembros, sino también grupos de representantes de las organizaciones no gubernamentales (ONG) y representantes acreditados de los medios de difusión. |
En estos momentos no existe un mecanismo oficial para evaluar la satisfacción de los usuarios de los servicios lingüísticos prestados a las reuniones. Sin embargo, sí se celebran conversaciones oficiosas con los delegados y las secretarías de las reuniones acerca de la calidad de la traducción y la interpretación en los distintos idiomas, y se concede la debida atención a la información que se obtiene. Además, está previsto adoptar un enfoque más oficial para evaluar la satisfacción de esos usuarios.
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6 |
Para mantener o mejorar la calidad y el contenido multilingüe de los productos preparados en los distintos idiomas de las organizaciones:
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La Reunión interorganismos sobre servicios lingüísticos, documentación y publicaciones de las Naciones Unidas se encarga de examinar las cuestiones relacionadas con el volumen y las condiciones de trabajo en los servicios lingüísticos y de formular recomendaciones al respecto. El informe de esa reunión se presenta habitualmente a la Asamblea General, pero no se suele someter a los órganos rectores de las demás organizaciones del sistema de las Naciones Unidas.
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7 |
Los órganos legislativos quizás deseen:
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Cabe recordar que desde el bienio 2000-2001, la entidad de programa 222P5, Programa para mejorar la cobertura lingüística, viene respaldando a nivel central la mejora de la infraestructura de apoyo a los cinco idiomas oficiales y la corrección de las arraigadas deficiencias en la cobertura lingüística.
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8 |
Los jefes ejecutivos deberían alentar o seguir alentando a su personal, en particular a su personal de categoría superior, a que promueva un cambio en la filosofía de las secretarías utilizando plenamente sus conocimientos lingüísticos, lo que debería ir acompañado de indicadores más visibles en el lugar de trabajo. |
Se ha alentado vivamente y de manera constante al personal superior a ampliar sus conocimientos lingüísticos, entre otras cosas, mediante actividades de capacitación a medida, y está previsto seguir haciéndolo. |
APLICACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES DEL INFORME DE LA DCI 2002/8:
EXAMEN DE LA GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN DE
LAS NACIONES UNIDAS PARA LA AGRICULTURA Y LA ALIMENTACIÓN
El citado informe de la Dependencia Común de Inspección, que está dedicado por entero a la FAO, fue presentado en mayo de 2003 al Comité del Programa y el Comité de Finanzas (documento CL 124/INF/14). Éstos abordaron con mayor detenimiento las recomendaciones formuladas en él en sus períodos de sesiones de septiembre de 2003, a la luz de dos documentos adicionales: un Plan de acción, en que se abordan las recomendaciones no relacionadas con la gestión de los recursos humanos (PC 90/6 b) y el Informe acerca de la marcha de los trabajos sobre cuestiones relativas a la gestión de los recursos humanos, que se presenta habitualmente al Comité de Finanzas y en el que se trataron también las recomendaciones contenidas en el informe de la Dependencia que guardan relación con los recursos humanos (FC 104/15). En el presente anexo se reproducen todas las recomendaciones de la Dependencia en la primera columna del cuadro, y en las columnas 2 a 4, la información proporcionada a los Comités en septiembre de 2003 en el Plan de acción y el Informe mencionados.
Se ha añadido una quinta columna para informar acerca del estado actual de aplicación de las recomendaciones.
Respuesta de la administración en septiembre de 2003 |
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Recomendación |
Medidas ya aplicadas o en curso de aplicación (si procede) |
Medidas futuras propuestas |
Plazos (dependencia competente) |
Estado de aplicación de la recomendación |
1. El Director General debería velar por que: |
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1 (a) Continúen los esfuerzos por ofrecer indicadores y objetivos precisos de desempeño y por identificar qué es lo que se puede considerar responsabilidad directa de la Secretaría.
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Los indicadores de resultados forman parte del modelo de programa mejorado. Se han hecho importantes esfuerzos por disponer de indicadores de resultados más precisos en el Plan a Plazo Medio (PPM) 2004-2009. |
Se tratará de continuar perfeccionando los indicadores de resultados en el próximo ciclo de programas (a partir del Plan a Plazo Medio 2006-2011). La presupuestación basada en los resultados también se aplicará al programa no técnico del PPM 2006-2011. |
Se harán esfuerzos especiales en |
En el PPM 2006-2011 se ha tratado de mejorar los indicadores y, por primera vez, los principios de la presupuestación basada en los resultados se han aplicado en el mismo documento a los programas de cooperación técnica y no técnica, con una estructura de entidades totalmente nueva. |
1 (b) Se identifiquen claramente los vínculos entre las actividades descritas en los planes de trabajo operacionales de alcance departamental y los objetivos estratégicos globales. |
La determinación por las dependencias técnicas de los vínculos de sus entidades programáticas y productos bienales con los objetivos estratégicos es obligatoria para la preparación del Programa de Labores y Presupuesto (PLP). |
Se seguirán haciendo esfuerzos por determinar y justificar los vínculos, que se reforzarán mediante un mayor desarrollo de los métodos relacionados con la fijación de prioridades. |
Se trata de un proceso continuo, pero se harán progresos metodológicos con el asesoramiento del Comité del Programa en 2004.
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Se hicieron grandes esfuerzos por especificar los vínculos entre las entidades programáticas de los programas técnicos y los objetivos estratégicos del proceso de formulación del PPM 2006-2011 (con una descripción de las consiguientes contribuciones). |
1 (c) Se establezcan mecanismos de seguimiento y rendición de cuentas para garantizar la aplicación de las esferas prioritarias para la acción interdisciplinaria (EPAI) |
Se han establecido procedimientos y se ha preparado una plantilla de informe para que los grupos de EPAI realicen evaluaciones anuales e informen sobre los logros al Director General Adjunto (DDG). |
Sobre la base de la experiencia adquirida en 2003, en 2004-2005 se revisarán las disposiciones actuales y se modificarán en caso de ser necesario. |
Por su naturaleza, éste es un proceso de carácter continuo, pero en 2004 se hará un examen específico de la eficacia de los mecanismos.
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Por primera vez todos los presidentes de EPAI presentaron al DDG informes sobre la marcha de los trabajos a lo largo del bienio 2002-2003 (salvo en el caso especial de la EPAI sobre género y desarrollo, que se rige por el Plan de Acción sobre Género y Desarrollo que se presenta a la Conferencia). Desde entonces se ha vuelto a instaurar la presentación anual de informes, como se quería originalmente, y por lo tanto los informes correspondientes al año 2004 se han de presentar a comienzos de 2005. El Comité del Programa examinará un informe sobre la experiencia con las EPAI en su período de sesiones de septiembre de 2005. |
2. El Director General debería garantizar la plena aceptación y aplicación institucional del nuevo proceso de programación mediante un amplio programa de capacitación para administradores y personal interesado, tanto en la Sede como en las oficinas regionales, en el cual: |
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2 (a) Se haría hincapié en los planteamientos interdisciplinarios, así como en los principios generales de la programación basada en los resultados; |
Los enfoques interdisciplinarios y, en general, los principios de la programación basada en los resultados son la esencia del nuevo modelo de programación. Ya existe una consignación central catalizadora para prestar apoyo a las EPAI. |
En el PPM para 2006-2011 se tratará de introducir nuevas mejoras centradas en la labor interdisciplinaria y la aplicación de los principios de la presupuestación basada en los resultados. Continuará el desarrollo metodológico en relación con la aplicación de la estrategia para aumentar la interdisciplinariedad. |
Proceso continuo
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El PPM 2006-2011 contiene un texto actualizado de las estrategias para afrontar cuestiones intersectoriales de la Organización acerca del aumento de la interdisciplinariedad. La consignación catalizadora para las EPAI se va a mantener en la entidad 210S5. |
2 (b) Se impartirían conocimientos técnicos específicos, como la formulación de objetivos e indicadores así como técnicas de autoevaluación. |
Desde la introducción del nuevo modelo de programación, se ha organizado la capacitación, aplicando los avances conceptuales y el apoyo a sistemas disponible. |
Se prevé impartir más capacitación, dirigida principalmente a “especialistas” de diversas dependencias que se espera que ayuden a sus colegas. Se ha asegurado, con recursos extrapresupuestarios, el apoyo a la autoevaluación en 2003-2004 a través de la PBE. |
Las principales actividades se llevarán a cabo en 2003-2004, pero después se seguirán adoptando medidas.
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Como se había previsto, el hecho de disponer de apoyo extrapresupuestario ha facilitado considerablemente el inicio de las autoevaluaciones de los programas técnicos. En la primera mitad de 2004 se impartió capacitación en presupuestación basada en los resultados a cuatro niveles, en el marco de la preparación del PPM 2006-2011: reunión informativa para los directores participantes en el Foro de Información de Oficiales Superiores; reunión informativa sobre el PPM destinada a funcionarios y personal de apoyo (250 participantes), en la cual, entre otras cosas, se proporcionó orientación sobre la mejora de los indicadores y los vínculos estratégicos; revisión y distribución de material de autoformación en formulación de entidades programáticas para los programas técnicos, centrado en la definición de indicadores; y apoyo práctico proporcionado por los puntos de contacto del Servicio del Programa y del Presupuesto a los departamentos de cooperación técnica y no técnica durante la formulación de las entidades basadas en los resultados. |
3. El Director General debería: |
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3(a) Invitar a los representantes regionales (RR) a participar, al menos en forma rotativa, en las reuniones de personal directivo superior (podría considerarse a este respecto la posibilidad de utilizar videoconferencias). |
Muy recientemente, el Director General ha organizado una serie de videoconferencias con distintos representantes regionales para debatir cuestiones de interés actual. |
Se seguirán celebrando videoconferencias con representantes regionales. Está previsto organizar videoconferencias similares con las oficinas subregionales. Cabe recordar también que la Oficina de Coordinación de las Actividades Normativas, Operacionales y Descentralizadas (OCD) participa en las reuniones del personal directivo superior, y que una de sus funciones establecidas es tomar nota de las posibles preocupaciones de los representantes regionales e informar al respecto. |
La frecuencia dependerá de la urgencia que tengan la Sede y las oficinas regionales en debatir asuntos de interés común. |
Se han celebrado otras videoconferencias con representantes regionales y representantes subregionales en el marco de un proceso continuo. |
3(b) Considerar los medios para difundir en forma más amplia y sistemática, según convenga, las conclusiones de las reuniones. |
Las conclusiones de las reuniones que no se refieren a asuntos especialmente confidenciales generalmente son transmitidas al personal por los propios participantes en las reuniones del Consejo de Dirección. La OCD transmite información, lo más destacado de los debates y las decisiones tomadas en esas reuniones a las oficinas descentralizadas en el Boletín de la OCD, que se publica trimestralmente. |
Se seguirán aplicando las mismas disposiciones.
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Como en la actualidad.
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No hay cambios de que informar. |
4. El Director General debería preparar un plan de acción general para la delegación de autoridad y responsabilidad a los administradores en la Sede y en las oficinas descentralizadas, en particular: |
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4 (a) Una definición clara de las áreas de responsabilidad que requieren en cualquier caso una autoridad administrativa central. |
En la declaración de funciones de las oficinas y divisiones se definen las áreas de responsabilidad que se asumen a nivel central y las funciones delegadas en cada una de ellas. |
Actualmente se están realizando dos estudios, un examen de las oficinas regionales y un examen de las oficinas de los Representantes de la FAO (FAOR), que pueden conducir a recomendaciones sobre otras delegaciones de autoridad y a revisiones de las relaciones de trabajo. |
La actualización de los procedimientos y las normas y reglamentos administrativos es un proceso continuo.
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La sección 119 del Manual Administrativo de la FAO (relativa a la delegación de autoridad en cuestiones administrativas) se ha actualizado para tener en cuenta las decisiones adoptadas sobre la racionalización de la gestión del personal, así como las directrices dictadas desde 2001 acerca de la delegación de autoridad con respecto a cuestiones concretas. En el apéndice de la citada sección figura una lista de las funciones delegadas. En estos momentos las divisiones competentes están realizando la revisión final de esa sección antes de su publicación, que está prevista en breve. Como se ha señalado antes, éste es un proceso continuo y hay otras esferas que se examinarán, especialmente en relación con el plan de aplicación que se preparará a raíz de la evaluación independiente de la descentralización de la FAO y que se presentará al Comité del Programa y el Comité de Finanzas en mayo de 2005. |
4 (b) Una clara división de responsabilidades y descripción de los cauces de comunicación entre los diversos servicios administrativos centrales (en particular la Dirección de Finanzas (AFF), la Dirección de Gestión de Recursos Humanos (AFH), el Servicio de Apoyo a la Gestión (MSS) y la Dependencia de Apoyo a la Gestión (MSU) de la Oficina de Coordinación de las Actividades Normativas, Operacionales y Descentralizadas). |
La Circular de la OCD sobre responsabilidades y relaciones aclara las respectivas competencias y líneas de mando para realizar las funciones asignadas a cada dependencia orgánica, en particular: a) las relaciones entre los funcionarios y las entidades orgánicas en las oficinas descentralizadas y en la Sede, y b) la participación de las oficinas descentralizadas en la planificación y ejecución de las actividades de la Organización.
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Se está revisando la Circular de la OCD, a fin de tener en cuenta las responsabilidades operacionales transferidas a las FAOR.
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Octubre de 2003
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Se ha publicado y difundido una versión actualizada de la Circular de la OCD sobre responsabilidades y relaciones, en la que se tienen en cuenta especialmente las nuevas responsabilidades operacionales transferidas a las FAOR. |
4. (c) Un sistema transparente e integrado de rendición de cuentas; |
La definición de los productos en el Programa de Labores y Presupuesto para 2002-2003 ofrece un marco adecuado para mejorar la rendición de cuentas. |
La plena aplicación del modelo basado en los resultados, integrada con la evaluación de la actuación profesional, permitirá seguir mejorando la rendición de cuentas. |
En la ejecución del PLP 2004-2005 se seguirán aprovechando los elementos que comporta la presupuestación basada en los resultados para que mejore la rendición de cuentas por parte de los administradores y el personal. |
En el sistema de gestión de recursos humanos de Oracle está previsto un módulo de gestión de la actuación profesional, que se integrará con el sistema de planificación institucional (PIRES), probablemente a nivel de los productos bienales, con lo que se crearán los vínculos necesarios entre las distintas responsabilidades. Como se ha señalado más arriba, se han hecho nuevos progresos en la aplicación de los principios de la presupuestación basada en los resultados en todas las esferas, y no sólo con respecto a los programas técnicos como hasta ahora. |
4 (d) Calendarios precisos para la actualización y simplificación de instrucciones administrativas importantes. |
Véase supra. |
Véase supra. |
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5. El Director General debería velar por que se consulte ampliamente a las oficinas alejadas de la Sede en la definición de las necesidades operativas vinculadas al diseño de sistemas incluidos en la segunda fase del proyecto Oracle y, en particular, en la elaboración de módulos de recursos humanos/nóminas. |
Ya se ha conseguido información útil gracias al informe sobre los talleres regionales organizados en 2003 y a las entrevistas hechas durante el examen de la Subdirección Regional de Operaciones/Dependencia de Apoyo a la Gestión en Asia. El examen de las FAOR por la OCD también aportará información. |
Se creará un grupo de usuarios de recursos humanos para que los usuarios de la FAO participen plenamente en el proyecto de gestión de los recursos humanos de Oracle. El grupo estará integrado por representantes del Departamento de Cooperación Técnica (TC), la OCD, las oficinas regionales y las FAOR. Si se considera oportuno, se podrá formar un subgrupo de campo para que se ocupe de las necesidades específicas de las oficinas descentralizadas. |
El grupo de usuarios de recursos humanos se establecerá en 2003 y desarrollarán actividades durante todo el proyecto, cuya conclusión está prevista para mediados de 2006. |
El grupo de usuarios de recursos humanos se creó, como estaba previsto, en 2003, y desde entonces se ha reunido periódicamente. Está integrado por representantes de las oficinas regionales, y las FAOR participan en él por mediación de la OCD. Se han organizado videoconferencias con las oficinas regionales. El grupo es mantenido al día de los progresos realizados y contribuye activamente a definir las necesidades en materia de gestión de recursos humanos. Se ha establecido un sitio Web, al que tienen acceso la Sede y las oficinas sobre el terreno, para informar de la evolución del proyecto. También se están registrando avances en la sustitución del Sistema de Contabilidad sobre el Terreno. |
6. El Consejo quizá desee aprobar las propuestas incluidas en el Plan a Plazo Medio |
El Comité de Finanzas está examinando la cuestión (en su período de sesiones de mayo de 2003 se presentó un documento con propuestas sobre un posible servicio, a fin de cumplir con el espíritu de esa recomendación - Nota: No sólo para atender a las necesidades relacionadas con los sistemas administrativos de la Organización). |
El Comité de Finanzas proseguirá su examen de la cuestión, incluidos posibles cambios en los reglamentos. |
El resultado y los plazos dependerán de los progresos realizados en la concertación de un acuerdo entre los Estados Miembros en el Comité de Finanzas, el Consejo y la Conferencia. No obstante, la cuestión se seguirá examinando en el período de sesiones de septiembre de 2003 del Comité de Finanzas. |
En diciembre de 2003 la Conferencia de la FAO había establecido ya oficialmente el Mecanismo de Presupuestación de Capital, y las primeras propuestas para utilizarlo se sometieron a la aprobación del Comité de Finanzas y el Consejo en el PPM 2006-2011. |
7. El Director General debería efectuar con urgencia un examen del mandato de las Oficinas regionales, así como de los recursos y autoridad que se les han otorgado, teniendo en cuenta: |
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7 (a) Una evaluación de la descentralización de las responsabilidades operativas a las FAOR, tal como se han aplicado en los tres últimos años;
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Se ha iniciado una amplia evaluación de la descentralización a cargo del Servicio de Evaluación de la FAO. |
El Comité del Programa, y posteriormente el Consejo de la FAO, examinarán los resultados de esa evaluación. |
La evaluación se examinará muy probablemente en el período de sesiones de septiembre de 2004 del Comité del Programa. |
El Comité del Programa y el Comité de Finanzas examinaron la evaluación de la descentralización y la respuesta de la administración al respecto en sus períodos de sesiones de septiembre de 2004, y está previsto que ambos vuelvan a examinar la cuestión en mayo de 2005 y estudien un plan de ejecución complementario preparado por la Secretaría. |
7 (b) La necesidad de multiplicar las sinergias en el plano regional, en particular, con respecto al programa de campo; |
No se puede examinar aisladamente el papel de las oficinas regionales. En estos momentos se está estudiando ese papel y la suficiencia de los recursos, así como la autoridad de los tres niveles de la estructura descentralizada (oficinas regionales, oficinas subregionales y oficina de los Representantes de la FAO) mediante los siguientes exámenes relacionados entre sí: a) la mencionada evaluación a escala global de la política de descentralización; b) un examen de las oficinas de la FAO en los países, y c) un examen de las subdirecciones de operaciones y la Dependencia de Apoyo a la Gestión (MSU) en las oficinas regionales. |
Las medidas futuras dependerán de las conclusiones y recomendaciones de los exámenes. Sin embargo, la Organización tiene intención de: a) aplicar inmediatamente las recomendaciones que no incidan en los costos y las que requieran adoptar medidas de gestión; b) aplicar las que puedan seguirse mediante ajustes en los desembolsos presupuestarios actuales, en el marco del PLP bienal, y c) evaluar las que requieran compromisos presupuestarios a plazo medio o largo, con miras a aplicarlas de forma escalonada. |
Los exámenes de las FAOR y la Subdirección Regional de Operaciones (ROB)/ MSU deberán concluirse en agosto de 2003. |
Las conclusiones de los exámenes de las FAOR y la ROB/MSU han sido estudiadas por el Comité del Programa de Campo y se tendrán en cuenta en el seguimiento de las deliberaciones que celebrarán los órganos rectores acerca de la amplia evaluación de la descentralización mencionada en relación con el apartado a) de la recomendación. |
7 (e) La necesidad de actualizar, aclarar y revisar en consecuencia la Circular sobre responsabilidades y relaciones, en consulta con las oficinas descentralizadas. |
El proyecto de Circular actualizada se ha distribuido a las dependencias de la Sede y las oficinas descentralizadas, para que formulen observaciones al respecto. |
La versión revisada se publicará cuando se reciban las aportaciones de las dependencias de la Sede y de las oficinas descentralizadas. |
Octubre de 2003
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Como se ha recordado más arriba, en 2004 se publicó una versión actualizada. |
8. Las FAOR deberían recibir recursos humanos y orientaciones adecuadas para el desempeño de sus responsabilidades, y el Director General debería, en particular: |
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8 (a) Establecer una descripción uniforme de las competencias, conocimientos técnicos y experiencia necesarios para los Representantes de la FAO; |
En la Sección 118 del Manual se describen detalladamente las funciones y responsabilidades de los FAOR. Sobre esta base, ya se ha elaborado un perfil uniforme de los puestos de FAOR que abarca los requisitos mínimos en términos de educación, experiencia, capacidades y conocimientos técnicos. En su reunión conjunta de septiembre de 2000 (documento JM 2000/2), se informó al Comité del Programa y al Comité de Finanzas sobre las competencias básicas exigidas para ocupar puestos de FAOR . |
La descripciones de las funciones de los FAOR se está revisando y se publicará una versión nueva que abarcará las nuevas funciones en las operaciones de proyectos. El perfil de los FAOR se está enmendando también para poner énfasis en las aptitudes operativas y de gestión. |
Septiembre de 2003
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La versión nueva de la Sección 118 del Manual se publicó en noviembre de 2003 y el perfil de los FAOR se modificó. Actualmente se está preparando un perfil de competencias para los Representantes de la FAO. |
8 (b) Garantizar que la selección de los Representantes de la FAO sea un proceso abierto y equitativo que tenga debidamente en cuenta la experiencia anterior adquirida en la Organización/sistema de las Naciones Unidas; |
Hace muchos años que se mantiene una lista de candidatos idóneos que reúnen los requisitos del perfil estándar. |
La lista se está informatizando para facilitar su mantenimiento y utilización e introducir un sistema de seguimiento de los candidatos. |
Julio de 2003 |
La lista de candidatos se informatizó en 2003 y se han examinado los antecedentes de todos los candidatos. Desde el inicio de 2005, los anuncios de vacantes de FAOR se han publicado en Internet. |
8 (c) Garantizar la terminación puntual del proyecto de Red de amplio alcance (WAN)… |
Se han encargado los servicios y el equipo para todas las conexiones viables.
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Se prevé concluir la instalación en todas las oficinas comprendidas en el proyecto: 83 conexiones en total. |
Diciembre de 2003
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Al 31 de diciembre de 2004, tenían acceso a la WAN 79 lugares descentralizados, y la instalación en un lugar que era viable se había aplazado para comienzos de 2005. Existe un proyecto complementario para conectar otros 24 lugares en 2005, utilizando tecnología de red privada virtual, que es especialmente adecuada para oficinas pequeñas y lugares en que otras organizaciones acogen a las oficinas de la FAO, por ejemplo, Nueva York. En todos esos sitios, se puede acceder a toda la Intranet de la FAO, inclusive a gran parte del material de referencia mencionado en otras recomendaciones de la Dependencia. |
… y la disponibilidad en línea de manuales administrativos con funciones de búsqueda. |
La sección de ayuda de la Intranet de la FAO proporciona orientación en materia de procedimientos relacionados con una serie de actividades de interés para los encargados de los presupuestos e iniciadores de transacciones (por ejemplo, sobre cómo tramitar viajes, consultores, adeudamientos retroactivos, etc.). Además, en el sitio de la Dirección de Finanzas (AFF) en Intranet se proporciona información con respecto a la Dirección y la forma de contactar a los diversos grupos de la AFF. |
Actualmente se está llevando a cabo un proyecto de la AFF para revisar las políticas y las normas de procedimiento en vigor y elaborar nuevo material para su publicación en el sitio de la AFF en la Intranet. Esas políticas y normas de procedimiento se difundirán en cuanto estén disponibles. La AFH continuará el proceso con vistas a reformatear todas las secciones del Manual para su difusión en la Intranet y facilitar funcionalmente la búsqueda completa. |
En curso.
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Proceso continuo. Véase también la información relativa al apartado c) de esta recomendación. |
8 (d) Organizar reuniones regionales periódicas de Representantes de la FAO. |
En vista de lo costoso que resulta y de las restricciones presupuestarias, no se pueden celebrar periódicamente reuniones regionales de Representantes de la FAO. Sin embargo, la Organización está aprovechando adecuadamente los siguientes mecanismos y oportunidades para debatir importantes asuntos institucionales y facilitar la interacción y el intercambio de experiencias entre las FAOR: a) consultas técnicas especiales con la participación de algunos Representantes en la Sede y en lugares descentralizados; b) cursos de capacitación de nivel regional o subregional; c) reuniones informativas para los FAOR en la Sede, y d) infraestructura de comunicaciones y tecnología de la información. |
El despliegue de la WAN, la puesta en marcha de la Red de información sobre las Oficinas en los países (COIN) y la publicación de las páginas web de las oficinas en los países facilitarán también los vínculos horizontales entre las FAOR y su acceso a la información institucional/regional y subregional y a la base de conocimientos.
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En curso (la OCD con apoyo de la AFI) |
La propuesta de celebrar seminarios formulada en el marco de la hipótesis de crecimiento real para 2004-2005 no se pudo materializar, debido a que el nivel de recursos aprobados para el Programa de Labores y Presupuesto fue menor. La OCD continuará utilizando los actuales mecanismos para promover los vínculos horizontales entre las FAOR. |
9. El Consejo quizá desee definir formalmente un conjunto de criterios objetivos para determinar el carácter y alcance de la representación de la FAO en los países. Estos criterios deberían estar en consonancia no sólo con las necesidades específicas de los países, cuantificadas en función de sus indicadores de desarrollo humano y su designación como países de bajos ingresos y con déficit de alimentos, sino también con la eficacia en función de los costos de las actividades de la FAO en el plano nacional. Por ello, entre esos criterios deberían incluirse los siguientes: |
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9 a) nivel de los programas de actividades previstos en los países;
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Los actuales principios rectores para establecer las oficinas en los países se determinaron en la reunión conjunta del Comité del Programa y el Comité de Finanzas en septiembre de 2000 (documento JM 2000/2). Esos principios son: a) recepción de una solicitud oficial de un Estado Miembro; b) deseo del gobierno de sufragar parte de los costos de establecimiento y funcionamiento, y de facilitar acceso no limitado de las FAOR a los ministerios técnicos competentes; c) demanda potencial o real de programas de asistencia técnica; d) presencia en el país de otros organismos de las Naciones Unidas o ajenos a ellas, interesados en el desarrollo. |
Toda orientación del Comité del Programa y del Comité de Finanzas, así como del Consejo, se tendrá en cuenta en las medidas que se adopten en el futuro. |
En la evaluación independiente de la descentralización se ha concedido la debida importancia al ámbito de actuación de las oficinas en los países (y a la función de las oficinas de enlace), y las recomendaciones formuladas al respecto se han considerado en el plan de aplicación ulterior preparado por la Secretaría. Toda orientación que proporcionen el Comité del Programa y el Comité de Finanzas y el Consejo se tendrá en cuenta. | |
10. El Director General debería: |
A la luz de las deliberaciones del Comité de Finanzas en torno al informe acerca de la marcha de los trabajos sobre cuestiones relativas a la gestión de los recursos humanos | |||
10 (a) Establecer un grupo de acción integrado por especialistas en gestión de los recursos humanos y administradores de programas con el mandato de preparar, en un período de tiempo preestablecido, un plan global de acción para la reforma de las políticas y prácticas de gestión de los recursos humanos; |
(AFH) | |||
10 (b) Considerar la posibilidad de autorizar la plena participación de representantes del personal en este grupo de acción, o al menos su acceso directo al mismo; |
(AFH) | |||
10 (c) Reanudar las reuniones personales a intervalos razonables con representantes de asociaciones de personal reconocidas. |
(AFH) | |||
11. A corto plazo, y con la finalidad de:
el Director General debería: |
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11 (a) Encargar a la Dirección de Gestión de Recursos Humanos(AFH) que publique un compendio electrónico e impreso de todas las vacantes actuales, y pedir a los departamentos y oficinas que procedan sin demora a publicar todos los puestos vacantes; |
La AFH cuenta con un sistema de supervisión de vacantes que sirve para informar regularmente al personal directivo superior de todas las vacantes de la categoría profesional. La elaboración de otro compendio sería pues redundante. |
El número de puestos de la categoría profesional vacantes se reduciría del 21% de los puestos de plantilla (julio de 2002) a un promedio del 15% para diciembre de 2003. En mayo de 2003, el 18% de los puestos de plantilla estaban vacantes. |
Diciembre de 2003 |
Como se indicó al Comité de Finanzas y el Comité del Programa, el número de puestos vacantes de la categoría profesional ha disminuido según estaba previsto. La tasa de vacantes de puestos de la categoría profesional que se había fijado como objetivo era de un 15%, pero al 31 de diciembre de 2003 se había llegado a un 11%. Dada la repercusión del Programa de Labores y Presupuesto aprobado para 2004-2005, al 31 de marzo de 2004 la tasa de vacantes había disminuido nuevamente y se situaba en un 8%, lo que supone la tasa más baja de vacantes registrada en la FAO en muchos años. |
11 (b) Considerar la posibilidad de delegar en los Representantes regionales –con carácter experimental y el debido asesoramiento y supervisión de los departamentos de la Sede– la autoridad de proponer candidatos para los puestos establecidos en las oficinas regionales hasta la categoría de P-4; |
Los departamentos de la Sede y las oficinas regionales celebrarán consultas para determinar si es viable establecer criterios apropiados para que las oficinas regionales evalúen a los candidatos en este contexto. |
Se prepararían un análisis y propuestas apropiadas para su examen por el Comité de Recursos Humanos (HRC). |
Marzo de 2004
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Esta cuestión se examinará en el marco de una serie de estudios e informes sobre la descentralización y las responsabilidades conexas de las oficinas regionales y los departamentos técnicos. |
11 (c) Comprobar que los consultores y los expertos jubilados no se utilizan como alternativa a largo plazo del personal de plantilla e informe al Consejo sobre la proporción de personas contratadas en los dos últimos bienios que habían estado contratadas anteriormente como consultores en los departamentos donde ahora prestan servicios; |
La AFH ha puesto ya en práctica políticas y procedimientos que limitan la utilización a largo plazo de consultores y jubilados. |
La AFH y el Servicio de Apoyo a la Gestión (AFDS) continuarán supervisando la utilización de consultores y jubilados. |
Tarea continua |
No hay nada más que señalar. |
11 (d) Realizar un análisis de costos-beneficios sobre el establecimiento de un sistema de movilidad regulada para los profesionales. |
La AFH llevará a cabo un estudio y elaborará un programa experimental de movilidad planificada como parte de un programa más amplio de promoción de las perspectivas de carrera. |
El sistema de planificación de la carrera lo pondría en práctica:
Se prepararía un análisis y, si fuera procedente, se elaboraría una nueva política. |
Marzo de 2004
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La AFH llevó a cabo un estudio preliminar sobre la elaboración de un programa experimental de movilidad planificada. Ahora se están estudiando las opciones de una política de movilidad en la Organización, teniendo en cuenta las consecuencias financieras que ésta puede entrañar, antes de someterlas al examen del personal directivo superior. También se analizará más a fondo si es más viable un ciclo de rotación obligatorio o uno no obligatorio, y si hay que centrarse en una categoría de personal o en todas. Asimismo, se considerará la posibilidad de integrar esa política con otras políticas de gestión de los recursos humanos, como el sistema de promoción de las perspectivas de carrera. |
12. Con el fin de mejorar el equilibro entre géneros en el personal profesional de la Secretaría y de poner en práctica las declaraciones normativas de la Junta de los jefes ejecutivos del sistema de las Naciones Unidas para la coordinación, el Director General debería modificar las normas pertinentes del Reglamento del Personal y las secciones del Manual que prohíben el empleo de los cónyuges de los miembros del personal. |
La AFH ha elaborado un proyecto de política para que lo examine el personal directivo superior antes de la celebración de consultas con los representantes del personal. |
El artículo 302.409 del Reglamento del Personal se enmendaría según se estimara más conveniente tras las consultas. |
La propuesta se examinará y debatirá con los representantes del personal en diciembre de 2003. |
El artículo 302.4.8 del Reglamento del Personal se enmendó para introducir la política revisada el 19 de abril de 2004. |
13. El Consejo quizá desee considerar la posibilidad de recomendar a la Conferencia una modificación del Reglamento Financiero de la Organización con el fin de establecer límites al mandato del Auditor Externo. |
En su período de sesiones de septiembre de 2003, el Comité de Finanzas examinará un documento que abarcará:
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Las medidas que se adopten en el futuro dependerán de las decisiones de los órganos rectores. |
Septiembre de 2003
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El Comité de Finanzas examinó la cuestión en su período de sesiones de mayo de 2004 y llegó a la siguiente conclusión:
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1 Los informes JIU/REP/2001/4, “Mejoramiento de la función de supervisión de la gobernanza: Estructura, métodos de trabajo y prácticas en relación con los informes de supervisión” (CL 123/INF/18), y JIU/REP/2002/1, “Intervención de las organizaciones de la sociedad civil distintas de las organizaciones no gubernamentales y del sector privado en las actividades de cooperación técnica: Experiencias y perspectivas del sistema de las Naciones Unidas (CL 124/INF/18), también fueron examinados por los Comités junto con las observaciones del Director General presentadas en el nuevo formato, pero se consideró que no se justificaba continuar informando acerca de la aplicación de ninguna de las recomendaciones contenidas en ellos.
2 Esta recomendación se ha incluido en el presente informe, a pesar de que no se respaldó cuando se publicó el informe de la Dependencia.
3 “La Asamblea General tal vez desee pedir, por conducto de la Comisión sobre el Desarrollo Sostenible y del Consejo Económico y Social, que los coordinadores residentes de las Naciones Unidas mejoren y complementen las actividades actuales del MANUD con un proceso de "MANUD operativo" en que las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas, trabajando en el plano nacional en general y en el sector de los recursos hídricos en particular, orientarían, en el grado posible y de conformidad con sus respectivos mandatos, sus programas y proyectos en el país receptor hacia la integración de las actividades de manera que en la fase de formulación de los programas y proyectos conjuntos se determinen los elementos de integración y complementariedad. La Asamblea General tal vez desee también recomendar, por conducto de la Comisión sobre el Desarrollo Sostenible y del Consejo Económico y Social, que esas actividades integradas se inicien en determinadas zonas comunes del país en que haya necesidad y se usen como programas o proyectos experimentales para luego ampliarlas al plano nacional con la participación de las autoridades nacionales y locales y la asistencia de otros donantes.”