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RÉUNION CONJOINTE
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Rome, 15 septembre 1999 |
DIMENSIONS RÉGIONALES DE LA
BUDGÉTISATION
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Ventilation par région du Programme de travail et budget (PTB)
Programme ordinaire: Bureaux régionaux
Programme ordinaire: Bureaux dans les pays
1. Les prévisions budgétaires par région de la FAO sont habituellement présentées à l'Annexe I de chaque Programme de travail et budget mais elles ne sont pas expliquées clairement dans le document et risquent de ne pas être toujours bien comprises. En conséquence, des groupes régionaux ou même des conférences régionales ont demandé des informations, en particulier sur les affectations des ressources et les dépenses par région, et le secrétariat n'a pas été en mesure de leur répondre. Le présent document a pour objet de décrire les "dimensions" régionales du budget de la FAO et de préciser comment les prévisions sont mises au point, ce qu'elles signifient et quels rapports il est possible de présenter sur l'exécution du budget.
2. L'Annexe I de chaque programme de travail et budget constitue une récapitulation de l'ensemble du budget ventilé par programme et par région1. Les chiffres du premier tableau de cette annexe (Annexe I/1 - copie jointe) présentent la ventilation de l'utilisation totale des ressources de toutes origines, y compris les ouvertures de crédits du Programme ordinaire, les autres recettes et les fonds fiduciaires. Ainsi, le chiffre indiqué pour l'Afrique en 2000-01 s'établit à 244 232 000 dollars E.-U.
3. Le tableau Annexe I/2 (copie jointe) présente les mêmes chiffres ventilés par source de financement et par région. Le total concernant l'Afrique est alors ventilé comme suit:
Source de financement |
Milliers de dollars E.-U. |
Programme ordinaire:
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84 242 |
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27 956 |
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22 844 |
| Fonds fiduciaires | 109 190 |
| Total Afrique | 244 232 |
Dans le présent document, on examine chacune des lignes du tableau en expliquant comment les chiffres du budget sont calculés, comment les systèmes de comptabilité traitent chaque montant et quels sont les rapports d'exécution qu'il est actuellement, ou qu'il sera peut-être possible, de présenter.
4. Ainsi qu'il ressort clairement de l'intitulé, le montant de 84,2 millions de dollars E.-U. indiqué à cette rubrique concerne les budgets alloués aux unités du siège. Le tableau Annexe I/3 indique la ventilation par programme (par exemple 212 Cultures, 244 Coordination des programmes forestiers et information). Ainsi, le chiffre de 366 000 dollars E.-U. correspond au montant attribué à la région Afrique au titre du programme 244.
5. Ce montant est déterminé par chaque unité du siège lorsqu'elle évalue les "dimensions" régionales de ses programmes. Pour chaque entité de programme, l'unité du siège responsable doit indiquer la proportion des intrants/produits de chaque entité qui peut être considérée comme visant soit des régions particulières soit les catégories "monde" ou "Inter région" ou leur apportant des avantages.
6. Il faut reconnaître qu'il s'agit de prévisions que les unités présentent sous forme de pourcentage d'affectation après mûre réflexion. Par exemple, l'activité de programme permanente 244P2 Soutien aux initiatives dans le cadre du suivi de la CNUED comporte un élément de Promotion des programmes forestiers nationaux.
Région |
Pourcentaged'affectation |
Valeur en milliers de dollars E.-U. |
| Afrique | 30% |
163 |
| Asie et Pacifique | 30% |
163 |
| Proche-Orient | 10% |
54 |
| Amérique latine et Caraïbes | 30% |
163 |
| Total | 100% |
544 |
La fourniture directe d'avis aux membres sous forme d'appui technique, institutionnel et politique pour l'exécution de programmes forestiers nationaux efficaces est l'un des produits prévus. Dans ce cas, le Département des forêts a réparti cette composante particulière entre les quatre régions, sous forme de pourcentages, ainsi qu'il ressort du tableau. En conséquence, le montant de 366 000 dollars E.-U. indiqué à l'Annexe I/3 pour les activités du Programme ordinaire au siège visant l'Afrique dans le cadre du Programme 244 est la somme de toutes ces ouvertures de crédit et comprend le montant de 163 000 dollars E.-U. dans le tableau en bas.
7. La FAO comptabilise les transactions en fonction de quatre attributs: la source des fonds, l'objet de dépense, l'unité organisationnelle encourant les dépenses et le but du Programme (dans ce cas, par exemple, financement du Programme ordinaire, coûts de consultants, dépenses encourues par FODA au titre de l'entité de programme 244P2). Le système de comptabilité ne prévoit pas de cinquième attribut permettant d'identifier, le cas échéant, le bénéficiaire, régional ou national, de la dépense en question. En outre, l'inclusion d'un tel attribut (qui n'est pas même envisagé dans le cadre du système Oracle) serait difficile car elle obligerait à diviser de multiples transactions à de multiples reprises. Lorsqu'il s'agit de coûts de personnel, le fonctionnaire en cause devrait inscrire le temps de travail, non seulement par entité de programme mais aussi par pays et par région. Une telle solution n'est pas souhaitable car la charge de travail supplémentaire que représentait pour le personnel la collecte de données et la charge additionnelle du système ne serait pas justifiée par le résultat obtenu - c'est-à-dire essentiellement une mesure statistique des entrées qui sont censées traduire l'avantage prévu pour des régions spécifiques.
8. Alors que la comptabilisation générale des coûts associés à l'emplacement géographique des bénéficiaires n'est pas considérée comme une solution viable, l'établissement de rapports d'exécution par région par les unités du siège pourrait sans aucun doute être renforcé. Si l'on reprend l'exemple ci-dessus, l'unité du siège compétente disposerait de données sur les pays qui ont reçu un appui technique, institutionnel et politique pour l'exécution de leurs programmes forestiers nationaux au cours du dernier exercice. Il est donc possible de présenter dans le rapport d'exécution a posteriori une récapitulation des activités entreprises et des produits obtenus en faveur des régions. On emploie ici le terme "récapitulation" car il existe une énorme masse de données et des rapports trop détaillés ne contribueraient pas à améliorer la transparence ni la compréhension. Il est nécessaire d'identifier le niveau auquel ces rapports pourraient être établis en pratique de façon à être utiles aux organes concernés.
9. Le montant de 28,0 millions de dollars E.-U. indiqué à cette rubrique concerne les budgets alloués aux bureaux régionaux et sous-régionaux d'Afrique. Le tableau coté Annexe I/3 présente la ventilation de ce montant par programme (par exemple 212 Cultures ou 244 Coordination des programmes forestiers et information). Ainsi, le montant de 136 000 dollars E.-U. indiqué correspond au montant attribué à la région Afrique dans le cadre du programme 244 par le Bureau régional pour l'Afrique (RAF) et le Bureau sous-régional pour l'Afrique australe et orientale (SAFR).
10. Il est beaucoup plus simple de déterminer ce montant que le montant attribué au siège puisqu'on suppose que toutes les ressources attribuées aux bureaux régional et sous-régional concernés sont destinés à apporter des avantages directs à la région. Dans ce cas, le chiffre indiqué dans cette colonne est égal aux budgets des bureaux RAF et SAFR.
11. Étant donné que ces bureaux constituent des unités organisationnelles au sens du système de comptabilité, on dispose de données complètes sur les dépenses effectivement encourues au titre des budgets préétablis desdits bureaux.
12. Les contributions des bureaux régionaux sont identifiées avec une précision croissante au cours du processus de préparation du budget. Ainsi, il est désormais possible de sélectionner sur le site Web de la FAO les produits obtenus grâce aux contributions d'organismes régionaux particuliers. Les rapports d'exécution rendront compte des résultats produit par produit comme on le fait déjà.
13. Ainsi qu'il ressort également de l'intitulé, le montant de 22,8 millions de dollars E.-U. inscrit à cette rubrique couvre les budgets gérés par OCD pour le compte des bureaux des Représentants de la FAO en Afrique. Le tableau Annexe I/3 indique le montant alloué intégralement au Grand Programme 3.4 Représentants de la FAO. Ainsi, le chiffre de 22 670 000 dollars E.-U. correspond au montant attribué à la région Afrique dans le cadre de ce Grand Programme.
14. Il s'agit ici encore d'un cas simple car on suppose que toutes les ressources attribuées aux bureaux dans les pays d'Afrique sont clairement destinées à apporter des avantages directs à la région. Le chiffre de cette colonne est donc égal au budget assigné aux bureaux dans les pays d'Afrique.
15. Comme ces bureaux constituent des unités organisationnelles au sens des systèmes comptables, on dispose de données complètes sur les dépenses effectives au titre du budget préétabli pour les bureaux d'Afrique et ces données peuvent être présentées sur des bases régionales.
16. Compte tenu de la nature des activités des bureaux dans les pays, il n'est pas possible d'établir des rapports d'exécution en liaison avec un programme de travail à niveau d'activité prédéterminé. En fait, des rapports internes sont présentés régulièrement. Il serait possible de préparer des rapports récapitulatifs au niveau régional.
17. Dans le cadre de la préparation du budget, le PBE met au point une prévision des ressources extra-budgétaires probables pour le prochain exercice. Il ne s'agit évidemment pas d'un budget mais plutôt d'une prévision ou hypothèse de planification qui est indispensable pour plusieurs raisons, notamment la nécessité de prévoir et de planifier les recettes au titre des dépenses d'appui et d'élaborer des estimations par programme. Les prévisions sont établies suivant une technique partant à la fois du haut et du bas puisque les tendances globales de la réalisation du programme sur le terrain et les dernières données sur les approbations servent de guide pour établir le chiffre total, tandis que l'examen détaillé des budgets des projets en cours pour les années à venir et des projets dans la filière permet de ventiler le total, avec une exactitude raisonnable, entre les programmes, les unités organisationnelles et les pays ou régions bénéficiaires, selon la nature du projet.
18. Il convient de noter que dans le cas de ces ressources, la responsabilité d'exécution est répartie entre le siège et les bureaux régionaux. La plupart des projets d'assistance technique au niveau des pays sont en fait gérés par les bureaux régionaux tandis que les projets qui sont reconnus comme appuyant directement des activités normatives relevant du Programme ordinaire sont gérés par les unités techniques compétentes du siège.
19. Chaque projet est traité comme une "entité de programme" dans le système comptable, de façon à permettre d'établir les rapports projet par projet indispensables exigés par les donateurs.
20. Ce genre de comptabilité permet de rassembler les comptes rendus récapitulatifs des dépenses pour servir de base à un rapport d'exécution récapitulatif par région et par programme.
21. Ce document est essentiellement destiné à informer le Comité du Programme et le Comité financier. Aucune décision ni action particulière n'est requise puisque le document a pour objet, ainsi qu'il est indiqué dès l'abord, de préciser le sens des "dimensions régionales" du budget de la FAO. Le Secrétariat reconnaît que les équivoques qui ont pu se produire à ce sujet témoignent de la nécessité sous-jacente de présenter des rapports d'exécution plus clairs aux conférences régionales. Le Comité peut être certain que le Secrétariat travaillera à atteindre cet objectif.
1 Jusqu'en 1998-99, cette annexe figurait dans le document. Pour l'exercice 2000-01, elle présentée sur le site Web de l'Organisation http://www.fao.org/pwb
