Chapitre 3

RÉSUMÉ DE L'EXÉCUTION
DU PROGRAMME

Introduction

81. Le présent chapitre résumé les principales réalisations de l'Organisation au cours de l'exercice biennal. Il suit la structure du Programme de travail et budget 1998-99 et décrit les réalisations, mais aussi les activités qui n'ont pas pu être achevées. Il présente, sous forme de tableaux, des informations ventilées par Programme et Grand Programme sur les ressources et les dépenses du programme de travail et sur l'exécution du programme de terrain, en ce qui concerne les activités financées par les Fonds fiduciaires et le PNUD, les activités financées par des ressources extrabudgétaires et les activités du Programme de coopération technique et du Programme spécial pour la sécurité alimentaire. Pour les programmes techniques, des informations sont également présentées, sous forme de tableaux, sur les réalisations prévues et sur les activités introduites en cours d'exécution pour répondre à l'évolution de la situation et aux demandes d'assistance des États Membres. Pour compléter ce rapport, des renseignements sur les activités prévues et leur état d'avancement ont été placés sur le site FAO sur Internet (http://www.fao.org/unfao/bodies/pir/), à l'intention de ceux qui souhaitent obtenir des informations plus détaillées sur l'exécution du Programme.

CHAPITRE 1 DU PTB: POLITIQUE ET DIRECTION GÉNÉRALES

Grand Programme 1.1: Organes directeurs

Réalisations

82. Ce Grand Programme concerne le soutien aux réunions des Organes directeurs, les services fournis aux autres réunions de la FAO et l'utilisation des installations de conférence au siège par des représentants accrédités des gouvernements pour des consultations et pour des réunions autres que celles de la FAO. Les indicateurs d'activités figurent au Tableau 1.1-1

TABLE 1.1-1: APPUI AUX ORGANES DIRECTEURS (SELON CERTAINS INDICATEURS)

83. Tout au long de l'exercice biennal, on s'est efforcé de réaliser des économies et d'obtenir des gains d'efficacité en matière de gouvernance. L'effort le plus important a porté sur la rationalisation des procédures de la Conférence et la réduction ultérieure de 13 pour cent de la durée des sessions de la Conférence et du Conseil. L'adoption par la Conférence de la Résolution 13/97 sur l'Examen des organes statutaires de la FAO et de ses deux rapports d'exécution a entraîné la suppression, depuis la Conférence de 1997, de 103 des 111 organes.

84. La réduction ultérieure du volume des documents de réunions a entraîné une diminution d'environ 15 pour cent du nombre de mots traduits, ce qui a permis de dégager une économie d'à peu près 1,2 million de dollars E.-U. Le service de traduction a adopté des outils informatisés et introduit l'utilisation généralisée de l'électronique dans des domaines comme la traduction à distance pour d'importantes réunions hors siège, la distribution des documents et leur archivage.

85. Le nombre de journées d'interprétation assurées pour toutes les catégories de réunions a baissé de 23 pour cent par rapport à 1996-97, exercice au cours duquel le Sommet mondial de l'alimentation (SMA) et ses réunions préparatoires avaient nécessité des services d'interprétation supplémentaires. L'amélioration de la programmation des réunions et le recours accru à des échanges d'interprètes avec d'autres institutions des Nations Unies ont permis d'utiliser au mieux les services des interprètes du cadre organique et ceux des interprètes sous contrat en 1998-99.

86. Le suivi du Sommet mondial de l'alimentation a entraîné une augmentation de 40 pour cent du nombre de circulaires de politique générale adressées aux chefs d'État et de gouvernement ainsi qu'aux ministres. Cette augmentation s'est accompagnée d'un accroissement de près de 10 pour cent du nombre de circulaires et de lettres d'acceptation adressées aux gouvernements hôtes concernant les réunions et de toute la correspondance officielle.

Grand Programme 1.2: Politique, direction et planification

Réalisations

87. Ce Grand Programme englobe les activités des bureaux de la Direction générale (ODG), notamment les suivants:

• Bureau rapproché du Directeur général;
• Bureau du programme, du budget et de l'évaluation (PBE);
• Bureau de l'Inspecteur général (AUD);
• Bureau juridique (LEG), pour les services juridiques rendus à l'Organisation;
• Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées (OCD), qui s'occupe de la coordination entre le siège et les bureaux de terrain de la FAO.

88. Ces bureaux ont été associés par les activités entreprises en 1998-99, en particulier l'élaboration du Cadre stratégique de la FAO pour 2000-2015. Le virement budgétaire au titre de ce Grand Programme et la sous-utilisation des crédits mentionnée ci-dessus concernent un déficit de plus de 1 million de dollars E.-U. des recettes extérieures et des remboursements internes à AUD et PBE pour l'exercice biennal. Le déséquilibre qui apparaît entre les services d'appui technique et l'exécution du programme de terrain s'explique par le nombre important de fonctionnaires de PBE et AUD chargés de l'évaluation et de la vérification des comptes des projets de terrain qui ont été assignés à des programmes techniques.

Programme 1.2.2: Planification, budget et évaluation du programme

89. Ce programme, exécuté par PBE, a continué à fournir une aide en matière de politiques générales relatives aux objectifs de l'Organisation, à la formulation des programmes et à la surveillance et au contrôle budgétaires. L'évaluation des activités de l'Organisation et l'examen régulier des économies réalisables dans le domaine administratif garantissent une utilisation optimale des ressources.

90. Un document capital adopté par les Organes directeurs est le Cadre stratégique de la FAO pour 2000-2015, qui est l'aboutissement d'un processus interactif prolongé auquel ont participé tous les Membres de la FAO et ses partenaires. Il assurera le renforcement de la gestion stratégique de la FAO. Avec le nouveau modèle de programmation figurant dans le Programme de travail et budget 2000-2001 (PBT), il jette les bases d'une utilisation plus systématique de l'évaluation comme outil de gestion. L'établissement de rapports systématiques a posteriori a été assuré par la préparation d'un Rapport sur l'exécution du Programme 1996-97 (C 99/8) élargi. Les procédures internes ont été modifiées; les outils informatisés de suivi et de contrôle budgétaires ont été renforcés pour permettre l'intégration des recettes dans le programme de travail. Des options ont été envisagées qui remplaceraient les systèmes de planification actuels de l'Organisation.

91. Le processus d'évaluation durant l'exercice biennal a été caractérisé par le passage de l'Organisation à un processus de gestion et de planification du programme plus stratégique. Un nouveau système d'évaluation proposé dans le document intitulé Évaluation du programme dans le contexte du Cadre stratégique et du nouveau modèle de programmation a été approuvé par les Organes directeurs en 1999. Les préparatifs de l'établissement d'un site Internet de la FAO sur l'évaluation ont pris fin en 2000, dans le but d'élargir la diffusion des résultats des évaluations. Un soutien a été accordé en outre pour les préparatifs du Cadre stratégique et du Plan à moyen terme. Les principales activités relatives à l'examen et l'évaluation du programme ont été effectuées et publiées dans le Rapport d'évaluation du Programme 1998-99 (C 99/4). Dans le domaine de l'évaluation du programme de terrain, un soutien pour les évaluations des différents projets a été maintenu, notamment par la participation des fonctionnaires de PBEE. L'évaluation thématique des projets du Programme de coopération technique (PCT) s'est poursuivie, englobant deux domaines supplémentaires: apiculture/sériciculture et soutien juridique. Des directives révisées provisoires pour l'évaluation des projets de terrain ont été publiées en 1998. Un soutien a continué à être accordé pour la formation à la formulation des projets et un appui technique à la surveillance et à l'évaluation a été fourni à certains projets, comme l'indique le Tableau 1.2-1.

TABLEAU 1.2-1: TRAVAUX D'ÉVALUATION (SELON CERTAINS INDICATEURS)

Programme 1.2.3: Vérification des comptes

92. Le programme s'est fondé sur le concept d'une vérification globale des comptes englobant les aspects financiers et les critères de conformité et d'efficience. Il a aidé la direction générale à améliorer le fonctionnement de l'Organisation et à assurer un contrôle à un coût raisonnable, tout en fournissant aux unités de la FAO des services consultatifs qui leur permettent d'assumer leurs responsabilités de la meilleure manière possible. Les priorités incluent ce qui suit:

• garantie de fiabilité et d'intégrité des informations sur les ressources financières et les opérations;
• conformité avec les politiques;
• préservation des actifs;
• garantie d'économie, d'efficience et d'efficacité de la gestion dans les structures et les bureaux décentralisés, ainsi que les opérations de terrain;
• enquêtes sur les fraudes éventuelles;
• études et examens particuliers.

93. Le Bureau de l'Inspecteur général a continué à fournir des avis indépendants et impartiaux lors du contrôle des adjudications. Le budget de ce programme couvre également les appointements du Commissaire aux comptes qui, depuis 1994, est la Cour des comptes française.

94. On accorde une importance accrue depuis quelques années à une supervision efficace au sein des Nations Unies, illustrée par l'établissement en 1999 de la Charte du Bureau de l'Inspecteur général dans le cadre réglementaire de la FAO, reconnaissant officiellement l'importance stratégique du contrôle interne de la gestion à la FAO. La Charte expose le système de vérification des comptes de la FAO qui est conforme aux normes de vérification intérieure des comptes des instituts professionnels internationaux et qui a été mis en place avec le soutien du Comité financier. À la FAO, la vérification des comptes a été définie comme une fonction indépendante donnant l'assurance au Directeur général et aux Organes directeurs de la FAO que le résultat des activités de la FAO est économique, efficient et efficace. En conséquence, la vérification des comptes englobe le rôle d'inspection et de contrôle de gestion dans le cadre du concept de vérification globale des comptes et elle inclut des enquêtes particulières et autres tâches assignées aux fonctionnaires de direction.

95. La vérification des comptes relative aux activités hors siège a été renforcée par la consolidation du groupe des activités décentralisées au siège et par la réorganisation, en trois groupes, du Bureau de l'Inspecteur général:

• Activités décentralisées, dirigées par le commissaire aux comptes en chef;
• Activités au siège, dirigées par un commissaire aux comptes principal;
• Missions consultatives de gestion, également dirigées par un commissaire aux comptes principal.

TABLEAU 1.2-2: RAPPORTS INTERNES SUR LA VÉRIFICATION DES COMPTES, EXAMENS ET SERVICES

96. Des vérifications des comptes, des études et des enquêtes ont été effectuées pour un large éventail d'activités, notamment les suivantes:

• examens des principaux contrats au siège;
• projet de l'Atrium;
• emploi et gestion des services de consultants;
• problèmes informatiques du passage à l'An 2000;
• Programme Monnaies et médailles;
• Programme pétrole contre vivres;
• Programme de coopération technique;
• lutte intégrée contre les ravageurs;
• relations avec le personnel;
• décentralisation;
• accords locaux de vérification des comptes;
• unités administratives de soutien;
• Groupement d'achats du personnel;
• mise en œuvre de Oracle/Atlas;
• enquêtes sur les irrégularités;
• TeleFood;
• planification départementale;
• questions linguistiques;
• Mutuelle de crédit.

97. Par ailleurs, un grand nombre de vérifications des comptes de moindre ampleur ont été effectuées conformément au plan de travail sanctionné par le Directeur général, notamment en ce qui concerne les bureaux régionaux, sous-régionaux et les bureaux dans les pays et les projets de terrain.

Programme 1.2.4: Services juridiques

98. Ce programme, mis en œuvre par le Bureau juridique (LEG), fournit les services juridiques nécessaires à la gestion interne de l'Organisation. Il a continué à veiller à ce que les activités de la FAO soient exécutées sur une base juridique et constitutionnelle rationnelle, conformément aux Textes fondamentaux de la FAO et à son statut d'organisation intergouvernementale du système des Nations Unies. Des conseils juridiques ont été fournis au Directeur général, aux Organes directeurs et aux unités de l'Organisation, ainsi qu'au Programme alimentaire mondial (PAM). Le programme a traité des affaires internationales, comme:

• la rédaction ou l'amendement des traités;
• les mesures que le Directeur général doit prendre en tant que dépositaire des traités;
• les relations avec les gouvernements hôtes et les États où se trouvent les bureaux régionaux et sous-régionaux et les bureaux des représentants de la FAO;
• les accords régionaux et mondiaux auxquels participe la FAO;
• les aspects juridiques des questions de personnel.

99. Le développement des services de documentation s'est poursuivi, pour soutenir le travail juridique de l'Organisation, notamment la page d'accueil du programme.

100. L'attention a porté sur les questions suivantes:

• la Convention phytosanitaire pour l'Asie et le Pacifique, avec les amendements adoptés par le Conseil en novembre 1999;
• l'aide à la négociation de la Convention de Rotterdam sur la procédure de consentement préalable en connaissance de cause (PIC) applicable à certains produits chimiques et pesticides dangereux qui font l'objet d'un commerce international (FAO/PNUE (Programme des Nations Unies pour l'environnement) septembre 1998);
• l'assistance fournie pour renégocier l'Engagement international sur les ressources phytogénétiques;
• les négociations relatives à la nouvelle Commission régionale remplaçant COREPESCA;
• les services de secrétariat fournis à la nouvelle Commission intérimaire sur les mesures phytosanitaires et à la Commission du Codex Alimentarius.

101. Le Bureau juridique a également assuré la direction et les services nécessaires pour certaines questions interdépartementales, notamment en ce qui concerne le droit de l'être humain à la nourriture et le suivi de l'objectif 7.4 du SMA Éthique de l'alimentation et de l'agriculture et personnes déplacées à l'intérieur des pays. Il a également dirigé le Groupe de travail interdépartemental qui a mis au point la stratégie B du Cadre stratégique de l'Organisation (à savoir les politiques et cadres réglementaires).

TABLEAU 1.2-3: BUREAU DU CONSEILLER JURIDIQUE ET SERVICE DES AFFAIRES JURIDIQUES GÉNÉRALES (SELON CERTAINS INDICATEURS)

Programme 1.2.5: Coordination du programme et des opérations

102. La responsabilité de OCD au titre de ce programme est d'assurer la coordination des activités opérationnelles entre les services du siège et les bureaux hors siège. Les autres activités de OCD sont présentées sous le Grand Programme 3.4 et les Programmes 1.3.2 et 3.5.3.

103. Les bureaux régionaux ont assumé des responsabilités accrues pour le programme de terrain, appuyés par les bureaux sous-régionaux. L'organisation du travail, telle qu'elle est fixée dans la Circulaire relative à la répartition des responsabilités et aux relations entre le siège et les bureaux décentralisés de la FAO, a été révisée et mise à jour à la lumière de l'expérience acquise. Le bulletin OCD est publié chaque trimestre sous forme électronique et sur copie papier.

104. Le mécanisme de financement à petite échelle est une innovation qui permet aux représentants de la FAO de répondre rapidement aux besoins techniques immédiats en recourant aux services de consultants locaux. Des lettres relatives à la gestion ont été envoyées deux fois par an aux représentants de la FAO pour leur communiquer l'opinion de l'Organisation sur les performances et les réalisations de leur bureau. Elles ont été bien perçues par les représentants qui la considèrent comme une source utile d'orientations et de retour d'informations.

Grand Programme 1.3: Coordination extérieure et liaison

Réalisations

Programme 1.3.1: Relations extérieures et coordination

105. Ce programme, exécuté sous l'autorité du Conseiller spécial auprès du Directeur général (SAD), s'occupe de la promotion du suivi du Sommet mondial de l'alimentation ainsi que de l'Unité des relations avec le système des Nations Unies (SADN).

106. SADN reste une unité restreinte qui dispose d'un seul fonctionnaire P-5. En septembre 1998, un cadre associé a rejoint l'unité avec un contrat de durée déterminée de deux ans allant jusqu'en septembre 2000.

107. SADN prépare et soutient la participation de la FAO au mécanisme de coordination des Nations Unies, le Comité administratif de coordination (CAC), qui regroupe les chefs exécutifs du système des Nations Unies et de ses organes subsidiaires. Cette unité continue à représenter la FAO au Comité d'organisation et au groupe Sherpa du CAC; elle dispense également des avis sur les positions à adopter au sein des organes subsidiaires du CAC. Durant l'exercice biennal, l'examen des demandes relatives au CAC est resté une des principales tâches de SADN, ce qui montre bien que les organisations et les États Membres des Nations Unies reconnaissent le rôle du CAC comme mécanisme de coordination intersecrétariats au sein des Nations Unies.

108. De nombreuses demandes ont été examinées par SADN. Les demandes extérieures concernaient des informations et des contributions pour des rapports et des activités au sein du système des Nations Unies et émanaient d'autres institutions des Nations Unies. Les demandes internes concernaient des avis de politique générale relatifs aux activités de la FAO entreprises en coordination avec d'autres institutions des Nations Unies et émanaient des unités de la FAO. Ces demandes recouvrent un éventail de questions intéressant l'Organisation, notamment la réforme des Nations Unies, le développement durable et le Sommet du millénaire. Cette unité a assuré la coordination lors des visites à la FAO des chefs exécutifs et des hauts fonctionnaires d'autres institutions des Nations Unies.

109. Cette unité a facilité et coordonné la représentation de la FAO aux réunions externes convoquées par des institutions des Nations Unies, afin de mettre en œuvre la politique de la FAO en matière de participation aux réunions extérieures des Nations Unies, dans le but d'utiliser au mieux les ressources allouées aux voyages officiels.

110. Le centre de documentation et de référence de SADN continue à recevoir, distribuer et archiver la documentation sur le système des Nations Unies. Depuis mai 1999, avec l'introduction du système à disques optiques des Nations Unies, les documents des Nations Unies intéressant la FAO sont téléchargés électroniquement et transmis par courrier électronique aux agents de contact de la FAO. Depuis mai 1999, 953 documents ont été téléchargés et distribués par voie électronique. Durant l'exercice biennal, quelque 5 200 documents des Nations Unies ont été reçus, y compris des copies papier. Les articles concernant les Nations Unies émanant de UN Web, UN Wire et d'autres sources sont triés et ceux qui intéressent la FAO sont distribués chaque jour au personnel concerné. Environ 150 articles sont distribués chaque mois.

TABLEAU 1.3-1: DEMANDES DE RÉUNIONS ET DE DOCUMENTATION DES NATIONS UNIES

*Le recueil des données a commencé en 1998-99

Programme 1.3.2: Bureaux de liaison

111. Le Bureau de liaison avec l'Union européenne et la Belgique (LOBR) à Bruxelles, le Bureau de liaison avec l'Amérique du Nord (LOWA) à Washington et le Bureau de liaison avec le Japon (LOJA) à Yokohama facilitent l'échange d'informations entre les gouvernements et la FAO, tandis que les Bureaux de liaison avec les Nations Unies à New York (LONY) et à Genève (LOGE) entretiennent des liens avec les organisations et institutions associées aux Nations Unies. Ils fournissent des informations sur l'élaboration des politiques générales qui intéressent l'Organisation et soutiennent les groupes de travail et les comités en assurant les services de secrétariat et les fonctions administratives. Leurs activités sont résumées dans des rapports semestriels.