CHAPITRE 5 DU PTB: SERVICES DE SOUTIEN

Grand Programme 5.1: Soutien à l'information et aux publications

Réalisations

Programme 5.1.1: Information du public et soutien aux publications

442. Ce programme, qui est exécuté par la Division de l'information (GII), contribue à la communication avec les gouvernements membres, les partenaires du développement et l'opinion publique sur les activités de l'Organisation, en particulier en diffusant des messages sur le mandat, les priorités et les programmes techniques de la FAO. Les activités de ce programme comprennent notamment:

• le soutien au programme de publications techniques de la FAO;
• la production de matériels imprimés, vidéo, radio et multimédias;
• les relations avec les médias;
• la tenue à jour des pages Internet de la FAO.

Le programme a également absorbé le déficit du Fonds spécial des produits de l'information. Les recettes de la vente des produits de l'information et recettes apparentées de publicité sont créditées à ce Fonds, mais les coûts ont dépassé les recettes de 0,4 million de dollars E.-U.

443. La politique et la stratégie de communication de l'Organisation ont été élaborées en 1998 et publiées en 1999 pour donner des orientations au personnel, y compris les fonctionnaires des départements techniques, sur certains aspects de leurs activités liées à l'information du public. Une attention particulière a été accordée à l'examen et au suivi des plans de communication et de publication des départements et des bureaux régionaux afin d'assurer que les produits d'information soient de la meilleure qualité possible et donnent de l'Organisation une image globale cohérente et appropriée.

444. Relations avec les médias. Les efforts en direction des médias, à savoir la presse, la radio, la télévision et Internet, ont été intégrés afin d'assurer la coordination et la clarté des messages de la FAO. En coopération avec le personnel technique, on s'est efforcé de définir et de mettre en relief les principales activités normatives liées aux préoccupations d'actualité au niveau mondial. Comme indiqué au Tableau 5.1-1, le nombre de communiqués de presse et de rapports et programmes pour la radio a augmenté, tandis que les activités plus coûteuses comme les conférences de presse, les séminaires et les missions de reportage ont été réduites. Il y a eu moins d'articles spécialisés, les agences de presse préférant préparer leurs propres articles, avec l'aide du personnel et des données de la FAO. La Division a privilégié les activités moins coûteuses en direction des médias, et elle a aussi cherché, chaque fois que possible, à travailler en partenariat avec les départements techniques. Les accords de partage des coûts qui en résultent ont permis d'augmenter le nombre de productions vidéo, et la Division a été en mesure de proposer des reportages vidéo à des chaînes de télévision souhaitant élaborer des comptes rendus sur la base des communiqués de presse de l'Organisation.

TABLEAU 5.1-1: ACTIVITÉS D'INFORMATION DU PUBLIC (QUELQUES INDICATEURS)

445. Production de matériels d'information. Des efforts visant à sensibiliser l'opinion publique ont été lancés dans le cadre de la campagne Journée mondiale de l'alimentation/TeleFood, grâce à la production de brochures, opuscules, CD-ROM multimédias interactifs et à un site Internet, comme indiqué au Tableau 5.1-2. L'élément Information du public du site Internet est devenu un outil important afin d'atteindre les audiences cibles et d'ajouter une nouvelle dimension aux campagnes d'information multimédias. La nouvelle technologie digitale et les techniques de production ont accru la quantité et amélioré la qualité des expositions et présentations multimédias de la FAO, comme celles préparées pour la Consultation de haut niveau sur les femmes rurales et l'information. La photothèque digitale, accessible sur Internet, a nettement augmenté l'utilisation, la vente et la connaissance des photographies de la FAO.

Tableau 5.1-2: Matériels d'iNFORMATION (quelques indicateurs)

446. Politiques et soutien en matière de publications. Les changements qui ont suivi l'examen de la structure des publications de la FAO en 1996-97 ont été complétés en 1999 avec la création du Comité de la communication de l'Organisation, en remplacement de l'ancien Comité des publications. Le nouveau Comité supervise l'application de la politique et de la stratégie de communication de l'Organisation. Des comités de la communication et des publications par département et par bureau régional ont été créés pour élaborer des plans dans le cadre de la préparation du Programme de travail et budget. Des représentants de GII sont membres de ces comités et collaborent avec les départements techniques pour formuler et étoffer ces plans de communication et de publications.

447. Avec la création du Comité de la communication de l'Organisation, les catégories existantes de produits d'information ont été révisées pour mieux cibler l'objectif et l'audience des publications de la FAO. Les nouvelles catégories sont les suivantes:

• Sensibilisation: produits d'information destinés à sensibiliser l'opinion, à modifier les politiques et à renforcer la volonté politique;
• Technique: titres destinés à élargir les connaissances techniques sur des questions liées au mandat de la FAO, subdivisés en documents de fond, documents techniques et matériels didactiques, documents par sujet/région/pays et rapports et documents techniques;
• lettres et bulletins d'information: titres destinés à des audiences de spécialistes dans des domaines de programme spécifiques.

448. Les indicateurs du programme des publications de l'Organisation figurent au Tableau 5.1-3. Le premier grand document de sensibilisation de la FAO dans le nouveau système de classification, L'état de l'insécurité alimentaire dans le monde (SOFI), a été publié en 1999 en anglais, arabe, espagnol et français. Rédigé dans un style simple et convivial, ce document a fait appel à des techniques graphiques et de composition pour présenter des informations statistiques de manière attrayante, ce qui a suscité un intérêt considérable de la part des médias. Produit par le Département économique et social et GII, le SOFI donnait les dernières estimations du nombre de personnes souffrant de la faim de manière chronique dans les pays en développement et a présenté les premières estimations comparables jamais publiées concernant le nombre de personnes qui souffrent de la faim dans les pays industrialisés et dans les pays en transition. Les éditions suivantes du SOFI seront des rapports intérimaires réguliers sur les efforts mondiaux et nationaux visant à atteindre l'objectif du Sommet mondial de l'alimentation qui est de réduire de moitié d'ici 2015 le nombre des personnes sous-alimentées dans le monde.

TABLEAU 5.1-3: PUBLICATIONS (QUELQUES INDICATEURS)

449. Les documents concernant les politiques de la FAO publiés au cours de l'exercice biennal visent le rôle normatif de la FAO, le Cadre stratégique de la FAO 2000-2015 et la politique et la stratégie de la FAO pour la coopération avec les organisations non gouvernementales et les organisations de la société civile.

450. Le programme des publications en chinois, en association avec l'Académie chinoise d'agronomie, s'est poursuivi tout au long de l'exercice avec un nombre croissant de titres proposés pour publication en chinois par les départements techniques. Le programme des publications de la FAO dans des langues non officielles de la FAO a été très sollicité et 65 titres ont été publiés dans 26 langues.

451. Au cours de l'exercice considéré, GII a négocié des accords de copublication avec des éditeurs commerciaux, qui ont abouti à la publication de dix titres en 1999. Cette initiative a été prise afin d'accroître la visibilité et la diffusion des titres de la FAO et de faire des économies.

Grand Programme 5.2: Administration

Réalisations

452. Ce Grand Programme couvre la comptabilité, le contrôle financier et les systèmes d'établissement des rapports de l'Organisation; il aide les directeurs de programme et le personnel technique à utiliser les technologies modernes de l'information et il élabore et applique des politiques destinées à assurer que la FAO dispose d'un personnel compétent et motivé.

453. La principale réalisation, à laquelle tous les programmes ont contribué, a été la mise en place des systèmes Oracle et Atlas, pour remplacer FINSYS en tant que principal système financier de l'Organisation. L'introduction de ces systèmes au niveau des départements a commencé. La participation de chacun des programmes est décrite ci-après.

Programme 5.2.1: Services financiers

454. Ce programme couvre l'administration financière assurée par la Division des finances (AFF) et les services financiers connexes des bureaux régionaux. Les systèmes à l'étude au cours de l'exercice précédent ont été mis en place, à savoir Oracle (comptabilité générale, comptabilité des projets, comptes créditeurs et débiteurs et achats) et un nouveau système de voyage, ATLAS. Un système de comptabilité de terrain (FAS) a été introduit pour les bureaux décentralisés. Un module de tenue des comptes et une grande base de données ont été créés pour la prévision et l'établissement de rapports. Étant donné la complexité des changements, l'Organisation a eu des problèmes liés à l'introduction du logiciel et des procédures, mais ces questions sont systématiquement résolues.

455. La mise en place des systèmes a été accompagnée par une formation au siège et dans les bureaux régionaux pour assurer que tous les utilisateurs soient prêts à passer aux nouveaux systèmes. Des manuels ont été publiés donnant des directives sur la comptabilité des activités du Programme ordinaire et des de projets et sur la gestion des comptes d'avances de caisse dans les bureaux décentralisés.

Programme 5.2.2: Services d'informatique

456. L'exercice biennal a vu le renforcement de la Division des systèmes et des techniques d'information (AFI) avec la création de la Sous-Division des services de l'Organisation. Le transfert des responsabilités pour les télécommunications de la Division des services administratifs (AFS) devait intervenir le 1er janvier 1998 mais n'a réellement eu lieu qu'en juillet 1999. Des améliorations ont continué à être apportées aux systèmes FAO tels que le Centre mondial d'information agricole (WAICENT) et aux applications d'Oracle (Tableau 5.2-2). Un soutien a été fourni à la politique de décentralisation de l'Organisation en améliorant l'infrastructure des techniques d'information et des télécommunications de l'exercice précédent dans les bureaux régionaux et sous-régionaux et dans les bureaux de représentants de la FAO. La Division était responsable du projet relatif au passage à l'an 2000, qui assurait l'adaptation des systèmes de la FAO et de l'infrastructure des technologies de l'information au nouveau millénaire.

TABLEAU 5.2-2: SERVICES D'INFORMATIQUE (QUELQUES INDICATEURS)

457. Une aide a été fournie pour les applications administratives et techniques. Les éléments financiers d'Oracle et le système de comptabilité de terrain sont devenus opérationnels en 1999. Une partie des systèmes antérieurs a continué à fonctionner pendant l'installation d'Oracle. Les applications destinées aux systèmes d'informations techniques se sont beaucoup inspirées des technologies Internet en pleine évolution. On continue à enregistrer une croissance considérable des consultations du site Internet de la FAO, en particulier de la base de données statistiques fondamentales de l'Organisation (FAOSTAT).

458. Les technologies de l'information dans les bureaux décentralisés ont été améliorées, en particulier dans les bureaux régionaux et sous-régionaux. Les bureaux régionaux ont été connectés au siège, permettant un accès direct aux systèmes administratifs. Des problèmes de performance des réseaux de communication et des systèmes ont été enregistrés dans certains de ces bureaux, tels les bureaux régionaux pour l'Afrique et pour l'Amérique latine et les Caraïbes, et les problèmes sont à l'étude. Toutes les mesures ont visé à renforcer l'infrastructure déployée en 1996-97, en insistant sur la rapidité, la fiabilité et l'accessibilité. Le système de comptabilité de terrain a été déployé dans les bureaux sous-régionaux/bureaux de liaison et bureaux des représentants de la FAO. Un plan destiné à résoudre les problèmes initiaux est en cours. Le soutien technique et la coordination ont été assurés pour que tous les bureaux soient en conformité avant le passage à l'an 2000.

Programme 5.2.3: Services du personnel

459. Le programme est exécuté par la Division du personnel (AFP). Le Plan d'action pour les ressources humaines adopté par la Direction vise à orienter la Division du personnel non plus sur le traitement de transactions basées sur l'application de règles mais sur des partenariats avec la Direction de l'Organisation. Des initiatives visant la gestion des performances, la planification du remplacement des fonctionnaires partant à la retraite et la restructuration de la Division sont considérées comme prioritaires pour les activités futures d'AFP. Sur la base de techniques de gestion de la qualité totale, des activités ont commencé pour la rationalisation des effectifs et du recrutement. Des problèmes ont été identifiés avec l'aide des parties prenantes, et des solutions et recommandations ont été proposées à la Direction. Plusieurs domaines, notamment le recrutement et la formation du personnel, ont progressé
(Tableau 5.2-3).

TABLEAU 5.2-3: SERVICES DU PERSONNEL (QUELQUES INDICATEURS)

¹Au 31/5/99

460. Le Manuel de la FAO a été converti dans un format compatible avec le système Intranet de la FAO en anglais, espagnol et français. Le Règlement du personnel est aussi affiché sur Intranet; les mises à jour du Manuel seront ajoutées au fur et à mesure. Le Fichier des candidats est diffusé dans les bureaux régionaux et fonctionne dans les Bureaux régionaux pour l'Asie et le Pacifique (RAP) et pour le Proche-Orient (RNE). Dans le Bureau régional pour l'Afrique et dans le Bureau pour l'Amérique latine et les Caraïbes, la configuration des systèmes a commencé. Une proposition d'amélioration du système a été préparée et un accord de principe a été obtenu pour application.

461. Les efforts de la Division visant à donner aux gestionnaires des avis en temps utile sur les relations avec le personnel ont fait baisser le nombre de recours administratifs. Des documents sur les politiques et des documents de synthèse ont été préparés pour les fonctionnaires de direction sur des aspects relatifs au droit du travail. Une coordination a été assurée pour les réaffectations de personnel rendues nécessaires par l'application du scénario budgétaire de croissance nominale zéro, y compris des départs négociés en utilisant l'autorisation donnée par la Conférence d'utiliser 12 millions de dollars E.-U. à cette fin.

462. La Division du personnel a coordonné et supervisé le bilan de 1999 concernant les objectifs de parité pour le cadre organique. À la fin de 1999, la FAO avait atteint dans son domaine le chiffre de 23 pour cent (l'objectif étant de 24 pour cent). Le nombre de femmes du cadre organique est passé de 280 à 311 en 1999. La Division du personnel a suivi l'application du Plan de la FAO pour l'intégration des questions de parité, et contribué au rapport établi pour le Comité du Programme, le Conseil et la Conférence. Cela a permis au Conseil d'adopter une résolution concernant l'application d'un programme de parité à la FAO.

463. La Division du personnel a continué à aider les services décentralisés de personnel des unités administratives de soutien pour l'application du Règlement du personnel. Les groupes du personnel au Bureau régional pour l'Afrique et au Bureau régional pour l'Asie et le Pacifique ont fait l'objet d'une étude pour assurer qu'ils disposent d'effectifs suffisants. Des directives et une formation en matière de services et d'orientation pour les questions de personnel sur Intranet ont été préparées et mises en œuvre. Des améliorations ont été apportées en matière d'information relative à la gestion des ressources humaines, en particulier aux systèmes donnant des informations aux gestionnaires, aux États Membres, aux organes directeurs, et autres intéressés.

464. En collaboration avec les fonctionnaires régionaux, un appui a été fourni pour la décentralisation, la rationalisation des procédures et l'analyse des besoins en personnel. La décentralisation de l'administration et des opérations au Bureau régional pour l'Afrique, grâce à la création de l'unité administrative de soutien et de la sous-division des opérations, est achevée. Cela a entraîné la création de 55 postes et les recrutements correspondants et l'organisation des transferts de personnel entre la Division des opérations de terrain (TCO) et le Bureau régional pour l'Afrique. Les 85 postes d'agents des services généraux du Bureau régional pour l'Asie et le Pacifique ont fait l'objet d'un examen de même que les dotations en personnel des bureaux des représentants de la FAO. Des descriptions de postes génériques pour les Départements des forêts et des pêches et les bureaux décentralisés ont été appliquées.

465. Conformément à l'enquête de 1997 sur les besoins de formation de l'Organisation et pour appliquer les stratégies de l'Organisation telles que définies dans le Cadre stratégique, de nouveaux programmes de valorisation des ressources humaines ont été lancés. Un programme pilote de formation en équipe a été appliqué, conformément à la tendance de l'Organisation à s'orienter vers des opérations interdisciplinaires et la mise en place de partenariats. Des ateliers sur le Cadre stratégique et la planification ont été proposés à toutes les divisions dans la perspective de la préparation du Cadre stratégique sur 15 ans.

466. Un nouveau programme d'orientation du personnel a été mis en place, sur Intranet, sur cassette vidéo et sous forme de manuel pour les superviseurs. Un programme de formation pour l'introduction d'Oracle a été lancé, et celui-ci se poursuivra à titre prioritaire en 2000-01 pour faciliter son utilisation dans toutes les divisions. Une initiative d'enseignement des langues a été poursuivie afin d'améliorer le soutien dans ce domaine, conformément aux objectifs de communication de l'Organisation.

467. Le Plan facultatif d'assurance-groupe vie, accidents et invalidité (GLADI) a fait l'objet d'un appel d'offres et a ensuite été adjugé le 1er avril 1998. Un appel d'offres a été lancé pour sélectionner un actuaire-conseil; la personne retenue a commencé en avril 1999 une étude détaillée du Plan d'assurance médicale.

468. Le Service médical a intensifié ses activités en matière de prévention et de promotion de la santé et achevé la mise au point de la planification et des activités préliminaires en vue de nouveaux services. Les fonctions traditionnelles prévues dans les statuts de l'Organisation ont continué d'être assurées.