Sección 4
Definición de la organización
Son muchos los beneficios económicos de la cooperación intergrupal, entre los cuales figuran un menor costo de los insumos agrícolas, mejores precios para los productos, una mayor capacidad para solucionar los problemas comunes y más poder de mercado para alcanzar objetivos económicos. Sin embargo, para que la cooperación intergrupal sea eficaz, se debe contar con motivaciones sólidas y con una buena organización y administración.
No hay ningún modelo universal de AGPA. El modo en que una asociación intergrupal se organiza y administra sus asuntos debe ajustarse a las capacidades y necesidades peculiares de sus grupos asociados. El tipo de servicio que la AGPA desea proporcionar a sus miembros también repercute en el modo en que está organizada. Por ejemplo, es posible que una AGPA que se ocupa de mercadeo en grandes cantidades esté organizada de manera diferente de otra que se encarga de ahorro y crédito.
Al comienzo, la estructura de la AGPA será bastante sencilla y en general habrá un representante por cada grupo asociado y un Presidente o líder de la AGPA quien conducirá las reuniones y dirigirá la asociación. Pero, a medida que las actividades y los servicios a los miembros empiecen a ampliarse, aumentarán también las responsabilidades de los líderes de la AGPA. Más tarde tal vez sea necesario que estos últimos deleguen algunas de sus tareas y responsabilidades a otros, o bien que se establezcan grupos de trabajo especiales o comités de servicios para que administren las actividades con mayor eficacia.
Una AGPA es creada y financiada por todos y cada uno de los miembros de sus grupos asociados, que constituyen la composición de base de la asociación. La finalidad de esta última es proporcionar a sus miembros servicios y beneficios de valor. De esta manera, el conjunto de los miembros posee a su asociación y en definitiva son los propios miembros quienes deben controlarla. Los miembros asociados individuales - a quienes a veces se les llama Asamblea General de los Miembros - ejercen el control mediante reuniones periódicas con la administración de la AGPA y, más frecuentemente, por conducto de sus representantes de grupo.
La Asamblea General de los Miembros incluye a todos y cada uno de los miembros individuales de los grupos asociados a la AGPA. Por ejemplo, en una AGPA que represente a seis grupos, cada uno con un mínimo de cinco y un máximo de 15 miembros, la Asamblea General de los Miembros comprenderá entre 30 y 90 personas. En caso de que la AGPA sea más grande y represente, por ejemplo, a 10 grupos, el número total podrá ser de 150 personas.
La responsabilidad principal de la Asamblea General es reunirse periódicamente para determinar la política general de la AGPA. Esta Asamblea suele aprobar o enmendar la constitución de la AGPA, elegir a sus líderes, adoptar decisiones acerca de la cuota que han de abonar los miembros o de la distribución de las ganancias a fin de año, y examina los resultados de la asociación. Durante las reuniones los miembros examinan las actividades en curso y la situación financiera vigente, debaten sobre las mismas, interrogan al respecto a los funcionarios competentes y presentan, para su aprobación o modificación, propuestas relativas a actividades futuras.
Celebrar una Asamblea General de los Miembros significa reunir a muchas personas al mismo tiempo y mantener debates que pueden llevar bastante tiempo. Es por esto que las reuniones de la Asamblea General suelen celebrarse no más de una o dos veces por año.
La Asamblea General de los Miembros elige a un Equipo de Gestión, es decir, a los líderes a quienes confía la gestión diaria de la AGPA. Este equipo está constituido por lo general por el Pre sidente, un Secretario y un Tesorero. En las AGPA más grandes también es conveniente elegir a un suplentes por cada puesto, es decir, un Vicepresidente, un Vicesecretario y un Vice te so rero, en caso de que el funcionario principal se enferme o no esté disponible por algún otro motivo.
Para asegurar cierta continuidad en la dirección de un año a otro, evitando que se produzca un cambio total cada año, la duración del primer mandato de cada funcionario podrá variar de modo que las elecciones de los funcionarios no coincidan todas en la misma fecha.
Dado que la Asamblea General de los Miembros se reúne una o dos veces por año solamente, es aconsejable crear un órgano de adopción de decisiones más pequeño que asista al Equipo de Gestión en las tareas diarias de la AGPA. Este órgano, al que llamaremos la Junta de la AGPA, suele estar integrado por al menos un representante elegido por cada grupo asociado. En una AGPA constituida por cinco grupos, por ejemplo, la Junta estará integrada al menos por cinco representantes (un representante por cada grupo), elegidos por un período de un año o menos. En general cada grupo está representado en la Junta por su Presidente más sus Secretario o Tesorero. Cada representante de grupo está elegido para representar y defender los intereses de su propio grupo en las reuniones de la Junta y las actividades de la asociación.
La Junta de la AGPA deberá reunirse al menos una vez al mes. Es conveniente que las reuniones se celebren siempre el mismo día de la semana, por ejemplo, el primer lunes de cada mes, o bien cada lunes si es necesario celebrar reuniones más frecuentes. Las reuniones deberán programarse en horarios fijos y su programa deberá distribuirse con antelación de modo que todos los miembros sepan qué temas se examinarán.
El lugar de la reunión será central respecto de la zona que abarca la AGPA. Sin embargo, para que haya una mayor transparencia en los asuntos de la asociación, los grupos podrán decidir hospedar la reunión en su aldea o caserío, en régimen rotatorio.
A medida que la AGPA se desarrolle y amplíe sus actividades, será necesario asignar algunas tareas especializadas a otros miembros, grupos de trabajo o comités de servicios. Los grupos de trabajo podrán aliviar la carga de trabajo del Equipo de Gestión y permitirle así disponer de más tiempo para tomar decisiones importantes en materia de gestión. Los grupos de trabajo podrán tener carácter temporal o permanente, pero para que funcionen de manera satisfactoria es necesario que tengan un mandato y unos objetivos bien definidos. (Para más detalles véanse las secciones 1 y 2 de la Parte B).
El éxito de una AGPA depende en gran medida de las capacidades y las dotes directivas del Equipo de Gestión y los miembros de la Junta. Por esto, los representantes de los grupos y los líderes de la AGPA deben elegirse con atención. ¿Qué cualidades deben poseer estas personas?
Los representantes de los grupos son elegidos para que defiendan los intereses de su propio grupo dentro de la AGPA. Así pues, deben ser honrados, tener una buena capacidad de comunicación y haber adquirido alguna experiencia en materia de gestión de grupos.
Las personas elegidas para el Equipo de Gestión deberán poseer las mismas cualidades pero también tener una visión más amplia que los demás. Deberán merecer respeto, saber lograr el consenso, manejar los conflictos que surjan entre los grupos, y tener una vasta experiencia en materia de gestión. Por ejemplo, el Presidente de una AGPA tendrá cierta experiencia en el trato con las autoridades locales y otras importantes entidades no asociadas. En las primeras fases de desarrollo de una AGPA tal vez la alfabetización no sea indispensable para este puesto, aunque sí lo será a largo plazo.
El Secretario debe poseer conocimientos básicos en materia de organización, saber leer y escribir y ser capaz de mantener actas minuciosas de las deliberaciones de la AGPA. El Tesorero, evidentemente, deberá estar familiarizado con los números y saber hacer adiciones, sustracciones, multiplicaciones y divisiones sencillas.
Siempre se contrae algún gasto para hacer funcionar una AGPA, como por ejemplo los que se efectúan para comprar papel, bolígrafos y libros registros. Tal vez el Tesorero de la asociación tenga que comprar un boleto de ómnibus para ir al banco local a abrir una cuenta. Es posible que deban realizarse algunas pequeñas inversiones para emprender una actividad generadora de ingresos. A fin de sufragar estos gastos, la AGPA requiere por lo general que los grupos asociados abonen una especie de cuota de asociación. Esta cuota podrá pagarse una vez por año o mensualmente.
Además, la AGPA podrá pedir a sus miembros que paguen un cargo por el uso de un determinado servicio de la asociación. Por lo general todos los grupos pagan el mismo cargo, pero la Asamblea General de la AGPA podrá optar por un sistema proporcional en el cual la magnitud del cargo se base en la medida en que un grupo utiliza el servicio (para mayores detalles, véase la sección 1 de la Parte B).
Otro aspecto que cabe recordar aquí es que las cuotas de asociación y los cargos por servicios proporcionan ingresos que la AGPA utiliza luego para atender a sus miembros. Cuanto mayor es el nivel de solidaridad y de ingresos, más sólida es la AGPA.
En la mayor parte de las AGPA, las decisiones de la Junta se toman por consenso y no se permite a ningún grupo individual adoptar una postura de predominio. Los representantes de los grupos en el seno de la Junta tienen solamente un voto cada uno, independientemente del tamaño o la importancia del grupo. Se trata del principio resumido en el lema "un grupo, un voto".
A la hora de crear una AGPA es aconsejable vincular el derecho de voto con el pago regular de las cuotas de asociación y los cargos por servicios. En otras palabras, si un grupo no paga pierde el derecho de voto. En las AGPA que funcionan bien, los grupos asociados aprenden a repartir en igual medida los costos de las actividades colectivas. En el ámbito de la AGPA no hay lugar para los aprovechadores.
A medida que las actividades de la asociación se amplíen, es posible que uno de loss representantes de los grupos en el ámbito de la Junta vaya haciéndose cargo en medida creciente de las tareas diarias de gestión de la AGPA y tenga menos tiempo para dedicarse a sus propias tareas dentro del grupo. En este caso, el grupo podrá elegir a un Presidente sustituto.
Las decisiones de la AGPA se adoptan de tres maneras, a saber:
La composición de base - que actúa ya sea directamente por conducto de la Asamblea General de los Miembros, o bien indirectamente, a través de sus representantes elegidos para la Junta de la AGPA - tiene la función de asegurar que los líderes y representantes elegidos actúen correctamente y hagan un buen trabajo. De no ser así, tienen derecho a sustituirlos por otros que se desempeñen mejor ya que, en definitiva, los líderes se eligen para que atiendan a los intereses de los grupos y no a los propios intereses.
En el proceso intergrupal de adopción de decisiones se encuentran menos obstáculos cuando todos reconocen las mismas normas y procedimientos. Si los grupos asociados no consiguen acordarse sobre los procedimientos, la AGPA tomará decisiones de manera desorganizada y contradictoria. Es posible que trate de tomar todas las decisiones de la AGPA un grupo dominante, o incluso que la asociación se desmembre. Se debe alentar a los grupos a que establezcan procedimientos democráticos y eficaces para la adopción de decisiones. Esto puede realizarse en cuatro etapas:
Etapa 1. Los grupos identifican los tipos de decisiones que adoptarán juntos.
Etapa 2. Los grupos tienen que determinar el valor que atribuyen a la equidad y la eficacia. A largo plazo, los procedimientos democráticos permitirán a la AGPA obtener mejores resultados en el logro de sus objetivos. Sin embargo, también podrán frenar el proceso de toma de decisiones. Suponga, por ejemplo, que la Junta de la AGPA tenga que adoptar una decisión rápida pero que un representante de un grupo no esté presente. ¿La Junta deberá esperar a que éste vuelva, y correr el riesgo de perder una oportunidad económica? El PI facilitará a los grupos algunos ejemplos de situaciones que pueden producirse y les preguntará qué harían ellos en esos casos. De esta manera los grupos estarán preparados para afrontar eventuales circunstancias análogas concretas.
Etapa 3. El PI ayuda a los grupos a elegir un método de adopción de decisiones. Hay muchas distintas maneras de llegar a tomar una decisión. A continuación se indican las principales:
Etapa 4. Una vez que los grupos interesados se hayan acordado sobre los procedimientos, es necesario registrar en una escritura estos procedimientos y los objetivos básicos que se pretende alcanzar con la AGPA. La escritura final deberá leerse en voz alta y examinarse con todo el grupo de modo que todos puedan oír y comprender el contenido. De este modo es más probable que los miembros se adhieran a los objetivos y procedimientos fijados.
Las AGPA son organizaciones relativamente grandes. Su unidad básica para la toma de decisiones es el grupo afiliado, en lugar de los miembros individuales de cada grupo. La mayoría de las decisiones a nivel de AGPA vienen tomadas por los representantes elegidos en cada grupo. Al igual que los miembros del parlamento, los representantes de la Junta de la AGPA están ahí para defender los intereses de las personas a las que representan. De esta manera, la toma de decisiones es más indirecta: un representante del grupo en una reunión de la Junta de la AGPA "decide" en nombre de los miembros de su grupo.
¿Es necesario contar con normas y procedimientos escritos?
Las familias establecen normas para reducir al mínimo las discusiones dentro del hogar. Los grupos más grandes, como las AGPA, hacen exactamente lo mismo. Siempre resulta oportuno establecer algunas normas y procedimientos uniformes para elegir a los líderes, definir derechos y responsabilidades, organizar las reuniones y adoptar decisiones.
Dado que a menudo los miembros olvidan cuáles son las normas, es oportuno dejar constancia de éstas por escrito. Por lo general, en una fase temprana de desarrollo, las AGPA elaboran una constitución o conjunto de normas propios, que luego someten a la aprobación de la Asamblea General de los Miembros. Si más tarde se hace necesario modificar la constitución, ésta puede "enmendarse" mediante una reunión especial de la Asamblea General.
