CAPÍTULO 6: SERVICIOS COMUNES

553. Este capítulo abarca los costos de los servicios comunes, tales como los de correo y valija diplomática, distribución de documentos, archivos y registros, compras, mantenimiento de edificios y seguridad en la Sede, que se hallan bajo la administración de la Dirección de Servicios Administrativos (AFS). También incluye costos similares de servicios comunes en las Oficinas Regionales y Subregionales.

Variaciones de los recursos

554. Como se ha explicado en el capítulo precedente, y se indica más detalladamente en los correspondientes subprogramas siguientes, los cambios en los recursos se deben principalmente a transferencias del Programa principal 5.2.

Servicios para los usuarios de documentos, registros centrales y comunicaciones

555. El Subprograma 6.0.0.1 comprende el correo, la valija diplomática, la distribución de documentos y los archivos. Con la introducción del Sistema digital de gestión de registros, el Grupo de Archivos está atendiendo progresivamente las necesidades del mantenimiento constante de los archivos digitales.

Mantenimiento de edificios

556. La primera prioridad de este Subprograma es sufragar los gastos de los servicios y las obras necesarias de mantenimiento en curso, con inclusión de la limpieza, la renovación y la restauración. También está incluido el trabajo importante de mantenimiento realizado de una sola vez en los edificios y las instalaciones técnicas auxiliares. Como en el pasado, la consignación presupuestaria para las obras principales de mantenimiento y mejora de la infraestructura sigue siendo limitada. Para la mejora de la infraestructura se depende, más que nunca, de la ayuda del Gobierno Italiano y de otros gobiernos o empresas donantes. Las actividades principales serán el seguimiento de la construcción de la nueva biblioteca y otras obras importantes en los edificios A (reestructuración para cumplir las normas de seguridad de la UE) y D (aire acondicionado e instalaciones sanitarias), todas las cuales son financiadas por el país anfitrión, y la ejecución de trabajos importantes (p.e. señalización e indicaciones en los edificios, sistemas de detección y extinción de incendios y la mesa para la distribución de documentos de reuniones).

Compras

557. El Subprograma 6.0.0.3 incluye el Servicio de Compras (AFSP), que utiliza instrumentos de compra o contrata para la convocatoria de licitaciones nacionales e internacionales y las actividades de compra conexas para los programas ordinario y de campo. Debido al trabajo de emergencia, las funciones de compra se han ampliado considerablemente y se prevé que continuará habiendo un alto nivel de actividades. El Servicio seguirá ayudando a las oficinas descentralizadas en la realización de actividades de compras. Durante el bienio 2002-03, se seguirán controlando los procedimientos operativos y se llevarán a cabo las modificaciones necesarias con arreglo a los requisitos de las aplicaciones de Oracle y el Sistema de Contabilidad sobre el Terreno (FAS). Además, el Servicio examinará e intentará aprovechar los aumentos de eficiencia que se puedan obtener de un uso mayor de Internet y otros instrumentos. Hay también una transferencia de responsabilidad de la Dirección de Finanzas (AFF) al Servicio de Compras en lo que concierne al pago de facturas.

Seguridad y transporte

558. Este subprograma comprende la protección de las personas, los bienes y las instalaciones de la Sede y la coordinación correspondiente con las autoridades gubernamentales. También están incluidos la prevención de incendios y el transporte oficial local. Todas las funciones relacionadas con la emisión de tarjetas de acceso, de las que se ocupaba antes la Dirección de Asuntos de la Conferencia y el Consejo y de Protocolo (GIC), se han centralizado en la Subdirección de Seguridad y Transporte. Una de las actividades principales será el desarrollo de nuevos planes de seguridad que tengan en cuenta las oportunidades que las mejoras infraestructurales y las nuevas tecnologías puedan ofrecer, haciendo especial hincapié en la prevención de incendios.

559. Este Subprograma comprende ahora toda la oficina del Director, AFS, que en parte se sufragaba con el Capítulo 5, Servicios de Apoyo. La Oficina del Director está plenamente empeñada en las masivas operaciones de compra en Irak, en el seguimiento necesario de importantes proyectos de infraestructura en la Sede, y en la ampliación de las actividades para atraer a patrocinadores.