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102º períodos de sesiones |
Roma, 5-9 de mayo de 2003 |
Informe de las actividades de la Oficina del Inspector General en el año 2002 |
Para información de los Miembros del Comité de Finanzas, se adjunta el informe sobre las actividades anuales de la Oficina del Inspector General en el año 2002.
Párrafos | ||||
I. |
1-3 | |||
II. |
Asuntos de especial importancia | 4-45 | ||
III. |
Operaciones de auditoría | 46-47 | ||
A. |
ACTIVIDADES DE LA SEDE | 48-50 | ||
B. |
ACTIVIDADES DESCENTRALIZADAS | 51-53 | ||
C. |
MISIONES E INVESTIGACIONES ESPECIALES | 54-57 | ||
IV. |
Operaciones del Grupo de Bancos Licitantes | 58-59 | ||
V. |
Actividades de gestión | 60-65 | ||
Anexo A - |
Comparación entre las actividades realizadas en 2002 y las actividades previstas |
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i) |
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ii) |
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iii) |
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Anexo B - |
Principales recomendaciones y estado de aplicación |
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i) |
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ii) |
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iii) |
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Anexo C - |
i) |
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ii) |
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1. Este es el séptimo informe sobre las actividades anuales de la Oficina del Inspector General. Cuando se preparó el primero de ellos en 1995, su objetivo era presentar al Director General un resumen del trabajo realizado por la Oficina del Inspector General. A partir de 1996, el Director General ha puesto los informes anuales de la Oficina a disposición del Comité de Finanzas, a fin de permitir a sus miembros examinar la naturaleza de la labor llevada a cabo por la Oficina. Esta iniciativa fue acogida muy favorablemente y se ha convertido en un tema permanente de su programa para los períodos de sesiones de mayo. El informe se entrega a la Secretaría del Comité para su traducción y distribución al mismo tiempo que se presenta al Director General.
2. El informe anual ha suscitado intensos debates en el Comité de Finanzas y de vez en cuando se han presentado sugerencias para mejorar su presentación. Éstas se han aceptado cuando ha sido posible. Durante 2002, el Auditor Externo presentó también observaciones con el fin de mejorar el informe anual de la Oficina. Las propuestas fueron examinadas por el Comité de Finanzas y, por ello, en el informe actual se facilita información más detallada sobre la aplicación de las recomendaciones y sobre la labor realizada, en comparación con las previsiones.
3. En 2002, la Oficina publicó un total de 59 informes. Pueden verse clasificados por grupos de organización, en el Anexo A, en el que se compara la labor realizada con la prevista para ese año. Las principales recomendaciones de los informes aparecen esbozadas en el Anexo B, junto con algunas observaciones sobre al estado de aplicación. La situación de la plantilla figura en el Anexo C. El trabajo de la Oficina se llevó a cabo sin superar la asignación neta (2 157 700 de dólares EE.UU.) prevista para el segundo año en el Programa de Labores y Presupuesto correspondiente al bienio 2002-03.
4. En esta sección se exponen diversos asuntos de los que se ha ocupado la Oficina en el año 2002 y se presenta un resumen de las medidas adoptadas en diversos niveles de la administración en respuesta a los problemas observados.
5. La Carta para la Oficina del Inspector General está ahora recogida en el Manual Administrativo de la Organización. La Carta también ofrece al Inspector General la oportunidad de presentar, a su discreción, cualquier informe concreto al Comité de Finanzas, cuando considere que la administración superior no ha conseguido abordar de manera apropiada cualquier cuestión planteada. Tampoco este año se ha dado esa situación.
6. Los auditores internos situados en las Oficinas Regionales, con ayuda de misiones de auditoría procedentes de la Sede, prestaron especial atención al control interno de estas oficinas, así como a los resultados generales de la gestión. En los exámenes se tuvieron en cuenta la capacidad de gestión financiera, administrativa y operativa, las actividades de formulación de programas, el programa de labores y presupuesto, las responsabilidades y relaciones, los sistemas de tecnología de la información, la tramitación de los viajes, las actividades de adquisición y las cuestiones de personal, incluida la dotación de personal, la contratación y los servicios. En general, cuando se formularon recomendaciones específicas sobre medidas correctivas, los distintos niveles de gestión adoptaron las medidas oportunas para resolver las cuestiones planteadas.
7. En 2002, se examinaron también los procedimientos de transferencia para los representantes regionales de RNE y RAF.
8. Se llevaron a cabo varias misiones de auditoría en países concretos, de acuerdo con el plan de auditorías. Coincidiendo con las misiones de auditoría a las Representaciones de la FAO, los auditores suelen programar exámenes de proyectos concretos, a menudo proyectos del Programa de Cooperación Técnica y proyectos en el marco del Programa Especial para la Seguridad Alimentaria. En general, el ámbito de las actividades comprende el entorno de control interno en el país y en las oficinas del proyecto. En particular, se aborda una gran variedad de cuestiones financieras, administrativas y de personal, así como las relaciones con los gobiernos anfitriones, los donantes y otras cuestiones de enlace. La administración local se ha mostrado atenta a las recomendaciones de auditoría y los responsables de la Sede han actuado también en consecuencia.
9. Como en muchos países han puesto en práctica nuevos mecanismos operacionales, las actividades de auditoría en las representaciones de la FAO trataron cada vez más de evaluar la capacidad de gestión operacional, las actividades de formulación de programas y el apoyo recibido por las oficinas de los países para el desempeño adecuado de las nuevas responsabilidades.
10. En 2002, se señalaron importantes cuestiones relativas a las operaciones del programa de campo y los mecanismos financieros de los proyectos de ejecución nacional. En respuesta a las oportunidades de desarrollo y con el fin de mejorar la ventaja comparativa de la FAO, se formularon recomendaciones para reforzar la capacidad de las Representaciones en términos de personal, mecanismos bancarios y sistemas de contabilidad y tecnología de la información. De la misma manera, se insistió en la necesidad de mejorar los mecanismos operacionales y los controles internos.
11. La administración, tanto sobre el terreno como en la Sede, recibió positivamente estas recomendaciones. Se han adoptado medidas correctoras siempre que ha sido posible o se están adoptando o estudiando activamente. Fraude real o presunto.
12. El Grupo de Auditores Externos de las Naciones Unidas, los Organismos Especializados y el Organismo Internacional de Energía Atómica formularon una definición del fraude, que se remitió al Comité de Finanzas en el informe sobre las actividades del año 2001. Los casos señalados al Auditor Externo para el bienio 2000-01 fueron revisados teniendo en cuenta la definición del Grupo. No se formularon observaciones adicionales y, desde la perspectiva de la auditoría, los casos se consideran cerrados.
13. El Auditor Externo recomendó en concreto que se llevara a cabo otro examen de los controles internos acerca de la utilización de los recursos de la Organización. En este sentido, se ha contratado a un consultor especializado para que ayude a establecer una nueva metodología de evaluación del riesgo, y con este instrumento se volverá a examinar el tema en la primera mitad de 2003.
14. En 2002, se publicó un informe relativo a la pérdida de 34 300 dólares EE.UU. en una Representación de la FAO, como consecuencia de una conversión fraudulenta de cheques destinados a acreedores de buena fe. El fraude se perpetró a lo largo de varios años. El funcionario implicado fue despedido de la Organización y las posibilidades de recuperación se consideran remotas.
15. En agosto de 2002, el personal de otra Representación de la FAO descubrió que el ayudante administrativo recientemente cesado había falsificado el nombre del beneficiario de seis cheques y los había presentado al cobro. La Oficina emprendió una misión en noviembre de 2002 y ha comprobado que, en el curso de dos años, el funcionario había falsificado más de 70 cheques, inicialmente destinados a diversas industrias nacionalizadas, compañías privadas y consultores. Este examen está todavía en curso, pero es probable que la pérdida final oscile entre 50 000 y 60 000 dólares EE.UU. Los resultados completos de esta investigación se comunicarán en 2003.
16. Ambos casos obligarán a introducir mejoras en el entorno de control interno de las oficinas descentralizadas de la FAO, en general, así como en las actividades de supervisión, separación de funciones, gestión de los recursos en efectivo, conciliaciones bancarias e información financiera, en particular. La administración está considerando ahora estas materias. Esos dos casos concretos plantean también preocupaciones acerca de la calidad de la labor de algunos de los auditores locales. Esta preocupación se consideró detenidamente durante el reciente examen especial del plan de auditoría local, y se analiza más detalladamente en otro lugar del presente informe.
17. En opinión de la Oficina Jurídica, ambos casos ponen de manifiesto los límites objetivos de las facultades de la Organización para investigar cuestiones concretas más allá de un cierto punto, bien porque las investigaciones se refieren a personas que ya no están al servicio de la Organización, o a terceros, o porque se trata de hecho que se produjeron totalmente al margen de la FAO y sobre los que ésta no tiene ningún control. En tales casos, el Director General “no tiene las facultades policiales de investigación necesarias para determinar” los hechos de forma completa. Por ello, la FAO está poniéndose en contacto con las Naciones Unidas a fin de tener información detallada sobre el planteamiento y los criterios que se deben adoptar en tales situaciones, con especial referencia al grado de intervención de especialistas locales o autoridades policiales en las investigaciones de las Naciones Unidas. En términos generales, se trata de un tema complejo y delicado que puede entrar en conflicto con la inmunidad de la Organización.
18. El Programa de petróleo por alimentos sigue siendo objeto de gran atención en las auditorías y de máxima prioridad para la Organización. A lo largo de 2002, estuvo en activo un auditor residente en Iraq. Además, el auditor interno con sede en El Cairo asumió responsabilidades adicionales en esta esfera. La supervisión global de este programa es competencia del grupo de misiones e investigaciones especiales de la Sede.
19. La Oficina publicó durante 2002 ocho informes específicos relativos a diversos asuntos, como se indica en el Anexo A iii). Se formularon recomendaciones para mejorar los procedimientos y prácticas de contratación local así como los métodos para evaluar las licitaciones y seleccionar a los vendedores. Se formularon recomendaciones adicionales para mejorar la gestión de inventarios de bombas de pozos profundos y del equipo en general, mejorar los métodos de salvaguardia de los activos y establecer determinados mecanismos para abordar mejor las cuestiones relacionadas con los recursos humanos. Estas recomendaciones continúan recibiendo buena acogida entre los administradores sobre el terreno así como en la Sede y entre las autoridades competentes de la Sede de las Naciones Unidas en Nueva York. Se han emprendido ya las medidas complementarias pertinentes, o se van a emprender de inmediato o al menos está siendo objeto de activa consideración.
20. En 2002, la FAO estableció una Representación en Afganistán y se contrató un Representante de la FAO. En noviembre de 2002, el programa de campo estaba integrado por 34 proyectos operativos, con un presupuesto aproximado de 38 millones de dólares EE.UU.
21. Se están realizando ya numerosos actividades y se han puesto en marcha mecanismos para atender las necesidades de auditoría del programa para Afganistán. Dadas las expectativas de desarrollo del programa de campo, se ha aprobado el establecimiento de un puesto de auditor interno residente en Kabul. Se ha contratado un consultor de auditoría por un período inicial de seis meses y un auditor de plena dedicación ocupará su cargo a finales de 2003. Mientras tanto, el auditor interno ha enviado una misión de auditoría, que tendrá como sede Bangkok. La supervisión general de estas actividades es competencia del grupo de actividades descentralizadas.
22. En 2002, examinamos por cuarta vez, en Barbados, el programa de la garrapata Amblyomma variegatum en el Caribe. Por su visibilidad y volumen financiero, este programa es una de las actividades de proyecto más importantes en la zona del Caribe. El último informe presentado en enero de 2003 destacaba la necesidad de mejoras en los mecanismos de supervisión y se pedía una mayor justificación de la propuesta de traslado de la base del proyecto a Antigua.
23. En la actualidad, el programa se gestiona desde Santiago, aunque esta Oficina considera que sería más fácil asumir las responsabilidades de gestión desde Barbados. Ello estaría en consonancia con la política de descentralizar las operaciones y aproximarlas al lugar de ejecución. Además, se ha observado que la eficiencia de gestión y la facilidad de contacto con los responsables de la ejecución podrían aumentar notablemente si el oficial encargado del proyecto en el país estuviera dentro de la subregión. Todo este tema está siendo actualmente objeto de examen por parte de la administración.
24. En 2002, la Oficina realizó un examen de la incorporación de la perspectiva de género con el fin de evaluar el proceso utilizado por la Organización para preparar el tercer plan de acción sobre género y desarrollo para 2002-2007. La incorporación de la perspectiva de género es una de las 16 esferas prioritarias para la acción interdisciplinaria (EPAI) señaladas en el Plan a Plazo Medio de la FAO para 2002-2007.
25. En general, hemos comprobado que los procedimientos y prácticas adoptados para desarrollar el nuevo plan de acción son razonables y están en conformidad con los requisitos de la Organización y del Comité del Programa. No obstante, descubrimos algunas esferas donde es posible introducir mejoras y formulamos varias recomendaciones para mejorar la identificación, cuantificación y seguimiento de los resultados, la utilización de las bases de datos, la capacitación, la coordinación entre la Sede responsable y las dependencias descentralizadas y los procedimientos de asignación presupuestaria. Nos complace señalar que las recomendaciones han recibido la debida atención por parte de la administración.
26. Esta área ha sufrido los efectos de la escasez de recursos financieros en la FAO durante los últimos bienios. Nuestro examen reveló que la planificación de la recuperación después de las catástrofes es insuficiente y que las iniciativas se llevan a cabo de forma poco coordinada. Las políticas oficiales elaboradas hace un decenio no se han actualizado nunca. En caso de catástrofes, la recuperación dependería de la competencia del personal de la Dirección de Sistemas y Tecnologías de la Información para improvisar las medidas necesarias en las difíciles condiciones del momento. En este contexto, existe la preocupación de que la FAO no pueda recuperar un nivel aceptable de actividad en un período de tiempo razonable y los efectos en las operaciones y el costo correspondiente podrían ser muy considerables.
27. Se recomendaba, con carácter urgente, un planteamiento más dinámico de planificación de la recuperación para casos de catástrofe, que incluiría la aplicación de un plan integrado de recuperación después de catástrofes, en el contexto de un marco de tecnología de la información para toda la Organización. Se instaba a la dirección responsable a que se ocupara de este tema con el rigor necesario a través de los cauces adecuados (Comité de Gestión y Tecnología de la Información) con el fin de obtener los recursos financieros necesarios. Como consecuencia de este examen, hay ahora una conciencia más clara sobre el posible problema, y la cuestión será abordada por esta Oficina en 2004, para determinar qué medidas concretas se han adoptado en este terreno.
28. Con la publicación del informe general sobre cuestiones normativas, la Oficina concluyó su examen global acerca de la utilización de las cartas de acuerdo iniciado en 2001. Las cartas de acuerdo se firman con instituciones gubernamentales, regionales, intergubernamentales, paraestatales y sin fines de lucro en general, conocidas como organizaciones receptoras, para la prestación de servicios concretos u otras actividades previamente especificadas. Con un volumen de compromisos de más de 22 millones de dólares EE.UU. en el año 2002, las cartas de acuerdo representan un desembolso sustancial para la Organización.
29. Observamos que las justificaciones para la selección de organizaciones beneficiaras concretas casi nunca estaban documentadas, que el nivel de seguimiento o evaluación de las actividades previstas era mínimo y que el control financiero era muchas veces inadecuado. Se manifestó la preocupación de que los usuarios no siempre cumplieran los reglamentos aplicables y, en los pocos casos en que manifestamos una opinión sobre la eficacia en función de los costos, observamos que el valor atribuido al valor en cuestión era algo inferior al monto pagado.
30. Si bien se llegó a la conclusión de que el Manual Administrativo de la FAO representa un marco razonable para la utilización de las cartas de acuerdo, es preciso todavía revisar algunos aspectos y el alcance de su aplicación. En particular, se señalaron las siguientes esferas: aclaración de las funciones y rendición de cuentas del personal de la FAO que participa en el proceso (es decir, los funcionarios que toman la iniciativa, se encargan de la certificación o el seguimiento, los funcionarios responsables y los notarios autorizados); establecimiento de una función de seguimiento de las cartas de acuerdo que sea independiente y cuente con recursos suficientes; clara atribución de las atribuciones de las oficinas descentralizadas en este proceso. Para resolver todas esas preocupaciones y prestar mayor atención a las mejoras en las secciones del Manual propuestas en el informe de auditoría, se recomendó que el Departamento de administración y finanzas tome la iniciativa de establecer un grupo de trabajo adecuado integrado por los distintos departamentos usuarios así como por otras unidades interesadas, en particular, la Oficina del Asesor Jurídico. El objetivo primordial sería establecer el marco administrativo más idóneo para este instrumento e identificar las unidades responsables de la administración.
31. Las direcciones utilizan contratos de autor para contar con la participación de escritores técnicos, editores técnicos, ilustradores, traductores, revisores, mecanógrafos, correctores de pruebas, editores, diseñadores y expertos en edición electrónica con el fin de preparar el material destinado a las publicaciones o documentos de la FAO. En 2002, se gastaron en este tipo de contratos 9,8 millones de dólares EE.UU.
32. La Oficina examinó el uso de este instrumento en toda la FAO para dar garantías a la administración de que se está utilizando de forma adecuada y sensata. Se prepararon informes concretos para siete departamentos, además de un informe general.
33. Se observó que, en términos generales, las direcciones siguen proseguimientos y prácticas adecuados para la utilización de este instrumento contractual. No obstante, se identificaron algunas esferas en que era posible introducir mejoras y se formularon recomendaciones para una mejor segregación de funciones, la preparación de un historial de tarifas para las personas contratadas anteriormente, la necesidad de mejorar los informes sobre excepciones, los controles sobre las pertinentes advertencias del sistema informático, la evaluación de los resultados de los individuos contratados así como orientaciones y procedimientos más actualizados y completos.
34. Las recomendaciones fueron bien recibidas por los distintos departamentos, que se comprometieron a hacer todo lo posible para garantizar la utilización adecuada de los contratos de autor de conformidad con las nuevas disposiciones del Manual Administrativo.
35. Como se señaló en el informe anual de 2001, la Oficina llevó a cabo una amplia actividad en relación con los controles relativos a la preparación académica de los funcionarios. A lo largo de 2002 continuaron las actividades complementarias. Una investigación reveló que un funcionario había presentado a la Organización un título universitario falsificado para justificar su promoción de los servicios generales a la categoría profesional. Como la promoción se había obtenido en forma fraudulenta, fue declarada nula, y el funcionario fue reconvertido de nuevo a la categoría de servicios generales y cesado. La cuantía total de la diferencia de salarios y prestaciones se recuperó con cargo a las indemnizaciones por rescisión del nombramiento.
36. En octubre de 2001, Seattle organizó una serie de conciertos con el objetivo de lograr una mayor sensibilización y obtener fondos para TeleFood. Se vendieron todas las localidades, y los actos consiguieron gran interés del público y de la prensa. La iniciativa fue la primera de esta envergadura, y la Oficina llevó a cabo un examen de todo el proceso. Los conciertos fueron ambiciosos, no siempre fáciles de planificar y patrocinar, pero sin embargo representaron un éxito como instrumento de sensibilización y de recaudación de fondos, a pesar de que tuvieron lugar muy poco después de los actos terroristas del 11 de septiembre de 2001 en los Estados Unidos. La Oficina puso de manifiesto las enseñanzas básicas aprendidas y las cuestiones que debían considerarse para organizar un acontecimiento de esta naturaleza en el futuro. Entre las cuestiones analizadas cabe señalar las siguientes: patrocinio, costos y fondos recaudados, relaciones públicas, responsabilidad jurídica, seguimiento y comunicación interna. Las recomendaciones y observaciones del informe recibieron respuesta favorable de la administración, y fueron calificadas como valiosas para la planificación de las celebraciones de TeleFood para 2002 y años posteriores.
37. En la Carta para la Oficina del Inspector General se declara que la Oficina del Inspector General está dispuesta a recibir quejas o información sobre la posible existencia de fraudes, abuso de autoridad u otras actividades y prácticas irregulares. Con el fin de facilitar dicha comunicación, y de acuerdo con las recomendaciones del Auditor Externo, en el año 2002 se instaló una “línea directa” confidencial por fax, cuya existencia se dio a conocer ampliamente a todo el personal.
38. Es interesante señalar que en el momento de redacción del presente informe, los cauces preferidos por el personal para informar sobre estas materias continúan siendo los métodos de comunicación más tradicionales. No obstante, la existencia de esta línea directa por fax es de fácil acceso para el personal que desee ponerse en contacto con la Oficina.
39. En diciembre de 2002 concluyó el examen del plan de auditoría local. En el informe se evaluaron los costos y beneficios del plan. Se llegó a la conclusión de que existe una necesidad clara e inmediata de ofrecer garantías razonables e independientes sobre el funcionamiento y gestión financiera de las operaciones de campo de la FAO. Se señaló también que el uso de auditores locales es bastante menos costoso que la alternativa interna. No obstante, observamos que, a pesar de llevar unos siete años en funcionamiento, el plan no ha hecho realidad todavía todo su potencial como instrumento para conseguir que las operaciones de campo estén sujetas a un nivel adecuado de control administrativo y financiero. El informe se presentó como aportación para una iniciativa paralela relativa a este plan, realizada por iniciativa del Departamento de Finanzas y Administración.
40. Durante este año se mantuvo una amplia colaboración con otros organismos de las Naciones Unidas. La Oficina colaboró con el Organismo Internacional de Energía Atómica (OIEA), el Programa Mundial de Alimentos (PMA), el Fondo Internacional para el Desarrollo Agrícola (FIDA) y la Secretaría de las Naciones Unidas en las cuestiones relacionadas con el personal. En varios casos, y por varias razones, ello dio lugar a la adopción de medidas disciplinares, incluido el cese en el servicio. La Oficina realizó también varias actividades de establecimiento de puntos de referencia con las Naciones Unidas y otros organismos especializados.
41. La “resolución de auditoría” se toma muy en serio en la FAO. El Subdirector General/Director de Gabinete es el responsable de la aplicación de las recomendaciones de auditoría más importantes. Lleva a cabo esta tarea informando a cada uno de los directores de programa de las instrucciones del Director General con respecto a la aplicación, estableciendo fechas concretas para la información sobre las medidas adoptadas y llevando a cabo actividades complementarias posteriores en caso necesario. Este es un instrumento de “resolución de auditoría” extraordinariamente valioso, que sirve de complemento a las actividades complementarias normales de la Oficina del Inspector General. Esta combinación ha demostrado ser sumamente eficaz. Divulgación de la auditoría.
42. Los Representantes de los Servicios de Auditoría Interna de las Naciones Unidas y las Instituciones Financieras Multilaterales se reunieron en Nueva York en junio de 2002. El Inspector General representó a la FAO en esta reunión. El punto más destacado fue la adopción del nuevo marco de normas para la práctica profesional de la auditoría interna y el código de ética. La tercera Conferencia de Investigadores de Organizaciones de las Naciones Unidas e Instituciones Financieras Multilaterales, organizada por el Banco Mundial, tuvo lugar en Washington, en marzo de 2002. Participó en ella el Auditor Principal. Esas reuniones ofrecieron un excelente foro para el intercambio de opiniones y experiencias de los auditores internos y otros órganos de supervisión de la comunidad internacional de profesionales de la auditoría.
43. La Oficina organizó en Roma un seminario in situ sobre la prevención, detección e investigación del fraude. El seminario fue dirigido por un experto de prestigio internacional en la esfera de la delincuencia de cuello blanco, y participó en ella todo el personal de la Oficina. Además, se invitó al personal de otras organizaciones. Entre ellas estaban el PMA, el FIDA, la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra (ONUG), la ONUDI, la OMS y la Organización para la Seguridad y la Cooperación en Europa (OSCE), que aceptaron participar en un régimen de gastos compartidos. Dentro de este seminario, se organizó una sesión especial para Subdirectores Generales y Jefes de las Oficinas independientes, en la que se trató el tema de la “sensibilización sobre el fraude”.
44. El Inspector General continuó celebrando reuniones mensuales con las contrapartes de los organismos con sede en Roma y se mantuvo en estrecho contacto con los jefes de las dependencias de auditoría e investigación de otros organismos de las Naciones Unidas e instituciones internacionales. Realizó también un pequeño examen por homólogos acerca de la función de supervisión en la OSCE.
45. Con el fin de mejorar la divulgación entre los funcionarios de la FAO, en general, la Oficina ha establecido en Intranet un sitio en el que se facilita información sobre temas como el Mandato de la Oficina, el Código de ética, la Carta y la manera de ponerse en contacto con la Oficina, incluido el acceso confidencial a través de un número de fax.
46. Las operaciones de la Oficina se planifican, administran, gestionan y notifican de conformidad con el organigrama presentado en el Anexo C. El plan de trabajo de auditoría está basado en la estructura del PLP y, por lo tanto, se preparan con periodicidad bienal. Se tienen también en cuenta el Marco Estratégico, el Plan a Plazo Medio, el Programa de Labores y Presupuesto y los debates de la Conferencia, el Consejo y los Comités del Programa y de Finanzas, así como las declaraciones sobre políticas y las iniciativas del Director General. Posteriormente, el plan se elabora con mayor detalle en la Oficina teniendo en cuenta los instrumentos normales de planificación de riesgo de auditoría, rotación, peticiones de la administración o partidas que requieren atención especial. Más adelante, se somete al examen del Director General para su examen y aceptación. No obstante lo expuesto, se trata de un plan flexible. Se puede modificar en función del cambio de circunstancias, ya sea a petición de la administración superior o por el propio Inspector General. Se actualiza entre el primero y el segundo año de un bienio, y este año puede encontrarse en el Anexo A una comparación entre la labor planificada y la labor realizada, mientras que en el Anexo B, se examinan las principales recomendaciones.
47. Todas las actividades de auditoría dan lugar a informes de auditoría específicos. No obstante, la Oficina del Inspector General contribuye de diversas maneras al proceso global de control de la gestión en la Organización y va mucho más allá de la presentación de informes oficiales. Estas actividades se resumen en los siguientes párrafos, en los que se indica la naturaleza y extensión del trabajo llevado a cabo a lo largo del año.
48. Uno de los clientes más importantes del grupo de la Sede es el Departamento de Administración y Finanzas, que comprende los servicios de finanzas, tecnología de la información, recursos humanos y administración. Sin embargo, cada vez se orienta un volumen mayor de trabajo de auditoría de la Oficina hacia los departamentos técnicos. Aunque la mayoría de los expertos de este grupo siguen correspondiendo a las disciplinas asociadas con las finanzas, la tesorería, la contabilidad y la administración, también se centra la atención en la ofimática, los sistemas de información y otros aspectos del tratamiento electrónico de datos. El Grupo de la Sede realiza también exámenes anuales de la Cooperativa de Crédito y del Economato, mediante una cuota fija, y desempeña un papel importante de asesoramiento a otras dependencias de la Sede sobre cuestiones relacionadas con la auditoría.
49. El grupo de la Sede es también responsable del examen de los acuerdos y cláusulas de auditoría contenidos en los acuerdos de asociación y semejantes. En 2002, se examinaron 58 de estos acuerdos.
50. En el presente año este grupo publicó un total 10 informes de auditoría, que aparecen señalados en el Anexo A i).
51. Este grupo se ocupa de las auditorías, exámenes especiales e investigaciones llevados a cabo en las Oficinas Regionales, Subregionales y de Enlace, Representaciones y en algunos proyectos de varias regiones. El grupo se encarga de la supervisión de los auditores destacados fuera de la Sede, en particular de la planificación, aprobación y examen de todas las auditorías realizadas sobre el terreno. La única excepción es el Programa de petróleo por alimentos.
52. Este grupo es también la primera fuente de personal especializado en la descentralización, la regionalización y las nuevas disposiciones para el programa de campo. Sigue de cerca el trabajo de las empresas de auditoría locales contratadas por la Dirección de Finanzas y con frecuencia se remite a sus informes como parte de su función de planificación y supervisión de los resultados de la gestión. Este grupo examina también los temas relacionados con auditoría en el contexto del programa de información y orientación para los Representantes de la FAO recién nombrados y otros altos cargos. Ello supone también contribuciones posteriores a la evaluación del rendimiento durante el servicio y los procedimientos de transferencia al terminar el nombramiento de los Representantes.
53. En el año 2002 este grupo preparó 28 informes: nueve relativos a diversos aspectos administrativos y operativos de las oficinas regionales y subregionales, once sobre las Representaciones de la FAO y ocho sobre proyectos específicos y otros temas. Debido a las nuevas prioridades, sobre todo las actividades de investigación, algunos informes de misiones realizados en 2002 están todavía en preparación. Dichos informes se publicarán a comienzos de 2003.
54. Este grupo se ocupa prácticamente de la totalidad de las solicitudes, inspecciones, auditorías especiales e investigaciones de la Oficina del Inspector General. La inmensa mayoría de ellas hacen referencia a las operaciones de la Sede. Muchas de éstas proceden de la Oficina de Director General o de otros miembros de la administración superior, y en ocasiones de algún funcionario en particular.
55. Este grupo también se ocupa de asuntos relativos a las adquisiciones (en particular el examen de las solicitudes de dispensa del proceso de licitación y las operaciones del Grupo de Bancos Licitantes), las comunicaciones, los viajes, el seguro de enfermedad y las prestaciones a los empleados, y supervisa las actividades de auditoría del Programa de petróleo por alimentos en Iraq. Representa asimismo la Oficina del Director General en el Comité de Apelación de la FAO y respalda al Inspector General en muchos de los asuntos de gestión, de personal y administrativos internos.
56. Este grupo también tiene a su cargo el examen de la formulación de dictámenes sobre la situación financiera y los gastos mensuales de la Oficina Inmediata del Director General y los gastos conexos efectuados con cargo a los presupuestos de los departamentos.
57. A lo largo del año se prepararon 21 informes de auditoría específicos, de los cuales ocho corresponden a Iraq y 13 a la Sede.
58. La adquisición de equipo, suministros y servicios se rige por los principios y procedimientos establecidos en el Manual Administrativo de la FAO. En éste se asigna a la Oficina del Inspector General la responsabilidad de recibir, abrir, registrar y mantener en condiciones seguras todas las ofertas recibidas en respuesta a las licitaciones. De esta manera se garantiza la independencia, objetividad, seguridad y transparencia del proceso de licitación.
59. El pasado año, el “Grupo de Bancos Licitantes” se reunió en 113 ocasiones y se ocupó de 387 licitaciones. Se invitó a 6 801 empresas a presentar ofertas para estas licitaciones, y se recibieron 1 881 ofertas. El nivel de las operaciones es semejante al elevado volumen del año anterior, debido sobre todo al Programa de petróleo por alimentos, las actividades en el Kosovo y la verificación deliberada más frecuente y más amplia del mercado para las actividades de compra.
60. La Oficina está representada en varios “comités permanentes” importantes de la Organización: la Junta Consultiva de Programas y Políticas, el Comité de Recursos Humanos, el Comité de Gestión y Tecnología de la Información (y sus subcomités), el Comité del WAICENT, el Comité de Promoción y su grupo de trabajo, el Comité de Compras, el Comité Asesor Mixto sobre Seguro Médico, el Comité de Inversiones y su Comité Asesor, el Comité Directivo de Aplicación de Oracle, el Comité Mixto de Servicios de Comedores, el Comité de Coordinación de TeleFood, el Comité de Comunicación de la Organización, el Comité del Programa de Campo y la Junta de la Cooperativa de Crédito. La Oficina también participa en grupos especiales de examen interno, grupos de acción, grupos de evaluación, etc. Sigue de cerca las deliberaciones de los Comité del Programa y de Finanzas, el Consejo y la Conferencia, y sus miembros superiores se reúnen de cuando en cuando con oficiales superiores y representantes de los Estados Miembros, el Auditor Externo, la Dependencia Común de Inspección y colegas que tienen a su cargo funciones de supervisión en otras organizaciones de las Naciones Unidas e internacionales.
61. En el Anexo C del presente informe puede verse la situación más reciente del personal de la Oficina. Tres puestos de profesionales estaban vacantes en esa fecha, y dos de ellos están actualmente en la fase final de nombramiento. El tercero se encuentra en la fase de entrevistas. Se espera que la Oficina pronto esté completa, con un equipo bien equilibrado de personal tanto profesional como de servicios generales muy calificado y experimentado. Sin embargo, durante el año 2002 la Oficina tuvo de nuevo dificultades debido a varios puestos vacantes y a los retrasos con que se cubrieron esos puestos. No obstante, pudo compensar esa situación con el uso de los diversos programas de asociación, consultorías de corta duración y reasignaciones de trabajo, según los casos. En el Anexo C se dan detalles sobre la situación del personal, así como alguna información demográfica resumida.
62. La capacitación y perfeccionamiento sigue siendo un aspecto importante de la gestión global de la Oficina. Esta labor consta de tres elementos: capacitación en auditoría profesional; capacitación en idiomas; capacitación en el uso de ofimática. En el aspecto profesional, el seminario in situ que se describe en la sección 2, al hablar de la divulgación de la auditoría, tuvo un gran éxito. Hemos aprovechado bien los servicios disponibles en la FAO para la capacitación en idiomas y para nuestras necesidades de capacitación sobre ofimática. Un auditor está inscrito en un programa de enseñanza a distancia en una universidad del Reino Unido y otro en un curso a tiempo parcial de administración de empresas en una universidad de Roma. Algunos funcionarios participan también de cuando en cuando en otros programas de capacitación organizados por medio de la Dirección de Gestión de Recursos Humanos. Este interés por la capacitación se pone de manifiesto en el porcentaje de tiempo de personal destinado a esas actividades, que ha pasado del 2,5 por ciento en 2000 al 3,0 por ciento en 2001 y al 3,5 por ciento en 2002. Esta inversión en capacitación y perfeccionamiento continuará en el año 2003.
63. La oficina sigue manteniendo la práctica de hacer reuniones periódicas de personal por temas, en las que expertos de la FAO y de otras organizaciones internacionales exponen al personal de auditoría las novedades en sus esferas de competencia. Esto no sólo comprende los sectores financieros y administrativos tradicionales, sino que en su mayor parte se basa en oficiales superiores de las direcciones técnicas. En el año 2002, se incluyeron temas como los productos básicos y el comercio, las adquisiciones, la evaluación, el Programa de petróleo por alimentos, las relaciones con el CGIAR, los “temas calientes” en Europa y el papel de la dependencia jurídica en la Dirección de Gestión de los Recursos Humanos.
64. Un mecanismo útil de gestión interna utilizado en la Oficina es el sistema de control y registro del tiempo. Todos los funcionarios registran su tiempo en unidades de media hora de actividad y las hojas de registro se entregan al Inspector General. De esta manera se coteja la actividad de auditoría con el objetivo establecido al comienzo del año. El objetivo establecido para el año 2002 fue de un 25 por ciento para actividades de la Sede, un 50 por ciento para actividades descentralizadas y un 25 por ciento para misiones especiales e investigaciones. La actividad efectiva de auditoría notificada en el año 2002 fue de un 27 por ciento para actividades de la Sede, un 50 por ciento para actividades descentralizadas y un 23 por ciento para actividades especiales de gestión. Como se ha mencionado antes, la inmensa mayoría de las misiones especiales tienen lugar en la Sede, lo que hace que el esfuerzo actual de auditoría se divida a partes iguales entre la Sede y el campo.
65. Para concluir, la Oficina desea expresar una vez más su agradecimiento al personal de todos los niveles con el que se ha establecido contacto en el curso de la labor de auditoría, y en particular a los miembros de la administración por su apoyo y su respuesta positiva, su cooperación y su asistencia a lo largo de todo el año.
Oficina del Inspector General
Actividades de la Sede
| Informes publicados | Actividades en curso | |
|
Actividades previstas para 2002 |
||
| TeleFood Seattle 2001 | X | |
| Documentación sobre el Fondo de Pensiones | X | |
| Examen de las operaciones del Economato | ||
| Estudio de mercado para la Cooperativa de Crédito | X | |
| Conciliaciones de las cuentas bancarias de campo en la Sede | X | |
| Programa de voluntarios | X | |
| Reforma propuesta de la tramitación de viajes: tasas para los gastos de viaje adicionales | X | |
| Reforma propuesta de la tramitación de viajes: repercusiones en el control | X | |
| Tramitación de la nómina | X | |
| Cumbre Mundial sobre la Alimentación: cinco años después | X | |
| Utilización de Internet y seguridad* | ||
| Transacciones bancarias en la Sede * | ||
|
Actividad pendiente del plan de 2003 |
||
| Política y procedimientos de contratación y selección | X | |
|
Actividades no planificadas |
||
| Puntos de venta al por menor de la FAO | X | |
| Examen de la preparación académica de un funcionario | X |
N.B. Debido a la reasignación de prioridades y la actual situación de personal, dos exámenes previstos para 2002 y uno pendiente de 2003 están todavía en marcha.
* Dos exámenes previstos se han aplazado para más adelante, en 2003.
Oficina del Inspector General
Comparación entre las actividades realizadas en 2002 y las actividades previstas
Actividades descentralizadas
| Informes publicados | Actividades en curso | |
|
Actividades previstas para 2002 |
||
| Oficinas Regionales, Subregionales y de Enlace: | ||
| RAF – Acuerdos sobre la agencia de viaje | X | |
| RNE – Algunos controles externos | X | |
| SAFR – Apoyo a la planificación y al programa de campo | X | |
| SAFR – Resultados de la gestión | X | |
| SAFR – Función de adquisiciones | X | |
| SAPA – Resultados de la gestión | X | |
| SNEA – Túnez | X | |
| SLAC – Barbados* | X | |
| LOWA – Personal | X | |
| Acuerdos sobre transferencias RNE/ADG | X | |
| Acuerdos sobre transferencias RAF/ADG | X | |
| Representaciones de la FAO | ||
| Acuerdos sobre transferencias – Benin | X | |
| Acuerdos sobre transferencias – Indonesia | X | |
| Honduras – Nuevas disposiciones para el Programa de Campo | X | |
| Brasil – Examen global de la gestión | X | |
| Programa de campo de Brasil – Arreglos financieros | X | |
| Siria | X | |
| Nigeria | X | |
| Zimbabwe | X | |
| Botswana - Doble acreditación | X | |
| Madagascar - Acreditación múltiple | X | |
| Madagascar – Pérdida de efectivo | X | |
| Madagascar* | X | |
| República Dominicana | X | |
| Yemen | X | |
| Informe sobre proyectos específicos y otros temas | ||
| Inseguridad alimentaria y pobreza rural en Honduras | X | |
| Silvicultura sostenible en Honduras central | X | |
| Educación demográfica y ambiental en Egipto | X | |
| Plan nacional de plantación y crecimiento de árboles en Egipto | X | |
| Programa especial de seguridad alimentaria: Control de los recursos hídricos en Egipto | X | |
| Seguimiento, previsión y simulación en el río Nilo | X | |
| Promoción de la seguridad alimentaria: Fase II en Comoras | X | |
| Investigación – Nigeria | X | |
| Programa de la garrapata Amblyomma variegatum en el Caribe* | X | |
| Examen del plan de auditoría local – Petición especial | X |
N.B. Debido a la reasignación de prioridades y a la actual situación de personal, siete auditorías de Representaciones de la FAO cuya conclusión estaba prevista en 2002, estaban todavía en curso en 2003.
* Tres de las auditorías en curso se notificaron en enero de 2003. Una auditoría prevista se canceló para evitar duplicaciones con la Auditoría Externa.
Oficina del Inspector General
Misiones e investigaciones especiales
| Informes publicados | Actividades en curso | |
|
Actividades previstas para 2002 |
||
| Salud y seguridad en los lugares de trabajo de la Sede | X | |
| Política sobre idiomas | X | |
| Recuperación después de catástrofes | X | |
| Contratos de autor – Informe general | X | |
| Contratos de autor en AG | X | |
| Contratos de autor en ES | X | |
| Contratos de autor en FI | X | |
| Contratos de autor en FO | X | |
| Contratos de autor en GI | X | |
| Contratos de autor en SD | X | |
| Contratos de autor en TC | X | |
| Dispensa de licitación en los contratos | X | |
| Función de adquisiciones * | ||
| Servicios relativos a la agencia de viajes * | ||
| Programa de petróleo por alimentos – Iraq - Gestión de inventarios de bombas de pozos profundos - Seguimiento de los contratos de servicios de transporte - Unidad de adquisición local - Cuestiones relacionadas con los recursos humanos especiales - Licitaciones para contratos de transporte de mercancías - Centros de distribución del subsector de la mecanización - Robos en almacenes - Seguimiento de la verificación del inventario |
X X X X X X X X |
|
| Examen general de las cartas de acuerdo – Cuestiones normativas | X | |
| Incorporación de las cuestiones de género en las actividades principales de la FAO | X | |
Actividades no previstas |
||
| - Investigación especial sobre la sala de telecomunicaciones | X | |
| Programa de petróleo por alimentos – Fondos de origen local | X |
N.B. * Debido a la reasignación de prioridades y a la actual situación de personal, la auditoría de los servicios de la agencia de viajes se aplazó a 2003, y el examen de la función de adquisiciones al próximo bienio para evitar duplicaciones con el plan del Auditor Externo para 2003.
Oficina del Inspector General
Principales recomendaciones y estado de aplicación
Actividades de la Sede
| Ámbito de la auditoría | Recomendación principal | Estado de aplicación |
| TeleFood Seattle 2001 | Enseñanzas aprendidas para futuros actos de TeleFood | Aceptada por la administración y ya utilizada en TeleFood 2002 |
| Documentación sobre el Fondo de Pensiones | El Fondo de pensiones de Nueva York debería ofrecer información de mayor calidad acerca de las liquidaciones por cese en el servicio | La Dirección de Personal ha examinado este tema con el Fondo de Pensiones de Nueva York, que está estudiando nuevas formas de ofrecer la información necesaria |
| Examen de las operaciones del Economato | Los procedimientos de contratación necesitan mejoras y una documentación más completa | La Oficina del Inspector General está realizando actualmente un examen más detallado de los procedimientos de adquisición en el Economato, tema del que se informará con más detalle en 2003 |
| Estudio de mercado para la Cooperativa de Crédito | Establecer una estrategia de comercialización | La Junta Directiva de la Cooperativa de Crédito se mostró de acuerdo. La aplicación está pendiente del nombramiento del nuevo director de la Cooperativa de Crédito |
| Conciliaciones de las cuentas bancarias de campo en la Sede | Cerrar las cuentas bancarias inactivas, mejorar el control sobre las cuentas de liquidación, modificar la contabilidad para algunas cuentas en Iraq y examinar los procedimientos de la cuenta de saldo cero | Total acuerdo de la administración con las recomendaciones; la aplicación ha comenzado |
| Programa de voluntarios | En el contexto del programa de voluntarios, considerar la posibilidad de establecer un programa de pasantías y de introducir las mejoras necesarias en algunas cuestiones administrativas | Se está considerando la posibilidad del programa de pasantías. La aplicación referente a las cuestiones administrativas ha comenzado |
| Reforma propuesta de la tramitación de viajes: tasas para los gastos de viaje adicionales | Presentar tasas alternativas para garantizar al menos una estructura que no incida en los costos | La propuesta será examinada por el nuevo jefe de la Dependencia de Viajes de la Dirección de Finanzas |
| Reforma propuesta de la tramitación de viajes: repercusiones en el control | Mejorar la calidad de las solicitudes de reembolso de gastos de viaje presentadas por las dependencias correspondientes | La propuesta será examinada por el nuevo jefe de la Dependencia de Viajes de la Dirección de Finanzas |
| Puntos de venta al por menor de la FAO | Subcontratar las operaciones a terceros | La administración está realizando un estudio de viabilidad |
| Examen de la preparación académica de un funcionario | La FAO no debería reconocer la “fábrica de títulos” a través de la cual obtuvo su “título” el funcionario | La Dirección de Recursos Humanos está adoptando las medidas oportunas |
Oficina del Inspector General
Principales recomendaciones y estado de aplicación
Actividades descentralizadas
| Ámbito de la auditoría | Recomendación principal | Estado de aplicación |
| RAF – Acuerdos sobre la agencia de viaje | Mejorar la supervisión del personal
de la agencia de viajes y evaluar la capacidad de RAF de verificar de forma
independiente los costos de viaje y las restricciones de expedición de billetes. Obtener asistencia de la agencia de viajes para realizar negociaciones con las compañías aéreas con el fin de conseguir tasas mejores. |
En curso
|
| RNE – Algunos controles internos | Mejorar los controles internos sobre el manejo del dinero en efectivo. | Aplicada |
| SAFR – Apoyo a la planificación y al programa de campo | El Representante Subregional debería
tomar la iniciativa de promover un entorno multidisciplinario en la Oficina.
Debería revisarse y aclararse la circular de la OCD sobre las funciones y
responsabilidades. La OCDE debería organizar un examen conjunto de la composición del personal técnico de la Oficina. |
En curso
|
| SAFR – Resultados de la gestión | SAFR debería explorar las formas de
mitigar los efectos de la situación económica local en su capacidad adquisitiva.
Contactos posteriores con el banco para liquidar las partidas antiguas. Reforzar la capacidad de la Dependencia Administrativa. Considerar acuerdos alternativos para la expedición de billetes. Mejorar la gestión del inventario. Considerar el acceso a ATLAS y fortalecer el apoyo basado en tecnología de la información. |
Aplicada
En curso
En examen |
| SAFR – Función de adquisiciones | Publicar y cubrir el puesto vacante
de empleado administrativo. Garantizar la segregación adecuada en las funciones de adquisición e inventario. Mejorar los controles internos en relación con las adquisiciones y la observancia. Evaluar las condiciones para el uso de las órdenes de compra sobre el terreno y los límites de la autoridad de gasto. |
Aplicada En curso En examen |
| SAPA – Resultados de la gestión | Aclarar la contabilidad y la situación de la contribución en efectivo de contrapartida. Mejorar los distintos procedimientos administrativos, contables y presupuestarios. | En curso |
| LOWA – Personal | Reorganizar el personal de servicios generales y sus funciones de acuerdo con las necesidades reales. | En curso |
| Acuerdos sobre transferencias :RNE/ADG | Los Representantes regionales deberían presentar informes finales. | En examen |
| Acuerdos sobre transferencias: RAF/ADG | El informe no contiene recomendaciones importantes. | No corresponde |
| Acuerdos sobre transferencias: Representante de la FAO en Benin | El informe no contiene recomendaciones importantes. | No corresponde |
| Acuerdos sobre transferencias: Representante de la FAO en Indonesia | El informe no contiene recomendaciones importantes. | No corresponde |
| Representación de la FAO en Honduras – Nuevas disposiciones para el Programa de Campo | Debería contratarse a un agente de
prensa local para que formule la estrategia y se encargue de las relaciones con
los medios de comunicación. Capacitar a las FAOR en el diseño de proyectos y sobre los efectos de los costos de apoyo a los proyectos. Los informes anuales deberían contener objetivos claros de trabajo para el año próximo, e incluir también observaciones sobre los logros en relación con los objetivos del año en curso. |
GIIM mantiene conversaciones periódicas con TC, OCD y direcciones técnicas acerca de la importancia de la relación con los medios de comunicación. En curso
En examen |
| Representación de la FAO en el Brasil– Examen global de la gestión | Aumentar los recursos, tanto humanos como técnicos. AFF debería corregir los errores antiguos en las cuentas de los proyectos. | La Representación ha recibido un G-5 adicional y se están examinando otras propuestas. Se han corregido los errores. |
| Representación de la FAO en el Brasil–Programa de Campo–Arreglos financieros | Revisar el marco contable y financiero aplicable a la modalidad de ejecución nacional. Evaluar varias cuestiones referentes a los procedimientos contables (por ejemplo, control presupuestario, petición de fondos, mecanismos bancarios) en que se han observado problemas. AFF debería enviar un funcionario superior a Brasil. | Algunas cuestiones están siendo examinadas activamente por el Grupo de trabajo especial de ejecución nacional del Comité del Programa de Campo. Se ha llegado al consenso de que la situación actual debe mejorar. AFF envió recientemente al país un funcionario superior, que resolvió parcialmente algunas cuestiones. |
| Representación de la FAO en Siria – | Se necesita una política clara para hacer frente a las injerencias políticas. | En examen |
| Representación de la FAO en Nigeria – | Reforzar la función administrativa.
Considerar la posibilidad de enviar un funcionario administrativo. Mejorar la
supervisión. Deben explicarse las irregularidades en la administración. Se necesita capacitación adicional. Mejorar la formulación del programa de campo y la gestión de las operaciones, así como los controles financieros y administrativos. |
Se trasladó la FAOR y el empleado administrativo dimitió. Nuevas investigaciones en curso.
Aplicada
En curso |
| Representación de la FAO en Zimbabwe – | Mejorar las actividades de enlace. Controlar los costos de las horas extraordinarias. | En curso |
| Oficina de la FAO en Botswana - Doble acreditación | Deberían revisarse los grados de
PCN. Renegociar las instalaciones facilitadas por el Gobierno. Mejorar las actividades de enlace. |
Aplicada En curso |
| Representación de la FAO en Madagascar – Acreditación múltiple | Reforzar los procedimientos de
cierre al final del año. Supervisar los gastos, así como la utilización de los
activos de la FAO. Divulgar normas sobre la utilización de los recursos. Evaluar
opciones para mejorar las telecomunicaciones. Mejorar la preparación del
Programa de Campo.
Examinar el mandato de los consultores nacionales. Realizar un análisis de costos-beneficios del plan de corresponsales nacionales. |
En curso
En examen |
| Representación de la FAO en Madagascar – Pérdida de efectivo | Supervisar las opciones para recuperar los fondos mal asignados (por ejemplo, acusación en los tribunales civiles y penales; recuperación del banco) o cancelar las pérdidas. | En examen |
| Inseguridad alimentaria y pobreza rural en Honduras | Deberían fijarse pocos indicadores de desempeño de alto nivel, para permitir una mejor supervisión de los progresos y la cuantificación y notificación de los logros. | En curso |
| Silvicultura sostenible en Honduras central | Deberían fijarse pocos indicadores de desempeño de alto nivel, para permitir una mejor supervisión de los progresos y la cuantificación y notificación de los logros. | En curso |
| Población y medio ambiente Educación en Egipto | La responsabilidad del control y
gestión financiera sobre los proyectos de Egipto debería confiarse al Oficial de
Finanzas de RNE. El Gobierno debería firmar oficialmente el acuerdo de financiamiento del proyecto. Establecer una delegación de autoridad adecuada. |
En examen
El Gobierno firmó oficialmente el acuerdo e introdujo la delegación de autoridad pertinente. |
| Plan Nacional de plantación y crecimiento de árboles en Egipto | RNE debería realizar todas las adquisiciones del proyecto por valor de más de 1 000 dólares EE.UU. | Se ha establecido un Comité de contratación conjunta de RNE y FAOR. |
| Programa Especial para la Seguridad Alimentaria – Control de los recursos hídricos en Egipto | En el documento del proyecto debería indicarse si los pagos deben hacerse al personal gubernamental o si, por el contrario, deben ser sufragados por el Gobierno. | Se tendrá en cuenta al planificar los nuevos proyectos. |
| Seguimiento, previsión y simulación en el río Nilo | El proyecto debería cerrarse
administrativamente. Devolver los fondos excedentes a USAID. Los contratos con el Director de Proyecto nacional y los consultores nacionales deberían enmendarse para incluir los pagos adicionales. |
Se devolvieron los fondos sobrantes.
Se tendrá en cuenta para futuros proyectos. |
| Promoción de la seguridad alimentaria: Fase II en Comoras | Capacitar al coordinador nacional de
proyectos y el CN-FAO en las operaciones de proyectos. Los comprobantes entre
oficinas deberían examinarse antes de su presentación a AFF. Los indicadores de desempeño deberían incluirse en los planes de ejecución. |
Aplicada
|
| Examen del plan de auditoría local – Petición especial | Se requieren ajustes importantes en el diseño, ejecución y seguimiento del plan para garantizar que consiga plenamente los objetivos y se reduzcan los costos. | Las recomendaciones están siendo consideradas por AFF durante su propio examen del plan. |
Oficina del Inspector General
Principales recomendaciones y estado de aplicación
Misiones e investigaciones especiales
| Ámbito de la auditoría | Recomendación principal | Estado de aplicación |
| Recuperación después de catástrofes | Aplicar un Plan integrado de recuperación después de situaciones de catástrofe, en el contexto de un marco de tecnología de la información para toda la Organización. | La dirección de AFI está examinando las recomendaciones. |
| Contratos de autor – Informe general Contratos de autor en AG Contratos de autor en ES Contratos de autor en FI Contratos de autor en FO Contratos de autor en GI Contratos de autor en SD Contratos de autor en TC |
Establecer un desglose adecuado de obligaciones; determinar los procedimientos más indicados para la neutralización de los mensajes de validación; conseguir el cumplimiento de las orientaciones del Manual Administrativo. Ofrecer a los responsables de los presupuestos la posibilidad de acceder automáticamente a las tasas de las personas contratadas en virtud de estos instrumentos. |
Las direcciones técnicas y AFF han comenzado la aplicación de las sugerencias de la Oficina del Inspector General. |
| Dispensa de licitación en los contratos | Considerar las ventajas de mantener el procedimiento actual para revisar las solicitudes de exención de los procedimientos competitivos. |
La Oficina del Director General está estudiando las recomendaciones de este informe, que se publicó a finales de noviembre de 2002. |
| Programa de petróleo por alimentos - Gestión de inventarios de bombas de pozos profundos |
Examinar las especificaciones de las bombas en los planes de distribución para determinar su conformidad con la pauta y velocidad del uso previsto. | Se ha aplazado la adquisición de nuevas bombas, con excepción de 150 bombas sumergibles. La venta de bombas ha comenzado a reducir los excedentes de inventario. |
| Seguimiento de los contratos de servicios de transporte | Examinar la renovación de los contratos del personal internacional responsable de adjudicar dos contratos de transporte específicos. | TCES ha aplicado esta recomendación. |
| Unidad de adquisición local | Completar sin demora las listas de contratistas y abastecedores. Incrementar la delegación de atribuciones financieras a las FAOR. Los nuevos procedimientos de adquisición requieren la aprobación de la Representación y de AFS. |
Se han completado ya las listas y se prevé que se aprueben en breve. Se ha establecido una mayor delegación de atribuciones en la Representación de la FAO, y en su momento se hará otro tanto en las suboficinas. Se están redactando procedimientos revisados de contratación, en consulta con la Representación y con AFSP. |
| Cuestiones relacionadas con los recursos humanos especiales | Cerrar el caso, ya que no se ha encontrado ninguna prueba que confirme las alegaciones de infracción en relación con las adquisiciones locales. Solicitar líneas internacionales adicionales de teléfono y fax para la oficina de contratación en Iraq. Realizar una evaluación completa de los problemas y necesidades de recursos humanos del personal de la FAO en Iraq y recomendar soluciones justificadas en función de los costos. Mejorar el proceso de preparación para los viajes a Iraq, garantizando tiempo suficiente para los visados y la disponibilidad de personal necesario en Iraq. Considerar la viabilidad de establecer una pequeña dependencia de resolución de conflictos en la Sede. |
El caso esta ya cerrado.
Total acuerdo de la dirección, pero las líneas disponibles de las Naciones Unidas son limitadas. Se ha enviado una misión y AFH aplicará sus recomendaciones. Total acuerdo de la dirección, pero, por tratarse de un programa de emergencia, no se pudo aplicar en forma selectiva. En examen |
| Licitaciones para contratos de transporte de mercancías | Evaluar las ofertas sobre la base del promedio ponderado del movimiento de mercancías y teniendo en cuenta dos descargas y una carga. | Aplicada |
| Centros de distribución del subsector de la mecanización | Diseñar un programa informático actualizado con características adicionales para supervisar el inventario y las entradas en efectivo. | El primer programa no resultó satisfactorio y se está formulando otro nuevo. |
| Robos en almacenes | Incoar una acción judicial contra el almacenista responsable de las normas detectadas. | Se ha amonestado al almacenista y se le ha advertido de que si falta de nuevo material podría ser despedido. |
| Seguimiento de la verificación del inventario | Mejorar la verificación de inventarios y los procedimientos y prácticas de seguimiento. | Se ha aplicado una recomendación y se están adoptando medidas en relación con las otras. |
| Examen general de las cartas de acuerdo – Cuestiones normativas | Establecer un grupo de trabajo para revisar el marco administrativo y aprobar mejoras. | El informe, publicado el 17 de diciembre de 2002, está siendo examinado por las dependencias competentes. |
| Incorporación de las cuestiones de género en las actividades principales de la FAO | Establecer indicadores en función del género en el Plan a Plazo Medio y en el Plan sobre Género y Desarrollo; mejorar las actividades de capacitación para llegar a una comprensión común de las políticas y conceptos relativos al género: aclarar los dispositivos organizativos y la repercusiones en los recursos. | SDW y PBE han adoptado medidas para capacitar y sensibilizar a las direcciones acerca de las cuestiones relacionadas con el género y el marco lógico. |
| Investigación especial sobre la sala de telecomunicaciones | Dar carácter oficial a los procedimientos operativos para la Sala de telecomunicaciones. | AFI está examinando las recomendaciones. |
N.B. Debido a la reasignación de prioridades y a la actual situación de personal, había en curso todavía dos auditorías previstas para 2002 y una no prevista. Una auditoría prevista para 2002 se ha aplazado a finales de 2003, y otra al siguiente bienio, para evitar duplicaciones con el plan del Auditor Externo para 2003.
Oficina del Inspector General
Organigrama
Enero de 2003
INSPECTOR GENERAL G. Peter Wilson (D-2) |
||||||||||
|
|
||||||||||
| Apoyo de Secretaría | Apoyo administrativo | |||||||||
|
|
|
|||||||||
|
V. Brooke
K. Travers (80% G-4) |
G-3
G-3 |
C. Bricknell
M.T. Baiani (Registro) |
G-6 G-4 |
|||||||
|
|
MISIONES E INVESTIGACIONES ESPECIALES |
|
||||||||
| ACTIVIDADES DE LA SEDE | A. Lo Faso | D-1 | ACTIVIDADES DESCENTRALIZADAS | |||||||
|
L. Elliott
vacante |
P-5
P-3 |
A. Jansson S. Saluja1 |
P-4 P-4 |
J. Cortés
D. Richards (RAP) vacante (Sede) |
P-5
P-4 P-2 |
|||||
N.B. Se está en las últimas etapas de cobertura de puestos vacantes.
_______________________
1 Con destino en Iraq, en el Programa de petróleo por alimentos.
2 Entrada en servicio a mediados de marzo de 2003.
3 El consultor tendrá como lugar de destino Afganistán; entrada en servicio, 3/1/03.
Oficina del Inspector General
Cuadro del personal en enero de 2003
| Grado | Hombres | Mujeres | Vacantes | Total | |
| Puestos profesionales de auditoría | 17 | ||||
| 1 Director | D2 | 1 | |||
| 1 Auditor Principal | D1 | 1 | |||
| 2 Auditores superiores | P5 | 1 | 1 | ||
| 1 Auditor regional | P5 | 1 | |||
| 4 Auditores regionales* | P4 | 4 | 1 | ||
| 2 Auditores | P4 | 1 | 1 | ||
| 3 Auditores | P3 | 1 | 2 | ||
| 2 Auditores | P2 | 1 | 1 | ||
| Puestos de servicios generales de auditoría | 3 | ||||
| 1 Auxiliar de auditoría | G7 | 1 | |||
| 1 Empleado de auditoría | G6 | 1 | |||
| 1 Empleado de auditoría | G4 | 1 | |||
| Apoyo de secretaría a la auditoría | 2 | ||||
| 1 Mecanógrafo bilingüe (80%) | G3 | 1 | |||
| 1 Estenógrafo | G3 | 1 | |||
| Otro personal de apoyo | 2 | ||||
| 1 Secretario del Director | G6 | 1 | |||
| 1 Empleado de registros | G4 | 1 | |||
| 10 | 11 | 3 | 24 | ||
En esos puestos están representados los siguientes países:
| País | Profesionales | Servicios Generales | Total | |
| Sede | Región | |||
| Brasil | 1 | 1 | ||
| Canadá | 1 | 1(RNE) | 2 | |
| India | 2(Iraq + Afganistán) | 2 | ||
| Italia | 4 | 4 | ||
| Jamaica | 1(RAF) | 1 | ||
| España | 1 | 1 | ||
| Suecia | 1 | 1 | ||
| Reino Unido | 2 | 3 | 5 | |
| EE.UU. | 2 | 2 (RAP)(RLC) | 4 | |
| Vacantes | 3 | 3 | ||
|
|
||||
| 11 | 6 | 7 | 24 | |
* Está incluido un puesto de auditor para el Programa de petróleo por alimentos en Iraq y 6 meses de tiempo de consultor en Afganistán.