FC 102/27 |
| FC 102/27 |
财政委员会 |
第一O二届会议 |
2003年5月5－9日，罗马 |
奥拉克尔项目进展情况报告 |
1. 本报告向财政委员会提供了2002年7月至2003年1月期间奥拉克尔项目的进展情况，和2003年2月至7月期间的计划情况。
2002年7月至2003年1月期间的进展情况
2. 按照计划2002年7月至2003年1月期间的奥拉克尔第一阶段有关工作的主要重点是奥拉克尔11i升级项目。这项工作要求从奥拉克尔10.7版转到11i版和提升数据仓库。如同向财政委员会第一O一届会议口头报告的那样，项目两方面完成得令人满意，在升级以来的期间内的工作重点是监测和稳定工作流量，完成新升级的环境中第一次年终结算周期。
3. 在这一期间还完成了新的预算保持模式（eBMM）的技术升级，于2003年2月10日向用户发放了新的网站版。这一新版提高了改进的预算管理职能，还将促成区域办事处的改进，它们用BMM前一版时碰到效能问题。
4. 按照新的人力资源合同处理要求，执行了奥拉克尔财务模式的系统改革，以反映采用了新的人事服务协定（PSA）合同。这一项目的后期阶段将要求发展用奥拉克尔应用自动制定新的顾问合同。
5. 在应收帐目财务分项提供信息的数据仓库中创建新的数据集。这将可以提出对成员国会费的管理报告和财务分析。在2003年2月至2003年7月期间将完成这一项目的用户测试和执行阶段。
2003年2月至7月期间的计划
6. 已确定了旨在进一步加强财务应用的几项关键工作领域，供直到2005年12月31日期间注意。其中包括：
7. 2003年2月至7月之间的工作计划重点如下：
2002年7月至12月期间的进展情况
8. 按计划在2002年7至8月期间进行了最终的用户接受试验。新的系统应用到2002年8月19日星期一，比原定计划提前一天。已向总部和区域办事处用户提供了演示方式培训，使其熟悉新的用户界面。更新了有关程序，提供网上查阅系统文件。
9. 该项目获得成功－在商定的时限和预算范围内完成，不过其范围比原先设想的有更多的限制。
10. 采用了PRINCE2作为项目的方法框架，制定了正式的项目批准书，召开并记录了定期的项目小组会议，使用四个工作小组充分代表用户意见，编写了最终职位执行报告。用户的一些改进建议直截了当，在11i升级之前已经执行，有些涉及卫星系统而非奥拉克尔，这些建议纳入这些系统的改变计划，一些建议较为复杂，直接涉及到奥拉克尔系统。1
11. 项目的原先范围雄心勃勃－提升奥拉克尔应用，对旨在改进已有系统功能和程序的原先系统结构进行一系列功能改变。由于可能拨给该项目的功能资源有限，项目的范围经重新调整，仅限于技术更新，不过利用了机会来解决原先执行碰到的一些问题。即使功能改变的范围已大大缩减，仍需要正式的用户接受试验。成功很大程度上归功于贡献于项目的技术和职能工作人员的专业水平和敬业精神。
问题和评论
12. 在完成项目之后，提出了执行后报告，使本组织能够从项目的问题和成功中获益和学习。以下是执行后报告的关键信息概要。
13. 关于缩小项目范围、适应可用资金水平的决定是正确的。它使粮农组织可以直接使本组织继续应用得到支持的财务系统版的最低目标。
14. 在项目全过程中使用内部资源，这可在顾问完成其工作之后保持对新系统的了解。这使粮农组织工作人员能够在执行之后立即控制新系统，在项目人员移交给执行支持成员过程中不会丧失任何知识和时间。
15. 提供正式的用户接受检验计划是项目成功的关键，应当不断更新为奥拉克尔11i升级拟定的计划，以便今后使用。
16. 工作组提出的修改建议非常有价值，可以改革各小组继续监测不断改进奥拉克尔系统，并为其提供投入物。
17. 最后为了使粮农组织保持对其系统的全面控制，利用系统包和基本技术不断进步提供的机会。建议在粮农组织中期计划信息系统一节范畴内，事先认真规划主要软件升级项目。
18. [本节目前列入第1节－奥拉克尔财务，和第5节－奥拉克尔人力资源]
2002年7月至2003年1月期间的进展情况
19. 为2004－05年PWB发展PIRES支持是这一时期的主要重点。已完成了政策框架，并完成了收集工作计划和预算概要所需数据的PIRES职能的发展和配置。向各技术司和非技术司提供了广泛的培训和介绍计划，2002年12月完成了最初的数据收集，使用基于PIRES的数据分析工具，筹备2003年1月完成的部际预算会议。
20. 对PIRES及其对2004－09年中期计划编制过程的支持进行了评价，结果已报告给OPMC的11月会议。评价依据向助理总干事、计划协调员、司长、计划制定人员和委托的数据输入人员散发的一份调查报告。要求应答者按统一标准对不同的MTP和PIRES特色进行打分。评价结果总的来说非常正面。还鼓励应答者提出书面建议。其中许多建议已被采用，已在随后的PWB过程的程序和系统支持中加以执行。
21. 在AFF、AFH、AFI和PBE的积极参加下，开始对部际工作规划和全组织预测的综合方案进行分析和设计。这项分析的第一步（提出正常计划预算预测和监测基于作用的要求）是由部际PIRES工作组工具箱小组进行的，已接近完成。
22. 已完成有关基于2001/33 DGB加强粮农组织评价系统的年度计划评估PIRES支持规范，及随后的准则，已散发给各部征求评论。
23. PIRES小组与AFI共同向各技术部参加实地计划工作组（WG-FPD）提供援助，执行一项试验项目来研究基于加强的工作衡量调查（eWMS）的工作衡量方法，这将提供有关各技术单位支持执行活动的更佳数据。
24. 就规划系统和人力资源系统之间的一体化问题继续与AFH进行合作。例如，发展支持数据收集和评论行动后建议审查的功能，作为基于AFH规范的PWB模式的组成部分。同样AFH打算尽可能利用PIRES规划数据，发展奥拉克尔第II阶段的业绩管理系统，从而利用后者来加强前者的有效执行。
25. 将PIRES数据纳入全组织数据仓库的工作已推迟到2003年年中2004－05年PWB筹备过程结束之后。
2003年2月至7月的计划
26. 这段时间的主要重点将是完成SPWB（2003年2月底）和正式PWB的数据收集、分析和文件制作（2003年4至7月）。
27. 应完成对部际工作规划和全组织预测的综合方案的分析和设计（2003年7月）。
28. 将依据部一级的反馈确定年度计划评估的方案（2003年4月）。既然年度评估是一项部级（而非全组织）的活动，预计PBE通过部级工具箱对该过程的支持将依据每个部的方式。
29. 将完成eWMS试验项目，并向实地计划委员会报告结果（2003年5月）。将依据FPC反馈制定后续步骤。
30. 随着HRMS分析和设计工作的加速，将在更高的水平上继续就规划系统和人力资源系统之间一体化问题与AFH进行合作。
问题和评论
31. 上次状况报告指出，直接利用为2004－09年中期计划制作的数据和功能，执行了对2004－05年PWB的PIRES支持，作为预定系统。根据对所提供方案以及提出方案的节约作出的非常肯定的反映，OPMC同意不再执行要求使用奥拉克尔公共部门预算模式的可能方案的建议。
32. 随着全组织主要规划过程（MTP和PWB）的完成，PIRES设计和发展工作将日益注意PIRES部级工具箱支持的工作一级规划和监测过程与AFF、AFH和TC所属系统支持的有关全组织过程之间的联接点。各项目小组之间的积极持续协调机制将日益重要。
33. 根据预测将使用拖欠会费交款来提供2003－04年余下的发展工作所需
资金。
背景和范围
34. 执行奥拉克尔人力资源和薪金单成份不仅可以满足替代现有人事系统/薪金单系统的需要，而且还将满足在粮农组织内发展现代人力资源信息管理系统的需要。需要这种系统来支持将逐步执行的新的改革和问责制机制。它将在更好的确定人力资源和技能需要方面发挥关键作用。它还是更好联系人力资源规划以及个人业绩与本组织计划规划的不可或缺的工具。它将可以创建以下领域新的应用：培训、人员发展、职业生涯发展、人力资源规划、业绩管理。而且它还将提供在提出原有奥拉克尔项目时总干事设想的财务、预算和人力资源综合信息系统。
2002年7月至2003年1月期间的进展情况
35. 财政委员会第一OO届会议提交的口头报告中指出，人力资源和薪金单项目已于2002年开始。拟订了项目组织基础结构，按照合理的项目方法（Prince2）编写了项目批准书，已为奥拉克尔项目管理委员会（OPMC）所批准。批准书提出了结构和计划，将作为在整个项目周期内提交进展情况报告的参考。
36. 项目分三个阶段：
37. 第一阶段正在进行。包括由用户推动的制作设计新的信息系统所需要的完整的业务需要书。项目第二阶段定于2003年末开始，项目完成的目标日期为2006年上半年。
38. 正在完成编制当前过程的业务需要，已提出下列工作流程的业务需要 草案：
39. 职能工作人员在具有分析技能的系统分析人员支持下完成了这项工作。这确保充分理解粮农组织的程序，为项目连续阶段建立核心能力。
2003年2至7月的计划
40. 将与有关业务办公室合作，对业务需要草案进行核实和改进过程。同时将提出下列额外工作流程的业务需要草案：
41. 还将准备技术环境，以及获得执行伙伴关系，将开始进行磋商以确定效益成本最佳的设计、发展和执行方式。
问题和评论
42. 由于在以高效方式招聘合格人员方面遇到了困难，项目开始受到延误。已制定了经修改的项目人员配备政策，希望这将处理有关问题、排除进一步的
延误。
43. 在2002/3年PWB中为第一阶段拨款183万美元（业务需要和过程改进）。根据奥拉克尔第一阶段吸取的教训，应当指出需要提供足够的人力和财力资源，以便使第二阶段和第三阶段向前推进，第二阶段的执行仍有待于获得额外资源。项目批准书估计第二阶段和第三阶段的费用为2 030万美元。
44. 还应指出，按照2001年11月9日通过的处理拖欠会费缴款使用的大会决议6/2001（C2001报告），大会同意为发展全组织行政系统拨款2 550万美元，为奥拉克尔HRMS项目专门拨款1 990万美元。
1 实际会计系统（FAS）、预算监测模式（BMM）、旅行系统（Atlas）和数据仓库（DW）。