FC 102/27


Comité de Finanzas

102º período de sesiones

Roma, 5 – 9 de mayo de 2003

Informe sobre los progresos realizados en el Proyecto Oracle
(situación al final de enero de 2003)

Índice

Progresos realizados entre julio de 2002 y enero de 2003
Planes para el período comprendido entre febrero y julio de 2003

Progresos realizados entre julio y diciembre de 2002
Cuestiones y observaciones

Progresos realizados entre julio de 2002 y enero de 2003
Planes para febrero-julio de 2003
Cuestiones y observaciones

V. SISTEMA DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DE ORACLE (HRMS)

Antecedentes y ámbito
Progresos realizados entre julio de 2002 y enero de 2003
Planes para febrero-julio de 2003
Cuestiones y observaciones

INTRODUCCIÓN

1. En el presente informe se ofrece al Comité de Finanzas información sobre los progresos realizados en el Proyecto Oracle entre julio de 2002 y enero de 2003 y sobre los planes para el período comprendido entre febrero y julio de 2003.

I. ORACLE FINANCIALS

Progresos realizados entre julio de 2002 y enero de 2003

2. Según lo previsto, durante el período comprendido entre julio de 2002 y enero de 2003, la labor relacionada con la Fase I de Oracle se centró principalmente en el proyecto de mejora de Oracle 11i. Esta labor entrañó el paso de la versión 10.7 a la versión 11i de Oracle y la mejora de la base de datos. Como se informó oralmente al Comité de Finanzas en su 101º período de sesiones, ambos aspectos del proyecto se concluyeron satisfactoriamente, y desde entonces el trabajo de mejora se ha concentrado en el seguimiento y la estabilización de los flujos de trabajo y la terminación del primer ciclo de cierre de ejercicio en el nuevo entorno mejorado.

3. También durante este período, se ultimó la mejora técnica del nuevo módulo de mantenimiento del presupuesto (eBMM) y el 10 de febrero de 2003 se distribuyó a los usuarios la nueva versión basada en la Web. Esta nueva versión mejora el funcionamiento de la gestión presupuestaria y también ofrecerá ventajas para las Oficinas Regionales que habían tenido problemas de funcionamiento con la versión anterior del módulo.

4. De conformidad con las nuevas necesidades de tramitación de contratos de recursos humanos, se introdujeron cambios de sistema en los módulos financieros de Oracle para tener en cuenta la adopción del nuevo Acuerdo de Servicios Personales. En una etapa posterior de este proyecto se desarrollará la generación automática de contratos para consultores basándose en las aplicaciones de Oracle.

5. En la base de datos se creó un nuevo conjunto de datos con información procedente de los libros mayores secundarios de cuentas por cobrar. Esto permitirá elaborar informes de gestión y análisis financieros sobre las contribuciones de los Estados Miembros. Durante el período comprendido entre febrero y julio de 2003 se ultimará la fase de prueba y aplicación por los usuarios de este proyecto.

Planes para el período comprendido entre febrero y julio de 2003

6. Para seguir reforzando las aplicaciones financieras, se han determinado varias esferas principales de actuación a las que ha de prestarse especial atención durante el período que concluirá el 31 de diciembre de 2005, entre las que se incluyen las siguientes:

7. El plan de trabajo para el período comprendido entre febrero y julio de 2003 se centrará en los siguientes aspectos:

a)    Módulo de mantenimiento del presupuesto

En el contexto del proyecto PIRES (véase la Sección 4 infra) la Dirección AFF, junto la PBE, el Departamento TC y otras partes interesadas, determinará las necesidades de contabilidad (gestión) del presupuesto de la Organización y especificará otras mejoras y funciones necesarias. Esta labor ha comenzado y proseguirá a lo largo de 2003.

b)    Ulterior elaboración de informes de seguimiento de interfaces

Durante la puesta en marcha de Oracle se han elaborado diversos informes de seguimiento para garantizar la integridad de los datos transmitidos entre los sistemas financieros de Oracle y también entre éstos y otros sistemas no pertenecientes a Oracle. De conformidad con la recomendación del Auditor Externo, se seguirá trabajando en este ámbito. Las mejoras incluirán la utilización de la función de flujo de trabajo de la versión 11i en el proceso de seguimiento de las interfaces. Esta labor ha comenzado y proseguirá a lo largo de 2003.

c)    Elaboración de un manual de contabilidad y de documentación sobre procedimientos para toda la Organización

Como recomendó el Auditor Externo, esta labor comprenderá el examen y la revisión en caso necesario del material existente y la preparación de la nueva documentación necesaria para elaborar un manual de contabilidad de gran alcance para toda la Organización. Se prepararán procedimientos y documentos conexos para todas las dependencias operativas y se recurrirá a la nueva Intranet de la FAO para comunicar a los grupos de usuarios la política autorizada y la documentación relativa a los procedimientos. Esta labor ha comenzado y proseguirá a lo largo del bienio actual y del siguiente.

d)    Avances en la aplicación relativa a las cuentas por pagar (pagos)

El proyecto de mejora de la versión 11i tuvo un carácter casi exclusivamente técnico y sólo afectó en parte a la reestructuración y simplificación de los procesos relacionados con las cuentas por pagar. En lo que concierne a la aplicación de las cuentas por pagar, las actividades se orientarán ahora a estudiar las posibilidades de organizar el flujo de trabajo por medios electrónicos para facilitar las operaciones y procesos relacionados con las cuentas por pagar y seguir mejorando los ficheros maestros de información sobre proveedores y transacciones bancarias. También se elaborarán archivos en formato electrónico para comunicar a BancaIntesa los pagos de las cuentas por pagar, archivos que se integrarán en los sistemas existentes de Oracle Financials. Esta labor ha comenzado y proseguirá a lo largo de 2003.

e)    Ulterior desarrollo de la base de datos

Para mejorar la base de datos, en particular la aplicación de funciones especializadas de presentación de informes (‘depósitos de datos’), es necesario recoger información procedente de los libros mayores secundarios (cuentas por pagar, cuentas por cobrar, compras, recursos humanos) y de otros subsistemas. La fase de prueba y aplicación por los usuarios del nuevo conjunto de datos recopilados del libro mayor secundario de cuentas por cobrar se concluirá durante el período comprendido entre febrero y julio de 2003.

f)    Plan estratégico para mejorar Oracle Financials

Teniendo en cuenta el proceso de mejora de las aplicaciones que han puesto en marcha Oracle Corporation y otros proveedores de programas informáticos y considerando también las necesidades de otros proyectos de la FAO, en particular el sistema de gestión de los recursos humanos (HRMS), se examinarán otros posibles métodos para mejorar los productos, y las necesidades correspondientes de recursos, con objeto de seleccionar el método más apropiado para la FAO.

II. DISTRIBUCIÓN DE ORACLE 11i

Progresos realizados entre julio y diciembre de 2002

8. Según lo previsto, entre julio y agosto de 2002 se realizaron pruebas de aceptación por los usuarios finales. El nuevo sistema entró en funcionamiento el lunes 19 de agosto de 2002, con un día de antelación al calendario original. Se impartió capacitación en forma de exposiciones a usuarios de la Sede y de las Oficinas Regionales para que se familiarizaran con la nueva interfaz. Se actualizaron los procedimientos y se proporcionó acceso en línea a la documentación sobre el sistema.

9. El proyecto logró sus objetivos, ya que se ultimó en el plazo convenido y con arreglo al presupuesto, aunque su alcance fue más limitado de lo que se había previsto inicialmente.

10. Se adoptó PRINCE2 como marco metodológico para el proyecto, se elaboró una carta completa del proyecto, se celebraron reuniones periódicas del equipo del proyecto , se tuvieron debidamente en cuenta las opiniones de los usuarios a través de cuatro grupos de trabajo y se elaboró un informe final después de la ejecución. Algunas de las mejoras recomendadas por los usuarios eran muy sencillas y se aplicaron antes de introducir la versión 11i, otras estaban relacionadas con los sistemas de satélite1 y no con Oracle, y se incorporaron en los planes para modificar esos sistemas, y otras por último eran más complejas y estaban directamente relacionadas con el sistema de Oracle.

11. El objetivo inicial del proyecto era ambicioso: mejorar las aplicaciones de Oracle efectuando una serie de modificaciones funcionales en la configuración original del sistema con el fin de mejorar las funciones de éste y los procedimientos existentes. Como sólo pudieron asignarse al proyecto recursos funcionales limitados, se reconsideró el alcance del proyecto para limitarlo a una mejora técnica, aunque se aprovechó esa oportunidad para resolver algunos problemas experimentados en la ejecución original. Aunque el alcance de las modificaciones funcionales se redujp considerablemente, fue necesaria una prueba completa de aceptación por los usuarios. El éxito fue notable debido a la profesionalidad y dedicación del personal técnico y funcional asignado al proyecto.

Cuestiones y observaciones

12. Una vez concluido el proyecto, se elaboró un informe después de la ejecución que permitió a la Organización beneficiarse y sacar enseñanzas de los problemas y logros del proyecto. A continuación se resumen los aspectos fundamentales del informe después de la ejecución.

13. La decisión de reducir el alcance del proyecto para ajustarse a los recursos disponibles fue correcta y permitió a la FAO alcanzar el objetivo mínimo de que el sistema financiero de la Organización siguiera basándose en una versión debidamente respaldada.

14. Gracias a la utilización de recursos internos a lo largo del proyecto se pudieron conservar los conocimientos acerca del nuevo sistema una vez que los consultores hubieron terminado su misión. Esto permitió al personal de la FAO controlar el nuevo sistema inmediatamente después de que entrara en funcionamiento, sin pérdida de tiempo o de conocimientos cuando el personal del proyecto fue sustituido por personal de apoyo operacional.

15. La disponibilidad de un plan de prueba de aceptación por los usuarios fue fundamental para el éxito del proyecto. El plan preparado para la mejora de Oracle 11i deberá mantenerse actualizado y utilizarse de nuevo en el futuro.

16. Las modificaciones propuestas por los grupos de trabajo fueron muy útiles, y los grupos pudieron reformarse para seguir supervisando el sistema de Oracle y contribuyendo a su mejora permanente.

17. Por ultimo, para que la FAO conserve el pleno control de sus sistemas y pueda aprovechar las oportunidades que ofrece la continua evolución de los conjuntos de programas y la tecnología en que se fundamentan, se recomienda planificar cuidadosamente y con antelación los proyectos de mejora de los principales programas informáticos, según se establece en la sección del Plan a Plazo Medio (PPM) de la FAO relativa a los sistemas de información.

III. BASE DE DATOS DE ORACLE

18. [Esta sección se incluye ahora en las secciones 1 - Oracle Financials y 5 – Sistema de gestión de los recursos humanos de Oracle]

IV. SISTEMA DE APOYO A LA PLANIFICACIÓN, LA PRESENTACIÓN DE INFORMES SOBRE LA EJECUCIÓN Y LA EVALUACIÓN DEL PROGRAMA (PIRES)

Progresos realizados entre julio de 2002 y enero de 2003

19. Durante este período, el aumento del apoyo del PIRES al Programa de Labores y Presupuesto (PLP) para 2004-05 ha sido el objetivo prioritario. Se ultimó el marco normativo y se terminaron de elaborar y desplegar las funciones del PIRES con objeto de recopilar los datos necesarios para el Resumen del Programa de Labores y Presupuesto (RPLP). Se impartió un amplio programa de capacitación e información para diversas direcciones, tanto técnicas como no técnicas. La recopilación de los datos iniciales terminó en diciembre de 2002; se utilizaron instrumentos de análisis de datos basados en el PIRES para preparar las reuniones de los departamentos sobre cuestiones presupuestarias que finalizaron en enero de 2003.

20. Se llevó a cabo una evaluación del PIRES y de su apoyo al proceso de preparación del PPM 2004-09, cuyos resultados se comunicaron al Comité de Gestión del Proyecto (OPMC) en su reunión de noviembre. La evaluación se basó en una encuesta entre los Subdirectores Generales, los Coordinadores de programas, los Directores de las diversas direcciones, los encargados de formular programas y el personal que se ocupa de introducir datos, a quienes se pidió que puntuaran diferentes características del PPM y del PIRES con arreglo a una escala homogénea. Los resultados de la evaluación fueron en general muy positivos. También se alentó a quienes respondieron a que formularan recomendaciones, muchas de las cuales fueron adoptadas y aplicadas tanto en los procedimientos como en el apoyo del sistema al proceso posterior del PLP.

21. Ha comenzado el análisis y la preparación de una solución integrada a la planificación del trabajo de los departamentos y la elaboración de pronósticos para toda la Organización, con la participación activa de las dependencias AFF, AFH, AFI Y PBE. El Subgrupo de Herramientas del Grupo de Trabajo Intergubernamental sobre el PIRES ha iniciado la primera fase de este análisis (determinación de las necesidades en función de los diferentes cometidos para pronosticar y vigilar el presupuesto del Programa Ordinario) que está casi ultimada.

22. Se han terminado las especificaciones relativas al apoyo del PIRES a la evaluación anual del programa, basadas en la DGB 2001/33, Fortalecimiento del sistema de evaluación de la FAO, y en directrices posteriores, que se han distribuido a los departamentos para recabar observaciones.

23. En colaboración con la Dirección AFI, el Equipo del PIRES ha proporcionado asistencia al Grupo de Trabajo sobre la Participación de los Departamentos Técnicos en el Programa de Campo en un proyecto piloto para investigar métodos de medición del trabajo basados en una encuesta mejorada sobre medición del trabajo (eWMS) que permitirá obtener mejores datos sobre el apoyo de las dependencias técnicas a las actividades operacionales.

24. Ha proseguido la colaboración con la Dirección AFH sobre cuestiones de integración entre los sistemas de planificación y los de recursos humanos. Por ejemplo, como parte del modulo del PLP y tomando como base especificaciones de la Dirección AFH, se han desarrollado funciones para apoyar la recopilación de datos y el examen de propuestas después de las actuaciones. Además, la Dirección AFH se propone utilizar, en la medida de lo posible, los datos del PIRES sobre planificación para desarrollar su sistema de gestión de la actuación profesional en el marco de la Fase II de Oracle, sirviéndose de este modo de dicho sistema para reforzar la aplicación eficaz del PIRES.

25. Se ha aplazado la integración de los datos del PIRES en la base de datos de toda la Organización hasta que termine el proceso de preparación del PLP 2004-05 a mediados de 2003.

Planes para febrero-julio de 2003

26. El objetivo prioritario para el período será ultimar el RPLP (finales de febrero de 2003) y la recopilación y análisis de datos y la preparación de documentos para el PLP completo (abril-julio de 2003).

27. Se ultimarán análisis y la preparación de una solución integrada a la planificación del trabajo de los departamentos y la elaboración de pronósticos para toda la Organización (julio de 2003).

28. Se elaborarán soluciones para la evaluación anual del programa, basadas en las aportaciones de los departamentos (abril de 2003). Dado que la evaluación anual es una tarea de los departamentos (y no de la Organización en su conjunto), se prevé que el apoyo de la PBE al proceso a través del conjunto de herramientas de los departamentos se basará en el enfoque de cada uno de éstos.

29. Se concluirá el proyecto piloto de la eWMS , cuyos resultados se comunicarán al Comité del Programa de Campo (mayo de 2003). Basándose en la retroinformación de éste, se determinarán las medidas para el seguimiento del proyecto.

30. Continuará la colaboración con la Dirección AFH sobre cuestiones de integración entre los sistemas de planificación y los de recursos humanos, que se intensificará a medida que se acelere la labor de análisis y preparación del HRMS.

Cuestiones y observaciones

31. Como se señaló en el informe anterior, el apoyo del PIRES al PLP 2004-05 asumió la forma de un sistema adaptado, basado directamente en los datos y funciones desarrollados para el PPM 2004-09. Teniendo en cuenta la respuesta muy positiva a las soluciones propuestas y la manera económica en que éstas se elaboraron, el OPMC se mostró de acuerdo en no seguir buscando una posible solución que implicara el uso del módulo de presupuestación del sector público de Oracle.

32. Cuando se concluyan los principales procesos de planificación de la Organización (PPM y PLP), las actividades de diseño y desarrollo del PIRES se centrarán de manera creciente en los puntos de integración entre los procesos de planificación y seguimiento a nivel práctico que reciben el apoyo del conjunto de herramientas del PIRES para los departamentos y los procesos conexos de toda la Organización que reciben el apoyo de los sistemas propios de las dependencias AFF, AFH y TC. Los mecanismos para garantizar una coordinación activa y permanente entre los respectivos equipos de proyectos serán cada vez más importantes.

33. Según lo previsto, se dispondrá de fondos para las restantes actividades de desarrollo en 2003-04, gracias a la utilización de los atrasos.

V. SISTEMA DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DE ORACLE (HRMS)

Antecedentes y ámbito

34. La puesta en marcha del componente de Oracle relativo a los recursos humanos y la nómina no solo permitirá satisfacer la necesidad de sustituir el sistema actual de Persys/Nómina, sino que también responderá a la necesidad de desarrollar en la FAO un sistema moderno de gestión de la información sobre los recursos humanos. Este sistema es necesario como fundamento de las nuevos reformas y los mecanismos contables que habrán de aplicarse progresivamente. Contribuirá de forma decisiva a determinar mejor las necesidades de recursos humanos y de conocimientos especializados. También será un instrumento indispensable para mejorar las relaciones entre la planificación de los recursos humanos y las actuaciones profesionales de los funcionarios con el programa de trabajo de la Organización. Permitirá crear nuevas aplicaciones en los ámbitos de la capacitación, el perfeccionamiento del personal, la promoción de las perspectivas de carrera, la planificación de los recursos humanos y la gestión de la actuación profesional. Por otra parte, constituirá un sistema integrado de información financiera, presupuestaria y relativa a los recursos humanos, según preveía el Director General cuando se puso en marcha el proyecto original de Oracle.

Progresos realizados entre julio de 2002 y enero de 2003

35. Como se indicó en el informe presentado oralmente en el 100º período de sesiones del Comité de Finanzas, el proyecto sobre recursos humanos y nómina comenzó en 2002. Se preparó la infraestructura orgánica del proyecto y se redactó una carta del proyecto, utilizando una metodología acertada (Prince2), que fue aprobada por el OPMC. La carta, en la que se presenta la estructura y el plan, servirá de referencia para los informes sobre los progresos realizados que se elaborarán a lo largo del ciclo del proyecto.

36. El proyecto constará de tres fases:

37. Se ha iniciado la Fase 1, que consiste en la determinación, dirigida por los usuarios, del conjunto completo de necesidades operativas para elaborar el nuevo sistema de información. El comienzo de la Fase 2 del proyecto está previsto para finales de 2003 y su conclusión se ha fijado para principios de 2006.

38. Se está llevando a cabo la determinación de las necesidades operativas para los procesos en curso, y se han preparado proyectos de necesidades operativas para los sectores de trabajo siguientes:

39. El personal funcional ha terminado el trabajo con el apoyo de analistas de sistemas en esferas analíticas especializadas. De ese modo se ha asegurado una buena comprensión de los procedimientos de la FAO y la creación de la competencia básica para las sucesivas fases del proyecto.

Planes para febrero-julio de 2003

40. Los proyectos de necesidades operativas se someterán a un proceso de validación y mejora en colaboración con las oficinas operativas competentes. Durante ese mismo período se prepararán proyectos de necesidades operativas para los sectores de trabajo siguientes:

41. También se prepararán las condiciones técnicas y se realizarán las compras necesarias para la colaboración en la ejecución del proyecto, y se iniciarán consultas para determinar el método más rentable de diseño, desarrollo y aplicación.

Cuestiones y observaciones

42. El comienzo del proyecto se retrasó debido a las dificultades experimentadas para contratar a personal apropiado de manera eficaz en función de los costos. Se ha revisado la política de dotación de personal para el proyecto, con lo que se espera resolver el problema y evitar nuevas demoras.

43. En el PLP 2002/03 se preveía una consignación de 1 830 000 dólares EE.UU. para la primera fase (necesidades operativas y mejoras del proceso). Basándose en la experiencia adquirida en la Fase 1 de Oracle, se observó que para sacar adelante las fases 2 y 3 sería necesario disponer de recursos humanos y financieros suficientes, y que la ejecución de la Fase 2 seguiría estando supeditada a la disponibilidad de recursos adicionales. En la carta del proyecto, el costo de las Fases 2 y 3 se estimaba en 20 300 000 dólares EE.UU..

44. Hay que tener presente que, de conformidad con la Resolución 6/2001 de la Conferencia, aprobada el 9 de noviembre de 2001 (informe C2001), que hace referencia a la utilización de atrasos, la Conferencia acordó asignar 25 500 000 dólares EE.UU. para la elaboración de sistemas administrativos de toda la Organización, destinándose 19 900 000 dólares EE.UU. al proyecto HRMS de Oracle.

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1 Sistema de contabilidad sobre el terreno (FAS), módulo de supervisión del presupuesto (BMM), sistema de viajes (Atlas) y base de datos (DW).