4. COMPTABILITE

4.1. Caisse, crédit et analyse.

On utilise le formulaire de caisse qui est en fait un livre Recettes-Dépenses avec 14 colonnes de ventilation des recettes et dépenses.
Les recettes inscrites dans la colonne “ENTREES” et également dans la colonne correspondant à l'activité qui a produit cette recette. De même pour les Dépenses, qui sont inscrites dans la colonne “Dépenses” et également raportées dans la colonne correspondant à l'áctivité qui a nécessité cette dépense.
La plupart des recettes et des dépenses sont imputables directement à l'activité qui les a engendrées.

exemples : Vente 12 canards = recette canards
Vente 2 sacs aliments = recette meunerie
achat médicaments/porcs = dépense porcs

Certaines dépenses sont communes à plusieurs productions, comme les salaires et les aliments.

Les salaires sont ventilés selon la grille de main d'oeuvre vue précédemment.

Pour les aliments, touses les achats sont repris dans la colonne “ALIMENTS”

En fin d'exercice, le total dépensé pour les aliments moins la v aleur des stocks est attribué aux diverses productions proportionnellement aux quantités consommées par chacunes. Il est très important de pouvoir obtenir de la meunerie les nombres de sacs d'aliments produits et leur destination.

Les dépenses d'intérêt général ou de vulgarisation sont elles aussi totalisées dans des colonnes spéciales et le total en fin d'exercice est réparti sur les 5 spéculations.

A condition de disposer de l'état des stocks (importance de la FICHE D'ETAT DES STOCKS) au début et a la fin de l'exercice, il devient facile alors de définir le profit ou la perte enregistrésspour chaque activité. (Un exemple a été traité dans le Document Technique n^o16 “Le Centre Piscicole National de Bangui-Landjia, Autofinancement 1983–1984” (G. MIEVIS, 1984)

Le crédit devrait être strictement distinct de la caisse. S'il n'est pas possible de l'éviter, la méthode la plus simple est l'inscription comme ventes ordinaires des ventes qui se sont faites a crédit et la tenue d'une fiche de crédit pour chaque bénéficiaire.

4.2. TENUE DE LA COMPTABILITE

La comptabilité telle que nous la tenons est de type simple recettes-dépenses. Un livre à deux colonnes qui reprend par ordre chronologique (et groupées par mois) les entrées de fonds et les dépenses quotidiennes. Les dépenses sont justifiées par une facture et les recettes par un reçu. En fin de mois, on totalise les deux colonnes et le solde positif qui résulte représente l'encaisse réelle. Qui est constituée de billets, pièces, chèques et bons-pour.
(Recette inscrite non payée ou crédit = effets à recevoir).

Les colonnes de ventilation des recettes et des dépenses ne v servant pas directement la comptabilité, mais l'analyse de cette comppabilité.

Malgré cette simplicité, ce simple livre recettes-dépenses présente de nombreuses possibilités d'erreur, dans le fonctionnement courant.

Il arrive très souvent que l'on trouve une différence entre le montant de la caisse tel qu'on le calcule et tel qu'on le trouve en réalité.

Trois cas peuvent se présenter, au moment de faire les comptes soit l'encaisse réelle correspond à l'encaisse calculée :
tout va bien, bravo ! soit l'encaisse réelle dépasse l'encaisse calculée : on se trouve avec trop d'arggnt ! soit envore l'encaisse réelle est inférieure à l'encaisse calculée : on se trouve avec trop peu d'argent !

Envisageons les circonstances dans lesquelles nous pouvons rencontrer les deux derniers cas.

A. L'encaisse réelle dépasse l'encaisse calculée: trop d'argent dans la caisse !
C e cas résulte des 5 possibilités suivantes

1. oublier d'inscrire une recette
2. inscrire une recette en dépense
3. inscrire deux fois une dépense
4. inscrire une dépense que vous n'avez pas faite
5. inscrire une dépense que vous avez faites sur votre propre poche, sans l'inscrire.

B. L'encaissement réelle est inférieure à l'encaisse calculée il vous manque de l'argent.

6. vous oubliez d'inscrire une dépense
7. vous inscrivez une dépense dans la colonne Recette
8. vous inscrivez deux fois une recette
9. vous inscrivez une recette pour laquelle vous n'avez pas reçu l'argent.
10. vous avez dépensé l'argent de la caisse pour votre propre compte (ou pour le compte d'autrui) sans l'inscrire dans vos livres.

Comme on peut le voir malgré la simplicité apparente du livre recette-dépense, les sources d'erreur sont multiples et cumulables. Les recommandations que l'on peut faire sont les deux suivantes :

Au moment de clôturer une période comptable, il est nécessaire, avant de faire les additions, de vérifier que les dépenses sont bien toutes inscrites dans la colonne correspondante, de même que les recettes.

Lorsque la disposition des sommes est assurée, on peut procéder à la ventilation des dépenses.

4.3. Ventilation des dépenses

Pour avoir une idée du rapport de chaque production, on attribue à chacune d'elle les recettes et les dépenses qui lui reviennent à l'inscrivant dans la colonne correspondante.

A. Certaines dépenses et certaines recettes sont faciles a attribuer, car elles sont tout entières pour une production

Exemples : a) Vente de poisson       recette poisson
b) Vente de 1 poro          -"- porc
c) Vente 2 sacs aliments pour recette meunerie
d) Achat de 200 canetons dépense canardes
e) Prime garde bassin     -"- poisson

B. Certaines dépenses sont à repartir sur plusieurs ou sur toutes les productions.

Exemples : e Mandat pour achat poussin et canards
f Achat de vermifuge pour volaille (canards et poulets)
g Main d'oeuvre

La dépense de main d'oeuvre est à répartir selon l'équipe que l'on utilise : Voir 1.2. Main d'oeuvre p2 et 4

Suivons l'exemple de l'équipe de 12 décrite au tableau 2 page 2

Nous considérons dans ce cas que le garde bassin travaille seulement pour les poissons, que le porcher travaille uniquement pour les porcs, que l'éleveur de volaille s'occupe des canards a mi-temps et des poulets l'autre moitié du temps, que les manoeuvres d'entretien des étangs sont à charge des poissons, que un des deux gardiens revient aux étangs, donc au poisson et que l'autre partage son travail entre porcs, canards et poulets chacun pour un tiers de son t emps.

Les deux me uniersstravaillant à part égale pour les 4 élevages.

Cette repartition peut changer avec le temps, avec le développement ou l'arrêt d'un élevage par exemple, ou encore avec le renforcement de l'équipe.

Lorsque l'on rencontre une dépense de main d'oeuvre qui correspond plus ou moins à cette équipe, on utilise pour la repartition de la somme globale les pourcentages du bas du tableau cidessus, et l'on arrondit au franc pour que la somme des chiffres. Repartis dans les 4 colonnes de dépense soit égalemènla somme inscrite dans la colonne dépense du livre caisse.

Cette répartition est à faire au moment ou l'on inscrit la dépense.

Il va de soi que les dépenses spécifique de main d'oeuvre seront importées à l'élevage concerné.

par exemple : Prime au porcher égale dépense porcs

Plus on sera précis dans l'imputation des coûts, plus l'analyse de rentabilité qui en découlera sera slleemême précise.

f. Achat de 30 sacs de tourteau.

Les achats d'intrants alimentaires (qui serviront à fabriquer le mélange distribué aux animaux) sont repris dans la colonne “Aliments” mais on porte en chiffre négatif la valeur des aliments qui n'ont fait que transiter par la station. Exemple achat de sel 5.000F, suivi de vente de sel 5.000F. Ce sel ne restant pas à l'usage d'un des élevages de la station; il ne doit pas être considéré comme acheté, done il doit être enlevé du total.

Les achats inscrits dans la colonne aliment sont donc tout ce qui est maïs, mil, os, sel, tourreaux, sang, vitamines, médicaments s'ils sont utilisés par chacune des spéculations

En fin d'exercice, on cherche à attribuer chaque production la part du total de la dépense d'aliments qui lui revient.

Le meunerie peut fournir le chiffre total des sacs d'aliments complets fabriqués au cours de la période, avec la destination par exemple
100 sacs d'aliments poule vendus
50       "           "         canards utilisés à la station
60       "           "         poulets       "       à la station

pour un
total de : ..210 sacs

Cette même meunerie peut aussi fournir l'état des stocks alimentaires, au début et à la fin de la période.

Avec ces données il est donc possible de faire le calcul suivant:
Valeur du stock initial plus valeur totale des achats alimentaires moins valeur totale du stock final moins valeur des aliments vendus à l'état brut aux prix coûtant = valeur de la dépense alimentaire effectuée à la station, pour les 5 spéculations.

Cette valeur il faut soustraire la valeur des aliments utilisés à l'état brut sur la station (par exemple, le tourteau des poissons) et imputer cette valeur en dépense pour le produit correspondant (sur le poisson dans ce cas)

Le reste constitute donc la dépense globale alimentaire ayant servi à faire les mélanges. Si le prix de revient de ces mélarges n'est pas trop différent, comme c'est la cas ici, on peut se contenter de repartir cette dépense proportionnellement au nombre de sacs utilisés par chaqun élevage, par rapport au nombre total de sacs fabriqués.

Dans le cas envisagé, avec 100 sacs d'aliments poules vendus, le pourcentage à appliquer à la dépense de la rubrique “Meunerie”, sera 100/210 soit 48%.

On applique alors les 48% à la dernière somme calculée ci-dessus (Dépense globale alimentaire ayant servir à faire les mélanges) et l'on reporte le chiffre dans la colonne dépense de la spéculation “Meunerie”.

Suite de l'exemple : 50 sacs d'aliments canards utilisés à la station.

Le pourcentage à appliquer est 500 210 soit 24%. Les 24% sont appliqués à cette même dernière somme (Dépense globale alimentaire ayant servir à faire les mélanges) et le chiffre est reporté dans la colonne dépense de la spéculation “Canards”.

Cette répartition est réaliste si le prix de revient des différents formules fabriquées est le même ou très voisin ce qui est le cas chez nous.

Au cas ou une formule serait très différente à ce point de vue, il conviendrait de chiffrer sa valeur à part et de l'imputer de la manière que les aliments bruts (voir ci-dessus)

Ce calcul a donc pour but de répartir la dépense alimentaire sur les différentes spéculations, au prorata de ce que chacune effectivement utilise.

On voit qu'il est nécessaire de pouvoir connaitre

1. - l'état des stocks : importance des fiches de stock
2. - la quantité et qualité des aliments fabriqués : fiche de sortie.

Il sera possible de contrôler les chiffres des stocks en faisant un inventaire et les fiches de sortie en comparant aux chiffres des fiches d'alimentation tenues par les alimenteurs des élevages.

g. ACHAT PIECES VELO POUR ANIMATEUR : dépense “Vulgarisation”

On peut tenir cette colonne voisine de la colonne “autres” pour se donner une idée des dépenses non productives que l'on a effectuées au bénéfice de la vulgarisation.

On peut l'imputer en dépenses “Poissons” si l'on estime que c'est le poisson qui doit supporter la charge de la vulgarisation.

On peut aussi l'ajouter aux dépenses “Autres”.

h. ACHAT DE PAPETERIE, PETIT MATEEIEL D'INTEREST GENERAL etc;

Ce type d'achats est à faire supporter par toutes les productions et l'on peut utiliser comme base de répartition le pourcentaggeque représente la somme des dépenses de chaque produit face à la dépense totale.

L'ESSENTIEL DANS LA VENTILATION DES DEPENSES EST DE LES REPARTIR

1. - COMPLETEMENT (CHAQUE DEPENSE DOIT ETRE ATTRIBUEE)

2. - DE FACON AUSSI REALISTE QUE POSSIBLE

4.4. Le crédit Piscicole

Il s'agit ici de la gestion d'un fonds de roulement c'est à dire d'une caisse qui est approvisionnée de deux façons : le fonds initial et le remboursement des sommes empruntées par les créditeurs. Le fonds initial peut être de 3 types : 1 - distinct de toute autre caisse 2 - partie d'un fonds d'origine multiple ou encore 3 - intégré à un fonds servant d'autres dépenses.

1 - Fonds distinct de toute autre caisse :

Dans le cas, le système est simple et peut se resumer à une dépense justifiée par pièces de daisse, assortie d'un remboursement préalablement programmé sur base des rentrées prevues decoulant de la spéculation. Le calendrier de remboursement est un shema d'approvisionnement de ce compte d'avance qui peut indiquer si l'opération est conforme à ce qui avait été prévu, mais qui ne donne pas de renseignement sur la viabilité c'est à dire, l puisqu'il seagit d'un fonds de roulement, la reproductibilité de l'operation.

Il est nécessaire de tenir, même dans le;cas d'un fonds unique, une fiche de dépense et de remboursement par administrá. Cette fiche permet au jour le jour de connaitre la valeur du débit, du crédit et par conséquent le solde de l'opération de prêt.

Le prêt peut être (ou non) soumis a un intérêt. Le capital de départ étant cessé provenir de n'importe quelle source y compris bancaire, il est nécessaire de prevoir l'application d'un intérêt sur la somme prêtée. Comme il s'agit de spéculation à court terme, la fréquence de ce calcul pourrait être mensuelle. L'intérêt calculé en fin de mois s'ajouterait à la somme prêtée durant la période précédente, ou universement. Le taux généralement appliqué par les banques ou les entreprises en ce qui concerne le credit à court terme ou le payement différé des factures est actuellement de 2% par mois. Ce taux, bien que élevé tient compte des dépenses d'administration de ces opérations partout généralement sur de nombreuses petites sommes.

2 - Dans le cas ou la source de crédit est multiple, il est nécessaire d'ouvrir pour chaque débiteur une fiche client représentant l'état de son crédit pour chaque source.

L'administration du crédit est en tout la même que lorsqu'il s'agit d'une source unique.

Dans le troisième cas, celui où le fonds du crédit est intégré à un fonds servant d'autres dépenses, il est nécessaire d'être très rigoureux.

La dépense en crédit doit être comptabilisée d'une façon strictement distinct des autres dépenses, comme dans les cas précédentes, mais elle nécessite une prévision de disponibilités car il ne s'agit plus d'un fonds fixe attribué au crédit mais d'une par d'encaisse représentant le capital de plusieurs autres spéculations. Une gestion aléatoire de cette partie de capital peut déséquilibrer.
l'économie des autre spéculations, dans ce cas particulier il est absolument nécessaire d'inclure une étude de faisabilité du projet et d'appliquer un intérêt car l'équilibre financier est nécessaire. à la survie du fonds dans son ensemble.

Le crédit de petite envergure en Centrafrique est principalement constitué de Bons Pour, c'est à dire des prêts d'argent assortis d'un intérêt usurier (50 à 10% par mois) ceci concerne surtout les prêts consentis entre des personnes physiques, en l'absence de garantie sérieuse de remboursement), ou encore assortis d'un intérêt nul, ce cas concernant les caisses publiques les fonds d'aide extérieure et les caisses d'entreprises ou la conservation simple du capital nominal est déjà un résultat.

Les petits bancaires, situés entre les deux cas précédents, sont assortis d'un intérêt à taux intermédiaire quoiqu'élevés et entourés de garanties que possible.

La forme de crédit la plus acceptable serait, pour une caisse publique, de se rapprocher de la formule du prêt bancaire.

La gestion de ce crédit serait faite sous la responsabilité de celui qui gère le fonds dans son ensemble, pour éviter un déséquilibre dans l'attribution des fonds.

La gestion de se crédit se ferait de la même façon que dans les cas précédents, mais il serait nécessaire de disposer d'un encadrement technique succeptible d'évaluer et de maintenir le potentiel et d'avoir accès d'une façon ou d'une autre, aux revenus de l'operation.

B. Conditions d'attribution des prêts

En ce qui concerne le crédit piscicole, les trois points cités ci-dessus pourraient s'exprimer de la façon suivante :

I. Evaluation

La faisabilité du projet devrait se calculer sur base de la moyenne des coûts pratiqués et des résultats obtenus dans la région, et jamais sur base d'une moyenne de résultats supérieurs, quelle qu'en soit l'origine (type de pisciculture, espéces, type d'alimentation,… facteurs humains particuliers, etc…)

2. Maintien du potentiel.

Implique que l'on soit en mesure de mettre au point et de suivre une technique de fonctionnement et d'exploitation de l'entreprise envisagée. Ce point inclu le suivi technique des spéculations. (approvisionnement en aliments, alevins, poussins, matériel et matériaux par exemple).

3. L'accès aux revenues

Il s'agit peut être du plus grand problème lorsque souvent, dans les meilleurs des cas, l'opération déroulée comme prévu, il n'existe pour le prêteur aucun recours pour accéder à la part de revenus qui couvrirait son investissement. Les voies légales sont très onéreuses et les rapports personnels sont très aléatoires.

Dans un premier temps, compte tenu de la rareté du crédit (pour toutes ces raisons) il serait nécessaire de commencer l'opération avec les personnes ou les groupes de personnes qui présentent un maximum de garanties au point de vue remboursement. Ces personnes n'étant pas nécessairement les mieux équipées en ce qui concerne les points 1 et 2 décrits ci-dessus.

C = Comptabilisation d'un prêt à financement unique

D =               -"-               -"-               -"-           multiples

E =               -"-               -"-      sur base d'une caisse servant d'autres dépenses.

D) COMPTABILISATION D'UN CREDIT A SOURCES MULTIPLES (exemple:CPN et TIF)

FICHE MENSUELLE CREDIT

NOM : ZOUMALE	Origine des Fonds	(1) C.P?N.
		(2) TILAPIA I.F.
DATE : 1/3/84		(3) -
		(4) -
(autant d'exemplaires que de sources de crédit)		(5) -

NOM : ZOUMALE
DOIT A	SOMMES
(1) C.P.N.	10.000
(2) Intérêt Fev. CPN	200
(3) T.I.F.	40.000
(4) Intérêt TIF Février	800
Total:	51.000

E) COMPTABILISATION SUR BASE D'UNE CAISSE SERVANT D'AUTRES DEPENSES
(dans l'exemple, la caisse CPN fait un crédit)

(1) LIVRE CAISSE CPN Février 84

(3) FICHE DE CREDIT JOURNALIER ZOUMALE

En cours ou à la fin du mois, il faut intégrer lesdépenses aux diverses comptabilités. Par exemple pour la comptabilité CPN, il faut faire figurer au livre journal dans la colonne “recette” la liste des matériaux et services qui ont été rendus au cours du mois. Il ne faut pas inscrire les remboursements dans la colonne “dépenses”. S'il / y a lieu, on ajoute, toujours en recette, l'intérêt calculé sur la période.

Une copie de la fiche crédit journalier ZOUMALE Février 84 sert deègestificatif à l'entrée des 200 F d'intérêt de 28/02 ainsi que de pièce de caisse pour les 10.200 F qu'elle représente dans l'encaisse fin février 1984. Il s'agit donc d'une pièce comptable à joindre à la comptabilité du CPN de février 84.

Elle devrait donc être établie en 3 exemplaires : un pour la caisse, la deuxième pour le dessier client, le troisième pour le client.