L’importance d’un réseau de collaboration comme AGRIS & CARIS et des centres qui y participent réside dans la documentation à laquelle ils ont un accès exclusif. Les centres nationaux sont dépositaires de ce que l’on appelle communément les connaissances traditionnelles, c’est-à-dire un savoir-faire agricole et scientifique acquis durant de longues années dans la lutte menée pour obtenir un niveau de vie acceptable et pour le maintenir.
Nous devons nous souvenir des raisons pour lesquelles nous maintenons un réseau de collecte, de conservation et de diffusion de l’information. Les connaissances contenues dans les documents indexés et entrés dans les bases de données centrale et nationales d’AGRIS permettent aux décideurs, aux agriculteurs, aux vulgarisateurs, aux chercheurs et aux scientifiques de consolider les efforts qu’ils déploient dans le domaine de la sécurité alimentaire et du développement durable. Il est en effet indubitable que la qualité de l’information peut améliorer la qualité de vie.
Les documents gérés par les centres AGRIS – illustrations, rapports, thèses, manuels, etc. – ont été collectés localement pendant de nombreuses années et certains ne sont plus disponibles aujourd’hui. Même si ces documents ont été imprimés, il y a de fortes chances pour que leur édition soit épuisée de nos jours. Dans le monde entier, les ressources financières et humaines s’amenuisent et seuls certains organismes, aussi bien dans les pays développés que dans les pays en développement, détiennent aujourd’hui le dernier exemplaire de nombreuses publications spécialisées.
L’édition électronique a créé de nouvelles possibilités mais aussi de nouveaux problèmes aux utilisateurs ; elle représente toutefois une porte d’accès aux publications rares ou limitées qui peuvent être scannées et mises en ligne, et être ainsi consultées. Les documents très abîmés que toute nouvelle édition risquerait encore d’endommager peuvent, eux aussi, être scannés et publiés sous forme électronique. Les centres AGRIS sont à même de mettre ces ressources uniques à la disposition de la communauté agricole du monde entier : chercheurs, vulgarisateurs, scientifiques et étudiants. Grâce à la mise en ligne des documents d’une richesse inestimable, partout où cela est possible, les connaissances pratiques des systèmes agricoles que les hommes ont acquis de génération en génération dans une région donnée peuvent être transmises.
La transmission constante de ces connaissances soutiendra les efforts des utilisateurs pour parvenir à un développement durable. Elle contribuera également, mais beaucoup plus lentement sans doute, à réduire la “fracture numérique” : en effet, même si de nombreux pays ne pourront bénéficier des progrès technologiques que dans plusieurs années, ils pourront cependant accéder aux versions imprimées des publications qui sont ajoutées à la base de données, en se rendant ou en écrivant au centre national AGRIS.
La procédure de sélection des documents est primordiale pour tous les centres AGRIS. Les centres sont responsables de la collecte de tous les documents pertinents publiés sur leur territoire dans le domaine de l’agriculture.
Le contenu de l’unité documentaire doit être d’intérêt général et les publications doivent être disponibles. Les documents suivants doivent donc être exclus:
le matériel éphémère (information d’intérêt momentané),
le matériel à diffusion limitée ou confidentielle (sauf autorisation d’auteur),
les nouvelles d’intérêt local (entretiens sans valeur technique, remises de prix, appels aux vaccinations, etc.),
la législation sur un sujet local ou de courte durée (décret établissant les prix des produits agricoles dans une province, délibérations concernant des nominations administratives, etc.),
les commentaires sur les expositions agricoles,
les accords inter-institutions,
les critiques de livres,
les calendriers de centres de recherche et de formation et leurs programmes traités de manière superficielle,
les livres d'enseignement secondaire et, en général, les textes en sciences de base traitées superficiellement,
les articles faisant la promotion de vente de matériel agricole sans fournir de données techniques détaillées,
les éditions multilingues simultanées,
les préprint des congrès (spécialement si la publication du compte-rendu est prévue dans un délai de 6 mois),
les articles non originaux ou répétitifs provenant de journaux de vulgarisation,
les réimpressions d’articles de journaux (la version originale doit être prise en compte); mais par contre, il faut inclure les préprint d’articles importants ou les copies de manuscrits, s’ils sont disponibles, car ils circulent généralement longtemps avant leur publication officielle, les articles de type courte note ou les notes dont le contenu n’est pas substantiel, mais il faut inclure:
- les études de cas en médecine vétérinaire,
- les notes sur des projets en cours, unication
- les résumés de thèses ou de communications présentées dans le cadre de congrès, si leur texte intégral n'est pas disponible,
- les articles nécrologiques portant sur des chercheurs réputés, en particulier s’ils contiennent une bibliographie sur un sujet peu publié. ns cas, si le sujet est traité avec sérieu
Dans certains cas, si le sujet est traité avec sérieux et en profondeur, on peut inclure également :
les éditoriaux, les lettres aux éditeurs ou les articles publiés dans les journaux,
les documents sans mention d’auteur (anonymes),
les discours d’ouverture de colloques, de congrès, etc.
En ce qui concerne la littérature de vulgarisation, les critères généraux suivants sont suggérés :
inclure la littérature à destination des vulgarisateurs,
exclure la littérature produite par les vulgarisateurs, à moins qu'elle ne soit de portée générale.
Bien qu'il soit difficile d’appliquer des critères de sélection uniformes à l’échelle mondiale en matière de littérature de vulgarisation, il faut cependant toujours respecter les mêmes caractères d’utilité, de dates limites, etc. décrits dans le présent document. Il faut donc inclure:
les résumés ou traductions de documents de vulgarisation publiés dans une langue dans laquelle il existe peu de publications sur le sujet,
les cours ou les manuels de vulgarisation pouvant être utilisés par d’autres vulgarisateurs dans un contexte agricole similaire.
La portée d’AGRIS a été étendue à toutes les formes d’édition électronique: les bases de données, les pages web, les portails nationaux d’information scientifique et technique portant sur l’agriculture. En résumé : l’ampleur des données d’entrée d’AGRIS s’accroît pour couvrir l’information locale pertinente et spécialisée dans le domaine des sciences et de la technologie agricoles, sans pour autant perdre de vue son objectif initial. Cet élargissement permettra d’élargir la portée technique et scientifique.
Les nouvelles spécifications tiennent compte de plusieurs contraintes nouvelles, parmi lesquelles : un besoin croissant de transmettre les données en format XML, une plus grande réticence à transmettre les donnée dans le format ISO2709 et la rapidité des progrès technologiques permettant de faire des recherches dans plusieurs bases de données.
Les changements sont effectués en tenant compte des besoins de recherche des utilisateurs. Il est clairement apparu que certaines des saisies dans le formulaire de soumission des données sont créées dans le but de vérification croisée, que d’autres le sont principalement pour des ressources non électroniques et que la structure des données, généralement formelle, ne pouvait pas être facilement appliquée aux bases de données relationnelles plus pratiques et plus couramment utilisées.
Le format des spécifications actuel peut être utilisé pour stocker l’information en XML, RDF ainsi que les données dans des bases de données relationnelles.
