624. استنادا إلى توصيات الخبراء الخارجيين (KPMG) ووحدة التفتيش المشتركة، وأيضا الإقرار بأن الاستمرار في التقانة الحديثة وفي البنية الأساسية يمثل شرطا أساسيا للحفاظ على المزايا النسبية للمنظمة، فقد بدئ في تنفيذ عملية أفضت إلى قيام مؤتمر المنظمة في دورته الثانية والثلاثين بإصدار قراره رقم 10/2003، الذي يقضى بتأسيس نهج منتظم لإدارة المصروفات الرأسمالية وتمويلها.
625. وعرّف القرار المصروفات الرأسمالية بأنها: المصروفات على أصول مادية وغير مادية يكون عمرها الاستعمالي أطول من فترة السنتين الماليتين في المنظمة وتتطلب في العادة مستوى من الموارد لا يمكن تمويله من اعتمادات فترة مالية واحدة.ويقضي القرار بإنشاء مرفق للمصروفات الرأسمالية لإدماج تخطيط المصروفات الرأسمالية في الإطار الحالي للتخطيط والتمويل، وذلك وفق ما يلي:
626. وبموجب التفويض السابق بشأن مرفق المصروفات الرأسمالية، فإن استعراض المقترحات ذات الصلة يصبح جزءا من دورة تخطيط البرنامج العادي.وتتيح الخطة المتوسطة الأجل للفترة 2006-2011 الفرصة الأولى للمنظمة للمصروفات الرأسمالية توجز المشروعات الملائمة والمرتقبة خلال فترة تخطيط الأجل المتوسط لمدة ست سنوات، لوضع خطة والتي يمكن أن تستفيد من هذا المرفق.وسوف يتضمن برنامج العمل والميزانية القادم تفصيلا مستفيضا في شكل ميزانية المصروفات الرأسمالية للفترة 2006-2007 في إطار الباب الثامن. وإن لجنة المالية مفوضة ومسؤولة عن استعراض قسم إعداد الميزانية الرأسمالية في الخطة المتوسطة الأجل، وبالتالي، عن مزيد من الاقتراحات المفصلة التي تدرج في برنامج العمل والميزانية.
627. وهكذا، فإن المرفق يدمج إعداد الميزانية الرأسمالية في عملية التخطيط الجامعة بالانتقال من الإطار الاستراتيجي مرورا بالخطة المتوسطة الأجل ووصولا إلى برنامج العمل والميزانية الأكثر تفصيلا.ولذا، ينبغي لهذا المرفق، حالما يتم إنشاؤه تماما، أن يتفادى الحاجة إلى أن يتعهد المصرفات الرأسمالية فقط عندما تظهر وفورات عرضية، وعندما يتاح تمويل من متأخرات من الميزانية.ونظرا لكون هذا المرفق يوفر آلية مضمونة للتمويل المتعدد الفترات المالية، فإنه يمكّن المنظمة من ضمان تمويل المصروفات الرأسمالية الأساسية عند الحاجة إلى ذلك.وفي نهاية المطاف، فإن هذا يجب أن يفضي إلى قيام المنظمة بتنفيذ برامجها بأسلوب يكون أكثر مردودية وكفاءة.
628.وفيما يلي مجموعة موجزة من التعاريف، التي تشكل الأساس لهذه العملية وهيكل المرفق الذي يدعمها:
-يمكن زيادته من خلال اعتمادات البرنامج العادي أو المساهمات الطوعية أو من خلال الاستردادات عن طريق فرض رسوم على المستخدمين بشأن تنفيذ خدمات الاستثمارات الرأسمالية؛
يتم تخفيضه نتيجة لاستخدام كلي أو جزئي للرصيد لتمويل المصروفات في الفترة المالية الجارية.
629. ولا يمثل هذا المرفق في واقع الأمر مصدرا جديدا للأموال؛ لكنه يمثل؛ من خلال استخدام حساب المصروفات الرأسمالية، أداة تمكن المنظمة من إعداد ميزانية المصروفات الرأسمالية لعدد من الفترات المالية.وهذا الأمر يعد خاصية أساسية، ذلك لأن المصروفات المقصودة، بحسب التعريف، لا يمكن الوفاء بها في فترة مالية واحدة.
630. ونظرا لأن رصيد هذا المرفق في الوقت الحالي هو صفر، وأن إيجاد رصيد أولي في حساب المصروفات الرأسمالية يعد أمرا صعبا، ذلك لأن المنظمة اضطرت في الآونة الأخيرة إلى إجراء اقتطاعات أساسية في ميزانيتها العادية، فقد طبق تعريف ضيق للمصروفات الرأسمالية في هذه الخطة المتوسطة الأجل، وذلك لتقليص عدد المقترحات.وبشأن هذه الخطة المبدئية، فإن الحد الأدنى الذي تقرر بشأن اقتراح مرغوب فيه بلغ 000 500 دولار أثناء مدة تشغيل الاستثمار الرأسمالي. إضافة إلى ذلك، فإن تراكم البنود الأقل قيمة كالحواسيب الشخصية والطابعات، قد تم استبعاده.وهذا يمكن المنظمة من اكتساب بعض الخبرة في تشغيل المرفق وتراكم الموارد لدعم مقترحات المصروفات الرأسمالية في المستقبل.
631. وتجدر الإشارة إلى حقيقة أن الاستخدام الحالي للمتأخرات، حسبما فوضها بذلك قرار المؤتمر 6/2001، يشمل العديد من البنود التي تدخل ضمن تعريف المصروفات الرأسمالية.ومن الأمثلة على ذلك، تحديث قاعدة البيانات الإحصائية الموضوعية في المنظمة، وإعداد نظام تخطيط البرامج وتنفيذها وتقييمها وإعداد التقارير عنها، واستبدال برامج ومعدات المركز العالمي للمعلومات الزراعية، ونقل وتجديد مركز الحاسوب، وتطوير نظام إدارة الموارد البشرية.ولهذا، وعلى هذا النحو، فإن استخدام الباب التاسع ليقدم كشفا باستخدام المتأخرات، يمثل، في جزء منه، على الأقل، تمهيدا لمرفق المصروفات الرأسمالية، وبالتالي، فإنه من الملائم نقل أي رصيد لم يتم إنفاقه في الباب التاسع إلى المرفق في موعد أقصاه 31/12/2005. ونظرا لأن بعض المشروعات قد تم تفويضها أساسا في إطار استخدام المتأخرات، ويتوقع لها أن تستمر ما بعد 2005، فإن الموافقة من حيث المبدأ على هذا الاقتراح سوف تصدر عن لجنة المالية والمجلس.
632. يتضمن الجدول الوارد أدناه مقترحات المصروفات الرأسمالية للفترة 2006-2011. وأصل هذه المقترحات موجود في الإطار الاستراتيجي، ذلك لأن كلا منها يتعلق بواحد أو أكثر من الاستراتيجيات الست لمعالجة القضايا المشتركة بين وحدات المنظمة. ونظرا لمحدودية الشروط المطبقة لبلورة المقترحات الأولية، فإن المقترحات الواردة أدناه تتعلق إلى حد كبير بمواصلة هذه الاستراتيجياتتحسين عملية الإدارةوإن كان نظام إدارة الموارد البشرية يسهم أيضا فيضمان الامتيازوالتفوق وفي تعزيز التخصصات المشتركة.ويلي الجدول أدناه توصيف موجز لكل مجال من المجالات الرئيسية للمصروفات الرأسمالية.
| مقترحات الميزانية الرأسمالية فى الخطة المتوسطة الأجل | ||||||||
| المبالغ بآلاف الدولارات | ||||||||
| الفئة/البند | التكرار (السنوات) | الاستحقاق القادم | 2006-2007 | 2008-2009 | 2010-2011 | المجموع | ||
| 1. الخدمات الهاتفية | 150 |
2,000 |
150 |
2,300 | ||||
| 1-1 شبكاتPABXفى المقر الرئيسى والمكاتب الإقليمية | 150 |
2,000 |
150 |
2,300 | ||||
1-1-1 |
معدات PABX فى المقر | 10 | 2008 | 1,500 |
1,500 | |||
1-1-2 |
معدات PABX فى المكاتب الإقليمية | 10 (متفرقة) | 2008 | 125 |
250 |
125 |
500 | |
1-1-3 |
برامجيات PABX (بالمقر والمكاتب الإقليمية) | 5 | 2006 | 25 |
250 |
25 |
300 | |
| 2. خدمات البيانات المشتركة | 1,545 |
5,165 |
3,530 |
10,240 | ||||
| 2-1 التطبيقات الإدارية المؤسسية | 950 |
4,885 |
1,715 |
7,550 | ||||
2-1-1 |
حواسب التطبيقات الإدارية (ويندوز) | 4 (متفرقة) | 2006 | 150 |
150 |
150 |
450 | |
2-1-2 |
التطبيقات الإدارية، تطبيقات الويب/حواسب DB UNIX | 6 | 2011 | 1,465 |
1,465 | |||
2-1-3 |
تخزين شبكة التطبيقات الإدارية | 8 | 2009 | 1,435 |
1,435 | |||
2-1-4 |
تراخيص أوراكل وصيانتها (إدارية) | 6 or متفرقة | 2008 | 100 |
100 |
200 | ||
2-1-5 |
تحديث برامجيات التطبيقات الإدارية (أوراكل المالية، ونظام الحسابات الميدانية، ونظام إدارة الموارد البشرية) | 4 | 2009 | 2,700 |
2,700 | |||
2-1-6 |
تحديث برامجيات التطبيقات الإدارية (نظام السفريات) | 8 | 2007 | 800 |
800 | |||
2-1-7 |
تحديث برامجيات التطبيقات الإدارية (مستودع البيانات) | 8 | 2008 | 500 |
500 | |||
| 2-2 التطبيقات الفنية المؤسسية | 0 |
0 |
1,260 |
1,260 | ||||
2-2-1 |
التطبيقات الفنية DB (UNIX) | 6 | 2011 | 790 |
790 | |||
2-2-2 |
تراخيص أوراكل وصيانتها (فنية) | 6 or متفرقة | 2006 | 170 |
170 | |||
2-2-3 |
المركز العالمى للمعلومات الزراعية وتحديث مرافق التطبيقات الفنية | 6 or متفرقة | 2008 | 300 |
300 | |||
| 2-3 برامجيات ويندوز للحاسوب الرئيسى وتراخيص نفاذ العملاء إلى شبكات المقر والمكاتب الإقليمية | 595 |
280 |
555 |
1,430 | ||||
| 3. دعم تقانة المعلومات للاجتماعات | 1,000 |
0 |
0 |
1,000 | ||||
| 3-1 نظم قاعات الاجتماعات فى المقر الرئيسى | 1,000 |
0 |
0 |
1,000 | ||||
3-1-1 |
الترجمة الفورية والمعدات السمعية البصرية | 10 | 2006 | 1,000 |
0 |
0 |
1,000 | |
| 4. نظام إدارة الموارد البشرية | 3,900 |
0 |
0 |
3,900 | ||||
| 4-1 مشروع نظام إدارة الموارد البشرية | 3,900 |
0 |
0 |
3,900 | ||||
4-1-1 |
تنفيذ المشروع | 2,900 |
2,900 | |||||
4-1-2 |
ما بعد التنفيذ | 1,000 |
1,000 | |||||
| مجموع قيمة رأس المال | 6,595 |
7,165 |
3,680 |
17,440 | ||||
633. خدمات الهاتف (2.3 مليون دولار):أنشأ المقر الرئيسي للمنظمة أول نظام بدالة هاتفية رقمية (PABX) منذ أكثر من 10 سنوات، ولا يتوقع لهذا النظام دعما يتجاوز عقد الصيانة الحالي ومدته خمس سنوات، وينتهي أجله في عام 2008. ومن المقترح إدراج أنظمة البدالة الرقمية (PABXs) في المكاتب الإقليمية في الدورة مما يسمح للمنظمة تحسين الفعالية بأنظمة موحدة في عموم وحدات المنظمة، وضمان نهج مشترك لتطبيق تقانات الصوت المستجدة.ويشار إلى أن استبدال نظام البدالة الرقمية (PABX) سوف يكون مشروعا رئيسيا وباهظ التكاليف، لكن بإدخال هذا البند في "صندوق رأس المال"، فسوف يمكن ضمان استمرار الخدمات الهاتفية الموثوقة للمستخدمين في المقر الرئيسي والمكاتب الإقليمية خلال الأجلين المتوسط والطويل.
634. خدمات البيانات المشتركة (10.2 مليون دولار):وتشمل هذه الخدمات التطبيقات الإدارية المشتركة، والتطبيقات الفنية المشتركة وبرامجيات نظام Windows.وتشمل التطبيقات الإدارية المشتركة متطلبات التحديث الدوري لبرامجيات النظام المالي ونظام إدارة الموارد البشرية في أوراكل، فضلا عن مختلف النظم التابعة لمعايير المحاسبة الميدانية ومستودع البيانات ونظام أطلس للسفريات.. وتشمل التطبيقات الفنية المشتركة جميع النظم المشتركة التي تدخل تحت رعاية المركز العالمي للمعلومات الزراعية.
635. ويشار إلى أن تكاليف التحديث الدوري للبرامجيات الحالية واستبدال معدات تقانة المعلومات لم يدرج حساب عناصرها تماما في الميزانية العادية، وتمثل مصروفات رأسمالية رئيسية تم تغطيتها في السابق من وفورات عرضية ومن مصادر أخرى ليست منظورة أو موثوقة أو مستدامة.وإن إدراج هذا البند في الميزانية الرأسمالية سوف يضمن استمرار تطوير وصيانة النظم، مثل تطبيقات إدارة الموارد المالية والبشرية التي تعزز قدرات المنظمة في تسيير العمليات الإدارية الأساسية.
636. وتصبح برامجيات الحاسوب الرئيسي (نظام تشغيل Windows، وبرامجيات التبادل) متقادمــة بعد قرابــة 4 سنوات من عمرها، ويلزم تحديثها بانتظام لضمان أن تعمل خدمات شبكة المنظمة على نحو ملائم وموثوق.ويشمل تحديث برامجيات التشغيل الحصول على التراخيص وإظهار البرامج الجديدة.فتراخيص الحاسوب مطلوبة لكل من نظام Windows وتطبيقات Software، في حين أن تراخيص دخول العملاء على الشبكة لازمة بشأن كل مستخدم نهائي للشبكة.وإن إدراج هذا البند في حساب رأس المال من شأنه أن يضمن توفير برامجيات التشغيل المدعمة جيدا لجميع مستخدمي شبكات المقر الرئيسي والمكاتب الإقليمية.
637. الدعم الذي تقدمه تقانة المعلومات للاجتماعات (1.0 مليون دولار):تشمل نظم الاتصالات في قاعات اجتماعات المقر الرئيسي المعدات السمعية البصرية ومعدات الترجمة الفورية.وبعد تركيب الإنشاءات الأولية التي مولتها الحكومات الراعية، لا توجد اعتمادات لتحديث المعدات أو استبدالها بين حين وآخر.وإن إدراج هذا البند في صندوق رأس المال من شأنه أن يضمن استمرار الخدمات السمعية البصرية وخدمات الترجمة الفورية على نحو موثوق به في قاعات اجتماعات المقر الرئيسي.
638. نظام إدارة الموارد البشرية في المنظمة (3.9 مليون دولار):لهذا النظام دور محوري في إدارة الموارد البشرية في المستقبل.ويشمل هذا الاقتراح تمويل متطلبات تصل إلى المقدار الوارد في إطار القرار الحالي بشأن استخدام المتأخرات.ومن جهة أخرى، يُسترعى انتباه لجنة المالية والمجلس إلى حقيقة أن هذا المبلغ يقل عما قدّر أصلا للمشروع.وفي الواقع العملي، فإن المشكلة تتمثل في أن المشروع يمر بمرحلة حرجة إلى أن يتم وضع تحليل للفجوات بين ما تحتاج إليه المنظمة وما يمكن أن توفره هذه الحزمة، وهو ما يمكن أن يقدم تقديرات موثوقة للتكاليف الإجمالية للمشروع.وطالما أن تحليل الفجوة سوف يشير إلى الحاجة إلى موارد إضافية، فقد لوحظ أن هذه الخطة لا تمتلك حلا عاجلا لتمويل الاحتياجات.إضافة إلى ذلك، فإن الاعتمادات تشتمل على مبلغ يغطي تكاليف التنفيذ الإضافية التي تحدث مرة واحدة في عام 2007.
639. إن إنشاء مجمع أولي للتمويل يكون دائما صعبا ما لم يتصادف مع أرباح طارئة يمكن استعمالها للمرفق.وهذا القول ينطبق خصوصا على المنظمة في الفترة الحالية نظرا للاقتطاعات المالية الشديدة في الآونة الأخيرة والتي نزعت من النظام الكثير من المرونة.ويوضح الجدول التالي اقتراحا مبدئيا بشأن تمويل المصروفات الرأسمالية خلال الفترات المالية الثلاث القادمة.
| المبلغ المرحل في 31/12/2005 | 2006-07 | 2008-09 | 2010-11 | |
| ألف -التدفقاتالداخلة والخارجة المقررة | ||||
| الإضافات المقررة لحساب المصروفات الرأسمالية | ||||
| المبلغ المرحل من المتأخرات في 31/12/2005 | 2,900 |
|
|
|
| عمليات النقل من بقية الأبواب إلى الباب الثامن في نهاية كل فترة مالية | 1,000 |
1,000 |
1,000 |
1,000 |
| الاعتمادات – يحدد المصدر فيما بعد (لكن قد يشمل رسوم الخدمات الرأسمالية، والمساهمات الطوعية أو الرسوم لمرة واحدة مقابل النمو الحقيقى) |
|
1,000 |
1,000 |
|
| صافي الاعتمادات لحساب المصروفات الرأسمالية |
|
2,000 |
4,000 |
6,000 |
| مجموع الإضافات إلى حساب رأس المال | 3,900 |
4,000 |
6,000 |
7,000 |
| المصروفات الرأسمالية المقررة (أنظر الجدول السابق) | ||||
| مجموع الاستخدام لحساب المصروفات الرأسمالية |
|
7,595 |
7,165 |
3,680 |
| باء - موجز حركة حساب رأس المال | ||||
| رصيد أول المدة |
|
3,900 |
1,305 |
140 |
| إضافات مقررة لحساب رأس المال |
|
4,000 |
6,000 |
7,000 |
| الاستخدام المقرر لحساب رأس المال |
|
-6,595 |
-7,165 |
-3,680 |
| رصيد نهاية المدة |
|
1,305 |
140 |
3,460 |
640. وفيما يلي توضيح لهذا الاقتراح:
641. المبلغ المرحل من المتأخرات في 31/12/2005(2.9 مليون دولار):طلب من لجنة المالية أن توافق من حيث المبدأ على ترحيل الرصيد المتبقي بحسب القرار 6/2001 إلى حساب المصروفات الرأسمالية الذي أنشئ بموجب القرار 10/2003. وتشير التوقعات الحاليـة إلى أن المبلغ المشمول بهذا الاقتـراح يقـدر بنحـو 2.9 مليـون دولار، لكن المبلـغ لا يمكن تحديده بدقة حتى نهاية 2005.
642. عمليات النقل من بقية الأبواب إلى الباب الثامن في نهاية كل فترة مالية: ليس من الممكن عموما إنفاق الاعتمادات 100 في المائة، ناهيك عن أن المنظمة مدعوة إلى تلافي أية تجاوزات لهذا الاعتماد.ولذا، فإن هناك فوائض يتباين مقدارها تظهر في كل فترة مالية.والقصد من هذا البند هو التماس دعم لجنة المالية للموافقة على نقل المبالغ التي لم تنفق في البرامج الأخرى إلى الباب الثامن، وبالتالي التعجيل بإنشاء المرفق.
643. الاعتمادات – يعلن مصدرها فيما بعد: وهذا هو النقص المقدر في كل من الفترتين 2006-2007 و2008-2009. ويتعين تحديد مصدر التمويل، وإن يكن الجدول يتضمن الإمكانيات.إضافة إلى ذلك، فإن من الممكن النظر إلى الوفورات الناجمة عن الكفاءة كمصدر محتمل للتمويل.
644. صافي الاعتمادات لحساب رأس المال:يتعين في الأجل الطويل أن تكون الاعتمادات المصدر الرئيسي لتمويل المصروفات الرأسمالية – إذ أن الطريقة الحالية هي مصدر مخاطر إلى حد ما.والهدف هو إضفاء الطابع المؤسسي لهذه العملية، وبالتالي يكون هناك تدفق مطرد للإيرادات من الاعتمادات إلى حساب المصروفات الرأسمالية.ومن جهة أخرى، ولتلافي تعرض وحدات المنظمة لصدمات مالية أخرى، يقترح أن يتم تنفيذ ذلك على أساس تدريجي بزيادة المبلغ كل فترة مالية بهدف الوصول إلى الرقم المستهدف لتدفق الإيرادات في نهاية فترة الخطة المتوسطة الأجل.ويلاحظ أن هذا النهج لم ينفذ في الجداول الموجزة في بداية الوثيقة ريثما تدرس لجنة المالية النهج بأكمله.وإذا ما أيدت لجنة المالية هذا النهج، فإن التعديل الأول للاعتمادات لتصبح 2 مليون دولار، سيكون جزءا من عملية إعداد برنامج العمل والميزانية للفترة 2006-2007.
645. موجز التغيرات في حساب رأس المال: يوجز الجزء الثاني من الجدول التدفقات الداخلية والخارجية إلى/ومن حساب المصروفات الرأسمالية للوصول إلى رصيد في نهاية كل فترة مالية.ووفقا للافتراضات المطبقة، فإن الحساب يمكن أن يعمل في ظل هذه الميزانية الدنيا للمصروفات الرأسمالية.ومن جهة أخرى، فسوف تكون هناك فترة للمحاولة والخطأ ويتوقع أن يستغرق إنشاء مرفق مستدام عدة سنوات.
646. لجنة المالية هي الجهة المتلقية الرئيسية لمقترحات المصروفات الرأسمالية، كما تقرر عند إنشاء المرفق.ويمثل هذا المقترح الخطوة الأولى العملية في سبيل إنشاء هذا المرفق.وإن المطلوب من اللجنة هو تأييد هذا النهج، وأن تعدله حسبما ترى.إضافة إلى ذلك، وكما أشير إليه أعلاه، فإن موافقة اللجنة من حيث المبدأ أمر مرجو بشأن ترحيل أي رصيد يتبقى من المتأخرات في 31/12/2005، إلى المرفق.
