FC 108/22

财政委员会

请执行局注意

2000-2001外聘审计员审计报告建议的最终实施报告

2002-2003运营外部审计建议实施报告

执行局

第三届例会

2004年10月11－14日，罗马

资源、财务和预算事项

议题 5

发行: 普遍

WFP/EB.3/2004/5-B/1

xxxxxx10 January 2000

原文:英语

外聘审计员建议的后续行动

请执行局注意

本文件提交执行局审议
秘书处请对本文件有技术疑问的执行局成员与世界粮食计划署以下人员联系，最好尽早于执行局召开会议前提出。
财务司司长	S. Sharma先生	电话.: 066513-2700
帐目科科长:	A. Diaz先生	电话.: 066513-2230
如对执行局发文事宜有疑问，请与会议服务和分发组主管联系（电话：066513-2328）。

外聘审计员建议实施报告

1. 执行干事高兴地提交此《外聘审计员建议实施报告》。

2. 本报告分成两节。第一节包括《2000-2001两年度长篇报告》内的《前任外聘审计员建议的最终实施报告》。这些建议或已完全实施，或将于2004年底前在《财务指南》或其它指导政策中提出。

3. 第二节包括向执行局提交的2002-2003两年度审计工作报告中的《现任外聘审计员建议的第一份实施报告》。该节针对外聘审计员五份报告（执行局于不同会议审议过这些报告）所提建议分为如下五部分：

1. 2002-2003两年度审定帐目长篇报告(WFP/EB.A/2004/6-B/1/3)；
2. 世界粮食计划署人力资源战略审查(WFP/EB.3/2003/5-B/1)；
3. 世界粮食计划署空中作业审查(WFP/EB.3/2004/5-A/1)；信息 (WFP/EB.A/2004/INF/8-A);
4. 世界粮食计划署弱点分析及图示审查(WFP/EB.3/2004/5-A/1)；信息(WFP/EB.A/2004/INF/8-B)；
5. 世界粮食计划署共同治理审查(WFP/EB.3/2004/5-A/1)；信息(WFP/EB.A/2004/INF/8-C)。

4. 2002-2003年审计建议的实施情况总结如下表：

审计报告	建议	已完成	执行中
2002-2003两年度审定帐目长篇报告	8	1	7
人力资源战略	5	1	4
空中作业	9	3	6
脆弱性分析及图示	7	1	6
共同治理	4	2	2

5. 执行干事致力于确保所有建议均得以实施且无不当延迟。执行情况受到严密监督，第二份进度报告将于2005年执行局第三届例会上递交执行局。

2000-2001外聘审计员审计报告建议的最终实施报告

外聘审计员建议（按照2000-2001审计报告）	重要性	完成期限	迄今或截至2003年6月30日所采取的行动	迄今或截至2004年6月30日所采取的行动
财务事宜
物品估价方法
重申先前的建议是为了设计并实施一套综合程序，包括对符合总则XIII.6T和财务规则104.2. [第15段]规定的捐助者收据进行了更具体的定义。财务规则104.2.[第15段]	重要建议	2002年年底前	包含这些条款的全面财务手册正在筹备中；可望于2003年年底前完成。	将于2004年底前出版的统一财务手册草案将包括对捐物估价程序及“捐助者收据”一词的定义。
世界粮食计划署友人捐助
考虑到世界粮食计划署有意从私营部门获得更多资金，建议为此制定更具体的政策和指导方针。鉴于此事可能对间接支持费用会产生影响，正如世界粮食计划署友人所受影响一样，政策出台前应与执行局协商。该署表示，此问题将作为资源与长期财务政策领域的问题之一提出[第22段]。	重要建议	2003年年底前	“财务政策事宜”中列出了世界粮食计划署与私营部门关系的政策，并于2003年年会上得到执行委会认可。粮食促进恢复和发展正准备细化该指导方针。	拟议中的私营部门接触原则已提交执行局，并已于2004年5月5日的非正式磋商中进行讨论。2004年7月13日的另一轮磋商进一步提供了信息。这些磋商使得指导方针能于2004年9月完成并发送职员参照，使得研究继续进行，管理分析能够执行。
利息
建议立即发布利息计算会计新方法[第29段]。]	值得注意的建议	2002年年底前	自动计算和记录信托基金和特别帐户利息的会计程序正被纳入新的综合财务手册，该手册可望于2003年底前完成。	信息网络和全球系统每六周将把公司利息收入向不同信托基金和特别帐户分配一次。书面程序将被纳入财务手册。
银行对帐
建议全力缩短目前在银行对帐过程中出现的延迟[第39段]。			信息网络和全球系统于2003年5月开始运行的两份新报告现被用于监督信息网络和全球系统的银行对帐情况及需要清偿的未偿项目数额和期限。 2003年6月20日，财务司向所有区域、国家和联络办事处的负责人及所有财务官员发布了银行对帐方法和汇报要求。 两年度封帐指导方针于2003年8月发布，以确保银行对帐在2002-2003两年度财务报表筹备前完成。	在信息网络和全球系统最近发布的银行报表上载及对帐培训手册升级版的进一步帮助下，银行帐户月度对帐正在进行。 银行对帐监督程序正在驻国家办事处、区域办事处和总部实行。
实地银行帐户监督
建议财务处定期与相关驻国家办事处核对其驻国家办事处帐户清单。并建议提醒驻国家办事处牢记驻国家办事处会计指南的规定。[第42段]	重要建议	立即执行`	不断更新实地银行帐户清单以加强对银行对帐情况的监督。	最近召开的一次由总部与区域办事处资深财务人员参加的工作会议中认为，区域办事处对其各自的驻国家办事处应有财务监管功能。特别是自2004年6月起，区域办事处财务官员将相应接管银行帐户清单监督与更新以及总部财务报表更新的任务。
信托基金持有的货币化基金
建议如下： a) 应对现有差额进行调查，直至完全补平。 b) 应定期核对资产和负债. c) 按照执行局通知，应任命当地外聘审计员对这些资金进行年度审计。[第43页]	重要建议	立即执行	作为2002-2003封帐战略的一部分，相关的驻国家办事处将必须确保在2003年9月30日封帐前将变现的资产和负债对清。 驻国家办事处还将必须确保变现资金由当地外聘审计员进行审计。	作为财务监督功能的一部分，区域办事处的财务官员将负责监督变现资金的对帐情况，并请人对其进行年度审计。
帐户数目（信息网络和全球系统中的帐户表）
建议审查精简帐户表之目的。[第48页	重要建议	立即执行	到目前为止，已通过以下方式对帐户表进行精简： (i)建立开户销户的程序， (ii) 冻结/注销那些不再使用的帐户，以及 (iii) 通过绘图表将相关帐户分组。 将于2003年底前完成的综合财务新手册将包括详细说明和会计条目抽样。	帐户表不须进一步精简。 统一的财务手册将在2004年底前公布。
发送和滞留帐目
建议尽快偿清未偿项目，并随后实行月度对帐。建议《滞留与发送的政策和程序》尽早出台[第49段]。	重要建议	立即执行	信息网络和全球系统与OTS数据库的全面核对工作业已完成，并将按月度进行。 联合指示(OT2003/001 OD2003/002 FS2003/004)已于2003年4月10日出台。	不须采取进一步行动。
保险帐目
建议保险帐目清偿具体行动计划一旦完成，即由OEDA进行审查，并随后定期审查其进展情况。[第52段]	重要建立	立即执行	有疑问的保险帐目已获清偿并在账薄中得以调整。 正开发索保监督与会计新系统，并有望于2003年底前运营。该系统将与信息网络和全球系统连接，并将使用信息网络和全球系统数据库。	不须再对清偿保险帐目采取进一步行动。 索保监督与会计新系统已开发完成，目前正进行最后测试。它将于2004年第四季度投入生产。
职员受益基金
重申先前的建议，即应获取联合国开发计划署当地职员应计负债的准确信息，以在2002/03年度财务报表中作适当披露。[第53段]	值得关注的建议 值得注意的建议	用于2002-2003两年度封帐	正为两年度封帐估算当地职员应计负债值。	秘书处使用联合国开发计划署提供的模板，估算2002-2003财务报表中披露附注内的应计负债。
用于计划支持和行政管理收支的不同会计政策
建议世界粮食计划署继续努力记录其应计收入与支出。[ 第64段]	根本建议	最迟于2004-2005两年度	应计收入的新政策正用于2002-2003年度财务报表的编写。	不须再采取进一步行动。
计划支持和行政管理支出
建议尽快、或至少在2004-2005两年度预算准备开始前将一份有关计划支持和行政管理支出的综合文件提交执行局审查[第68段]。	重要建议	2003年	根据执行局的决定，财务政策框架中的任何变动都应与战略计划和管理计划一致。2004-2005年度战略计划规定了计划支持和行政管理支出的性质。	不须再采取进一步行动。
管理事宜
金库管理
世界粮食计划署投资委员会的成员
建议投资委员会吸纳更多具有专业和资金管理实践经验的成员。[第91段]	重要建议	2002年底前	粮农组织司库于2002年12月被招收为世界粮食计划署投资委员会成员。	除粮农组织司库外，自2004年7月起，世界银行一位代表已作为外聘投资顾问加入。
议事规则
为使其成为一个更具价值的工具，建议争取在年度开始前采用投资委员会年度工作计划 [第95段] 。	值得关注的建议	始于2003年度计划	投资委员会 2003年度工作计划于2003年1月20日在投资委员会第15届会议上通过。	年度工作计划于2003年1月的投资委员会会议上通过。
建议改善投资委员会会议的筹备工作，以及时分发议程草案和文件。[第96段]	值得注意的建议	立即执行	及时公布投资委员会议程和相关文件。议程草案至少于拟定的例会召开前一周发送至投资委员会成员。与议程草案有关的文件至少于拟定的会议召开前五天公布。	不须采取进一步行动。
建议世界粮食计划署按上述程序规则，一如既往地迅速公布投资委员会会议记录 [第97段] 。	值得注意的建议	立即执行	迅速公布投资委员会会议记录，通常在每场会议结束后五个工作日公布。	不须采取进一步行动。
投资委员会年度报告
鉴于执行局通知未包括有关提交投资委员会年度报告的时间及其内容的条款，建议纳入这些内容。 [第98段]	值得注意的建议	立即执行	按照投资委员会在其于2002年4月19日召开的2002年第一季度会议中有关在每年4月前公布年度报告的决定，投资委员会2002年年度报告于2003年4月28日公布。	投资委员会 2003年年度报告于2004年4月29日公布。
总部银行业务安排
建议根据对银行业务安排的审查结果，按照上述财务规则112.17公布现金管理服务建议要求。 [第110段]。	根本建议	早于2003年中期	对当前银行业务安排进行审查，以行业标准和最佳实践为基准衡量所接受的服务。正寻找提交建议的顾问。	银行业务审查业已完成。顾问认为，当前的银行业务安排满足世界粮食计划署的需要，资金实践可与其它组织的最佳实践媲美。
实地银行业务安排
建议世界粮食计划署继续推广作为上述总体银行业务战略一部分的无结余帐目。 [ 第111段]	重要建议	2002年底前	金库科已与渣打银行和花旗银行签署协议，在另外22个实地办事处推广无结余帐目设施。该系统首先在津巴布韦和坦桑尼亚启用，随后于2003年6月在约旦、叙利亚和伊拉克启用。在其它国家启用该系统计划于2003年9月完成。	截至2004年6月30日，无结余帐目和电子银行已在21个国家启用，2004年底前将在另外18个国家推行。
托管安排
鉴于通过目前托管投资到货币市场基金的资金回报低于投资经理（IM）达到的回报，建议将这些资金保持在最低水平，并为该服务设立竞争机制。由于上一次竞标是在五年前举行，建议在不久的将来组织一次新的托管服务竞争程序。 [第114段]	根本建议	早于2003年中期	货币市场基金最低须保持10天。 投资委员会正进行挑选一家全球性托管行、开具建议要求或签署暂留当前托管行协议等事宜。	现金水平继续保持。 基于目前托管行对世界粮食计划署提供的满意服务以及该行经竞争成为国际农业发展基金和世界卫生组织的托管行之良好经历及其优惠的服务价格等，已将《全球托管服务协议》延长三年至2007年1月。将协议期延长三年的决定是在考虑粮农组织投资顾问委员会关于当前托管行完全达到世界粮食计划署要求即予以保留的建议基础上做出。尽管如此，2005年中期将公布一份建议要求，以便有充裕时间自2007年1月1日起实施新的全球托管协议。
投资指导方针
建议通过解决与基准和投资工具质量相关的问题，从而使有关投资的通知更为全面。 [第128段]	重要建议	2002年底前	投资指导方针经投资委员会讨论后，于2003年初得到修改。该方针将在挑选新投资经理过程中进一步审查。已为长期投资准备了新的指导方针。	不须采取进一步行动。
用于与人员有关的计划、离职付款计划和补偿计划储备基金的长期投资
鉴于粮农组织将无法在近期实行已酝酿四年的风险较低的战略，建议世界粮食计划署尽快从粮农组织手中接管长期资产的管理权。 [第145段]	根本建议	尽快	2002年10月，世界粮食计划署从粮农组织手中接管了长期基金管理权。 2003年4月1日，投资委员会为长期固定收入证券和全球资本证券挑选了两位投资经理。聘请这些投资经理的合同已于2003年6月完成，并已投资6500万美元。	不须采取进一步行动。
精算审查
建议对以后应尽早计划精算和资产/负债研究，以便有时间通过竞争招标挑选精算师，并将精算结果纳入拟提交审计的财务报表。 [第151段]	根本建议	2002-2003年两年度	精算评估和资产/负债研究计划以及精算师的挑选将在2003年下半年完成，以便将最新精算评估纳入2002-2003两年度帐目。	精算研究于2004年3月完成，其结果及时纳入了2002-2003两年度财务报表。
货币管理政策和外汇工具
建议如下： d) 投资委员会应就除美元以外其它货币的收付范围及影响进行详尽研究与讨论。 e) 其结果应作为现行政策的正式修正，并与执行局进行信息沟通。 [第163段]	根本建议	研究将于2002-2003年两年度末完成	将于2003年9月请一位顾问来制订综合外汇政策并提出外汇交易会计程序的建议	就世界粮食计划署外汇会计政策的作用、义务和支付进行的审查和就资产与负责进行的重审业已完成。正在初审的政策文件将在世界粮食计划署进行更广泛磋商后于2004年第一季度公布。 货币管理政策将在世界银行（其一位代表是投资委员会成员）的协助下制订。 综合外汇政策的这部分内容计划于2004年底前完成。
权力下放过程
选择新区域办事处的所驻城市
建议以后在建立任何区域办事处或办事机构时，应先进行比较研究并记录在案。 [第176段]	重要建议	未来区域办事处或办事机构	在考虑拉美和加勒比区域办事处新址时已进行了全面审查。	在于2004年初考虑中东、中亚和东欧区域办事处新址时，已进行了全面审查。
政府的捐助
建议如下： f) 应为雅温得业务司签定新协议或区域办事处修正协议。 应详细注明当前政府的捐助形式（免费设施），并明确指出设施和维修费用应由何方承担。 g) 就驻国家办事处而言，一旦世界粮食计划署确定了总体政策，就应签署新的协议。同时，应说明未付款项的情况。[第186段]	重要建议	2002年启动谈判	2002年1月23日，世界粮食计划署就其在喀麦隆Yaoundé,的世界粮食计划署办事处与主办国政府签署了协议。该协议指出，大厦免费提供给主管11个国家的世界粮食计划署区域办事处。该政府于2002年提供了政府现金配套捐款。该驻国家办事处现正与中非区域办事处合用免费设施中的办公室；该安排自区域办事处成立以来未曾改变，目前该办事处主管6国也继续如此。执行局在其2003年5月举行的年度会议中决定，以后: 1) 世界粮食计划署将每年向接收国政府发出要其承担驻国家办事处计划支持和行政管理成本的要求，并强调接收国应承担该费用的主要部分；世界粮食计划署; 2) 将与有关政府就其承担的数额达成协议；这些协议格式将与用于其它捐助者的格式相同，并将用同样方法列帐；将按财务规则4.7办理，该条规定以协议形式记录这种贡献的范围；建议世界粮食计划署为曼谷业务司重新谈判协议，以使其承担的部分更符合区域办事处实际应计成本。	经2004-2005 计划支持和行政管理两年度预算批准，执行局通过了东道国政府对驻国家办事处当地运营成本贡献的新管理模式。当地贡献（非最不发达国家/低收入缺粮国s除外）将只限于该国内的驻国家办事处作为增量支持成本预算支配使用。
建议世界粮食计划署为曼谷业务司就其协议重新谈判，使贡献额更符合区域办事处的实际应计成本。 [第191段]	重要建议	谈判于2002年启动	曼谷业务司将继续努力让东道国政府增加贡献额。政府已为曼谷业务司区域办事处设施支付了33%的租金。	不须采取进一步行动。
机构设立、财产清单监督与管理
建议所有区域办事处立即采取行动，确保1997年4月16日公布的有关财产清单管理与监督的指示得以遵守。 [第195段] ]	重要建议	立即执行	MS启用了新的资产管理数据库并已于2002年底前对所有驻国家办事处和区域办事处进行了培训。所有世界粮食计划署外派机构均已成功地使用资产管理数据库汇报了截至2002年12月31日的财产清单。资产管理数据库将被用于监控世界粮食计划署财产清单内的资产。	财产清单管理的详细程序载于MS 的世世界粮食计划署内部网站 行政管理手册。此外，世世界粮食计划署内部网站中也有资产管理数据库培训手册，提供了资产管理数据库使用细则。MS将于2004年底前修改对财产清单的指示。
各级作用和职能
建议尽快完成有关区域办事处、区域办事处和驻国家办事处的作用和职能的新指示性文件。 [第201段]	值得注意的建议	2002年底前	业务部将更新指示性文件草案，期间将考虑2002年底对非洲区域办事处进行的改组以及正对权力下放进行的外部审查。	尽管区域办事处、驻国家办事处和总部的作用与职能在OD 指示性文件第OD 2000/004 of 10.11.2000中得以清楚叙述，但它们仍将作为世界粮食计划署近期总体运营情况审查的一部分予以更新，该审查将按照世界粮食计划署的业务进程总体情况提及诸如权力下放和分权等事宜。
FMIP的实施
数据清理和转移
建议继续跟踪未竞转移事宜，直到完全释清所有差额，补平所有项目，并合理归整所有遗漏的文件记录。在精确计算工作量的基础上，应设立最后期限并加以严密监督，并由OEDA定期审查进度[第227段] 。	根本建议	2002年底前	转移后遗留下的唯一问题是约3400万美元的负资金余额，大部分系转移自旧系统。财务司、粮食促进恢复和发展和计划处正采取行动调整支出，从多边或其它捐助者融资，或建议于2003年底核销某些帐目。	除正待最后结算及/或正待与捐助者就付款或使用达成协议的370万美元外，被转移的负资金余额已被清偿。
职责分离
由于本审查与上述根据交易代码审查授权用户密切相关，建议尽快将其完成。 [第236段]	根本建议	2002年底前	外聘审计员提出的为消除违反职责分离规则现象所采用的业务规则禁止同一人员接触以下功能组合： ◇发票后续文件和付款运作；以及 ◇开具卖方发票和付款运作。 建立卖方原始数据的规则将如下所释于2004年提出。OEDA将于2003年9月对该进程进行审查。	同一用户不再享有两项职能。
考虑到潜在的欺诈风险，特别在实地，仍建议尽快将“卖方”基础数据进行集中管理，至少将各自地区内所有驻国家办事处的数据集中到每个区域办事处。 [第238段]	根本建议	2002年底前	由于正使用信息网络和全球系统，所以在总部和区域办事处集中建立卖方基础数据仍不切实际。 2003年底前，信息网络和全球系统将已在56个实地办事处启用，大部分卖方将已建入系统。因此计划自2004年1月起为总部和区域办事处集中实施卖方创建。	目前，信息网络和全球系统已经在59个世界粮食计划署办事处启用，卖方基础数据已随后被创建。秘书处将卖方基础数据管理视为区域办事处和驻国家办事处权力下放政策的一部分。 ◇每年区域办事处/驻国家办事处只允许有三个卖方数据创建者。 ◇准入创建卖方基础数据须有财务司的批准。 ◇信息网络和全球系统中的新识别过程迫使用户在建立新卖方前浏览姓名相似的现有卖方名单。
财务数据完整性控制
建议建立一套定期审查批量输入过程的程序。建议为定期审查“停滞”的交易或文件建立一套类似的程序。[第240段]	重要建议	2002年底前	对未公布停滞文件的审查程序业已开展；并在制作月度财务报表过程中进行。未执行的批量输入过程的正式审查程序将在2002-2003两年度封帐前完成。	财务月报准备工作的一部分包括对停滞文件和批量输入过程的实时审查。 创建者应注意要么公布资料/启动过程，要么在不需要时将其从系统中删除。
鉴于世界粮食计划署同意建议中的改进工作，建议尽快将其实施。[第242段]	重要建议	2002年底前	去年公布的驻国家办事处会计指南-SAP界面修订版提高了数据输入质量。使用驻国家办事处会计指南-SAP界面的实地办事处的数量已减少，其原因是信息网络和全球系统已在35个实地办事处推行；在审计核查时只连接了12台。计划在2003年剩余时间内再向13个实地办事处推广。由驻国家办事处会计指南-SAP界面上载至信息网络和全球系统的被拒交易因此大幅减少。	2004年7月1日，新版《驻国家办事处会计指南》-SAP界面（COAG SAPInt）传达至各实地办事处，其新特点如下： ◇资金预定输入 ◇关于联合国开发计划署交易商品流通跟踪和分析系统机构参考号的一项新内容 ◇以Excel表格形式下载表25，即当月交易摘要表。
商品流通跟踪和分析系统（COMPAS）的使用
建议如下： h) 应继续解决培训缺陷，文件应尽快翻译成其它语言（至少是西班牙语和法语）。 i) 应考虑在一开始就使用商品流通跟踪和分析系统的驻国家办事处的经验基础上对商品流通跟踪和分析系统进行长期改进。[第248段]	重要建议	2002年底前	对驻在区域办事处的物品跟踪系统（CTS）的注资已获批准，加强了世界粮食计划署在物品跟踪方面对驻国家办事处的支持。2004-2005管理计划包括将物品跟踪系统应用于区域办事处。新的用户指南翻译工作将在2004-2005管理计划实施时完成。	商品流通跟踪和分析系统 2.0版正在所有世界粮食计划署驻国家办事处推行。至2003年6月30日，商品流通跟踪和分析系统 2.0版已应用在60%的驻国家办事处。商品流通跟踪和分析系统 2.0版可望于2004年底前配备到所有世界粮食计划署驻国家办事处和区域办事处。 商品流通跟踪和分析系统使用说明正用世界粮食计划署所有主要工作语言更新或开发。其中包括一份用户使用说明，一份商品流通跟踪和分析系统业务指南和一份发票处理使用指南。与商品流通跟踪和分析系统有关的重要文件，如商品流通跟踪和分析系统指示性文件，也正被翻译成世界粮食计划署语言。 2004年第四季度，世界粮食计划署将在其一位私营伙伴的专业支持下对商品流通跟踪和分析系统进行全球审查。其目的是为保证物品跟踪系统（CTS）能达到世界粮食计划署运营环境中最佳的技术和功能。
驻国家办事处会计指南-SAP界面的使用
建议如下： j) 应解决培训缺陷问题，文件应尽快翻译成其它语言（至少是西班牙语和法语）。 k) 至少应在允分沟通和培训基础上在大规模驻国家办事处优先推行SAP。 [第252段]	重要建议	2002年底前	迄今为止信息网络和全球系统已推广至35家实地办事处—6家区域办事处和29家驻国家办事处；2003年的目标是在年底前使56家实地办事处入网。 只读版的信息网络和全球系统浏览器正在40个驻国家办事处推广。该软件能使用户进入基本预算、财务和其它业务监督功能。将把开发西班牙语和法语用户指南作为目前审查驻国家办事处会计指南-SAP界面工作的一部分加以解决。	几乎所有世界粮食计划署办事处均使用信息网络和全球系统，但包括7家联络办公室在内的35家办事处仍在使用驻国家办事处会计指南-SAP界面录入数据。 秘书处有意在本年底前进一步减少驻国家办事处会计指南-SAP界面用户数目，方法如下： ◇联络处的录入将在总部用信息网络和全球系统进行。 ◇月交易水平较低的驻国家办事处的录入由区域办事处用信息网络和全球系统进行。该过程已成功在曼谷业务司进行试点并将逐在其它办事机构实行。

2002-2003运营外部审计建议实施报告

外聘审计员的建议	世界粮食计划署的回应	迄今或截至2004年6月30日所采取的行动
外聘审计员长篇报告(WFP/EB.A/2004/6-B/1/3)
项目支出会计和披露
建议1. 为确保财务信息报告，尤其是财务报表和捐助者报告的准确性，本人建议高级管理层定期对信息网络和全球系统中记录的信息进行审查，以确认支出被正确地载于与之相关的项目上。	准确、及时地记录项目支出应通过清晰的指导方针、培训、汇报和管理者责任加以解决。最不发达国家特别措施基-财务分析及审查科项目管理报告？	为加强此类审查能力，世界粮食计划署已经： ◇通过增加新定制的项目管理报告，加强了信息网络和全球系统的项目汇报能力； ◇为2004年9月前出版的最实用财务管理报告编写了“快速入门”指南； ◇向国别负责人及其它项目经理提供了定向培训；以及 ◇开始开发数据库，其中包优先输出项目管理信息。
建议 2. 我建议管理层改进内部流程以确保在WING中对实地办事处进行快速注资规划，便于精确记录汇报项目支出。	2003年3月启动了业务流程审查，以提高世界粮食计划署的效率，包括基金的快速规划。 业务流程审查的主要目的是确保最大程度地使用资源，以满足最多受益者的需要。新业务流程计划以预期捐助为基础，在规定时间内使用预拨机制进行分配。这将消除实施过程中因运营需要和捐助确认间的时间差而产生的延迟现象，并可保证食品援助更加及时。 因此，通过资金预拨机制立即获得资金将有助于将支出记录到相应项目中。支出的交叉收取将不再是问题，因为不必再将等待认捐的项目支出记录在持有资金的项目上。 定向捐助确认后，相关资金的实际规划将下放到驻国家办事处，以便国别负责人直接管理资金，因而消除业务流程中不必要的环节。	已在刚果民主共和国（DRC）的PR区域办事处试点项目试运行一项资金预拨机制。根据预期捐助从运营储备中划出预拨款，以减少此前所述的时间差。 其它试点项目将在柬埔寨、印度尼西亚、巴勒斯坦领土和西非实行。将根据这些试点项目所获经验改进程序。执行局批准后，改进的业务流程将在整个世界粮食计划署应用。
建议 3. 我建议，一俟运营完毕，应立即在财务上终止项目；剩余的余额只能在捐助者就用途和运用作出进一步指示后才能重新布署。	2003年10月31日，运营部和行政部联合发出指示，为项目经理在项目运营结束后及时终止项目提出了指导方针。该指示对运营终止和财务终止、终止前和终止后的要求及资源转移等规定了程序。 该指示规定，所有定向多边资源从一个项目转移到另一个项目须经捐助者批准。指示对可于运营终止四周内进的资源转移及可于财务终止三周内进行的资源转移做了规定。	该指示已经实行，项目的财务终止现已成为运营的固定内容。
支持成本的披露
建议 4. 我建议管理层明确定义计划支持和行政管理和直接支持费用中每个类别所含支出种类，以确保那些不能被直接归入规划或活动类别的行政和支持成本在财务系统中以计划支持和行政管理形式记录在案。	世界粮食计划署的财政政策框架对计划支持和行政管理和直接支持费用的定义是根据其与项目之间的关系而做出的，而非根据支出种类来进行。 根据《管理计划》所批准的计划支持和行政管理预算，计划支持和行政管理成本在两年度内是固定的。在驻国家办事处中，这些成本提供了用以支付基本成本的标准结构。直接支持费用成本被视为根据该标准结构而增量的支持成本。	业经批准的2004-2005管理计划所设限制防止了秘书处以支出种类定义计划支持和行政管理与直接支持费用。该限制是指驻国家办事处计划支持和行政管理预算的成本结构，其中计划支持和行政管理预算以固定数额而非支出种类来定义。 将在审查世界粮食计划署驻国家办事处最低固定成本过程中，对直接支持费用和计划支持和行政管理分类进行考虑并进一步澄清。
信息网络和全球系统汇报功能
建议 5. 信息网络和全球系统即将升级，我建议世界粮食计划署考虑改造系统，使其根据实地办事处和业务部门提供支出报告，并使其能跟踪个人捐助的收支整个过程。	秘书处认识到目前信息网络和全球系统在这方面的局限性，并将在即将进行的升级中解决该问题。同时，该系统可用于制作以项目为基础的报告。	已在信息网络和全球系统中开发了一项新功能，可让管理者汇报实地办事处所有项目。已为塞内加尔达喀尔西部和中部非洲区域办事处达卡尔的国别负责人和其他经理在项目总体报告使用及相关信息方面建立了指导方针并进行了培训。 将在规划即将进行的升级时优先核查该问题。
财务监管和指导
建议 6. 我建议管理层优先更新《驻国家办事处会计指南》，以向实地办事处提供一本反映1999年以来财务系统所发生变化的综合手册；并适时考虑《指南》的法语和西班牙语版问题。我的前任也曾提出该建议。	秘书处同意此建议并已启动进程。	新的综合财务手册已进入编订的最后阶段。其草案已内部发放以征集意见，并将于2004年底公布。该手册将代替现行的所有财务手册（包括《驻国家办事处会计指南》），并将成为最新最全的财政政策指南。 本手册将在所有必备地区推出法语和西班牙语电子版。
建议 7. 我建议区域办事处应明确负责监管和监督区域内国家和项目办公室的财务业绩，以确保该署预算和财务监督系统的完整性。	区域办事处财务官员的功能根据世界粮食计划署权力下放动议而变。这满足了区域办事处的独特需要，但该功能的某些方面一直不曾明确。 总部和区域办事处的高级财务人员最近召开研讨会对该功能进行审查。会议最后认为，驻国家办事处的监管和监督应被纳入区域财政功能。	区域办事处财务官员的岗位说明新加入了监管和监督功能。 每个区域办事处均增加了财务分析员和国家官员职位，以使该办事机构行使其职责。包括银行对帐摘要报告和公开项目清单的系统工具业已开发，以便对诸如银行对帐和未偿应收应付款等风险领域进行监控。
建议 8. 我建议世界粮食计划署对实地职员提供关于信息网络和全球系统的进修培训，以确保全面、正确地使用系统功能并充分进行内部监督。	为解决该问题，已进行了信息网络和全球系统进修培训。	信息网络和全球系统进修培训已在塞内加尔达喀尔西部和中部非洲区域办事处达卡尔15个驻国家办事处设置并实行。其它办事机构的培训安排将于2004年下半年进行。 培训对象为两组人士： ◇财务经理，如国别负责人和计划官员，以及 ◇实地财务人员。 已为最实用的财务管理报告开发了“快速入门”指南。 已设置了关于汇报的定向培训，并已对国别负责人和其他项目经理实行。 已制订计划，在本年10月/11月向所有区域提供信息网络和全球系统财务问题定向培训。

外聘审计员的建议	世界粮食计划署的回应	迄今或截至2004年6月30日所采取的行动
审查空中作业 (WFP/EB.A/2004/INF/8-A)
空中作业的财务管理
建议1. 我建议世界粮食计划署改善空中作业总体预算监督，以确保每项空中作业获得充足资金；并通过对所有空中作业进行标准化财务登记，确保用于支持有效预算管理的财务信息的准确性和可靠性。	正通过航空特别帐户(ASA)管理程序进行预算监督。目前正将信息网络和全球系统财务范围外、与航空相关的资金纳入航空特别帐户，以减少会计和资金管理过程。根据每月承包的飞行小时而进行一个月预付和一个月存款正在形成制度，以防止世界粮食计划署因资金短缺而对作业者欠债。正安装中央计价系统以改善对以下事项的跟踪与会计：（1）用户机构的未偿债务和（2）预付定金。	航空特别帐户的操作程序正由财务司和OT共同制定并将于2004年底颁布。
建议2. 我建议世界粮食计划署审查当前的收费政策与实践之效用，以改善空中作业的成本回收及现金流，并尽量降低因债务而负而影响所提供服务之风险。	在捐助资金耗尽前，通常会尽早与捐助人讨论继续捐助的问题。当捐助人无意继续资助空运服务时，将在用户同意下，于捐助资金耗尽前30天将空运服务由捐助者资助型转为成本回收型。如在资金耗尽前14天内未达成协议，将在资金耗尽时通知终止运营，以避免债务。	正建立各项任务的财务-绩效监督系统并将于2004年底前运行。
建议3. 我建议在空中作业增加管理活动前，世界粮食计划署应与第三方达成清晰、全面的协议，特别是明确规定有关各方的财务责任。	正按照运营部于2004年1月13日颁发的OD2004/001指示，建立世界粮食计划署航空与客户之间的技术服务协议（TSAs）。	已与联合国难民署签署一项技术服务协议；与包括世界粮食计划署驻国家办事处在内的所有用户机构的技术服务协议正在签署过程中。
运营管理
建议4. 我建议世界粮食计划署采取更迅速、有效的行动以实施国际民用航空组织关于改善空中作业安全管理报告：特别要解决好合格航空器提供商的合同问题并做好充分的保险或责任赔付安排。	对作业者的监督取决于资金多少。由于承担这些活动的捐助资金机制不复存在，因此，安全活动的资金将由固定行政费用承担，目前每小时35美元，包括于飞行-时间费用之中。世界粮食计划署航空活动遵循联合国统一制定的保险政策。现行的保险单根据2003年11月《蒙特利尔公约》而定，即5万美元的第三方责任险及每位乘客13.5万美元的保险。	世界粮食计划署航空部已采取一种体制，即那些欲与世界粮食计划署交易的航空器供应商必须通过包括运营、培训计划与基础设施检查在内的注册过程。 为了保持工作人员的技术能力，由日内瓦公共运输公司执行了两次空运和安全管理职业培训计划。 已聘用四名空中安全官员和两名空运官员。第三方责任险单已从2万美元增至5万美元，而每位乘客的保险已从7.5万美元增至13.5万美元。
建议5. 我建议，世界粮食计划署应优先根据国际民用航空组织标准，采取统一、全面的航空标准和运营程序；并做出适当安排以确保该标准得以继续遵循。	自2002年12月起，已将联合国维和及人道主义空运作业航空标准 (AVSTADS)作为其合同标准；目前，世界粮食计划署正与国际民用航空组织及联合国维和组织部一起审查并改进此标准。	2004年1月，与国际民用航空组织和联合国维和组织部共同审查了联合国维和及人道主义空运作业航空标准。2004年10月将举行会议，通过最终审查结果，并立即执行。
建议6. 我建议世界粮食计划署根据国际民用航空组织建议要求，审查现行的人员配备及空中作业相关预算规定，以确保该署拥有合适技能对空中作业进行安全管理。	正与世界粮食计划署驻国家办事处合作通过实施“德鲁蒙德维尔作业指令”执行此建议。	四名航空官员中有三位已被派往区域。职业发展已确定，8名职员已接受空运官员培训并已成功获得飞行许可证。
建议7. 我建议世界粮食计划署建立运用于每次飞行任务的系统的风险评估体制，以识别并应对运营和安全风险，并为该署创造更为安全的总体运营环境。	目前，风险评估由实地与世界粮食计划署总部负责空运服务任务的空运官员在决策过程中进行。风险信息支持工具如下： 航空安全报告（ECCAIRS）与审计系统(CPSS)。该系统搜集并分析险情及飞行安全信息； 安全报告系统监控并报告飞行器飞行领域内的敌意行动; 以及 包括对航空人员的通知和关于危险/禁飞区的通知（NOTAMS）的空域管理系统。	正改进和规范这些工具所生成信息的分析与运用方法；将于2004年底全部到位。以下几点目前正在实施： 航空安全监督组搜集、比较并分析世界粮食计划署飞行器合同供应商提供的飞行次数、事件数据及事故报告。有关趋势与补救措施的信息向所有实地航空职员和作业者发送。 区域与路线安全形势不断进行评估。包括敌意行为对UNSECOORD与人道主义机构报告，其中，进行分析并发送至空运官员，由其在发放航班前予以考虑。 最近，通过TPG完成了对世界粮食计划署航空安全和客货运管理第一批培训员的培训。他们将指导用户机构和合作伙伴，特别是在那些没有部门负责这些活动的地方。
建议8. 我建议世界粮食计划署集中审查与各国政府签署的空中行动谅解备忘录的现状，以确保它们适合当前的单次任务行动。	世界粮食计划署法律科（OTI）已意识到此事的重要性和紧迫性，并正在解决此问题。该科正与驻国家办事处共同更新基本协议以纳入航空器运行特权与豁免。	将制定基本协议附录，以解决诸如航空器和其它设备安全和获取航空油料等问题。预计附录将于2004年底前完成。
建议9. 我建议，世界粮食计划署加强数据采集、事故报告和数据共享等内部系统，以帮助职员进行合理评估，有效解释、实施并执行运营和安全控制。	世界粮食计划署安全已经实施经改良的报告系统；通过由世界粮食计划署担任本年主席的联合国航空技术咨询小组（ATAG），已建立并改进了维和组织部与世界粮食计划署安全信息共享系统。通过空运服务安全与管理审计，对运营与安全监督的执行情况定期进行监控。已通过个人绩效报告系统和合格人才招聘等建立了管理标准。	航空安全组将欧洲航空事故报告系统协调中心 (ECCAIRS)作为主要报告机制。该系统目前正在运行并提供季度安全概要，以监督安全趋势并及时采取补救行动。

外聘审计员的建议	世界粮食计划署的回应	迄今或截至2004年6月30日所采取的行动
审查易受害性分析及绘图(WFP/EB.A/2004/INF/8-B)
易受害性分析及绘图的应用
建议1. 为提高分析的效用与益处，我建议世界粮食计划署通过系统整理并传播从易受害性分析及绘图获得的信息与最佳实践，改善知识管理。	缺乏粮食安全与脆弱性综合分析，就不可能设计以粮食为导向的应对能力，因为风险与家庭粮食安全之间的关系因国家而异且不为人知。与此类似，缺乏粮食安全与脆弱性综合分析，将难以提供衡量突发事件所造成影响的基准。 秘书处承认应改善知识管理并更好地进行信息传播。为解决此问题，总部的易受害性分析及绘图小组已开发了易受害性分析及绘图 空间信息环境系统 (SIE)。该网络信息系统旨在使易受害性分析及绘图职员与合作伙伴和捐赠者共享易受害性分析及绘图产品。区域办事处层级也可使用该信息系统，以推动信息传播。	易受害性分析及绘图-空间信息环境系统、易受害性分析及绘图信息系统已经在粮食计划署开罗业务部、 南部非洲办事处、 东部和中部非洲区域办事处和塞内加尔达喀尔西部和中部非洲区域办事处逐一实施。 已采取行动在2004年前安装系统并培训易受害性分析及绘图实地官员。 一旦获得资金，粮食计划署巴拿马城业务部将立即建立系统。 网站已于最近更新，刊登了实地的所有报导、研究与地图。 2004年1月，易受害性分析及绘图小组出版了名为《脆弱性分析：概念与案例研究》的报告，荟萃了最佳实践。该报告将于每年更新并出版发行。
建议2. 我建议，在易受害性分析及绘图研究之初，世界粮食计划署应评估使用一级和二级数据的相对成本效应。	仅有二级数据并不充分，因为分析食品脆弱性的目的是理解成因并确定粮援是否恰当。 正如其它致力于贫困与营养问题的机构一样，世界粮食计划署应自己搜集数据以确定粮食无保障状况在何时需要粮援干预、使用粮援的程度以及如何使粮援起作用。 因此，应确保搜集到正确的数据并进行正确的分析，以解决上述问题。	2004年4月召开的易受害性分析及绘图全球会议报告对易受害性分析及绘图研究提供了极少信息。 2004年12月将完成关于一级数据搜集时间与方法的指导方针。 2002年6月的易受害性分析及绘图标准分析框架列出了一级数据与二级数据在脆弱性分析中的运用。
建议3. 我建议世界粮食计划署加强易受害性分析及绘图总部小组的作用，以为易受害性分析及绘图所有研究提供建议并进行质量控制。	世界粮食计划署实行权力下放，易受害性分析及绘图主要作为实地工具。由于世界粮食计划署的运营条件各不相同，办事处对易受害性分析及绘图的使用也不尽相同。我们同意，应在区域办事处级建立某种形式的质量控制，将总部作为第二层次，从而为驻国家办事处级进行的工作增加价值。这应与易受害性分析及绘图小组标准指南问题一起解决。 运用基于最佳实践和所吸取教训之上的标准化方法也将使各国可以根据人数与原因进行脆弱性比较。	2004年底前，将发出OD指示以澄清易受害性分析及绘图在世界粮食计划署中的作用，特别要澄清区域办事处和总部级别的作用与责任。 易受害性分析及绘图组在可能时将继续对粮食计划署开罗业务部、塞内加尔达喀尔西部和中部非洲区域办事处、南部非洲办事处、东部和中部非洲区域办事处以及粮食计划署巴拿马城业务部的易受害性分析及绘图工作提供技术支持。
建议4. 我同时建议，世界粮食计划署做出安排，确保地方问卷调查的反馈意见能经过易受害性分析及绘图总部小组之手，从而使最佳实践能在培训教材、手册和易受害性分析及绘图网站上得以确认、吸纳并推行。	秘书处赞同此建议，即易受害性分析及绘图小组最能识别并推行最佳实践以及创新技术、方法和手段等。	基于上述指示，易受害性分析及绘图小组将建立机制，接收区域办事处的最新情况与反馈。 与此类似，它将确保通过登在易受害性分析及绘图网站和空间信息环境系统的年度案例研究刊物传播最佳实践。
伙伴关系
建议5. 我建议世界粮食计划署通过易受害性分析及绘图的现有方法，确保各方获得及时、一致、可靠的信息，以支持行动并监控粮援干预需求。	易受害性分析及绘图小组目前正为实地准备指南。在2004年4月的易受害性分析及绘图全球会议上，指南和工具包的必要性也被作为工作重点领域而提出。	2004年12月将出台易受害性分析及绘图粮食安全数据搜集与分析指南、方法和工具。 到目前为止，易受害性分析及绘图在粮食计划署塞内加尔达喀尔的西部和中部非洲区域办事处、东部和中部非洲区域办事处、开罗业务部和巴拿马城业务部的小组职员已开展在职培训活动，以克服缺乏书面指南的困难，并确保分析方法一致、有效。
资金来源
建议6. 我建议世界粮食计划署从易受害性分析及绘图作为在加强本组织粮援干预知识基础及宣传工作的战略管理重点角度出发，审查易受害性分析及绘图的资金安排是否充足。	目前的大部分工作均由直接支持费用出资，因而更为关注锁定目标，特别是针对当前计划和项目的地域锁定。 应建立扩展分析过程以识别粮援的切入点并向各方通报与粮食安全相关的人道主义政策或发展政策。该扩展过程可帮助世界粮食计划署扩大其关于粮食安全和脆弱性问题的知识基础并将作为其与政府、公民社会和联合国系统进行对话的出发点。 为实施该建议，必须获得充足资源。	已向投资支持小组、国际发展部、人道主义援助办公室和比利时政府提交了预算外资金建议书。从ISP申请到的资金已批准用于易受害性分析及绘图2004-2005的活动。但是，这仅占总体资金要求的一部分。
绩效测量
建议7. 我建议世界粮食计划署建立可测量的目标，据此评定易受害性分析及绘图的绩效，并运用易受害性分析及绘图搜集的数据建立基准，以测量世界粮食计划署的运营成就。	秘书处认识到该建议的重要性，因为易受害性分析及绘图最为重要的工作是数据分析与判读，以加强世界粮食计划署的运营绩效。 在世界粮食计划署2004-2007新计划中，易受害性分析及绘图的绩效指标为“易受害性分析及绘图基线调查在已确定重点领域所占的百分比”。易受害性分析及绘图小组同时准备了一项分析核对表，以评估易受害性分析及绘图全球分析的质量。 将发出核对表以搜集区域办事处和驻国家办事处同事的意见、建议等反馈信息并据此最终确定。	通过与区域办事处和驻国家办事处合作确定了易受害性分析及绘图应分析的重点国家。已准备好分析核对表草案并将发给实地。预计2004年第三季度，核对表将最终完成并付诸实施。

外聘审计员的建议	世界粮食计划署的回应	迄今或截至2004年6月30日所采取的行动
审查共同治理 (WFP/EB.A/2004/INF/8-C)
审计委员会
建议1. 我建议世界粮食计划署修正审计委员会的惯例与权限范围，以包含执行干事正式汇报的合理安排。它也许应与作为主席团非正式工作小组的治理小组一起，考虑向执行理事会的汇报关系。	同意。	审计委员会的权限范围已经修正。它们包括向执行干事的正式汇报。 审计委员会主要以内部为主，同时向执行干事汇报。与执行理事会不发生接触。但是，执行干事可以选择向理事会汇报审计委员会报告提出的重大问题。
建议2. 为确保公司管理层所获咨询更独立、更客观，我建议世界粮食计划署吸收不参与执行的独立人士进入审计委员会，但我认识到此建议的实际执行是应由执行理事会充分考虑的另一码事情。	同意。	在与主席团和治理指导小组协商后，理事会欢迎执行干事关于审计委员会应包括外聘财务专家并由外聘人士担任主席的建议。执行干事已挑选并任命审计委员会新成员。审计委员会共有三位外聘人士和两名内部成员。
审查内部监督系统
建议3. 我重申我前任所提建议，即世界粮食计划署应明确其区域办事处和驻国家办事处各自作用及责任并明确规定实现计划目标所需的责任和监督安排。	同意。	尽管OD2000/2004指示已明确描述区域办事处、驻国家办事处和总部的作用与责任，世界粮食计划署仍将视其为即将进行的总体运行审查的一部分进行更新。此次审查将从世界粮食计划署业务流程角度解决诸如权力下放和分权等问题。
监督安排
建议4. 我建议世界粮食计划署考虑采取步骤，以改善生产各级管理层对审计建议回应的责任与效果。	同意	OEDA2004年绩效指标之一是建议实施的百分比。OEDA正制定更有效的跟踪机制，以确保审计建议得以实施。 新的审计委员会也将发挥监督作用，以确保审计建议作为其权限范围的一部分得以实施。