FC 110/14

Comité de Finanzas

ÍNDICE

I. Informe anual del Comité de Auditoría (Interno) de la FAO al Director General correspondiente a 2004

A. INTRODUCCIÓN Y ANTECEDENTES

B. MODO DE proceder DEL COMITÉ

C. OBSERVACIONES ESPECÍFICAS DEL COMITÉ DE AUDITORÍA SOBRE LAS ACTIVIDADES DE LA OFICINA DEL INSPECTOR GENERAL

Áreas específicas examinadas y logros detallados

Conclusiones

D. Programa de trabajo del Comité de Auditoría de la FAO para 2005

El Director General tiene el placer de adjuntar, para información del Comité de Finanzas, el Informe anual del Comité de Auditoría de la FAO para 2004. El Director General desea expresar su aprecio por la labor emprendida por el Comité de Auditoría y el asesoramiento proporcionado.

I. Informe anual del Comité de Auditoría (Interno) de la FAO al Director General correspondiente a 2004

A. INTRODUCCIÓN Y ANTECEDENTES

1. Este es el segundo informe anual del Comité de Auditoría, tras su establecimiento en abril de 2003. En este informe se presenta el panorama general de las actividades del Comité, las cuestiones importantes que se han planteado y las medidas adoptadas por la Oficina del Inspector General (AUD) y otras partes interesadas que intervienen en los procesos de auditoría. Se facilita información básica sobre el Comité en el Anexo 1.

B. MODO DE PROCEDER DEL COMITÉ

2. El Comité se reunió tres veces en 2004. Se invitó al Auditor Externo a la reunión de abril de 2004. Las principales cuestiones que se tuvieron en cuenta en cada reunión fueron las siguientes:

• los informes del Inspector General sobre las actividades de la AUD;
• el plan de trabajo de la AUD;
• el grado de aplicación de las recomendaciones formuladas como resultado de auditorías internas y externas;
• el resumen y grado de aplicación de las decisiones y recomendaciones del Comité; y
• la situación respecto del desempeño por el Comité de sus funciones y responsabilidades.

3. Se preparó un acta resumida de cada una de las tres reuniones, que los miembros del Comité aprobaron.

C. OBSERVACIONES ESPECÍFICAS DEL COMITÉ DE AUDITORÍA SOBRE LAS ACTIVIDADES DE LA OFICINA DEL INSPECTOR GENERAL

Áreas específicas examinadas y logros detallados

4. Durante 2004, el Comité logró realizar progresos considerables por lo que respecta a los objetivos y las responsabilidades establecidos en su mandato. En concreto, contribuyó a los siguientes aspectos:

• Aumentar el conocimiento en toda la FAO de la AUD y de su contribución fomentando la participación de los directores en el proceso de auditorías y su compromiso con él. A este respecto, se plantearon, entre otras, diversas cuestiones importantes que necesitaban mejoras en la reunión del Consejo de Dirección, en la que el Director General fijó objetivos e impartió las instrucciones pertinentes, a saber: a) la puntualidad de la respuesta de las dependencias sometidas a auditoría ante los proyectos de informe de auditoría interna, y b) la pronta aplicación de las recomendaciones resultantes de las auditorías.
• Reforzar las operaciones de la FAO velando por que se adopten medidas en relación con determinadas observaciones particularmente importantes de la AUD, como por ejemplo i) medidas encaminadas a establecer un plan preventivo para hacer frente a imprevistos; ii) ayudar a las direcciones a cumplir en mayor medida los requisitos para establecer Cartas de Acuerdo. En este sentido, el Comité consideró que la aplicación de las recomendaciones de la AUD en relación con la recuperación en casos de catástrofe fue insuficiente y procuró que se realizaran los avances pertinentes en cada reunión mediante el fomento de la adopción de medidas con prontitud. Además, el Comité siguió informándose sobre los progresos logrados por el Grupo de trabajo sobre Cartas de Acuerdo e instó a que se finalizara la labor.
• Respaldar a la AUD en el establecimiento de un método más sistemático para registrar recomendaciones, supervisar y seguir su aplicación y fomentar una mayor eficacia en toda la AUD mediante la aceleración del proceso de auditorías desde la planificación hasta la presentación de informes. El Comité examinó la situación de las recomendaciones formuladas desde 2000 a 2004, haciendo hincapié en las cuestiones pendientes más importantes, y manifestó su preocupación ante la cantidad e importancia de las recomendaciones pendientes y el lento progreso de las direcciones de la FAO en su aplicación. El Comité recomendó que la AUD supervisara minuciosamente la aplicación de las recomendaciones e informara al Comité regularmente sobre los progresos realizados.
• Ayudar a la Organización a reforzar las estrategias de auditoría e inspección mediante la facilitación de orientación en relación con el análisis de riesgos y el plan de auditoría resultante para el bienio 2004-2005, así como las actividades de la AUD y su función en relación con el Programa Petróleo por Alimentos y en las Resoluciones del Consejo de Seguridad relativas a Iraq.
• El Comité examinó el progreso de la AUD a la luz del plan de trabajo para 2004 y solicitó información estadística adicional sobre las unidades de trabajo entregadas. Debatió el plan provisional para 2005, formulando sugerencias para las áreas que merecían ser consideradas desde el punto de vista de la auditoría, incluidas aquéllas en las que podría existir duplicación de trabajo en la FAO, así como las que hay que aplazar. A este respecto, el Comité debatió ampliamente la viabilidad y el ámbito potencial de las auditorías de gobernanza incluidas en el plan inicial y sugirió que las planeadas para el bienio 2004-2005 no se realizaran.
• En relación con el Programa Petróleo por Alimentos, en cada reunión se puso plenamente al corriente al Comité sobre la actividad de auditoría pertinente y el trabajo del Comité de Investigación Independiente (CII), y el Comité facilitó asimismo la apropiada orientación. La administración de la FAO aseguró al Comité que, hasta donde alcanzaban sus conocimientos, a principios de abril de 2005, el CII no había notificado ninguna queja probada en relación con la FAO.
• Apoyar, revisar y vigilar la aplicación de las observaciones del anterior Auditor Externo con objeto de reforzar la AUD, así como otras áreas de la Organización, y facilitar orientación, según sea necesario. Esta cuestión es un tema habitual del programa del Comité.
• Asegurarse de que la FAO haya puesto en marcha procedimientos para tratar adecuadamente las imputaciones de fraude, de que los casos se investigan con puntualidad y se adoptan medidas disciplinarias, cuando esté justificado, así como de que los pormenores de los casos de fraude se empleen para reforzar los controles internos. El Comité examinó todos los casos de fraude e informes pertinentes elaborados por la AUD en 2004 y facilitó orientación, según procedió.
• Mejorar los informes trimestrales y anuales de la Oficina del Inspector General, y detallar ulteriormente los resultados de las auditorías y el estado de aplicación de las recomendaciones, entre otras cosas.

Conclusiones

5. Sobre la base de lo anteriormente expuesto, el Comité llega a la conclusión de que:

1. la Oficina del Inspector General dispone de suficiente independencia para garantizar a la administración la objetividad de los estudios y las auditorías;
2. los procesos de planificación interna de la AUD hacen posible considerar debidamente todos los riesgos significativos a que se enfrenta la FAO con miras a lograr que la auditoría de sus actividades tenga una cobertura eficaz;
3. cuando hay sospechas de gestión deficiente, irregularidades y fraude, se realizan investigaciones y se informa al respecto con prontitud;
4. la AUD realiza su labor de conformidad con su Carta y aplica las normas de auditoría interna apropiadas;
5. los recursos de la AUD son adecuados, pero es preciso cubrir determinadas vacantes;
6. la AUD debería seguir prestando atención a la aplicación de las recomendaciones para el bienio 2004-05;
7. la AUD se ha ocupado debidamente de las principales cuestiones relacionadas con la función de auditoría interna planteadas por el anterior Auditor Externo en su informe al Comité de Finanzas correspondientes al bienio 2000-01.

6. Finalmente, el Comité analizó su propia actividad a la luz de su mandato y llegó a la conclusión de que había satisfecho ampliamente sus objetivos en 2004.

D. PROGRAMA DE TRABAJO DEL COMITé DE AUDITORíA DE LA FAO PARA 2005

7. El Comité continuará centrándose en la vigilancia de la aplicación de las recomendaciones de auditoría, en la puntualidad de la respuesta de la administración y su compromiso al respecto, así como en la duración de los procesos de auditoría desde su planificación hasta la presentación de informes sobre los mismos. Además, entre otras cosas, el Comité tiene previsto examinar varios informes de auditoría concretos con miras a sugerir a la AUD posibles mejoras de interés y seguirá proporcionando orientación a la AUD sobre una variedad de cuestiones, incluido el examen del ejercicio de evaluación del riesgo que conformará la base para la planificación de las auditorías para el bienio 2006-07. Se espera que la composición del Comité se mantenga estable en 2005.

Anexo 1

1. En atención a una recomendación del anterior Auditor Externo, y de conformidad con el compromiso contraído por la FAO en el 100º período de sesiones del Comité de Finanzas, el Director General creó el Comité de Auditoría (Interno) de la FAO en abril de 2003. Su composición y mandato se exponen en el boletín del Director General nº 2003/6 Rev. 1, de 2 de abril de 2003, modificado en el boletín del Director General nº 2005/5 de 20 de enero de 2005.
2. La composición del Comité es la siguiente:
1. Miembros internos:

Sr. D. Harcharik, Presidente

Sr. K. Mehboob, Miembro Permanente

Sr. G. Pucci, Miembro Permanente

Sra. L. Fresco, Miembro de turno¹, o su suplente

Sr. I. Nomura

Sra. A. Lo Faso, Secretaria

2. Miembros externos²:

Sr. P. Maertens, Jefe de Auditoría Interna, Banco Europeo de Inversiones

Sr. B. Kass, antiguo Director de Auditoría Interna del Programa Mundial de Alimentos (PMA) y consultor superior

3. El Comité actúa como grupo asesor del Director General y con la Oficina del Inspector General con la finalidad de proporcionarles orientación y asistencia. El Comité siguió centrándose en los siguientes aspectos:
• asesoramiento sobre las estrategias de auditoría e inspección, las prioridades y los planes de trabajo de la AUD, teniendo en cuenta los riesgos y las necesidades a que se enfrenta la Organización;
• los progresos hechos en la aplicación de las recomendaciones de los auditores y evaluar las consiguientes medidas correctivas adoptadas por los servicios sometidos a auditoría;
• nota de los planes del Auditor Externo y de los resultados de su labor y cerciorarse de que sus recomendaciones se apliquen de forma oportuna;
• la independencia de la Oficina del Inspector General (AUD); y
• a la Organización a lograr la aceptación en toda la institución de la importancia y el valor de las funciones de auditoría interna, inspección e investigación.

¹ Elegido por un plazo de dos años, prorrogables a discreción del Director General; ha de ser sustituido según un criterio rotativo.

1. ² Elegido por un período de dos años, renovable por uno o dos años a discreción del Director General.