الباب الخامس: خدمات الدعم

395.     يشمل هذا البرنامج الخدمات المالية لدعم البرنامج العادي لدى المنظمة والعمليات من خارج الميزانية. وهو يتضمن تقديم المشورة فيما يتعلق بالقضايا المالية وقضايا السياسات ذات الصلة؛ وتصميم وإدارة النظم والإجراءات المالية ومحاسبة التكاليف في المنظمة؛ ومسك الحسابات؛ وإعداد الكشوف المالية للمنظمة تمهيداً للتصديق عليها من قبل المراجع الخارجي. وبلغت قيمة العمليات المالية التي عالجها البرنامج نحو 1,5 مليار دولار أمريكي خلال الفترة 2004-2005.

396.     وفي بداية هذه الفترة المالية تم تحويل اشتراكات الدول الأعضاء في البرنامج العادي إلى نظام "تقسيم الاشتراكات"، وهو يعني طلب الاشتراكات باليورو والدولار الأمريكي لتغطية أنماط المصروفات المتوقعة. وتم تنفيذ مشروع كبير لتسجيل الاشتراكات وتقديم التقارير عنها بالعملتين بنجاح¹⁸.

397.     وبالإضافة إلى الأعمال الخاصة بتعزيز بيئة الرقابة، تمت مراجعة جانب كبير من السياسات المالية والمحاسبية والوثائق الإجرائية ونشرها في موقع قسم الشؤون المالية على شبكة الإنترنت لكي تستطيع مجموعات المستفيدين في مقر المنظمة والمكاتب الميدانية الاطلاع على معلومات موثوقة بشأن السياسات والإجراءات.

398.     وقد أمكن، نتيجة لتنسيق الإجراءات، تحقيق تحسينات كبيرة فيما يتعلق بالوقت اللازم لمعالجة الفواتير والمدفوعات. وقد ساعد تحسين نوعية بيانات الملف الرئيسي للمتعاقدين لكي يتطابق مع المتطلبات المصرفية الدولية الجديدة، على تحقيق مستوى أعلى من المستوى السائد في السوق، فيما يتعلق بمعدلات المعالجة المباشرة وتقليل الرسوم المصرفية.

الجدول 5-2-2: الخدمات المالية (مؤشرات مختارة)

399.     تم تنفيذ عدد كبير من نظم المعلومات الجديدة، وإدخال الإصدارات الجديدة من النظم القائمة، وإدخال تغييرات على البنية الأساسية التي تدعم النظم، وأسفر ذلك عن زيادة كفاءة العمليات وتحسين مستوى الجودة وتوفير المعلومات في الوقت المناسب حتى يمكن اتخاذ القرارات عن علم. وتشمل أهم المستجدات ما يلي:

• تحديد الحلول التي تلبي متطلبات إدارة الوثائق وتدفق العمل، وتنفيذها.
• إدارة تقارير المعلومات، لتوفير حل مرحلي لاحتياجات الإدارة العليا من حيث المعلومات الموجزة عن الموارد المالية، والميزانية والموارد البشرية، وأوضاع البرامج، مع تعزيز هذه التقارير بإحصاءات رئيسية موجزة عن الجوانب الفنية.
• إدخال تحديث كبير على الوظائف المالية في مجموعة برامج أوراكل للحسابات الإلكترونية توطئة لتنفيذ مشروع نظام إدارة الموارد البشرية في 2007 وإدخال الكثير من التغييرات اللازمة على النظم الأخرى المربوطة بهذا النظام.

400.     شارك قسم نظم وتكنولوجيا المعلومات مشاركة نشطة في المبادرات المختلفة لإدارة المعرفة التي تقودها الأقسام الأخرى ومجموعات العمل المختلفة المشتركة بين المصالح، وقدم لها الدعم الفني، بما في ذلك شبكة الإنترنت والشبكة الداخلية الخاصة بالمنظمة، ومتابعة الأنشطة الرائدة في هذا المجال سريع التغير. وارتفع عدد النظم الفنية التي تعزز الأعمال الأساسية التي تقوم بها المنظمة بنسبة 17 في المائة خلال الفترة 2004-2005. وعلاوة على ذلك، تحققت زيادة ملموسة في حجم قاعدة البيانات الإحصائية التي تحتفظ بها المنظمة (FAOSTAT) التي يمكن تحميلها بفضل إصدار مفيد وقوي من برمجيات التشغيل. وأمكن تطوير المكونات التي يمكن إعادة استعمالها من النظام وكذلك تطوير الأطر العامة للنظام في المجالات التي يوجد عليها طلب كبير: مثل رسم الخرائط، والإحصاءات، وإدارة المحتوى والممارسات الأخرى. وقد ساعدت هذه الأطر على توثيق التعاون بين الشركاء في داخل المنظمة وخارجها. وبالإضافة إلى ذلك، نجح القسم في تطبيق المنتجات مفتوحة المصدر التي تم تطويرها خارج المنظمة وخصوصاً في مجال قواعد البيانات الترابطية وقدرات البحث، وتم تزويد عدد من المشروعات الميدانية بحلول مفتوحة المصدر (مثل TADinfo ¹⁹في فيتنام). وأخيراً، فتماشياً مع توجيهات الإدارة، تم توسيع التغطية اللغوية في نظم المعلومات بحيث أصبحت تشمل اللغات الرسمية الخمس.

401.     قُدِّمت مساهمات لاستراتيجية تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في النظام المشترك لمنظومة الأمم المتحدة، التي اعتمدتها اللجنة الإدارية الرفيعة المستوى ووافق عليها مجلس الرؤساء التنفيذيين لمنظومة الأمم المتحدة المعنى بالتنسيق. وطبقاً لهذه الاستراتيجية، تحقق تقدم ملموس في توحيد منهجيات COBIT القياسية (في إدارة تكنولوجيا المعلومات والاتصالات)، و Prince2 (في إدارة المشروعات) و ITIL (في إدارة الخدمات). وأعيدت هيكلة قسم نظم وتكنولوجيا المعلومات ليتلاءم مع هذا المنهج، مع التركيز على وضع هيكل وخطة للعمل لتحسين وتنظيم إدارة تكنولوجيا المعلومات داخل المنظمة. وفي هذا الصدد، تم وضع إطار كفء وفعال للإدارة يتماشى مع الهيكل التنظيمي، والعمليات والأدوار والمسؤوليات بما يضمن أن تكون استثمارات المنظمة في تكنولوجيا المعلومات متوافقة مع استراتيجياتها وأهدافها.

402.     وللتعامل مع الاهتمامات المتصلة بأمن المعلومات، تبنت المنظمة عملية تقوم على أربع مراحل متواصلة في إدارة أمن المعلومات، كما أوصت اللجنة الإدارية الرفيعة المستوى في CEB/2002/5. وشرعت المنظمة في المرحلة الأولى من هذه العملية، وهي المرحلة الخاصة بتقييم مخاطر المعلومات والممولة من المتأخرات. ومن المتوقع تنفيذ المراحل الثلاث التالية (وضع السياسات والتنفيذ والمراقبة) خلال الفترة 2006-2007. وقد استمرت الجهود من أجل تحسين أمن المعلومات ونُفِّذت أنشطة لمراقبة النفاذ إلى نظام المعلومات، وتركيب حزم من البرمجيات على نظم المعلومات القائمة وإضافة الاعتبارات المتصلة بأمن المعلومات إلى عملية تطوير نظم المعلومات الجديدة. وواصلت المنظمة أيضاً حملتها لتوعية مستعملي النظام لتلافي أي تحميل لمعلومات من شبكة الإنترنت دون إذن بذلك، مما قد يتسبب في مشاكل فيروسية وفي خرق الاعتبارات الأمنية المتصلة بحقوق الطبع.

403.     ولتخفيض تكلفة الوحدة والمحافظة على مستوى الخدمات بمستويات منخفضة من الموارد، أقام قسم نظم وتكنولوجيا المعلومات أيضاً المركز الخارجي لتطوير ودعم النظم في بانكوك، ومن المزمع، استناداً إلى ما حققه هذا المركز من نجاح في الفترة الأولى، زيادة عدد موظفيه من 12 موظفاً في نهاية 2005 إلى 20 موظفاً في 2006، وهو العدد الكامل للموظفين.

404.     وخلال الفترة 2004-2005، تم تنفيذ عدد من مشروعات متابعة شبكة المنطقة الواسعة. وقد تضمنت المرحلة الأولى التي نُفِّذت في 2004 توصيل ستة مكاتب أخرى من المكاتب القطرية بشبكة المنطقة الواسعة التابعة للمنظمة، وبذلك يصل عدد المكاتب التي تستطيع النفاذ إلى شبكة المنطقة الواسعة إلى 81 مكتباً. وتضمنت المرحلة الثانية للنفاذ إلى شبكة المنطقة الواسعة عن طريق التكنولوجيات المبتكرة القائمة على الإنترنت بالنسبة للمكاتب التي تحول فيها الصعوبات التنظيمية أو الفنية دون تركيب شبكة المنطقة الواسعة. ووافقت إدارة المعلومات والتكنولوجيا على المرحلة الثالثة، التي تتضمن اقتراحاً بتوسيع تسهيلات البريد الإلكتروني لتشمل جميع العاملين في المكاتب القطرية في نهاية 2005.

405.     وأمكن تحديث البنية الأساسية لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات عن طريق تحديث برمجيات Windows and Exchange في مقر المنظمة وفي المكاتب الإقليمية وشبه الإقليمية. وتم الانتهاء بنجاح من نقل وتجديد مركز الحاسب الآلي بتمويل من مشروع المتأخرات، كما تم إنشاء مركز آخر للحاسب الآلي لتوفير القدرات اللازمة لتعزيز مواصلة العمليات. وتمت زيادة الدعم للبرمجيات التي تقوم على معايير مفتوحة من خلال إدخال نظام Linux ليكون نظام التشغيل المعتاد.

الجدول 5-2-3: نظم المعلومات والتكنولوجيا (مؤشرات مختارة)

406.     يشمل هذا البرنامج، الذي ينفذه قسم إدارة الموارد البشرية، وضع السياسات والإجراءات المتعلقة بالموارد البشرية؛ وإجراءات الدراسات الخاصة بالإدارة وتصنيف الوظائف، وإدارة المناصب ومراقبتها؛ ودعم عملية التعيينات؛ وإدارة المرتبات والعلاوات؛ وترتيبات الأمن الاجتماعي؛ وتدريب الموظفين؛ وإدارة إجراءات التظلمات والتشاور مع الأجهزة الممثلة للموظفين؛ ومراقبة ورصد إدارة الموظفين وخدماتهم.

407.     أتيحت للموظفين فرص لتطوير مهاراتهم واكتساب مهارات جديدة وخصوصاً موظفي المنظمة المعنيين بتنفيذ الاستراتيجيات الشاملة لجميع المنظمة من خلال ثلاثة أنواع من الخدمات هي:

• قدم برنامج التعلم داخل المنظمة تشكيلة من البرامج في أماكن العمل من بينها التدريب على اللغات، ومهارات الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات. ويتم الآن تنفيذ برامج توجيه الموظفين وبرامج التقاعد بشكل منتظم. وشملت البرامج الجديدة في هذه الفترة تطوير الإدارة وتدريب المدربين، والتعامل مع الحالات المختلفة، والتفاوض وإدارة المنازعات، وتحليل الإطار المنطقي.
• زاد برنامج التدريب الخارجي من نشاطه سعياً وراء المحافظة على المهارات المهنية من خلال الاطلاع على أنشطة التطوير خارج المنظمة.
• شملت خدمة التعلم والتطوير على مستوى الأقسام أكبر نسبة من المخصصات لتطوير كفاءات الموظفين في مجالات التخطيط الاستراتيجي، وتشكيل أفرقة العمل والتدريب الفني في سياق برامج العمل السنوية لهذه الأقسام.

408.     تم وضع وتنفيذ أطر لاختصاصات المنظمة التي تناسب الوظائف الإدارية ووظائف الممثلين القطريين بما يتفق مع مبادرات منظومة الأمم المتحدة، مع التركيز على استخدام هذه الأطر في دعم تنمية الموارد البشرية بقصد توحيد عملية التعيينات وإدارة الأداء.

409.     وُوُضِعت سياسات تستهدف تلبية احتياجات المنظمة وقوة العمل المتغيرة فيها بمزيد من الكفاءة. ووُضِعت سياسة لأجازة الأبوة وأدخِلت هذه السياسة لتشجيع قيام بيئة تعزز العمل والأسرة. واتخِذت خطوات للتعامل مع مسألة ضآلة عدد المتقدمين لشغل الوظائف من البلدان قليلة التمثيل أو غير الممثلة، بما في ذلك مواصلة الجهود لاستهداف مواقع هذه البلدان على شبكة الإنترنت لنشر إعلانات الوظائف الشاغرة. وكان من بين الخطوات الأخرى طويلة الأجل تحسين الشبكات داخل المنظمة وخارجها.

410.     كذلك قدم قسم الموارد البشرية المشورة في الوقت المناسب للمديرين فيما يتعلق بالمنازعات المتصلة بالعمل ، بما يشمل اجراء جديد للوساطة، بهدف حل تلك المنازعات في مراحلها الأولى والإبقاء على عدد الشكاوى والتظلمات الإدارية عند أقل مستوى ممكن.

411.     وتقدم مشروع إدارة الموارد البشرية توطئة لتنفيذه في أواخر 2006. وتم توثيق إجراءات العمل الحالية والتحسينات المقترح إدخالها على عمليات الموارد البشرية، وتم تحديد الثغرات الرئيسية بين متطلبات المنظمة والوظائف النمطية لنظام أوراكل، وتلافيها. وبدأت مرحلة التصميم والتطوير. وتجري أنشطة تطوير النظم في الوقت الحاضر بالمركز الخارجي لتطوير ودعم النظم في بانكوك، مما يحقق وفورات كبيرة في التكاليف. وصيغت تحسينات على نظام أداء خدمات الموارد البشرية من أجل تحقيق أقصى استفادة من هذا النظام الجديد، استناداً إلى نموذج إدارة الموارد البشرية الذي وُضِع في الجزء الأخير من الفترة المالية.

412.     وشاركت المنظمة بنشاط في الترويج للسياسات المبتكرة في مجال الموارد البشرية من خلال الأجهزة المشتركة بين الوكالات، بما في ذلك لجنة الخدمة المدنية الدولية، وكذلك شبكة الموارد البشرية واللجنة الادارية رفيعة المستوى ومجلس الرؤساء التنفيذيين لمنظومة الأمم المتحدة المعنى بالتنسيق. واستعرضت السياسات فى تلك الأجهزة بما فى ذلك الانتقال من منظمة إلى أخرى، والمنح الخاصة بالعمل في المواقع ذات الظروف الصعبة، وعدم نقل أمتعة الموظفين المنقولين وبدل الاستقرار، ومعايير دفع علاوة المخاطر ووضع إطار للترتيبات التعاقدية في منظمات الأمم المتحدة التي تطبق النظام الموحد.

413.     وشاركت المنظمة بفعالية في دورات الصندوق المشترك لمعاشات موظفي الأمم المتحدة ولجنته الدائمة. وواصل قسم إدارة الموارد البشرية تقديم مزايا الأمن الاجتماعي للموظفين وشرع في عملية لطرح مناقصة بين الشركات الدولية لتغطية خطط التأمين الطبي للموظفين.

414.     وواصلت إدارة الخدمات الطبية تقديم الخدمات المعتادة وأداء الخدمات الوقائية والعلاجية خلال هذه الفترة، بما في ذلك فتح عيادة داخلية وتوسيع نطاق خدمات العلاج الطبيعي. وبُذِلت جهود كبيرة من أجل التدريب على عمليات الإسعاف العاجلة ومواجهة الطوارئ الصحية في الظروف الميدانية والاستعداد لمواجهة حالات التفشي الوبائي لمرض الأنفلونزا.

الجدول 5-2-4: خدمات ادارة الموارد البشرية (مؤشرات مختارة)