LE SYSTEME DE CONTROLE SUR ORDINATEUR DES STOCKS DE SEMENCES DU CENTRE DE SEMENCES FORESTIERES DU CSIRO, AUSTRALIE

par

L.J. Wolf et J.W. Turnbull
Division of Forest Research, CSIRO
P.O. Box 4008
Canberra, A.C.T.
Australie

INTRODUCTION

Au cours des deux dernières décennies une vaste campagne de récolte de semences d'essences forestières australiennes a été entreprise par un centre national de récolte et de distribution de semences, qui est maintenant rattaché à la Division de la recherche forestière du CSIRO à Canberra. Le Centre de semences entretient des stocks comprenant environ 3 500 lots de semences de 700 essences dont 436 Eucalyptus spp., 150 Acacia spp. et 29 Casuarina spp. La plupart des espèces sont représentées par plusieurs provenances, et pour celles qui ont une vaste aire de répartition naturelle il peut y avoir de nombreuses provenances, ainsi il y a plus de 200 lots de semences d'E. camaldulensis en magasin.

Les eucalyptus sont utilisés depuis de nombreuses années dans le monde entier pour fournir du bois d'oeuvre, du bois à pâte, des pieux et poteaux, des huiles essentielles, et autres produits. A l'heure actuelle des plantations de bois de feu et des projets agroforestiers sont entrepris à une plus grande échelle qu'auparavant, faisant appel à une gamme plus large d'espèces et de genres. Pour les trois genres Eucalyptus, Acacia et Casuarina le nombre total des espèces australiennes excède le millier, et la demande potentielle de semences en vue de la recherche ou de la création de souches de reproduction auquel le Centre pourra avoir à faire face est très importante. Pour ces emplois il est indispensable d'avoir des archives méticuleusement tenues et une documentation détaillée sur chaque lot de semences expédié.

En 1971 le Centre de semences a traité 268 commandes pour 2 155 lots de semences, émanant de 73 pays. Pour 1981 les statistiques indiquent 384 commandes pour 3 723 lots de semences et 87 pays. Avec l'accroissement de la demande, on a été amené à envisager soit le recrutement de personnel supplémentaire, soit l'institution d'un système plus efficace de contrôle des stocks et de traitement des commandes, par exemple en utilisant un ordinateur. Des systèmes informatisés pour enregistrer et retrouver les données sur les sources de semences et en tenir l'inventaire ont été utilisés à une échelle modeste dans d'autres organismes semblables; ainsi Pickett (1974) décrit une telle opération au Canada à la banque de semences de la Station d'expérimentation forestière de Petawawa. On y a eu recours également pour aider au choix des essences (Webb et al. 1980) et pour le contrôle des acquisitions et de l'information dans des banques de gènes végétaux (CIRPG 1976).

En janvier 1981 un système informatisé fut introduit afin d'aider à la recherche des informations sur les lots de semences, tenir et contrôler le classement des archives, et fournir la documentation sur l'origine des semences et autres détails pour tous les lots de semences distribués par le Centre. L'exposé qui suit, en attirant l'attention sur les caractéristiques souhaitables d'un tel système, et le fait même que ce système existe et fonctionne, pourront aider d'autres centres de semences à améliorer de même leurs opérations.

Manuscrit reçu en mars 1982.

LE SYSTEME

Le système informatisé de magasin de semences du CSIRO se compose de deux parties distinctes: une banque de données renfermant toutes les informations utiles, et un ensemble de programmes qui permet aux utilisateurs de manipuler et présenter ces informations.

La base de données décrite dans cet article a été réalisée sur un ordinateur Digital PDP11/34, en utilisant le système d'exploitation RSX-11M, avec un sous-système de programmes de soutien entrée/sortie RMS.

BANQUE DE DONNEES

La banque de données se compose de cinq fichiers enregistrés sur disque magnétique. Afin de réduire au minimum le temps de recherche lors de l'interrogation de la banque de données, on utilise un système de fichiers en séquentiel indexé. D'une manière générale, les enregistrements de fichiers en séquentiel indexé sont stockés de manière telle qu'on peut y accéder en ordre ascendant par la valeur de zones d'enregistrement sélectionnées, appelées zones clés. Les zones clés sont définies au moment de la création des fichiers, et leur choix reflète les demandes des utilisateurs pour la recherche d'information. Par exemple, dans le cas de nombreuses espèces, le magasin de semences possède des collections (lots de semences) de différentes localités (provenances). Afin d'extraire l'information sur tous les lots de semences de la même espèce, on peut effectuer une recherche en séquentiel indexé utilisant le nom de l'espèce comme clé. Une recherche de cette nature est possible parce que la zone de noms d'espèces, présente sur chaque enregistrement, a été désignée comme clé au moment de la création du fichier “Lots de semences” (voir ci-dessous la description du fichier “Lots de semences”). Cette recherche donnera directement accès seulement aux enregistrements de la base de données qui ont la clé correspondante dans la zone appropriée. Ce type de procédure de recherche, qui est extrêmement rapide du fait qu'il réduit les entrées/sorties de disques à un minimum absolu, est indispensable pour une opération efficace.

Description des fichiers

1. Le fichier “Lots de semences” renferme des informations sur les lots de semences en magasin, et constitue la partie la plus importante de la banque de données. Chaque lot de semences est représenté par un enregistrement unique dans le fichier. Les enregistrements se composent des zones suivantes:

   • Numéro du lot, en suite arithmétique de l à n, unique pour chaque lot.

   • Nom de l'espèce, représenté par un code de trois caractères unique pour chaque espèce, par exemple Eucalyptus regnans est codé REG.

   • Genre, par exemple Eucalyptus est codé EUC.

   • Nom du lieu de récolte des semences (“Localité”).

   • Latitude, longitude et altitude du lieu de récolte.

   • Nombre d'arbres parents dans l'échantillon qui a fourni le lot.

   • Année de récolte.

   • Année du dernier test de viabilité.

   • Poids total de semences disponible.

   • Emplacement du stock de semences dans le magasin.

   • Catégorie de prix.

   Le nom de l'espèce, la latitude, la longitude et l'altitude ont été désignés comme zones clés pour les besoins de la recherche en séquentiel indexé, ce qui correspond à la demande de recherches sur ces caractéristiques particulières.

2. Le fichier “Noms d'espèces” renferme les noms botaniques de toutes les espèces en magasin. C'est un fichier de soutien pour le fichier “Lots de semences” et le fichier “Transactions” décrit ci-dessous. Les enregistrements ont seulement deux zones, le code unique d'espèce à trois caractères et le nom d'espèce correspondant. Le nom complet de l'espèce peut être obtenu par un seul accès à ce fichier avec le code d'espèce comme clé. Ce fichier a été créé pour réduire au minimum la quantité d'informations répétitives dans la base de données.

3. Le fichier “Transactions” renferme les détails sur les mouvements de semences. Chaque transaction donne lieu à un enregistrement, comportant les informations suivantes:

   • Numéro du lot (*)

   • Code d'espèce (*)

   • Date de la transaction

   • Pays de destination, indiqué par un code de trois caractères unique pour chaque pays, par exemple le Danemark est codé 067

   • Première ligne de l'adresse du destinataire

   • Poids de semences traité

   Pour les besoins de la recherche d'informations à partir de ce fichier les zones suivantes ont été désignées comme clés: numéro du lot, code d'espèce, date de transaction, code de pays.

4. Le fichier “Noms de pays” renferme les noms de tous les pays qui ont reçu des semences, et est un fichier de soutien pour le fichier “Transactions”. Chaque enregistrement a deux zones: un code de pays unique et le nom complet correspondant du pays, qui peut être obtenu par un seul accès au fichier avec le code de pays comme clé.

5. Le fichier “Données météorologiques” renferme une sélection de données climatiques provenant de stations météorologiques réparties dans toute l'Australie. On peut accéder à l'information sur le climat au voisinage du lieu de récolte au moyen de la latitude et de la longitude.

PROGRAMMES

Les programmes permettent d'effectuer les tâches chaque jour ouvrable dans le magasin de semences. Le système de programmes est conçu pour pouvoir être utilisé facilement par des opérateurs ayant peu de formation ou d'expérience en informatique. On y est parvenu en constituant des programmes totalement interactifs qui communiquent avec l'opérateur d'une manière non équivoque. L'utilisateur exécute simplement la procédure d'entrée et lance le système stock de semences en déclenchant le programme superviseur par une instruction unique. Toutes les communications ultérieures entre l'ordinateur et l'opérateur sont exprimées en anglais. Chaque programme comporte des procédures internes de contrôle d'erreurs qui examinent toutes les entrées de l'opérateur. Lorsqu'une erreur est détectée, un message approprié est affiché pour l'opérateur, et la procédure de correction est déclenchée.

La caractéristique essentielle de ce système est l'accent qui est mis sur une programmation structurée, de telle sorte que les programmes sont faciles à mettre à jour et si nécessaire à étendre. Tous les programmes sont rédigés en Fortran numérique IV+, avec accent sur le Fortran normal.

Les six principaux programmes du système communiquent entre eux, et sont reliés ensemble par un programme superviseur rédigé en langage “contrôle de travaux”. Le superviseur permet à l'opérateur de se brancher interactivement sur des programmes individuels représentés dans les commentaires interactifs par leurs fonctions stocks de semences (Fig. 1).

Description des programmes

1. Le programme “Mise à jour” permet à l'utilisateur de mettre à jour les enregistrements de lots de semences en ajoutant dans le fichier “Lots de semences” de nouveaux lots, en supprimant les lots épuisés, et en changeant les informations concernant les lots existants. Il permet à l'opérateur d'accéder interactivement à tout enregistrement de lot de semences dans la base de données, et à toute zone à l'intérieur de cet enregistrement. Etant donné que ce programme peut modifier la situation de la base de données, son emploi est restreint par un mot de passe au personnel autorisé.

2. Le programme “Interrogation” permet à l'utilisateur de rechercher dans la base de données tous les lots de semences qui satisfont à des critères déterminés. Ceux-ci peuvent être exprimés sous forme de code d'espèce, ou gamme de latitudes, de longitudes ou d'altitudes. Ils peuvent être choisis dans n'importe quel ordre ou combinaison. L'utilisateur est ainsi en mesure d'interroger le programme pour trouver tous les enregistrements (lots de semences) d'une espèce donnée récoltée dans une gamme déterminée de latitudes et de longitudes, et entre certaines limites altitudinales. La rapidité de la recherche dépend du nombre d'enregistrements vérifiés et du fait qu'ils répondent ou non à tous les critères données. Le résultat de la recherche peut être présenté à l'utilisateur sous deux formes: information résumée sur l'écran du terminal, ou information complète sur l'imprimante centrale. Un exemple de recherche est illustré en Fig. 1.

3. Le programme “Vente de semences” permet à l'utilisateur de retrancher sur un enregistrement de lot de semences choisi la quantité requise pour un client donné, et présente sur l'imprimante centrale un bordereau d'expédition standard qui accompagnera l'envoi de semences (Fig. 2). La quantité de semences restante est automatiquement mise à jour, et les détails de la transaction sont enregistrés dans le fichier “Transactions”. Si la quantité de semences demandée excède la quantité disponible, un message d'erreur est affiché, et la transaction est annulée. Le programme avertit également l'utilisateur lorsque la quantité de semences se trouve réduite en deçà d'une limite choisie. L'emploi de ce programme est restreint par un mot de passe.

4. Le programme “Comptabilité” permet aux utilisateurs d'obtenir des informations au sujet de transactions de semences enregistrées. Les critères de recherche sont présentés sous forme de code d'espèce, période calendaire, code de pays et numéro de lot de semences (Fig. 3). L'utilisateur peut choisir les critères selon n'importe quelle combinaison, à l'exception de la combinaison nom d'espèce et numéro de lot de semences (le nom d'espèce est déterminé de manière unique par le numéro de lot). L'utilisateur peut demander au programme de retrouver l'information sur toutes les transactions concernant une espèce donnée, à destination d'un pays donné, entre telle et telle date. La quantité totale de semences traitées dans ces transactions est également affichée, avec une information détaillée sur chaque transaction.

5. Le programme “Accupd” permet à l'utilisateur d'examiner et annuler les transactions incorrectes dans le fichier “Transactions”. Les nouvelles transactions ne peuvent être entrées que par l'intermédiaire du programme “Vente de semences”. Ce programme, dont l'accès est restreint par un mot de passe, est rarement utilisé.

6. Le programme “Données météo” localise toutes les stations météorologiques situées entre des couples de latitudes et de longitudes données. Une sortie imprimée des informations climatiques disponibles peut être envoyée en même temps que les semences et le bordereau d'expédition si nécessaire (Fig. 4).

DISCUSSION ET CONCLUSIONS

Avant l'introduction du système informatisé, les lots de semences convenant pour un destinataire étaient choisis par un personnel qualifié qui recherchait les données enregistrées sur fiches de stocks. Une dactylographe transcrivait alors les données sur l'origine et la viabilité des fiches sur un bordereau d'expédition. Une fois que l'envoi était sorti du magasin, le nom du destinataire et la date d'expédition étaient enregistrés sur la fiche de stocks pour les besoins de la comptabilité. Ces tâches étaient souvent laborieuses et comportaient des risques d'erreurs.

Le système informatisé a accru le rendement des opérations au Centre de semences et assuré un service amélioré pour les destinataires des envois de semences. On peut mentionner, en ce qui concerne l'amélioration du rendement, les exemples suivants:

1. Les sources de semences peuvent être sélectionnées à tout moment, en fonction des critères désignés. Plusieurs utilisateurs peuvent interroger la base de données simultanément.

2. L'information sur chaque lot à expédier peut être transférée rapidement et exactement sur un bordereau d'expédition, sans qu'il soit besoin de dactylographe.

3. Chaque transaction est automatiquement enregistrée sous une forme facilement accessible. La quantité de semences restante est de même automatiquement mise à jour. On a ainsi éliminé toutes les tâches de classement manuel.

4. On peut obtenir rapidement toute une gamme d'informations sur les transactions du magasin de semences. C'est ainsi par exemple qu'en 1981 on a pu aisément déterminer que l'espèce la plus fréquemment livrée était E. camaldulensis, avec 484 échantillons de semences pesant 49 386 kg. Les données disponibles permettaient de faire d'autres classements, ainsi E. citriodora se situait au neuvième rang pour la demande de semences, avec 82 échantillons pesant 8 484 kg. Cette information peut être disséquée encore davantage, pour fournir une liste des provenances de chacune des espèces qui ont été le plus fréquemment demandées ou recommandées. Ce type d'information statistique peut être utilisé pour prévoir le rythme des mouvements des diverses espèces et provenances dans le magasin, fournissant ainsi la base d'une planification à long terme des activités de récolte pour reconstituer les stocks de semences.

5. Une copie en clair de l'inventaire à jour peut être présentée à tout moment, ce qui facilite le contrôle des stocks et les vérifications comptables.

6. Le système informatisé est sûr. Il est protégé contre tout dérèglement du fait des utilisateurs par des mots de passe et des procédures de contrôle d'erreurs. Il est également protégé contre les dommages résultant de défaillances du matériel par de fréquentes dispositions de sauvegarde. Il existe actuellement cinq copies presque identiques du système entier, enregistrées sur des disques magnétiques qui sont situés dans des parties différentes du Centre.

Les services offerts aux utilisateurs de semences ont été améliorés, pouvant maintenant être fournis rapidement avec une liste de provenances tenues en stock pour une espèce déterminée; les données accompagnant les envois de semences sont exactes et ne sont pas sujettes à des erreurs de frappe; des données supplémentaires, telles que des informations météorologiques appropriées, peuvent être fournies.

Un inconvénient du système informatisé est le coût initial élevé du matériel et la nécessité de compétences en matière de programmation pour mettre sur pied l'opération. Dans le cas du Centre de semences du CSIRO, toutefois, le coût élevé du matériel est compensé dans une large mesure par le fait que l'ordinateur est partagé avec d'autres utilisateurs, et par l'économie en frais de personnel.

Ce système est très souple et, bien que des améliorations soient possibles, les programmes actuels répondent à la majorité des besoins du Centre de semences du CSIRO. Le système et les programmes pourraient s'appliquer avec des modifications mineures à d'autres centres de semences. L'auteur principal est prêt à fournir des informations plus détaillées sur demande.

REMERCIEMENTS

Les auteurs expriment leur gratitude à P.N. Martensz et aux autres collègues de la Division de la recherche forestière du CSIRO pour l'aide qu'ils leur ont fournie dans la préparation de ce document.

REFERENCES

CIRPG 1976 Computers in genetic resources work: the history of TAXIR-EXIR-EXIS. In 1st Report of the Advisory Committee on the Genetic Resources Communication, Information and Documentation System (GR/CIDS), AGPE: IBPGR/76/7. (Conseil international des ressources phytogénétiques: Rome).

Pickett, T.L. 1974 Seed source search and white spruce seed inventory. Information Report, Petawawa Forest Experiment Station, Canada. No. PX-X-50.

Webb, D.B., Wood, P.J. et Smith, J. 1980 A guide to species selection for tropical and subtropical plantations. Tropical Forestry Paper 15. Commonwealth Forestry Institute, Oxford.

FIGURE 1 - EXEMPLE DE RECHERCHE DE LOTS DE SEMENCES DANS LA BASE DE DONNEES

Dans cet exemple on recherche dans la base de données tous les lots de semences d'E. foecunda répoudant à certains critères

FIGURE 2 - BORDEREAU D'EXPEDITION/CERTIFICAT DE SEMENCES NORMALISE FOURNI PAR LE PROGRAMME SELSEED (VENTE DE SEMENCES)

POUR LES DONNEES CLIMATIQUES VOIR RESUME DES DONNEES METEOROLOGIQUES EN AUSTRALIE, BROCHURE N^o 114 DU FORESTRY AND TIMBER BUREAU.

NSW: NEW SOUTH WALES;
QLD: QUEENSLAND;
SA: SOUTH AUSTRALIA;
TAS.: TASMANIA;
VIC.: VICTORIA;
WA: WESTERN AUSTRALIA;
NT: NORTHERN TERRITORY;
ACT: AUSTRALIAN CAPITAL TERRITORY;
PNG PAPUA-NEW GUINEA.

FIGURE 3 - EXEMPLE DE RECHERCHE DE TRANSACTIONS DANS LA BASE DE DONNEES

Cet exemple montre une recherche en vue de déterminer le nombre de lots de semences d'E. tereticornis expédiés au cours d'une période donnée

FIGURE 4 - RELEVE DE DONNEES METEOROLOGIQUES

FIGURE 5 - FLUX D'INFORMATION ENTRE FICHIERS DE DONNEES ET PROGRAMMES INDIVIDUELS

*) Ces zones sont telles que précédemment décrites pour le fichier “Lots de semences”.