SISTEMA DE REGISTRO COMPUTERIZADO DE DEPOSITOS DE SEMILLAS DEL CENTRO DE SEMILLAS DE ARBOLES DE LA CSIRO, AUSTRALIA

por

L.J. Wolf y J.W. Turnbull
Division of Forest Research, CSIRO
P.O. Box 4008
Canberra, A.C.T.
Australia

INTRODUCCION

En los dos últimos decenios, un centro nacional de recolección y distribución de semillas, que ahora forma parte de la División de Investigaciones Forestales de la CSIRO, Canberra, ha realizado una amplia recolección de semillas de árboles australianos. En el Centro de Semillas hay existencias de unos 3 500 lotes de semillas de 700 especies, de los cuales 436 son de Eucalyptus spp., 150 de Acacia spp. y 29 de Casuarina spp. Casi todas las especies están representadas por varias procedencias, que pueden ser numerosas para las especies con una distribución natural extensa; por ejemplo, en el depósito hay más de 200 lotes de semillas de E. camaldulensis.

Los eucaliptos se utilizan desde hace muchos años en todo el mundo como fuente de madera de construcción, madera para pasta, estacas de cercas y postes, aceites esenciales y otros productos. Actualmente se están iniciando plantaciones para leña y proyectos agroforestales a mayor escala que antes, y se utiliza un número mayor de especies y géneros. El número total de especies australianas pertenecientes a los géneros Eucalyptus, Acacia y Casuarina es superior a 1 000, y son muy grandes las posibilidades de demandas al Centro de Semillas para obtener material destinado a la investigación y a establecer existencias originales. Para esto son imprescindibles unos registros meticulosos y una documentación exhaustiva de cada lote de semilla despachado.

En 1971, el Centro de Semillas despachó 268 pedidos de 73 países, con un total de 2 155 lotes. En las estadísticas de 1981 aparecen 384 pedidos de 87 países, con un total de 3 723 lotes. El aumento de la demanda obligó a estudiar la posibilidad de contratar más personal, o bien crear un sistema más eficaz para obtener los registros de las existencias y procesar los pedidos, por ejemplo utilizando un computador. Los sistemas computerizados para el registro y búsqueda de datos sobre fuentes de semillas y su inventario se han utilizado en pequeña escala en otros depósitos de semillas de árboles; Pickett (1974), por ejemplo, describe una aplicación de este tipo en el banco de semillas de la Petwana Porest Experiment Station del Canadá. También se han utilizado como ayuda en la selección de especies (Webb et al. 1980), y para controlar la introducción de datos y la obtención de información en los bancos de genes de plantas (CIRF 1976).

En enero de 1981 se introdujo un sistema computerizado como ayuda en la búsqueda de información sobre lotes de semillas, para mantener y controlar la clasificación de los registros y para proporcionar documentación sobre el origen de las semillas y otros detalles relativos a todos los lotes que distribuye el centro. En este estudio centraremos la atención en las características de un sistema de este tipo y en sus posibilidades, con objeto de contribuir a que otros centros de semillas puedan mejorar sus actividades.

EL SISTEMA

El sistema computerizado de depósito de semillas de la CSIRO consta de dos partes distintas: un banco de datos que contiene toda la información pertinente y una colección de programas que permiten a los usuarios manejar esta información y hacer uso de ella.

El banco de datos que se describe en este artículo ha sido introducido en un computador Digital PDP 11/34, utilizando el sistema operativo RSX-11M con un subsistema RMS de programación de apoyo de entrada/salida.

BANCO DE DATOS

El banco de datos está formado por cinco ficheros registrados en disco magnético. Con objeto de reducir al mínimo el tiempo de búsqueda en las consultas del banco de datos, se utiliza una organización de fichero secuencial con índice. Los registros del fichero suelen estar organizados de tal manera que se puede acceder a ellos en orden ascendente, en función del valor de los sectores de registro seleccionados, llamados sectores claves, que se determinan en el momento de crear los ficheros, y cuya selección se acomoda a las demandas de los usuarios en la búsqueda de información. Por ejemplo, en el caso de numerosas especies, en el depósito de semillas hay lotes de distintas localidades (procedencias). Con el fin de obtener información acerca de todos los lotes de la misma especie, se puede realizar una búsqueda secuencial por índice utilizando el nombre de la especie como clave. Se puede realizar una búsqueda de esta naturaleza debido a que el sector del nombre de la especie, presente en todos los registros, se ha considerado como clave en el momento de crear el fichero de los lotes de semillas (ver la descripción del fichero de “Lotes de semillas”). En esta búsqueda solamente se tiene un acceso directo a los registros de la base de datos que tienen la clave correspondiente en el sector apropiado. Este tipo de procedimiento de búsqueda/extracción, extraordinariamente rápido debido a que reduce la entrada/salida del disco a un mínimo absoluto, es esencial para un funcionamiento eficaz.

Descripción de los ficheros

1. El fichero de “Lotes de semillas” contiene información acerca de los lotes de semillas del depósito y es la parte principal del banco de datos. Cada lote de semillas está representado por un registro único en el fichero. Los registros están formados por los siguientes sectores:

   • Número de lote, que es un número secuencial de 1 a n, único para cada lote de semillas.

   • Nombre de la especie, representado por un código de tres caracteres único para cada especie, por ejemplo REG para Eucalyptus regnans.

   • Género, por ejemplo EUC para Eucalyptus.

   • Nombre del lugar de recolección de la semilla (“Situación”).

   • Latitud, longitud y altitud del lugar de la recolección.

   • Número de árboles padres de los que se han tomado muestras para formar el lote de semillas.

   • Año de la recolección.

   • Año de la última prueba de viabilidad.

   • Peso total de la semilla disponible.

   • Situación de las existencias de semillas en el depósito de semillas.

   • Categoría por precios.

2. El nombre de la especie, la latitud, la longitud y la altitud han sido calificados como sectores claves para su utilización en las búsquedas secuenciales por índice, debido a la demanda de búsquedas en estos aspectos específicos.

3. El fichero de “Nombre de la especie” contiene los nombres botánicos de todas las especies del depósito. Es un fichero de apoyo del de “Lotes de semillas” y el de “Transacciones”, descrito más adelante. Los registros tienen solamente dos sectores, el código único de la especie de tres caracteres y su nombre correspondiente. El nombre completo de la especie se puede obtener por medio de un solo acceso a este fichero, con el código de la especie como clave. Se creó este fichero para reducir al mínimo la cantidad de información reiterativa en la base de datos.

   • El fichero de “Transacciones” contiene detalles relativos a las transacciones de semilla. Para cada una de ellas se hace un registro con la siguiente información:

   • Número del lote (*)

   • Código de la especie (*)

   • Fecha de la transacción

   • País de destino, indicado por un código único de tres caracteres para cada país, por ejemplo 067 para Dinamarca.

   • Primer línea de la dirección del destinatario

   • Peso de la semilla procesada.

   Para la búsqueda de información en este fichero se establecieron como clave los sectores del número del lote de semilla, código de la especie, fecha de transacción y código del país.

4. El fichero de “Nombres de países” contiene las de todos aquellas que han recibido semilla, y sirve de apoyo al de “Transacciones”. Cada registro tiene dos sectores: un código único del país y el correspondiente nombre completo, que se puede obtener por un solo acceso al fichero con el código del país como clave.

5. El fichero de “Datos meteorológicos” contiene una selección de datos climatológicos procedentes de las estaciones meteorológicas de todo Australia. Se puede acceder a la información relativa al clima de la zona próxima al lugar de la recolección a través de la latitud y la longitud.

(*) Estos sectores son como los descritos antes para el fichero de “Lotes de semillas”.

PROGRAMAS

Los programas permiten desempeñar las tareas y funciones del depósito de semillas todos los días laborables. El sistema de programas está diseñado de tal manera que pueden utilizarla fácilmente operadores con escasa experiencia o formación en el campo de la informática. Se ha conseguido esto gracias a la creación de programas totalmente interactivos, que comunican con el operador sin ambigüedades. El usuario se limita a acceder al computador y poner en marcha el sistema del depósito de semillas activando el programa supervisor con una sola instrucción. Todas las otras comunicaciones entre el computador y el operador se expresan en inglés. Cada programa tiene un sistema interno de detección de errores, que comprueba todos los datos introducidos por el operador. Al detectar un error, aparece en la pantalla el oportuno mensaje, y se inicia el procedimiento de corrección.

La característica fundamental del diseño de este sistema es la importancia que se concede a una programación estructurada, de manera que resulta fácil la actualización de los programas y su ampliación en caso necesario. Todos los programas están escritos en Digital Fortran IV+, con especial atención al Fortran base.

Existe una conexión y vinculación lógica entre los seis programas principales del sistema de depósitos de semillas, por medio de un programa supervisor escrito en lenguaje de “control de operaciones”. El programa supervisor permite al usuario tener un acceso interactivo a los distintos programas representados en los comentarios interactivos por sus funciones de depósito de semillas (Fig.1).

Descripción de los programas

1. El programa “Update” permite actualizar los registros de los lotes de semillas añadiendo los nuevos, suprimiendo los agotados y cambiando cualquier información relativa a los lotes existentes en el fichero de “Lotes de semillas”. El operador tiene la posibilidad de realizar un acceso interactivo a cualquier registro de lotes de semillas de la base de datos, y a cualquier sector dentro del registro. Debido a que este programa puede introducir alteraciones en la base de datos, su uso está limitado al personal autorizado por una palabra de paso.

2. El programa “Inquiry” permite buscar en el banco de datos todos los lotes de semillas que satisfagan unos criterios específicos, que pueden ser el código de la especie y una gama de latitudes, longitudes y altitudes. Los criterios se pueden seleccionar en cualquier orden y con cualquier combinación. De esta manera se puede ordenar al programa la búsqueda de todos los registros (lotes de semillas) de una especie determinada cosechados dentro de una gama específica de latitudes y longitudes, y con unos límites concretos de altitud. La velocidad de la búsqueda depende del número de registros examinados y de que cumplan o no todos los criterios especificados. El resultado de la búsqueda puede presentarse de dos formas: la información resumida en la pantalla de visualización del terminal o como información completa en la impresora central. En la Fig. 1 se presenta un ejemplo de búsqueda.

3. El programa “Selseed” permite retirar la cantidad necesaria de semilla del registro de un lote seleccionado para un cliente concreto, y en la impresora central se obtiene una orden de envío normalizada para remitirla al cliente con la semilla (Fig. 2). Automáticamente se actualiza la cantidad restante de semilla y los detalles de las transacciones se registran en el fichero de “Transacciones”. Si la cantidad de semilla solicitada es superior a la disponible, aparece un mensaje de error, y se anula la transacción. El programa avisa también al usuario cuando la cantidad de semilla desciende por debajo de un límite establecido. El uso de este programa está limitado por una palabra de paso.

4. El programa “Account” permite obtener información acerca de las transacciones de semillas registradas. Los criterios de búsqueda son: código de la especie, una gama de fechas, código del país y número del lote (Fig. 3). Al seleccionar los criterios se puede realizar cualquier combinación, con la excepción del nombre de la especie y el número del lote de semillas (el nombre de la especie está especificado de manera exclusiva por el número del lote). El usuario puede pedir al programa que busque información relativa a todas las transacciones de una especie determinada, a un país concreto, dentro de un período de tiempo específico. También se visualiza la cantidad total de semilla procesada en las transacciones localizadas, con información detallada sobre cada transacción.

5. El programa “Accupd” permite examinar y anular las transacciones erróneas del fichero de “Transacciones”. Las nuevas solamente se pueden introducir a través del programa “Selseed”. Este programa, cuyo acceso está limitado por una palabra de paso, se utiliza en raras ocasiones.

6. El programa “Metdata”, para consultas de datos meteorológicos, localiza todas las estaciones meteorológicas situadas dentro de unas latitudes y longitudes especificadas por el usuario. Si se desea, se puede enviar, junto con la orden de envío y la semilla, una hoja impresa con la información climatológica disponible (Fig. 4).

DISCUSION Y CONCLUSIONES

Antes de introducir el sistema computerizado, había personal profesional que examinaba registros escritos en tarjetas de existencias para escoger los lotes de semillas apropiados para cada destinatario. Una vez hecho esto, una mecanógrafa rellenaba una orden de envío con los datos relativos al origen y viabilidad que figuraban en las correspondientes tarjetas. Después de retirar la semilla del depósito, se registraba el destinatario y la fecha de envío en las tarjetas de existencias, para mantener la contabilidad actualizada. Muchas de estas tareas resultaban laboriosas y era fácil cometer errores.

El sistema computerizado ha permitido aumentar la eficacia de las operaciones en el Centro de Semillas, y ha permitido mejorar el servicio prestado a los clientes. Como ejemplo de mayor eficacia:

1. Las fuentes de semillas se pueden seleccionar con rapidez en cualquier momento, siguiendo unos criterios establecidos. La base de datos puede ser utilizada por varios usuarios a la vez.

2. La información sobre cada lote de semillas que se va a enviar puede obtenerse de manera rápida y exacta en una orden de envío, sin necesidad de una mecanógrafa.

3. Cada transacción se registra automáticamente, con un acceso fácil al registro. También se actualiza de manera automática la cantidad de semilla que queda. De esta manera se ha eliminado la necesidad de los ficheros manuales.

4. Se puede disponer de una amplia información estadística referente a las transacciones del depósito de semillas. Por ejemplo, se ha podido comprobar fácilmente que la especie enviada con mayor frecuencia en 1981 fue E. camaldulensis, con 484 muestras de semilla que pesaron 49 386 kg. Se pueden obtener datos de otros puestos de la clasificación; por ejemplo, E. citriodora ocupó el noveno lugar en cuanto a la demanda, con 82 muestras que pesaron 8 484 kg. Esta información se puede detallar aún más, obteniendo una lista de las procedencias de cada especie que son solicitadas o recomendadas con mayor frecuencia. Este tipo de información estadística se puede utilizar parapredecir el porcentaje de utilización de las especies y procedencias del depósito, y de esta manera sirve de base para una planificación a largo plazo de las actividades de recolección de semilla para reponer las existencias.

5. El cualquier momento se puede obtener un inventario actualizado, que facilita el control y revisión de las existencias.

6. El sistema computerizado de depósito de semillas es seguro. Está protegido contra las manipulaciones de los usuarios por medio de palabras de paso y por procedimientos de detección de errores. Está protegido asimismo contra los daños que puedan causar los fallos mecánicos, por medio de “copias de seguridad” frecuentes. Suele haber cinco copias casi idénticas de todo el sistema, registradas en discos magnéticos que están situados en distintas partes del complejo.

El servicio a los usuarios ha mejorado, puesto que ahora pueden obtener fácilmente una lista de las procedencias de una especie determinada existentes en el depósito; los datos que acompañan al envío de semillas son exactos y carecen de errores mecanográficos; y se pueden proporcionar datos adicionales, como una información meteorológica apropiada.

Un inconveniente del sistema computerizado es el elevado coste inicial de la instalación, y la necesidad de conocimientos de programación para ponerlo en marcha. En el Centro de Semillas de la CSIRO, sin embargo, el elevado costo del equipo se ve compensado en gran medida por el uso conjunto del computador con otros usuarios, y por el ahorro en los costos laborales.

El sistema es muy flexible y, aunque es posible introducir mejoras en él, los programas actuales satisfacen casi todas las necesidades del Centro de Semillas de la CSIRO. El sistema y los programas se podrían aplicar a otros centros de semillas de árboles con pequeñas modificaciones. El autor principal está dispuesto a proporcionar información más detallada a quien la solicite.

RECONOCIMIENTOS

Los autores desean agradecer la ayuda que les han prestado P.N. Martensz y otros colegas de la División de Investigaciones Forestales de la CSIRO en la preparación de este artículo.

BIBLIOGRAFIA

CIRF 1976 Computers in genetic resources work: the history of TAXIR-EXIR-EXIS. En 1st Report of the Advisory Committee on the Genetic Resources Communication, Information and Documentation System (GR/CIDS), AGPE: IBPGR/76/7. (International Board of Plant Genetic Resources: Rome).

Pickett, T.L. 1974 Seed source search and white spruce seed inventory. Information Report, Petawawa Forest Experiment Station, Canada, N^o PX-X-50.

Webb, D.G., Wood, P.J., y Smith, J. 1980 A guide to species selection for tropical and subtropical plantations. Tropical Forestry Paper 15. Commonwealth Forestry Institute, Oxford.

FIGURA 1. UNA BUSQUEDA TIPICA DE LOTES DE SEMILLAS EN LA BASE DE DATOS

En este ejemplo se hace una búsqueda en la base de datos para examinar todos los lotes de semillas de E. foecunda de acuerdo con criterios específicos.

FIGURA 2. ORDEN DE ENVIO NORMALIZADA Y CERTIFICADO DE SEMILLAS OBTENIDOS DEL PROGRAMA “SELSEED”

PARA LOS DATOS CLIMATOLOGICOS, VER EL RESUMEN DE DATOS METEOROLOGICOS EN AUSTRALIA LEAFLET 114, FORESTRY AND TIMBER BUREAU, DEPT OF NAT. DEV.

NSW: NEW SOUTH WALES;
QLD: QUEENSLAND;
SA:SOUTH AUSTRALIA;
TAS.: TASMANIA;
VIC.: VICTORIA;
WA: WESTERN AUSTRALIA;
NT: NORTHERN TERRITORY;
ACT: AUSTRALIAN CAPITAL TERRITORY;
PNG: PAPUA-NEW GUINEA.

FIGURA 3. BUSQUEDA TIPICA DE TRANSACCIONES EN LA BASE DE DATOS

Este ejemplo muestra una búsqueda para determinar el número de lotes de semillas de E. tereticornis despachados en un período de tiempo determinado.

FIGURA 4. INFORME DE DATOS METEOROLOGICOS

FIGURA 5. CIRCULACION DE LA INFORMACION ENTRE LOS FICHEROS DE DATOS Y CADA UNO DE LOS PROGRAMAS

Recibido en marzo de 1982.