Introducción
Las cooperativas necesitan trabajar con servicios técnicos privados y estatales, así como con redes comerciales para insumos y créditos bancarios. Ellas compran insumos de las organizaciones comerciales, venden a organizaciones comerciales y algunas veces a individuos y necesitan negociar términos y condiciones. Mejor imagen de la cooperativa y sus actividades, más favorables serán las condiciones para negociar y también para promover la cooperativa junto a las organizaciones con las cuales trabaja y dentro de la sociedad en general.
Objetivos
Al finalizar este sección, los participantes serán capaces de describir los problemas principales de relaciones externas de la cooperativa y serán capaces de planificar actividades de relaciones públicas.
Puntos clave de aprendizaje
Relaciones con gobiernos
Estrategia de enseñanza
1 Un debate sobre relaciones de las cooperativas con el gobierno
Primero, pida voluntarios para ser oradores pro y contra la moción, "Nosotros creemos que las relaciones con el gobierno son beneficiosas a las cooperativas y deberían ser fortalecidas".
Debe haber dos oradores para consolidar las relaciones y dos en contra. Todos los otros participantes también deben preparar sus argumentos pro o contra la moción.
Los oradores luego presentan sus argumentos y se realiza un debate general con voto al final.
2 Ejercicio de negociación
Pida a los participantes que preparen la siguiente representación. Los participantes deberán trabajar en grupos de cinco para tratar los problemas y sus tácticas. La mitad de los grupos deberá planificar las tácticas de la gestión de hotel, la otra mitad de los grupos, como la cooperativa.
Una persona de los grupos de hoteles debe entonces desempeñar la gerencia general del hotel y uno desde el grupo cooperativo representará al director de comercialización de la cooperativa.
El escenario
Grupos que actúan representando a la cooperativa
Usted es una persona encargada de la comercialización para una cooperativa agrícola y ha sido bien informado que un cliente importante (el principal hotel en el área) está de acuerdo en comprar sus frutas y verduras suministradas por otro proveedor. Solamente se han dado razones vagas. La decisión afectará drásticamente la rentabilidad de la cooperativa y también sus planes de desarrollo. Usted decide ver al director de administración del hotel para tratar de negociar un acuerdo de nuevas ventas que debería ser aceptable por ambas partes.
Grupos que representan al hotel
Usted decide las razones para cambiar al nuevo proveedor. Acordará en reunirse con los representantes de la cooperativa y puede o no hacer un acuerdo, dependiendo de las condiciones ofrecidas.
3 Campaña Plan de RP (Relaciones Públicas)
La campaña plan de RP, en grupos de 5, dura una semana para promover una nueva actividad de la cooperativa.
decida sobre la materia y objetivos de la promoción
analice la situación y posibilidades para la aplicación (criterios internos y externos, organización, y recursos, periodo de campaña)
decida sobre los métodos a emplearse
planee actividades, incluyendo horarios, personal, presupuesto, posible cooperación de compañeros, evaluación de los resultados
decida sobre los materiales promocionales (posters, folletos, programas de radio, etc.)
prepare su plan para la presentación en plenario (usando hojas movibles, tarjetas, pizarra, etc.) como sea conveniente (o alternativamente presenta su plan como la representación de un papel)
Los gobiernos tienen la tarea de crear condiciones óptimas para el desarrollo del país. No obstante, ellos a menudo siguen intereses muy específicos. Mediante la legislación los gobiernos ejercen una influencia inmediata sobre las actividades de las cooperativas - tanto positiva como negativamente. Por otra parte, las políticas económicas, determinan solo indirectamente las posibilidades de desarrollo de las cooperativas.
Las organizaciones cooperativas necesitan el marco legal, político y económico correcto, con el cual pueden desarrollarse autónomamente. Por lo tanto, es importante que las cooperativas sean capaces de ejercer una influencia sobre la política gubernamental.
La cooperación entre gobiernos y cooperativas idealmente es de consulta regular, diálogo constructivo, acción positiva a fin de clarificar sus intereses y sus puntos de vista (y aquellos de los asociados!) a niveles local, regional y nacional.
Tales consultas regulares deben constar de:
información desde los gobiernos sobre las condiciones sociales y económicas reales y razones de las condiciones, así como valuaciones que hacen las cooperativas acerca de aquellas;
consultas para ponerse de acuerdo en políticas rurales, que tienden al bienestar económico y social como un objetivo general, y al de los asociados de las cooperativas, como un objetivo particular.
Los gobiernos se apoyan en información digna de confianza y en el análisis de decisiones políticas. Las organizaciones cooperativas pueden generar información necesaria para su propio análisis y para formular sugerencias bien fundadas para la actividad política.
Es importante encontrar la distancia real correcta para mantener a los gobiernos y sus departamentos/oficiales. El mantenimiento de la medida correcta de distancia mejora su habilidad para negociar con los gobiernos. Si las cooperativas son "bastante cerradas" a los gobiernos, los gobiernos pueden en algunos casos interferir en los asuntos internos de las cooperativas.
No obstante, oficiales y gobernantes no deben ser vistos como un bloque monolítico. Aunque los oficiales locales representan el gobierno, ellos también tienen sus propias lealtades regionales y como tales pueden ser asociados convenientes tanto para información como para representar intereses locales al más alto nivel gubernamental.
Ganancia o mantenimiento independiente
La democracia política es una base importante para la eficacia de las organizaciones cooperativas; en algunos casos, los gobiernos pueden ejercer control considerable sobre la cooperativa a través de medidas tales como:
influencia en las elecciones de la organización;
requerimiento de informes desde el Consejo;
requerir a las cooperativas ejecutar medidas políticas del gobierno;
provisión de apoyo financiero y privilegios de seguridad con la expectativa del apoyo del votante,
limitación del desarrollo de las cooperativas, a fin de prevenir una concentración política substancial.
A fin de contrarrestar una influencia demasiado fuerte de los gobiernos sobre cooperativas, ellas deben tener el amplio apoyo de base de sus asociados. La movilización de los asociados resulta más fácil, obviamente, cuando las federaciones hacen buen trabajo; ofrecen buenos servicios para sus asociados; y tienen una clara visión y concepto de lo que ellos quieren lograr para sus cooperativas asociados.
Relaciones Públicas es la relación entre el público general y la cooperativa y se refiere a la imagen que la cooperativa presenta al mundo exterior y cómo ésta se promueve. Las relaciones con los medios pueden ser particularmente importantes en la formación de la imagen pública.
Las opiniones sobre las organizaciones cooperativas se basan en diferentes fuentes: algunas de las cuales serán debidas al conocimiento de hecho, pero otras se deben a prejuicios, rumbo, experiencia, etc. Aun las relaciones de la empresa con frecuencia se basan en sentimientos o afectos más que sobre un antecedente racional. Con frecuencia se tiene una imagen de una gran organización luego que han tenido lugar cambios importantes. Por ejemplo, en países donde las cooperativas fueron previamente controladas por el gobierno, la imagen de lo que es una cooperativa se percibe públicamente, a menudo permanece la misma aun después que se suprimen los controles del gobierno. Las actividades de relaciones públicas construyen la imagen de una cooperativa y pueden ayudar a combatir la ignorancia o el falso conocimiento con respecto a la cooperativa.
Las tareas de RP
Las actividades de relaciones públicas cooperativas están, en general, orientadas en tres direcciones:
generar las condiciones básicas promover el asociado cooperativo;
generar una relación positiva con grupos empresariales, los cuales pueden conducir directamente a relaciones empresariales;
un papel socio político de promoción para comprender mejor la democracia.
Las actividades específicas incluyen:
presentar las metas, posibilidades y organización de la federación;
difundir la idea de cooperativa y los principios cooperativos, así como el conocimiento de los órganos de las cooperativas y su interacción democrática;
difundir la información relacionada con la cooperativa y comentarios sobre políticas y la economía desde el punto de vista de la federación;
informar acerca de las actividades empresariales de las cooperativas en relación con la promoción del producto.
El propósito de esas actividades es desarrollar una "imagen" (la suma de todas las opiniones y percepciones mantenidas por la gente fuera de las organizaciones cooperativas) de la cooperativa que ayudará a alcanzar sus metas y objetivos. Cada organización cooperativa debe esforzarse en generar su propia imagen que debe ser claramente diferente de la de sus competidores.
Las organizaciones cooperativas deben evaluar qué es lo que las personas creen de las cooperativas, para ayudarlas a establecer un perfil-imagen.
Por ejemplo, los "Bancos Raiffeisen y del Pueblo de Alemania" han logrado una bien arraigada imagen de abastecer a los segmentos de clase media y más baja - y por lo tanto la mayoría - de la población. Están presentes principalmente en las áreas rurales y cerca de sus asociados y clientes. Las cooperativas Raiffeisen son el servicio principal de proveedores para agricultores en Alemania. Su buena imagen se basa en:
competencia en su campo de actividades;
confiabilidad y
su posición en el mercado.
Una imagen positiva entre el público también actúa interiormente para movilizar los asociados y empleados de la cooperativa y su federación mediante el fortalecimiento de sentimientos de compañerismo en la organización cooperativa.
Práctica de RP
Las RP es una actividad que se aprende todos los días en el camino de la vida. Los asociados que tienen interés en escribir en los medios y en trabajo junto con la gente que está particularmente calificada para esa tarea. Hay diversas maneras de llevar alguna cosa a la atención pública y para influir en las decisiones de los grupos que toman decisiones, tales como:
invitaciones al público en general o a un grupo escogido para asistir a un día abierto, lo que permite a quienes las visitan ver lo interno de los trabajos de la cooperativa;
distribución de folletos y hojas impresas. Esta acción se dirige a difundir ideas centrales en pocas palabras. Es frecuente relacionada con el pedido de tomar parte en una acción particular;
promociones de cartel. Crean conciencia pública de una acción o actividad, y recogen un tema o acción/actividad particular. Son también convenientes para promociones de productos;
la carta abierta. Se usa para hacer un pedido, sugerencia, demanda, protesta o adopción pública de una posición. Generalmente se dirige a órganos políticamente activos o a figuras públicas y simultáneamente intenta dejar abierta una situación publicándola en la prensa. Se llama a los lectores a dar una opinión y a apoyar las firmas o el asunto;
discusión pública. La forma que toma depende fuertemente de la cultura local;
discusión en una caseta (por ej., al mercado como parte de la promoción de ventas);
discusión en un foro público con expertos y figuras públicas;
discusiones en podio, sea con o sin participación del auditorio;
mítines y demostraciones. Desde que están en general muy orientadas políticamente, su uso está limitado para trabajo de RP;
campañas. Las cooperativas pueden llevar a cabo campañas dirigidas a promover una cuestión particular relacionada con la cooperativa. Si es para una actividad efectuada por una cantidad de cooperativas, los costos pueden compartirse y la campaña total puede mejor coordinarse por una federación.
El arte de negociar (discusiones para acordar una conclusión mutuamente aceptable) es particularmente importante en economía orientada al mercado. Precio, calidad, durabilidad, entrega, garantías, etc., son todos factores que necesitan discusión y acuerdo entre asociados cuando deciden comprar insumos o vender productos a un comprador particular. Dependiendo de la importancia del negocio antes que los contratos se preparen, tienen lugar negociaciones más o menos detalladas. En todas las negociaciones se asume que una parte tiene algo que ofrecer que la otra quiere. Esta relación no es siempre fácil de reconocer cuando se negocia con gobierno u ONGs promocionales. La renuncia al trabajo es de uso limitado en una cooperativa sin control gubernamental, pero la cooperación con el gobierno en formas más generales puede ser parte de las negociaciones cuando, por ejemplo, las cooperativas desean solicitar subsidios o lograr un mejoramiento en condiciones legales básicas.
De este modo, la meta de negociaciones es generalmente encontrar soluciones aceptables para un problema, en el cual la autoayuda sola no puede resolver el problema. Todos los asociados tienen sus propias sugerencias de soluciones que les parecen mejor a ellos al comienzo de las negociaciones, y esperan que será aceptada sin alteración. A través de negociación, se alcanza un compromiso que es aceptable para todos los asociados.
Estrategias y técnicas para negociar
La negociación puede aprenderse y los mejores procesos de negociación son comprendidos y aplicados, y las negociaciones pueden concluir más fácilmente a beneficio de ambas partes.
El que mejor está preparado para una negociación, probablemente tendrá más éxito en la misma. Los intereses propios deben ser claros, el objetivo de las negociaciones debe ser claro y no confundido con los deseos. Los intereses de los asociados de las negociación dondequiera que sea posible también deben conocerse antes de las negociaciones. Una habilidad particularmente útil es el talento para juzgar el carácter.
Estrategias y técnicas para negociar
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Etapas de negociación |
Comportamiento |
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Haga contactos e introduzca el tratamiento del tema |
Crea y mantenga una atmósfera positiva. Ponga atención en expresiones no verbales, gestos, tono, etc. |
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Introducción objetiva del tema |
Discurso corto. Dirija los intereses del asociado |
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Fase de discusión |
Cuando la discusión no resuelve diferencias: |
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no acuerdo |
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nuevas negociaciones |
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Decisiones |
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acuerdo |
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contrato |
Debate
El debate es el ingrediente más importante en las negociaciones. Esto permite a ambos lados exponer por qué consideran que una opinión particular es correcta y justifican su pretensión. Idealmente un debate completo toma la forma siguiente:
Pretensión (tesis)
Justificación (núcleo del debate)
Apoyo, ejemplo
Conclusiones.
Método para el debate:
1. Aclaración del estado y objetivo de su propia contribución
aclare la posición que usted defenderá
introduzca el discurso en tal forma que asocie su propio argumento con la discusión previa
enfatice la importancia de su argumento comparado con el de los otros
2. En orden a convencer a otros que vean que
no se formulan pretensiones sin justificación, no hay justificación sin prueba
para pruebas, utilice hechos verificables fácilmente
comunique experiencias como una prueba que otros pueden seguir; por ej., utilice casos que pueden generalizarse
no calle o intente hacer parecer loco a su adversario.
3. Entre en los argumentos de los adversarios
donde hay falta de claridad, repita cómo uno entiende al otro
asuma y discuta puntos esenciales (no cuestiones laterales)
asuma el problema desde ambas posiciones, e intente aclarar la materia
Documentación de los resultados de una negociación
El resultado de una negociación, una conferencia u otra discusión importante en general se anota. La documentación toma varias formas, dependiendo de su importancia. Las principales formas son:
la carta de confirmación (a la empresa o al asociado en la negociación);
el informe (para uso interno, para todos los participantes o para otras personas interesadas);
el memorándum (para uso interno);
las minutas (escritas por uno o por ambos asociados, ocasionalmente significante para terceras personas);
documento de intención (puede ser parte de las minutas) y
el contrato entre los participantes como documento legal.
Hacer minutas
El propósito de hacer minutas es proveer un registro de la reunión cuyas actas son como un memorando para los participantes, información para los ausentes y terceras personas. Esto puede también ser un documento legal si es confirmado por todos los participantes.
Las minutas deben contener la razón, la fecha, el lugar, el tema o la agenda; los nombres de los presentes (con lista agregada de asistentes); fechas de comienzo y término; el curso de, o el resultado de las discusiones, pueden ser firmadas (por los asociados, y quizás los que toman las minutas). El curso de, o los resultados de las discusiones generalmente se ordenan sobre las bases de la agenda. Es importante distinguir claramente entre contribuciones a las discusiones y decisiones adoptadas.
Contratos
La mayoría de los acuerdos económica y socialmente importantes son regulados por un contrato, generalmente reconocido como un documento con fuerza de ley.
Para empresas con fines prioritariamente económicos es de particular importancia recordar en las negociaciones y preparación de contratos, que la cooperación significa trabajo conjunto. El fin es siempre fortalecer la organización. La cooperación debe remarcarse con la libre voluntad; la cooperación de las partes; la orientación similar de intereses y la igualdad de la autoridad que toma decisiones.
Si uno de los asociados de la cooperación pierde él/ella su independencia sobre los acuerdos, ésto puede llevar a la subordinación y restricción de la libre toma de decisiones. En este caso ne se puede hablar más de cooperación.
Las regulaciones contractuales deben generalmente ser aquellas dispuestas en las leyes del lugar salvo que se sienta necesario suplir esas por un contrato o cooperativa particular.
El contrato regula las condiciones bajo las cuales se realiza una transacción o una relación. Las relaciones cuanto más complicadas, más importante es llegar a anotarlas. Esto generalmente vale para los siguientes contratos:
Contratos de cooperación entre asociados con intereses similares (coop/coop, o coop/ empresa privada)
Contrato de compra referente a la compra y entrega de mercaderías
Contratos de renta concerniente al uso de edificios y vehículos
Contratos con ONGs de promoción nacionales e internacionales
Contratos con gobiernos y departamentos estatales
Las reglas y principios para los contratos varían considerablemente de país a país y sobre el tema. No obstante, en general, están compuestas de seis partes:
identidad y ubicación de los asociados contratantes;
finalidad del contrato;
cómo se remunera el desempeño asumido;
cuáles son las multas que se esperan del no cumplimiento;
los reglamentos relativos a la duración y condiciones para la cancelación del contrato;
las firmas de las partes contratantes que validan el contrato.
