JM 99/1

REUNIÓN CONJUNTA DEL 81º PERÍODO DE SESIONES DEL COMITÉ DEL PROGRAMA Y DEL 92º PERÍODO DE SESIONES DEL COMITÉ DE FINANZAS

Roma, 5 de mayo de 1999

INFORME SOBRE LA DESCENTRALIZACIÓN

Índice

A. Introducción y contexto

B. Funciones de los respectivos componentes de la estructura descentralizada y contribución a los objetivos estratégicos de la FAO

C. Relaciones de trabajo entre las Oficinas descentralizadas y entre éstas y la Sede

D. Plantilla y recursos

E. Reajustes en los sistemas y procedimientos financieros, incluida la delegación de facultades

F. Criterios para la creación de oficinas en los países

G. Evaluación de la política de fortalecimiento de la descentralización

Anexo I Información solicitada por los Comités del Programa y de Finanzas

Anexo II Relaciones entre las oficinas descentralizadas y responsabilidades de las mismas

A. Introducción y contexto

1. En su reunión de mayo de 1998, los Comités del Programa y de Finanzas examinaron el Informe de la DCI 97/1 (Fortalecimiento de la representación sobre el terreno de las Naciones Unidas). Solicitaron más información sobre la estructura de las oficinas locales de la FAO y recibieron un documento sobre la materia (PC 80/6-FC90/18 a)) en sus períodos de sesiones de septiembre de 1998. Los Comités estimaron que era oportuno un amplio debate sobre algunos aspectos de la descentralización (Anexo 1). En consecuencia, se presenta ahora este documento.

2. La descentralización es tan antigua como la FAO. La Conferencia, en su primer período de sesiones de 1945 (cuando la Organización se hallaba todavía radicada en Washington), debatió la cuestión de la creación de Oficinas Regionales y en su segundo período de sesiones, de 1946, aprobó la apertura de la Oficina Regional para Europa en Roma. Se crearon las otras cuatro Oficinas Regionales y se negociaron sus ubicaciones actuales con los Estados Miembros entre 1946 y 1959¹. La creación de oficinas en los países fue iniciada por el Consejo en su 69º período de sesiones, de 1976²; entre 1951 y 1970³ se crearon tres oficinas de enlace, y entre 1951 y 1974 se establecieron Divisiones Mixtas con las Comisiones Económicas Regionales de las Naciones Unidas, que se suprimieron en 1994 cuando sus funciones quedaron absorbidas en las Oficinas Regionales y Subregionales. En junio de 1994, el Consejo, en su 106º período de sesiones, aprobó⁴ el fortalecimiento de la política de descentralización que comprendía un refuerzo de las Oficinas Regionales, la creación de cinco Oficinas Subregionales, de dos nuevas oficinas de enlace⁵ y el establecimiento progresivo de puestos de oficiales profesionales nacionales en las Oficinas en los países. En una segunda etapa, los Servicios Regionales de Operaciones de la Dirección de Programación de las Actividades de Campo pasaron a las respectivas Oficinas Regionales.

3. Como había informado el Director General al Consejo en su 106º período de sesiones: "El objetivo fundamental de la descentralización es acercar lo más posible la FAO a ustedes [sus miembros]"⁶. El Consejo ratificó⁷ los principios rectores de las reformas propuestas por el Director General, entre los cuales el fortalecimiento de la descentralización constituía la pieza maestra. Estos principios eran, entre otros: el reforzamiento de la FAO como centro que destaca por su gran competencia, así como centro de referencia mundial mediante una mejor distribución de responsabilidades en materia de actividades mundiales y normativas, de una parte, y las actividades operativas y propias de los países, de la otra; el mayor grado posible de descentralización de las actividades operacionales hasta los niveles regionales, subregionales y nacionales con un aumento del énfasis, coherencia y eficacia de los servicios que se prestan a los Estados Miembros. Se prevé que los efectos colaterales positivos de la descentralización son: un mejor aprovechamiento de las capacidades nacionales, subregionales y regionales, una respuesta más rápida a las solicitudes de ayuda formuladas por los Estados Miembros, así como ahorros sustanciales de eficacia y una reducción de los costos.

B. Funciones de los respectivos componentes de la estructura descentralizada y contribución a los objetivos estratégicos de la FAO

4. En el Anexo II se ofrece una descripción resumida en cuadros de las funciones de las oficinas descentralizadas. En los capítulos correspondientes del Manual Administrativo de la Organización se encontrarán unas descripciones más detalladas de esas funciones.

5. La idea es que con las actividades de las oficinas descentralizadas y de las direcciones de la Sede se contribuya a los objetivos establecidos por los órganos rectores de la Organización. De ahí que el Director General asigne gran importancia a asegurar la coherencia de los programas de la Organización incluso en el marco de una descentralización reforzada. En su declaración al Consejo en su 106º período de sesiones, afirmaba: "... incluso con la descentralización, seguiremos siendo una sola Organización".⁸ La Organización tiene sólo un programa institucional con un alcance mundial pero toma en consideración las prioridades regionales. Ninguna oficina descentralizada pretende objetivos o ejecuta programas de forma aislada.

6. La coherencia de los programas institucionales está asegurada por la planificación de la labor de la Organización y por sus procedimientos presupuestarios. En el curso de la ejecución de los programas económicos y técnicos de la FAO, las dependencias de la Sede, las regionales y las subregionales preparan planes anuales de trabajo. Estos se basan en los productos previstos que figuran contenidos en el Programa de Labores y Presupuesto (PLP) aprobado, con flexibilidad de suerte que incorporen solicitudes específicas según proceda. A cada nivel de la estructura orgánica se le asigna la ejecución de determinados productos o fases o aspectos de éstos, que conjuntamente constituyen el programa institucional con arreglo a las atribuciones y efectivos respectivos.

7. El Marco Estratégico, con su propuesta de objetivos estratégicos, se presentará a la Conferencia de la FAO en su 30º período de sesiones, que se celebrará en noviembre de 1999. Se prevé que cada sector de la estructura descentralizada tiene una función que desempeñar en el diseño de los programas, que responderán todos ellos a los objetivos estratégicos que en su momento apruebe la Conferencia. Se aplicarán los procedimientos de programación y presupuestación arriba expuestos para asegurar que los programas, independientemente de dónde se ejecuten, concuerden con los objetivos estratégicos fijados por la Conferencia.

C. Relaciones de trabajo entre las Oficinas descentralizadas y entre éstas y la Sede

8. Las relaciones entre las dependencias descentralizadas, así como entre éstas y las dependencias de la Sede pueden resumirse brevemente en los términos siguientes:

los Representantes Regionales y Subregionales son los encargados de la planificación general de las actividades de la FAO en su región/subregión y dirigen, administran y apoyan la ejecución de los programas aprobados en su respectiva región/subregión. Proporcionan guía y apoyo a las oficinas en los países y las ayudan en la formulación de programas y en las negociaciones a nivel político con los gobiernos. Vigilan el grado de aplicación de los programas y recaban orientaciones sobre medidas correctivas, siempre y cuando sea necesario, o las adoptan;
los Representantes Subregionales actúan bajo la dirección y con el apoyo del Representante Regional. Presentan sus propuestas para el PLP y sus planes anuales de trabajo a la Sede por conducto del Representante Regional;
los Representantes de la FAO, el Departamento de Cooperación Técnica, sus Subdirecciones de Operaciones y de Asistencia a las Políticas y las dependencias de las Oficinas Regionales y Subregionales se comunican directamente unas con otras sobre cuestiones relativas a la planificación del Programa de Campo y a su Ejecución;
los Representantes de la FAO, los grupos de los departamentos técnicos (es decir, los grupos pertenecientes a los distintos departamentos técnicos) en las Oficinas Regionales, los equipos multidisciplinarios en las Oficinas Subregionales y Direcciones técnicas de la Sede mantienen relaciones directas sobre cuestiones relativas a los programas técnicos y económicos, en particular la prestación de servicios de apoyo técnico a los proyectos de campo;
los Representantes de la FAO mantienen informadas regularmente a los Representantes Regionales y Subregionales respectivos sobre novedades de importancia en sus respectivos países de destino.

9. En el Anexo II se ilustra también el régimen de rendición de informes entre las dependencias descentralizadas y la Sede. Son arreglos que potencian la sensibilización de la Organización para con las necesidades de los Estados Miembros y favorecen la aplicación de las decisiones de sus Órganos Rectores; aseguran la coherencia entre la labor desplegada en la Sede y las ubicaciones descentralizadas y contribuyen a mantener la sinergia entre actividades normativas y operativas. En este sentido, es importante señalar que los Departamentos, Direcciones y Oficinas en la Sede garantizan la calidad técnica de la labor normativa y operativa del personal asignado a las Oficinas Regionales y Subregionales, según sigue:

el personal técnico profesional, el de políticas y el de operaciones en las Oficinas Regionales y Subregionales trabaja bajo la supervisión técnica de sus Direcciones respectivas en la Sede;
el personal profesional en las Dependencias de Apoyo a la Gestión (DAG) de las Oficinas Regionales trabajan bajo la dirección funcional del Departamento de Administración y Finanzas;
las Direcciones técnicas y de políticas en la Sede concilian las propuestas regionales para el PLP y aprueban los planes regionales anuales de trabajo para los programas bajo la responsabilidad propia de asegurar la coherencia de las actividades entre países y regiones;
las Direcciones de la Sede desempeñan una función clave en la selección de personal y en la evaluación del desempeño de los profesionales que trabajan bajo su guía en las oficinas regionales y subregionales;

D. Plantilla y recursos

10. En el Cuadro 1 infra aparecen los movimientos de puestos que resultan de las decisiones adoptadas por el Consejo en su 106º período de sesiones y medidas posteriores.

Cuadro 1 Distribución de los puestos presupuestados antes de la descentralización y después de ella⁹ y reestructuración aprobada por el Consejo en su 106º período de sesiones
		Antes ¹⁰	Después ¹¹	Variaciones
Oficinas en los países	Personal Int. Prof. y superior	155	92	-63
	Oficiales Prof. Nacionales	0	65	65
	Servicios Generales	687	606	-81
Oficinas de Enlace	Personal Prof. y superior	8	17	9
Oficinas de Enlace	Servicios Generales	21	24	3
OR/OSR/DM	Personal Prof. y superior	138	264	126
OR/OSR/DM	Servicios Generales	225	338	113
Sede	Personal Prof. y superior	1 166	957	-209
Sede	Servicios Generales	1 693	1 146	-547
Todos los lugares	Personal Prof. y superior	1 467	1 395	-72
Todos los lugares	Servicios Generales	2 626	2 114	-512
% descentralizado	Personal Prof. y superior	21%	31%
% descentralizado	Servicios Generales	36%	46%
Total general		4 093	3 509	-584

11. Como cabe deducir, las Oficinas Regionales quedaron reforzadas considerablemente a raíz de la transferencia de puestos a los Grupos de los Departamentos Técnicos recién constituidos y de la creación de las Subdirecciones de Asistencia a las Políticas, Subdirecciones de Operaciones y las Dependencias de Apoyo a la Gestión (DAG). Se trasladaron puestos técnicos a las Oficinas Subregionales para constituir sus equipos multidisciplinarios. Los puestos existentes en las antiguas Divisiones Mixtas fueron transferidos, en su conjunto, a las Oficinas Regionales y Subregionales. Casi se duplicó el personal profesional a nivel regional/subregional como resultado de estos cambios.

12. Hay que señalar que la reducción de 756 puestos en la Sede no se debió exclusivamente a la descentralización. Se agregaron a las Oficinas Regionales y Subregionales unos 239 puestos y con la creación de dos nuevas Oficinas, una en Bruselas y otra en Yokohama, el número de puestos en la oficinas de enlace aumentó en 12. La reducción neta global de 584 puestos, o sea, el 14 por ciento del total, responde al programa aprobado y a las reducciones presupuestarias que se complementaron luego con economías de productividad, tales como el recurso a fuentes exteriores y el reforzamiento de la automatización de las oficinas. Actualmente, el 46% del personal de Servicios Generales trabaja en destinos descentralizados frente al 31% por lo que respecta al personal profesional.

13. En las Oficinas en los Países, todos los oficiales del Programa contratados internacionalmente fueron sustituidos con funcionarios nacionales. La racionalización de la plantilla de estas oficinas produjo una reducción de 81 puestos de Servicios Generales. Los 92 puestos actuales de profesionales comprenden 74¹² Representantes de la FAO, un Oficial de Enlace (Etiopía) y 17 Oficiales Administrativos. En el PLP del 2000-2001 se hará un intento de racionalizar aún más los grados de los puestos de los Representantes de la FAO.¹³. En muchos casos, las oficinas en los países disfrutan de dotaciones de los gobiernos. Éstas pueden ser en dinero (según las cláusulas del acuerdo con el país hospedante) o en especie (p. ej., locales gratuitos proporcionados por el gobierno, personal de Servicios Generales o participación en los gastos de los servicios públicos). Se está poniendo empeño en aumentar el reembolso de la contribución de contraparte del gobierno (CCG) solicitándolo de los países hospedantes. Al propio tiempo, la Organización estimula a los gobiernos hospedantes a proporcionar locales gratuitos. El número de locales proporcionados en esas condiciones ha aumentado de 37 en 1994 a 47 en 1998.
14. En el Cuadro 2 se ilustra la distribución actual de recursos entre los sectores respectivos de la Organización. La proporción de recursos asignados a las oficinas descentralizadas, en comparación con los asignados a la Sede, es de uno a tres.

Cuadro 2 Distribución de recursos entre componentes de la estructura descentralizada del PLP de 1998-99
	Programa de Labores aprobado (millones de $EE.UU.)	Porcentaje
Representantes de la FAO	62	8,3%
Oficinas de Enlace	9	1,2%
Oficinas Regionales	78	10,5%
Oficinas Subregionales	19	2,5%
Total parcial de dependencias descentralizadas	168	22,5%
PCT	77	10,3%
PESA	9	1,2%
Total parcial del Programa de Campo financiado con cargo al PO	86	11,5%
Dependencias de la Sede	492	66,0%
Total parcial de la Sede	492	66,0%
Total general	746	100%

E. Reajustes en los sistemas y procedimientos financieros, incluida la delegación de facultades

15. La descentralización para que resulte eficaz no debe circunscribirse a la modificación del organigrama y al traslado de dependencias, puestos y personas desde la Sede a las oficinas descentralizadas. También ha de comprender una gran reformulación de los procedimientos operativos de la Organización. Esta reformulación (con muchos aspectos que naturalmente benefician a toda la Organización) se guió por las consideraciones siguientes:

simplificación de procedimientos: haciéndolos más sencillos, más coherentes y más rentables (p. ej., se simplificaron los trámites de viajes y contratación);
avances en la tecnología de la información y de las comunicaciones. La descentralización estuvo respaldada efectivamente por la aplicación del Proyecto de infraestructura de comunicaciones. Debido a ello, todas las oficinas descentralizadas tienen ahora acceso a correo electrónico, lo que facilita las comunicaciones y les da rapidez. Por consiguiente, han aumentado considerablemente las oportunidades para compartir información, y la mayoría de las oficinas descentralizadas tienen acceso a Internet. Las pocas que quedan están en vías de conectarse. Además, las Oficinas Regionales tienen acceso directo a los sistemas institucionales con base en la Sede y su red interna, la Intranet;
nuevas o mayores responsabilidades de las oficinas regionales y subregionales para prestar asesoramiento normativo, proveer al desarrollo del Programa de Campo y a las operaciones, así como a la prestación de apoyo técnico a los proyectos de campo;
traspaso de competencias en asuntos administrativos desde las dependencias administrativas centrales a las Oficinas Regionales (con ese fin se crearon las DAG). Los Representantes Regionales y sus DAG tienen ahora fundamentalmente la misma delegación de facultades administrativas que las concedidas a los Jefes de Departamentos en la Sede. Sus facultades son incluso mayores en materia de adquisiciones. Se ha vuelto a redactar al Manual Administrativo de la FAO para dar cabida a esta realidad; y
mantenimiento de un control interno adecuado y una buena administración de recursos. A cada oficina regional se la ha asignado un Auditor Interno, que rinde cuentas directamente al Inspector General. Además, las oficinas en los países están ahora sujetas a auditorías locales cada seis meses.

16. Por lo que respecta a los sistemas financieros, se concibió el proyecto Oracle para: i) poner a disposición la información administrativa donde y cuando haga falta; ii) permitir la administración e integración directa de las transacciones en línea; iii) reducir los gastos de administración y control eliminando algunos trámites y automatizando otros, simplificando los procesos operativos y asegurando unos controles proporcionados a los riesgos; iv) sustituir los sistemas institucionales actuales (FINSYS, PERSYS, PLANSYS, Tesorería); y v) lograr una mayor integración de estos sistemas en función de una tecnología informática y de comunicaciones.

17. Con los avances que ha habido en la infraestructura de comunicaciones que permite ahora el acceso directo de las Oficinas Regionales a los sistemas institucionales, todos utilizarán los mismos instrumentos que en la Sede para el desempeño de sus funciones financieras. Esto mejorará la eficacia, al propio tiempo que eliminará gran parte del papeleo relativo a las transacciones contables e informes que se cursan entre las Oficinas Regionales y la Sede. Se han introducido simplificaciones importantes en el modo como la Organización presupuesta los proyectos operativos e informes sobre ellos. Estas innovaciones reducirán el costo administrativo de la asistencia técnica y, al mismo tiempo, darán a los directores de los proyectos una mayor libertad y autoridad para la administración de los fondos de esos proyectos.

18. En la actualidad, la infraestructura de comunicaciones no permite todavía a las otras oficinas descentralizadas un acceso directo a los sistemas institucionales. Por lo tanto, estas oficinas funcionan con cuentas locales de anticipos. Se ha desarrollado el nuevo sistema de contabilidad sobre el terreno (FAS) y se está implantando para apoyar sus operaciones contables y presentar informes de gestión. Permite a esas oficinas: i) llevar a cabo y administrar sus asuntos en relación con las transacciones locales; ii) preparar asientos contables; iii) ocuparse cotidianamente de un intercambio, en los dos sentidos, de asientos/correcciones y transacciones con la Sede; y iv) recibir informes actualizados sobre la situación de sus presupuestos con cargo al Programa Ordinario y para proyectos. El sistema produce también informes con los comprobantes correspondientes para las auditorías locales.

F. Criterios para la creación de oficinas en los países

19. Desde 1976 (fecha en la que el Consejo decidió, en su 69º período de sesiones, crear una red de representaciones de la FAO en los países), el Director General ha presentado periódicamente informes sobre la ubicación, presupuesto y número de oficinas nacionales. Aunque los beneficios que de ello se deriva para los Estados Miembros de la Organización se comprenden perfectamente, los Órganos Rectores no han establecido una serie oficial de criterios a los que un Estado Miembro tenga que ajustarse para poder aspirar a la creación de una oficina nacional. Cada bienio, en el marco del debate sobre el PEP, la Conferencia aprueba los recursos para las oficinas en los países dentro del Programa Principal 3.4. En 1987, se fijó en 78¹⁴ el número de oficinas en los países.

20. A falta de criterios oficiales definidos por los Órganos Rectores, el Director General, para establecer oficinas en los países, se ha guiado por las consideraciones siguientes:

recibo de una solicitud oficial de un Estado Miembro;
disposición del gobierno interesado a cubrir parte de los gastos de creación y funcionamiento de la oficina y facilitar el ejercicio de las funciones del Representante de la FAO, inclusive el acceso ilimitado a los ministerios competentes que se ocupan de esferas que entran en el mandato de la FAO;
posibilidades de programa de asistencia técnica o demanda de los mismos;
presencia en el país de otros copartícipes en el desarrollo tanto de las Naciones Unidas como fuera de ellas.

21. El Plan de Corresponsales Nacionales (CN) se ha pensado para colaborar en el enlace entre la Organización y varios países en que no es posible destacar un representante de la FAO. Los CN son funcionarios de grado superior que dedican parte de su tiempo a ayudar al representante acreditado de la FAO mediante una serie de funciones de enlace. Son nombrados conjuntamente por el gobierno y la FAO. La FAO les dota de un presupuesto limitado para sufragar algunos gastos operativos, una computadora con programas informáticos y correo electrónico, así como un complemento salarial modesto en proporción con el porcentaje de tiempo que dedican a las funciones de enlace de la FAO. Hasta la fecha, se han designado 18 corresponsales nacionales de los 35 previstos.

22. Aproximadamente la mitad de los 175 Estados Miembros de la Organización acogen una Oficina Regional, Subregional, de enlace u oficina o en el país. Otros 30 países mantienen vínculos con la Organización a través de la acreditación doble del representante de la FAO en un país vecino. Además, se están estudiando nuevos arreglos de enlace en 15 países. Cuarenta y tres Estados Miembros no tendrán un mecanismo especial de enlace dentro de su territorio. Se comunican por lo general con la Organización a través de sus Oficinas Regionales o Subregionales o directamente con la Sede desde sus capitales o por conducto de sus Representaciones Permanentes, según los casos.

G. Evaluación de la política de fortalecimiento de la descentralización

23. Las decisiones del Consejo encaminadas a una mayor descentralización de la Organización se aplicaron durante un período de reducción de los niveles de recursos. La Organización se vio obligada a rentabilizar al máximo la eficiencia, es decir, reducir el costo de los insumos y al propio tiempo mantener la calidad de los resultados, cuando no la cantidad. Aunque la política de descentralización que aprobó en su día el Consejo no estaba impulsada por consideraciones únicamente de ahorro de gastos, las reducciones reales de los presupuestos aprobados para 1996-97 y 1998-99 influyeron muchísimo en el orden de medidas consideradas.

24. La descentralización de las funciones de apoyo donde quiera que resultaba posible ha sido por lo general provechosa porque el costo del personal de apoyo destacado en las Oficinas Regionales y Subregionales de la FAO es inferior al del personal de la misma categoría en Roma. Se estima que la descentralización de esas funciones ha producido unos ahorros de 14 millones de $EE.UU. por bienio.

25. Asimismo, las estrategias tendentes a reducir el costo medio de la capacidad profesional de la Organización, a través de acuerdos de colaboración, dio lugar a unas reducciones relativamente grandes de costos. A nivel de las oficinas en los países, se ahorraron 10 millones de dólares cada bienio reemplazando a funcionarios del programa de contratación internacional con OPN con cualificaciones análogas o incluso mejores. Al propio tiempo, la estructura de la plantilla de los Servicios Generales de las oficinas en los países fue objeto de revisión y racionalización, produciendo unos ulteriores ahorros de 2,2 millones de $EE.UU. por bienio. Además, se han conseguido también ahorros menos cuantificables en otros sectores, p. ej., gastos de viaje. La Organización ha utilizado partes de esos ahorros para mejorar radicalmente la capacidad de comunicación entre las oficinas descentralizadas y la Sede, como ya se indicó más arriba.

26. Ya están establecidos los diversos elementos de la estructura descentralizada. Más arriba quedaron ilustradas las aportaciones que de ellos se espera para la ejecución de los objetivos y programas de la Organización. Toca ahora naturalmente a todos los Estados Miembros de la FAO enjuiciar la diferencia cualitativa que la descentralización está produciendo en el impacto que ejerce la Organización y en su eficacia para atender a sus necesidades. Para la mayoría de los Estados Miembros, es de gran importancia tener una eficaz representación a nivel nacional para asegurarse así un buen acceso a los servicios de la Organización. Por desgracia, sólo un número limitado de países puede beneficiarse de la presencia de una oficina descentralizada. Por los comentarios hechos en las reuniones de los Órganos Rectores y por los alientos que directamente prodigan los Estados Miembros hay sobradas pruebas de que están satisfechos con los efectos de la política de descentralización y que se felicitan del hecho de que la capacidad técnica y los servicios concomitantes se han convertido en algo mucho más a su alcance.

27. Sin embargo, pecaríamos de demasiado optimistas si esperamos en un cambio estructural de tal envergadura que haga desaparecer los problemas. Debe de proseguir el proceso de reajuste de los procedimientos y el fomento de un entendimiento común de las formas más rentables para que todos los sectores de la estructura trabajen conjuntamente. Para tomar en consideración la descentralización se han reajustado muchos procedimientos. Se harán nuevas mejoras en la reformulación de los métodos de trabajo de la Organización durante la aplicación del sistema Oracle y después, así como otros adelantos en la infraestructura de comunicaciones. Asimismo, la adopción generalizada de un procedimiento revisado de PLP, aprobado por los Comités, surtirá sus efectos en los procedimientos de programación, con la plena intervención de las oficinas descentralizadas.

28. La atención de la alta administración y los esfuerzos de todos los interesados en el próximo futuro seguirán asegurando que los diversos componentes de la estructura descentralizada funcionen bien tanto entre ellos como con la Sede.

29. No cabe duda de que es posible una mayor sinergia mediante:

el refuerzo de los vínculos sustantivos entre las Oficinas Regionales y Subregionales, con posibles reajustes en la combinación de disciplinas abarcadas por el personal técnico asignado a esas oficinas, según las necesidades que cambian;
fomentar el que se compartan más las experiencias a lo largo y ancho de las regiones;
aumentar la interacción entre las representaciones de la FAO en la misma región;
ulterior perfeccionamiento de los procedimientos entre la Sede y las oficinas descentralizadas; y
fortalecimiento de la corriente de información sobre gestión y otros aspectos entre los diversos componentes de la estructura.

Anexo I Información solicitada por los
Comités del Programa y de Finanzas

Fragmento del documento CL 115/10 "Informe del Comité de Finanzas sobre su 90º período de sesiones" (párr. 50).

Deseando que se garantizase la utilización más rentable posible de los recursos, el Comité pidió que la cuestión de las estructuras descentralizadas siguiera figurando en su programa y que se le proporcionara la siguiente información adicional para facilitar su labor:

una explicación clara de la función de cada parte de la estructura descentralizada (es decir, Oficinas Regionales, Oficinas Subregionales, oficinas en los países y oficinas de enlace) y la relación de esa función respecto de los objetivos estratégicos de la Organización;
una explicación de las relaciones entre cada elemento de la estructura y con la Sede (a este respecto, se consideró una fuente valiosa la circular interna sobre responsabilidades y relaciones entre la Sede y las oficinas descentralizadas);
datos cuantitativos sobre la dotación de personal y recursos de las estructuras descentralizadas con un nivel de detalle que permitiera al Comité obtener un conocimiento cabal de las asignaciones de recursos;
información sobre los cambios propuestos en los sistemas y procedimientos financieros para las oficinas descentralizadas; y
una evaluación de cómo estaba funcionando el sistema descentralizado, particularmente en cuanto a la eficacia en función de los costos, pero también en cuanto a los aspectos cualitativos de sus funciones, teniendo en cuenta la necesidad de disponer de una dotación básica de expertos en cada lugar.

Fragmento del documento CL 115/8 "Informe del Comité del Programa sobre su 80º período de sesiones"(para. 69).

Al tomar nota de la amplia información que había solicitado el Comité de Finanzas en relación con el ámbito general de la descentralización, el Comité opinó que esta información serviría también a su propio debate previsto sobre este tema. Por consiguiente, era conveniente agrupar los estudios solicitados para atender las necesidades de ambos comités. El Comité pidió que se tratara también la eficacia de la ejecución del programa en el contexto del potenciamiento de la descentralización y los criterios para establecer las oficinas de campo.

Fragmento del documento CL 115/REP "Informe del Consejo sobre su 115º período de sesiones"

Se solicitó de la Secretaría que incluyera el aspecto del traspaso de competencias a favor de las operaciones descentralizadas en el estudio que se preparará para el Comité de Finanzas sobre descentralización.

Anexo II Relaciones entre las oficinas descentralizadas y responsabilidades de las mismas

*Oficina*	*Rinde informes a*	*Responsabilidades*
*Oficina Regional*	DG	Los Representantes Regionales son los representantes superiores del Director General en la región. Son los asesores principales del Director General por lo que respecta a la política y prioridades de la FAO en la región; siguen de cerca la buena organización del trabajo y asesoran al respecto, en colaboración con organizaciones regionales con las que sirven de enlace. Mantienen informado al Director General de los principales acontecimientos y coyuntura de la alimentación y la agricultura en la región. Aconsejan al Director General, en colaboración con departamentos y direcciones de la Sede y con la ayuda de las Oficinas Subregionales de la región en materia de incorporación de prioridades, por ellos identificadas, en el Programa de Labores y Presupuesto bienal. Con la asistencia de las Oficinas Subregionales, las Oficinas Regionales aseguran un criterio multidisciplinario ante los problemas y programas; llevan la dirección y la administración y apoyan la aplicación de los programas aprobados en la Región; vigilan el grado de aplicación de los programas y señalan a la atención cuestiones que requieren medidas correctivas y guía política. Administran todos los recursos de la Organización y el personal¹⁵ asignado a la región. Dan su orientación y apoyo a las Oficinas Subregionales y en los países de la Región ayudándolas a la formulación de programas y en las negociaciones a nivel de política con el respectivo gobierno; prestan servicios de secretaría a las Conferencias Regionales, ayudan a movilizar recursos extrapresupuestarios, mantienen el enlace con las Naciones Unidas, las Oficinas Regionales y Subregionales; cooperan en la elaboración y formulación del programa de campo. Los Grupos regionales de los Departamentos Técnicos, las Subdirecciones de Operaciones y de Políticas actúan bajo la supervisión general administrativa y directiva del Representante Regional y con la supervisión técnica directa de la correspondiente Dirección/Departamento en la Sede. Cada Oficina Regional (con la excepción de REU, que está ubicada en la Sede) cuenta con un Grupo de Agricultura, otro Económico y Social, un Grupo de Pesca, otro de Montes, un Grupo de Desarrollo Sostenible, una Subdirección de Asistencia a las Políticas y una Subdirección de Operaciones. Las Dependencias de apoyo a la gestión desempeñan funciones de presupuesto, programación, financieras, de personal, administrativas y de apoyo informático.
*Oficina Subregional*	Representante Regional	La Oficina Subregional sirve de complemento y ayuda a la Oficina Regional, desempeñando las mismas tareas (en el grado que permitan los recursos de personal y presupuestarios), centrando su atención en las necesidades especiales de los países de la Subregión¹⁶. En cuanto a la labor técnica de la Oficina Subregional, ésta es llevada a cabo por un equipo multidisciplinario que realiza determinadas funciones de los Departamentos de Agricultura, Económico y Social, Pesca, Montes y Desarrollo Sostenible a nivel subregional. Una Subdirección separada de Asistencia a las Políticas presta su ayuda en esta materia. Un oficial administrativo y el personal de Servicios Generales correspondiente prestan apoyo administrativo.
*Oficinas de enlace* *a) LONY +* *LOGE*	DG (a través del Asesor Especial)	LONY tiene una responsabilidad principal y LOGE asesora y ayuda, junto con LONY, al desarrollo y aplicación de una mayor cooperación y colaboración de la FAO con el sistema de las Naciones Unidas y con otras organizaciones internacionales y demás instituciones con Sede en Nueva York y Ginebra, respectivamente. Sirven de centro de coordinación para las relaciones con esas organizaciones.
*b) LOBR,* *LOJA y LOWA*	DG (a través de OCD)	LOWA y LOJA asesoran y ayudan a la formulación y aplicación de los programas de la FAO, facilitando las comunicaciones y la cooperación entre: i) la FAO y el gobierno y el público en general de los países en que están acreditadas; y ii) entre la FAO y las organizaciones internacionales regionales con base en Wáshington y en Japón, respectivamente. LOBR sigue la labor de la Comisión y otros órganos de la Comunidad Europea en zonas de interés para los programas de la FAO y favorece las comunicaciones y la cooperación con la Comisión. Proporciona también arreglos de enlace entre la FAO, el Gobierno belga y otras instituciones, inclusive organizaciones no gubernamentales con sede en Bélgica.
*Oficinas en los países*	DG a través de la OCD¹⁷ (tienen acceso directo a las dependencias técnicas y de operaciones para los asuntos cotidianos)	El objetivo principal del Plan de Representantes de la FAO es hacer más fácilmente accesible la competencia técnica de la FAO a los gobiernos de los Estados Miembros. En su calidad de representantes superiores de la Organización en los países de destino, los Representantes de la FAO son los responsables de: representar a la Organización ante el Gobierno hospedante, organizaciones nacionales, bilaterales e internacionales según proceda, y actuar como centro de coordinación de los contactos con ellos; así como ante la sociedad civil del país en general; trabajar en forma especialmente estrecha con las Oficinas Regionales y Subregionales sobre la aplicación y ejecución de programas de asistencia técnica; canalizar y coordinar la utilización de los recursos de la FAO para ayudar al Gobierno y, con su cooperación, a las instituciones, entidades y asociaciones nacionales para la planificación y ejecución de las actividades de cooperación técnica; facilitar el acopio tempestivo y apropiado de datos e información que se requieren para la labor normativa de la Organización; poner en alerta a la Sede y a las respectivas oficinas regionales y subregionales sobre situaciones de urgencia que afecten a los sectores alimentario y agrícola en el país y tomar las medidas necesarias de acuerdo con las directrices y procedimientos establecidos; seguir de cerca e informar sobre las actividades de la FAO en el país y sobre acontecimientos nacionales de interés para la FAO.

1   REU, 1946, Roma; RNE, 1947, Cairo; RAP, 1948, Bangkok; RLC, 1956, Santiago; RAF, 1959, Accra. Cabe señalar que la Oficina Europea fue trasladada a Ginebra en 1961 y volvió a Roma en 1970; la Oficina Regional para el Cercano Oriente fue trasladada temporalmente a Roma entre 1980 y 1990.
2   La Conferencia, en su 18º período de sesiones, de 1975, delegó esta facultad en el 69º período de sesiones del Congreso (por la Resolución 16/75).
3   LOWA en Wáshington en 1951, LONY en Nueva York en 1955 y LOGE en Ginebra en 1970.
4   La Conferencia, en su 27º período de sesiones, de 1993, delegó esta facultad en el 106º período de sesiones del Consejo en virtud de la Resolución 10/93.
5   LOBR en Bruselas y LOJA en Yokohama.
6   CL 106/REP, Apéndice E (Declaración del Director General al Consejo en su 106º período de sesiones), párr. 69.
7   CL 106/REP, párr. 19
8   CL 106/REP, Apéndice E (Declaración del Director General al Consejo en su 106º período de sesiones) párr. 72.
9   Para facilitar la comparación, en las cifras "antes" y "después" se incluyen todas las fuentes de ingresos, esto es: Programa Ordinario y otros ingresos
10   PLB base de 1996-1997 (Se reformula el presupuesto de 1994-1995 en función de la nueva estructura del programa)
11   PLB de 1998-99 PWB (aprobados)
12   Se excluyen los cuatro Representantes Subregionales que también actúan como Representantes de la FAO
13   Según la situación del desarrollo del programa.
14   C 87/REP, párr. 188
15   El Representante Subregional actúa de Representante de la FAO en el país que acoge a la Oficina Subregional.
16   La calidad técnica de la labor normativa y operacional del personal asignado a las Oficinas Regionales y la coherencia de actividades entre países y regiones es seguida por los departamentos, direcciones y oficinas en la Sede.
17   Se cursan copias a los Representantes Regionales y Subregionales.