Organisation de la Conférence

1. La vingt et unième Conférence régionale de la FAO pour l'Afrique se tiendra à Yaoundé, dans la Salle des congrès, du 21 au 25 février 2000. La cérémonie d'ouverture de la session plénière aura lieu dans la Salle des congrès le 24 février 2000 à 10 heures.

2. L'horaire normal des séances sera le suivant: 9 heures-12 heures et 14 h 30-17 h 30, à moins que la Conférence n'en décide autrement.

3. Un programme des séances donnera chaque matin des renseignements détaillés sur le déroulement de la Conférence, le calendrier des réunions et les points à examiner et d'autres renseignements d'intérêt général.

4. L'ordre du jour provisoire de la Conférence (ARC/00/1) a été envoyé avec la lettre d'invitation.

5. La FAO fournira le Secrétaire de la Conférence, qui sera assisté d'un certain nombre de fonctionnaires de la FAO, dont le nom et les fonctions figureront sur une liste qui sera publiée le premier jour de la Conférence.

Langues de travail

6. L'interprétation simultanée sera assurée en anglais, en arabe et en français. La documentation sera publiée en anglais et en français.

Liaison avec la presse et l'information

7. Pendant toute la durée de la Conférence, un fonctionnaire de la FAO chargé de l'information, assisté par un attaché de presse du Gouvernement de la République du Cameroun, assurera des contacts avec la presse et se chargera des questions concernant l'information du public.

8. Les journalistes seront accrédités par le Ministère des communications. Un bureau des accréditations sera ouvert sur les lieux de la Conférence; les journalistes sont invités à s'y présenter avec deux photographies d'identité et une lettre d'affectation de leur rédacteur en chef ou de leur employeur.

Documentation

9. Les documents de travail seront envoyés à tous les gouvernements et organisations invitées avant la tenue de la Conférence. Les documents établis pendant la session seront disponibles au comptoir de distribution des documents, à l'extérieur de la salle de conférence. Ce comptoir se chargera aussi de remettre le courrier et les messages et de donner des renseignements d'ordre général.

Projets de recommandations et d'amendements

10. Les délégués qui souhaitent soumettre des projets de recommandations ou d'autres documents exigeant une décision de la Conférence sont priés d'en remettre le texte en anglais ou en français, si possible en trois exemplaires dactylographiés, au Secrétaire de la Conférence. Les délégués qui souhaitent faire distribuer d'autres textes écrits en rapport avec l'ordre du jour de la Conférence sont invités à en déposer 30 exemplaires en français et autant en anglais au Secrétariat pour distribution.

Communication anticipée du texte des allocutions et déclarations

11. Lorsque des allocutions ou des déclarations préparées à l'avance doivent être prononcées, il serait utile, pour faciliter la tâche du Secrétariat et assurer l'exactitude de l'interprétation, que les textes soient communiqués à l'avance, en plusieurs exemplaires dactylographiés, au Secrétariat de la Conférence.

12. Toute la correspondance concernant la Conférence régionale doit être adressée au:

Secrétaire de la Conférence

M. T.B. Tshibaka
Secrétaire de la Conférence au Bureau régional de la FAO pour l'Afrique
P.O. Box 1628, Accra (Ghana)
Adresse télégraphique: FOODAGRI, Accra (Ghana)
Télex: 2139 FOODAGRI, Accra (Ghana)
Télécopie: (233-21) 7010943/7010944
Téléphone: (233-21) 7010930
Mél: [email protected]

et au

Chargé de liaison

M. Aboubakary Abdoulaye
Secrétaire d'État
Ministère de l'agriculture
Yaoundé (Cameroun)
Téléphone: (237) 221454/224117
Télécopie: (237) 222012/233876

Pendant la Conférence, les points de contacts seront:

Le Secrétaire de la Conférence
Vingt et unième Conférence régionale de la FAO pour l'Afrique
Aux bons soins du Ministère de l'agriculture
Téléphone: (237) 221454/224117
Télécopie: (237) 222012/233876
Yaoundé (Cameroun)

ou

Le Représentant de la FAO
Téléphone: (237) 216849/211242/202845/214827
Télécopie: (237) 204811
Yaoundé (Cameroun)

13. Des services postaux, ainsi que des téléphones, télex et télécopieurs seront disponibles sur les lieux de la Conférence, de même qu'un bureau d'information pour les voyages, excursions et visites touristiques.

Formalités d'entrée en République du Cameroun

14. Il est recommandé aux personnes ayant besoin d'un visa d'entrée en République du Cameroun d'en obtenir un auprès du consulat ou de la mission diplomatique de ce pays avant d'entreprendre leur voyage. S'il n'y a ni consulat ni mission diplomatique dans le pays de provenance des voyageurs, ceux-ci pourront obtenir un visa à leur arrivée. À cette fin, ils devront communiquer au Chargé de liaison de la Conférence et au Secrétaire de la Conférence, aux adresses indiquées au paragraphe 12 ci-dessus, leur nom et prénoms (figurant sur leur titre de transport), leur date et lieu de naissance, leur nationalité ainsi que le numéro de leur passeport, la date et lieu où il a été délivré, sa validité et la durée prévue de leur séjour en République du Cameroun.

15. Les voyageurs arrivant en République du Cameroun en provenance de zones infectées doivent être munis d'un certificat international de vaccination contre la fièvre jaune en cours de validité. La vaccination contre le choléra n'est exigée que des voyageurs provenant de zones infectées.

16. Il est recommandé aux participants de communiquer au Chargé de liaison de la Conférence en République du Cameroun, au moins trois semaines avant leur arrivée, le nom de la compagnie aérienne, le numéro de vol, l'heure de leur arrivée, ainsi que tous autres renseignements utiles, afin qu'il soit possible de les accueillir à l'aéroport international de Yaoundé Nsimalen. Il est conseillé aux participants d'étiqueter leurs bagages de façon bien visible afin d'en faciliter l'identification.

17. Les autorités de la République du Cameroun prendront des dispositions spéciales pour faciliter l'arrivée des participants: formalités d'immigration, visas, douanes, réception des bagages; le transport jusqu'aux différents hôtels sera également assuré. Des dispositions semblables seront prises pour le départ des participants à la fin de la Conférence.

18. Il est conseillé à tous les participants à la Conférence de fixer le plus tôt possible les détails de leur voyage de retour et, dès leur arrivée en République du Cameroun, de prendre contact avec le bureau de voyage situé sur les lieux de la Conférence afin de s'informer des visites organisées dans le pays à l'intention des conjoints et de reconfirmer la date et l'heure de leur départ. À leur départ, les voyageurs paient une taxe d'embarquement de 16 dollars E.-U.¹

Devises et services bancaires, communications et bureau de voyages/tourisme

19. Il n'y a pas de restriction au montant de devises en espèces ou en chèques de voyage qui peut être importé en République du Cameroun. Le bureau de change et les banques fourniront tous les renseignements nécessaires sur les dispositions relatives aux taux de change et aux transferts. Un guichet de banque/bureau de change sera ouvert sur les lieux de la Conférence. L'unité monétaire est le franc CFA. Au moment de la mise sous presse, le taux de change était approximativement de 624,471 FCFA pour un dollar E.-U.

20. Un service médical et de soins d'urgence se trouvera sur les lieux de la Conférence. Des services médicaux pourront également être obtenus dans les hôtels.

Réservation de chambres d'hôtel

21. Les demandes de réservation de chambres d'hôtel doivent être faites dès que possible sur l'imprimé qui figure à l'Annexe A; prière d'envoyer l'original au Chargé de liaison de la Conférence à Yaoundé et une copie au Secrétaire de la Conférence à Accra (voir paragraphe 12 ci-dessus), au plus tard pour le 28 janvier 2000.

22. Des chambres seront à la disposition des participants et de leur famille dans les hôtels figurant sur la liste qui se trouve à l'Annexe B. Si les hôtels sélectionnés ne sont pas disponibles pour une raison quelconque, l'impossible sera fait pour réserver des chambres dans un hôtel de même catégorie.

Inscriptions

23. Tous les participants et observateurs sont invités à s'inscrire dès leur arrivée à la Salle des congrès de Yaoundé, de manière à recevoir un insigne d'identification. Le bureau des inscriptions sera ouvert le dimanche 20 février 2000 de 10 heures à 18 heures et le lundi 21 février 2000 à partir de 8 heures. Le premier jour de la Conférence, le Secrétariat publiera une liste provisoire des participants. Toute correction ou addition devra être communiquée au Secrétariat. Seuls les participants qui se seront inscrits recevront les insignes spéciaux qui leur permettront de pénétrer sur les lieux des réunions de la Conférence.

Altitude

24. Yaoundé est situé entre 4 et 5 degrés de latitude au sud de l'Équateur, à une altitude de 1 000 mètres.

Climat

25. Au mois de février, le temps à Yaoundé est chaud. Il est conseillé d'apporter des vêtements légers.

Fuseau horaire

26. Le pays est situé dans la zone horaire GMT + 1.

Électricité

27. Le voltage à Yaoundé est de 220 volts (50 cycles (A)).

Douanes

28. Les visiteurs ont droit à une quantité limitée d'articles détaxés, mais ceux-ci doivent être déclarés. Les articles et échantillons professionnels, notamment ceux importés par des hommes d'affaires et des voyageurs de commerce, des articles comme les caméras, le matériel photographique, le matériel de radio et les appareils d'enregistrement sonore, ainsi que le matériel apporté par les correspondants étrangers ou tout autre matériel spécialisé importé à des fins professionnelles, de même que les armes à feu, font l'objet d'une autorisation spéciale qui doit être obtenue auprès du Ministère des communications, Tél.: (237) 230286, Yaoundé (Cameroun).

L'exportation de souvenirs d'une valeur maximale de 3 122 dollars E.-U. et de produits de la faune et de la flore sauvages accompagnés d'un document d'autorisation approprié est autorisée, à condition que ces objets soient déclarés. Toutefois, le visa du Ministère des relations extérieures (MINREX), Yaoundé (Cameroun), Tél.: (237) 211599, est nécessaire.

ANNEXE A

RÉSERVATION DE CHAMBRES D'HÔTEL ET NOTIFICATION DE L'ARRIVÉE

1. Nom:_______________________________________________________________
               Nom de famille                                 Prénoms

2. Pays/organisation:______________________________________________________

3. Titre et fonctions:______________________________________________________

4. Adresse (postale et télégraphique):_________________________________________

5. Participant en qualité de:

    ______ Délégué _______ Observateur _________ Membre du Secrétariat

6. Accompagné de son conjoint: _______ Oui _______ Non

    Nom du conjoint:______________________________________________________

7. Dates du séjour prévu à Yaoundé: du___________________ au _________________

8. Arrivée: Date: ____________________ Heure: ______________

Compagnie aérienne et vol No.:_______________ En provenance de (ville):___________

9. Type de chambre souhaité: ___________ Simple ____________ Double

10. Veuillez indiquer les noms des hôtels par ordre de préférence: A________ B:_______

NOTE: Les participants sont invités à remplir le présent imprimé dès que possible et à en envoyer un exemplaire à chacune des adresses ci-après, de préférence un moins avant la Conférence, même si les renseignements concernant le vol sont incomplets. Ceux-ci pourront être communiqués ultérieurement par télégramme, télécopie ou Mél.

ANNEXE B

LISTE DES HÔTELS

Les hôtels indiqués ci-après mettent des chambres à la disposition des participants

1 Voir 19 ci-après.

^* À l'exception de l'hôtel Makombe, tous les hôtels mentionnés à l'Annexe B sont situés à 3 kilomètres environ du lieu de la Conférence.