Organisation de la Conférence

1. La Conférence régionale de la FAO pour l'Asie et le Pacifique se tiendra à Pacifico Yokohama, à Yokohama (Japon), du 28 août au 1er septembre 2000. La cérémonie d'ouverture de la séance plénière aura lieu le 31 août 2000, à 10 heures.

2. L'horaire normal des séances sera le suivant: 9 h 30 à 12 h 30 et 14 h 30 à 17 h 30, à moins que la Conférence n'en décide autrement.

3. Un Programme des séances, distribué chaque jour, donnera des renseignements détaillés sur les travaux de la Conférence, le calendrier des réunions, les points à examiner et d'autres renseignements d'intérêt général.

4. L'Ordre du jour provisoire annoté (APRC/00/1) a été envoyé avec la lettre d'invitation.

5. La FAO fournira un Secrétaire à la Conférence; il sera assisté par plusieurs fonctionnaires de l'Organisation, dont les noms et fonctions figureront sur la liste qui sera publiée le premier jour de la Conférence.

Langues de travail

6. L'interprétation simultanée sera assurée en anglais, chinois et français, la documentation sera également publiée dans ces trois langues.

Liaison avec la presse et information

7. Pendant toute la durée de la Conférence, un Chargé d'information de la FAO, secondé par un attaché de presse du Gouvernement japonais, assurera les liens avec la presse et se chargera des questions concernant l'information du public.

8. Les journalistes seront accrédités sur présentation de deux photos d'identité et d'une lettre d'affectation de leur éditeur ou employeur, au bureau d'accréditation ouvert dans les locaux de la Conférence.

Documentation

9. Les documents de travail seront envoyés à tous les gouvernements et organisations invités, avant l'ouverture de la Conférence. Les documents établis pendant la session pourront être obtenus au bureau de distribution des documents situé à l'extérieur de la salle de conférence. Le bureau se chargera par ailleurs de remettre le courrier et les messages et de donner les renseignements généraux.

Projets de recommandations et d'amendements

10. Les délégués qui souhaitent soumettre des projets de recommandations ou d'autres documents appelant une décision de la Conférence sont priés d'en déposer le texte en anglais ou en français, si possible en trois exemplaires dactylographiés, au Secrétaire de la Conférence. Les délégués qui souhaitent faire distribuer d'autres textes écrits en rapport avec l'ordre du jour de la Conférence sont invités à en déposer 100 en anglais, 15 en chinois et 25 en français auprès du Secrétariat, pour distribution.

Communication préalable du texte écrit des allocutions et des déclarations

11. Afin de faciliter la tâche du Secrétariat et d'assurer l'exactitude de l'interprétation, il est souhaitable de remettre à l'avance au Secrétariat de la Conférence, trois exemplaires dactylographiés des textes des discours ou déclarations.

Correspondance

12. Toute la correspondance concernant la Conférence régionale sera adressée au Secrétaire de la Conférence, Bureau régional de la FAO pour l'Asie et le Pacifique, Maliwan Mansion, 39 Phra Atit Road, Bangkok 10200 Thaïlande, tél. 66-2-281-7844, télécopie: 66-2-280-0445, Mél.: [email protected]. Des copies seront adressées au Chargé de liaison du Gouvernement :

13. Des services de téléphone et de télécopie, ainsi qu'un bureau d'information touristique et de voyage, seront à la disposition des délégués dans les locaux de la Conférence. Des services postaux sont disponibles à la réception de l'hôtel et dans une poste située à proximité.

Formalités d'entrée au Japon

14. Le Secrétariat de la Conférence n'étant pas en mesure d'aider à obtenir un visa à l'arrivée au Japon, les voyageurs devront être munis d'un visa en bonne et due forme. Ils solliciteront, si nécessaire, un visa d'entrée au Japon avant leur départ, auprès de la Mission ou du Consulat du Japon le plus proche de leur domicile.

15. Les participants sont priés de communiquer, trois semaines au moins avant leur arrivée, le nom de la compagnie aérienne, le numéro du vol, l'heure d'arrivée et toute autre information utile au Chargé de liaison à Tokyo, s'ils souhaitent être accueillis à leur arrivée au nouvel aéroport international de Tokyo (Narita). Les participants sont priés d'étiqueter clairement leurs bagages pour permettre de les retrouver plus facilement.

16. À leur arrivée au nouvel aéroport international de Tokyo (Narita), les participants seront accueillis et, s'ils en ont fait la demande à l'avance au Chargé de liaison du Gouvernement, seront conduits à leurs hôtels respectifs. Les formalités d'entrée (douane et immigration) seront facilitées au niveau ministériel. À la fin de la Conférence, le transport sera assuré des hôtels à l'aéroport.

17. Il est recommandé à tous les participants de prendre dès que possible des dispositions pour leur voyage de retour. Dès leur arrivée au Japon, ils sont invités à se présenter au bureau de voyage dans les locaux de la Conférence pour organiser des excursions pour leurs conjoints et reconfirmer la date et l'heure de leur vol de retour.

Devises et services bancaires

18. L'unité monétaire est le yen (¥). Un bureau de change et des services bancaires seront disponibles dans les locaux de la Conférence, uniquement pour convertir des dollars E.-U. en yen. Au moment de la rédaction du présent document (avril 2000), un dollar E.-U. vaut à peu près 105 ¥.

Services médicaux et premiers soins

19. Des services de premiers soins seront disponibles dans les locaux de la Conférence. Des services médicaux d'urgence seront assurés dans un grand hôpital situé à proximité.

Réservation d'hôtel

20. Les demandes de réservation d'hôtel doivent être présentées sur l'imprimé qui figure à l'Annexe A, au plus tard le 30 juin 2000, en envoyant l'original au Chargé de liaison de la Conférence à Tokyo avec copie au Secrétaire de la Conférence à Bangkok (Thaïlande) (voir par. 12 ci-dessus).

21. Les participants et leurs familles pourront loger dans les hôtels figurant sur la liste B.

Enregistrement

22. Tous les délégués et observateurs sont invités à s'inscrire dès leur arrivée dans la salle de conférence ou à l'hôtel Navios Yokohama, de manière à recevoir un insigne d'identification. Le bureau d'enregistrement dans la salle de conférence sera ouvert le dimanche 27 août 2000 de 10 heures à 18 heures et le lundi 28 août à partir de 8 h 30. Le bureau d'enregistrement de l'hôtel Navios Yokohama sera ouvert le dimanche 27 août de 10 heures à 18 heures. Le Secrétariat de la Conférence publiera une liste provisoire des participants le premier jour de la Conférence. Il devra être informé de toute correction ou adjonction à cette liste. Seuls les participants dûment enregistrés recevront des insignes spéciaux leur permettant d'accéder aux locaux de la Conférence.

Température et heure

23. Yokohama est situé à environ 35 degrés au nord de l'équateur. Durant le mois d'août, la température oscille habituellement entre 25 et 30^oC. Il est conseillé d'apporter des vêtements de coton légers. Le Japon est en avance de 9 heures sur l'heure GMT

Électricité

24. Le voltage est de 100 volts AC (50 HZ).

ANNEXE A

RÉSERVATION D'HÔTEL ET NOTIFICATION D'ARRIVÉE

1. Nom: _____________________________________________________________
              Nom de famille                       Prénoms

2. Pays/organisation:___________________________________________________

3. Qualité:___________________________________________________________

4. Adresse (postale):___________________________________________________

    téléphone:____________télécopie:________________mél:________________

5. Participant en qualité de:  __ délégué   __ observateur   __ membre du secrétariat

6. Accompagné du conjoint: __ oui, nom du conjoint:______________________
                                           __ non

7. Dates prévues du séjour au Japon: du :______________ au __________________

8. Arrivée: Date_______________________heure___________________________

Compagnie aérienne et N^o du vol___________ en provenance de ____________
                                                                                                        (ville)

9. Départ: Date:______________________ heure_________________________

Compagnie aérienne et N^o du vol______________________ au départ de Tokyo

10. Type de chambre souhaitée: __ 1 personne  __ 2 personnes [nombre d'occupants]
      __ une __ deux __ suite

Date d'arrivée:___________________ date de départ:______________________

11. Prière d'indiquer, par ordre de préférence, le nom de l'hôtel souhaité et le code de la chambre (voir Annexe B, colonne 5):

      Un_________________ deux________________ trois_______________

ANNEXE B

LISTE DES HÔTELS

N.B. Les taxes et services sont inclus; le petit déjeuner est exclu.

* Prière d'indiquer le code de la chambre sur la réservation d'hôtel et la notification d'arrivée (Annexe A)

** Le nombre de chambres étant limité vous pourriez vous voir attribuer un autre type de chambre.