Même si vous êtes vous-même convaincu des bienfaits de l'informatisation, il n'en va peut-être pas de même pour d'autres intervenants. Prenez le temps de savoir ce qu'en pensent d'autres parties prenantes et utilisateurs potentiels: responsables élus, employés, membres ordinaires et clients: quel type d'information souhaitent-ils recevoir? Sont-ils satisfaits ou mécontents du système manuel en place? Quelles améliorations souhaitent-ils? Et, plus important encore, sont-ils prêts à assumer les coûts liés à ces améliorations?
Les besoins en information des responsables élus, des employés, des membres ordinaires et des clients peuvent être très différents. La formule idéale consisterait à proposer un système informatisé conçu de telle façon qu'il réponde à un grand nombre d'exigences. Si les parties prenantes ne se mettent pas d'accord sur les problèmes prioritaires de la coopérative en matière d'information et sur les chances de les résoudre grâce à l'informatisation des systèmes, il est probable que le projet échouera.
Ces informations peuvent être recueillies au moyen d'une série d'entretiens informels ou de réunions organisées avec un échantillon représentatif des employés, des responsables élus, des membres ordinaires et des clients de la coopérative ou par l'intermédiaire d'une série d'ateliers ou de réunions de plus grande envergure. Les questions abordées devraient porter sur les domaines suivants:
Type d'informations fournies: Quel type d'informations la coopérative leur fournit-elle actuellement?
Fiabilité: Les informations communiquées sont-elles fiables et utiles? Si tel n'est pas le cas, pourquoi?
Échéancier: Les informations sont-elles communiquées en temps opportun et régulièrement? Si tel n'est pas le cas, pourquoi?
Informations supplémentaires: Quel type d'informations supplémentaires la coopérative devrait fournir, à leur avis?
Besoins prioritaires des parties prenantes: Parmi ces informations disponibles ou supplémentaires, quelles sont, pour eux, les plus importantes?
Une fois ciblés les besoins de chaque groupe d'intervenants en matière d'information, il faudra vous mettre d'accord sur les grandes priorités de la coopérative concernant l'information et décider des mesures à prendre pour satisfaire ces besoins: en améliorant le système manuel en place ou grâce à l'informatisation. En règle générale, cette décision peut être prise en organisant une assemblée générale des représentants de tous les groupes d'intervenants et de la direction.
Assurez-vous que les besoins en matière d'information sont traités de manière collective et qu'un poids égal est accordé aux préoccupations de chaque grand groupe de parties prenantes (ce qui n'est pas toujours facile!). Puis demandez aux parties prenantes d'agencer ces besoins sous forme d'objectifs à court, moyen et long termes. Plusieurs techniques peuvent être utilisées pour cerner ces besoins et les classer par ordre de priorité. L'une des plus efficaces est la technique dite de la «séance de réflexion structurée», qui est décrite au Chapitre 4. Les résultats de cet exercice devraient vous permettre d'avoir une idée plus précise des objectifs prioritaires qui devront être traités dans le cadre du projet proposé.
Les parties prenantes ne devraient pas seulement être consultées pendant la phase de conception du projet, mais également pendant toutes les phases de la mise en œuvre:
Directeurs et responsables élus: informez-les de l'évolution du projet à intervalle régulier. Il est conseillé de leur communiquer des rapports écrits sur l'état d'avancement du projet et sur les étapes suivantes.
Employés: l'adhésion des employés au projet est indispensable à son succès, c'est pourquoi il faut consulter fréquemment les employés et les tenir informés de l'évolution du projet lors des phases de conception et d'essai. Ce sont eux qui vont utiliser le système au quotidien et qui, en général, connaissent le mode de fonctionnement de la coopérative.
Membres: assurez-vous qu'au moins un petit groupe de membres et de dirigeants respectés participent de manière dynamique au lancement du projet et ayez recours à eux pour tester les premières versions fonctionnelles des logiciels. Comme les membres ordinaires consultent souvent ces «dirigeants influents», à qui ils demandent des informations, le fait de s'assurer de la participation de ces derniers permet de tenir tous les membres mieux informés de l'état d'avancement du projet. Or mieux les membres sont informés, moins ils risquent d'être dubitatifs et critiques.
La première mesure prise par la direction de la Coopérative laitière de Tulaga, à Kanangop (Kenya) a été d'organiser, en juin 2004, une série d'ateliers sous-régionaux destinés aux parties prenantes et visant à cibler les besoins des membres et de la direction en matière d'information et à les classer par ordre de priorité.
Cycle de développement du projet
Tous les projets suivent un cycle de développement et sont articulés autour d'une série de phases logiques de mise en œuvre: formulation de l'idée initiale et élaboration d'un plan de travail, identification et vérification des capacités et des besoins des parties prenantes et enfin, phases de conception, d'exécution et d'évaluation.
Comme la mise en œuvre d'un projet d'informatisation peut représenter de nombreux jours de travail pour le personnel de la coopérative et s'accompagner de frais considérables, votre tâche consiste maintenant à convaincre les responsables élus, les directeurs ou le Comité de gestion de l'intérêt du projet. Sans leur approbation totale, vous ne pourrez pas passer à l'étape suivante. Il vous faudra donc rédiger une «proposition de projet», de une à deux pages que vous leur soumettrez et dans laquelle vous ferez la synthèse de la finalité, des objectifs, des bénéfices escomptés, des coûts et des risques potentiels liés au projet. Il ne s'agit pas d'une perte de temps, car ces informations vous aideront à répondre à une grande partie des questions qu'ils sont susceptibles de poser.
Voyons maintenant quels sont les facteurs susceptibles d'avoir une influence sur les résultats de votre projet. Certains ne peuvent pas être contrôlés par la coopérative, mais doivent néanmoins être pris en compte dès le début, alors que d'autres peuvent être maîtrisés. Les éléments à prendre en compte sont notamment les suivants:
Facteurs internes
Maintenant que vous avez défini les besoins prioritaires en matière d'information pour chaque groupe de parties prenantes et pour la coopérative, il convient de se pencher sur plusieurs autres éléments, notamment:
Le système d'information en place. Quelles sont ses forces et ses faiblesses? Que faut-il modifier?
Autres solutions. Pourquoi informatiser? Il peut y avoir plusieurs autres façons de régler le problème. Étudiez chaque option, notamment les coûts et les bénéfices y afférents. Dans quelle mesure l'informatisation permettra-t-elle de pallier ces faiblesses et quels bénéfices en tireront les acteurs concernés?
Appui de la direction, des responsables élus et des membres. Est-ce que toutes les parties prenantes sont convaincues que l'informatisation aidera à satisfaire les besoins de la coopérative en matière d'information? Qui est favorable à l'informatisation, qui a des doutes? Les membres sont-ils prêts à investir une partie du bénéfice net de la coopérative dans le financement des coûts liés à l'informatisation?
Ressources disponibles. Quelles sont les ressources pouvant être investies dans le projet (finances, personnel, logiciels et matériel informatique)? Seront-elles suffisantes?
Facteurs externes
Un autre élément important à prendre en compte est l'environnement externe au sein duquel la coopérative exerce ses activités. Plusieurs facteurs, en grande partie indépendants de votre volonté, sont susceptibles de conditionner l'issue du projet, qu'il s'agisse d'un succès ou d'un échec; il est donc indispensable de connaître l'existence de ces facteurs.
Politiques en vigueur et situation juridique:
Situation économique du pays et de la région. La conjoncture et la situation des marchés sont-elles favorables? Dans quelle mesure vont-elles avoir une influence sur les coûts et sur le rendement du projet?
Les législations et règlements pertinents régissant le partage et le traitement de l'information, la protection par brevet, la passation de marchés et la déclaration de taxe devraient également être analysés.
Exigences techniques:
Alimentation électrique: Si l'alimentation électrique n'est pas fiable, il se peut que vous ayez besoin d'acheter un générateur (pour fournir de l'électricité), un stabilisateur ou un régulateur de tension et/ou un système UPS (unité d'alimentation sans interruption) avec batterie et stabilisateur, qui puisse fournir de l'électricité pendant jusqu'à deux heures en cas de coupure de courant. Il est également conseillé de s'assurer que le système est relié à la terre. Vous pouvez demandez conseil à un électricien pour vos besoins spécifiques.
Télécommunications: Si vous souhaitez vous connecter à Internet, il vous faut une ligne téléphonique ou d'autres types de connexion (sans fil, accès à large bande, faisceaux hertziens, radio, ADSL), selon la région où vous vous trouvez. Consultez les fournisseurs de services Internet locaux et demandez un devis pour le type de connexion qui vous intéresse. NB: la connexion par l'intermédiaire d'un fournisseur de services Internet régional peut impliquer des appels interurbains.
Soutien technique: Renseignez-vous sur les fournisseurs et les professionnels des technologies de l'information installés dans votre région et sur le coût de leurs services. Combien coûteraient l'achat et la maintenance d'équipement informatique? D'autres coopératives ou entreprises de votre région ont-elles déjà procédé à leur informatisation? Le cas échéant, elles peuvent s'avérer précieuses comme source d'information.
Maintenant que vous avez recueilli les données nécessaires sur les besoins en information des parties prenantes, que vous les avez regroupées et classées par ordre de priorité, et que vous avez vérifié si l'environnement externe est favorable, il est temps de définir une proposition raisonnée en vue d'obtenir le feu vert des responsables élus.
Comme les coûts du projet seront assumés par la coopérative, vous risquez d'être assailli de questions de la part des membres et des responsables élus sur le bien-fondé du projet. Cette réaction est normale, mais signifie que vous devez préparer des arguments convaincants pour défendre votre projet.
Après avoir analysé les coûts escomptés, les risques potentiels et les bénéfices prévus, il est utile de définir un «plan d'action» justifiant le projet, qui pourrait être présenté aux responsables élus, en vue d'obtenir leur approbation et leur appui. Le tableau ci-après présente un exemple de structure classique d'un plan d'action.
Si le Conseil donne son aval au projet et décide de débloquer les ressources financières nécessaires pour amorcer les travaux, vous pouvez passer à l'étape suivante, qui consiste à élaborer un plan d'exécution détaillé.
| Structure de la proposition |
| But commercial: (une ou deux phrases, par exemple, Renforcement de la compétitivité de la coopérative et amélioration des services aux membres) |
| Objectifs: (améliorer la rapidité et l'efficacité du traitement de l'information au bénéfice de la direction, améliorer l'accès des membres aux informations concernant leur participation aux activités de la coopérative, etc.). |
| Réalisations: (système informatique opérationnel, personnel formé, etc.). |
| Risques potentiels: (donner des exemples, «les craintes des employés de la direction concernant la complexité des tâches qui les attendent ou la perte de leur poste, problèmes électriques ou de communication, soutien local insuffisant dans le domaine des technologies de l'information, etc.). |
| Bénéfices escomptés: (économies dues à une meilleure information sur différents aspects des activités, rapports plus fréquents et plus précis sur les activités, communication plus fréquente de rapports aux membres concernant les transactions qu'ils effectuent avec la coopérative, amélioration de l'accès aux informations sur les marchés via Internet, capacité à introduire des systèmes plus efficaces de capitalisation des membres, etc.). |
| Coûts escomptés: (achat initial du matériel et des logiciels, installation des équipements, adaptation des logiciels aux besoins de la coopérative, formation, mise à niveau du matériel et des logiciels, etc.). |
| Financement nécessaire: (donner une estimation approximative en ce qui concerne le personnel, l'équipement, les logiciels et l'origine des ressources financières: contributions supplémentaires des membres, la coopérative et/ou prêt ou don externe) |
| Dates prévues: début et fin du projet |
