La possibilité de suivre l'évolution de la production laitière quotidienne de chaque vache permet aux membres des Sociétés coopératives de producteurs laitiers de la région de Rosario (Argentine) de vendre les vaches à un meilleur prix, car la production de leur descendance peut être garantie et étayée par des informations sur leur ascendance remontant à de nombreuses années.
Bien que tous les projets d'informatisation comportent une date de début et une date d'échéance, l'informatisation en tant que telle, une fois amorcée, est un processus qui évolue et se perfectionne en permanence, à mesure de l'évolution des besoins, des personnes et des technologies. On parle alors d'évolution du projet.
De nombreuses études ont montré que l'informatisation avait deux grands impacts:
L'évolution précise d'un projet dépend de nombreux facteurs: on peut décider de changer de technologie ou de modifier des procédures, d'élargir le système à d'autres domaines ou d'augmenter le nombre de services proposés.
La formation devrait être un processus continu: Les technologies évoluent en permanence. Une formation continue aide à faire en sorte que les employés demeurent satisfaits et craignent moins de perdre leur emploi. Les entreprises qui n'hésitent pas à faire face aux changements et à les gérer ont tendance à prospérer sur des marchés compétitifs. Celles qui refusent tout changement essuient des échecs. C'est pourquoi le plan de formation d'une coopérative devrait définir des objectifs à court terme, à mi projet, à la fin du projet et après la fin du projet, en ce qui concerne la formation.
Augmentation de la puissance du matériel: La durée de vie prévue d'un ordinateur est de 24 à 48 mois. L'évolution des technologies informatiques est si rapide qu'il est recommandé d'augmenter la puissance de l'équipement (l'améliorer) au moins une fois par an. À mesure de l'avancement du projet, vous pouvez acheter de nouveaux ordinateurs, plus rapides, aux personnes qui seront chargées de tâches essentiellement informatiques, comme les rapports et les graphiques, et attribuer les ordinateurs plus lents à celles travaillant dans le domaine de la comptabilité, de l'établissement de rapports ou la saisie de données.
Mise à niveau des logiciels: L'application logicielle devra également évoluer au fil du temps. Si vous avez conçu votre propre logiciel, la façon la plus rationnelle de procéder pour mettre à niveau l'application est de dresser une liste des changements souhaitables, en les classant comme suit: 1) erreurs (appelées «bogues») entravant l'utilisation du logiciel et devant être corrigées immédiatement; 2) petites corrections, qui ont un impact minime sur le système et 3) modifications souhaitables, permettant d'ajouter des services ou d'améliorer les fonctions.
Accès à Internet: Un projet moderne d'informatisation ne peut être viable si la coopérative ne dispose pas d'un accès Internet fiable. Toutes les modifications de logiciel, de pilotes et de logiciels microprogrammés sont fournies par l'intermédiaire d'Internet. Sans connexion Internet, la mise en œuvre se heurtera rapidement à des problèmes insurmontables au niveau des systèmes.
Viabilité: Il convient de s'assurer de la disponibilité de ressources qualifiées et de fonds en quantités suffisantes pour assurer la viabilité du projet. Il vous faudra disposer de fonds pour financer les ressources humaines, les logiciels, l'électricité, les dépannages et les mises à niveau des ordinateurs. Il faut évaluer, autant que possible, les ressources humaines et financières nécessaires pour assurer le fonctionnement continu du projet informatique. Comme les fonds dont dispose une coopérative varient chaque année en fonction des résultats, il est vivement conseillé de prendre les précautions d'usage pour établir un fond consacré à la maintenance et au remplacement des équipements.
Répétition de l'expérience: Si vous estimez que votre logiciel peut être utile à d'autres organisations, vous pourrez envisager de le vendre, de le louer ou de partager les frais de mise à niveau avec celles-ci.
De nombreuses coopératives ont créé un site Web sur lequel elles affichent des informations sur leur histoire, leurs activités et leurs produits. Véritables vitrines mondiales, les sites Web sont faciles à créer et leur conception et leur maintenance ne coûtent pas cher.
