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Anexo

Anexo 1.
GLOSARIO

Anexo 2
LISTAS DE COMPROBACIÓN DE CADA ETAPA DEL PROCESO DE INFORMATIZACIÓN

A continuación se proporciona una serie de listas de comprobación que le permiten determinar si está preparado para pasar a la siguiente fase del proyecto de informatización: desde la evaluación del entorno a la etapa de ejecución.

Evaluación del entorno propicio para el proyecto:

  1. ¿Ha determinado qué virtudes y defectos presenta el sistema de gestión de la información empresarial existente en la cooperativa?
  2. ¿Ha evaluado y determinado las necesidades de tratamiento de la información de todas las partes interesadas (administración, dirigentes y cooperativistas)?
  3. ¿Se han determinado todos los riesgos del proyecto?

Elaboración de un plan de actividades

  1. ¿Cuál es el objetivo empresarial de la informatización?
  2. ¿Qué tipo de informatización se propone?
  3. ¿Cuáles son las ventajas, costos y riesgos previstos de la informatización?
  4. ¿Puede permitírselo la cooperativa? ¿Cómo?

Diseño del plan de ejecución del proyecto:

  1. ¿Dispone de un plan exhaustivo de ejecución del proyecto?
  2. ¿Cuenta con el firme respaldo de los dirigentes y de los cooperativistas?
  3. ¿Ha definido indicadores mensurables de la culminación con éxito de cada etapa?
  4. ¿Ha calculado todos los recursos necesarios (económicos, de personal, equipos, instalaciones)?
  5. ¿Se cuenta con la financiación necesaria para mantener la viabilidad del proyecto?
  6. Si va a contratar a un programador de software, asegúrese de que en el contrato figuren las condiciones relativas al código fuente, al mantenimiento, a la documentación y a la asistencia al usuario.

Ejecución y evolución del proyecto:

  1. ¿Se dispone de documentación detallada del software?
  2. ¿Existe un plan de pruebas de evaluación del software?
  3. ¿Se ha implantado un plan de realización de copias de seguridad del sistema?
  4. ¿Existe algún plan para la reparación de los equipos?
  5. ¿Se cuenta con un procedimiento de asistencia al usuario, para solucionar los errores del software y para planificar sus actualizaciones?
  6. ¿Se cuenta con un plan de capacitación para empleados, dirigentes y miembros ordinarios?

Anexo 3
EJEMPLO DE UN PLAN DE PROYECTO ELABORADO POR LA COOPERATIVA XYZ

La organización

XYZ es una pequeña cooperativa lechera situada en una zona rural que existe desde hace más de 20 años y que ha experimentado un rápido crecimiento durante los dos últimos años. En la actualidad cuenta con cerca de 500 miembros. Tradicionalmente, la cooperativa ha empleado un sistema de contabilidad manual para gestionar todos sus registros. Por lo tanto, sus miembros no saben exactamente cuánto les debe la cooperativa por la leche entregada hasta que no se cuadran las cuentas cada trimestre. Pero el número de miembros es ahora demasiado grande para administrar las cuentas manualmente y la cooperativa ha comenzado a retrasarse en los pagos, lo que ha provocado el descontento de los cooperativistas.

Entretanto, una empresa de una ciudad cercana les ha ofrecido comprar toda la producción para su fábrica de leche en polvo, a un precio atractivo, pero exige a la cooperativa que les proporcione también informes diarios sobre la producción individual e información sobre la calidad de cada lote. Además, les gustaría recibir información frecuente sobre las previsiones de producción de leche de la cooperativa.

Los dirigentes han llegado a la conclusión de que, para ello, se requerirá el uso de computadoras y el desarrollo de un sistema informatizado de gestión de la información sobre los cooperativistas. Uno de ellos, que está familiarizado con el uso de sistemas informáticos y que trabaja en la administración de la cooperativa, se ha ofrecido a ayudar en el diseño de un plan. Los dirigentes le han nombrado Director del proyecto.

La situación de la cooperativa

Aproximadamente la cuarta parte de los cooperativistas son miembros fundadores de la institución y la mayoría son productores tradicionales. Los cooperativistas nuevos son más jóvenes y cada vez son más los que tienen ciertos conocimientos de informática. Con el fin de obtener el apoyo de los miembros para la propuesta de informatización, la directiva de XYZ incluyó este punto en la agenda de la última asamblea general. En preparación para dicha reunión, el director del proyecto elaboró una breve propuesta (una «exposición de argumentos empresariales») que explicaba las ventajas de la informatización del sistema de contabilidad, en términos de beneficios financieros, rapidez de gestión de la información y exactitud de los datos recopilados y utilizados, así como los efectos económicos de dichas ventajas. Además, invitó a un miembro de una cooperativa próxima que ya se ha informatizado para que explicara el sistema de informatización que han aplicado y sus resultados. Los miembros aprobaron el proyecto propuesto y se comenzó a trabajar en el desarrollo de un plan de ejecución detallado para determinar con exactitud el costo, los recursos y los plazos de ejecución del proyecto.

El plan de actividades

Ejemplo de un plan de actividades sencillo: resumen de las ventajas, costos y riesgos previstos.

Meta empresarial Informatizar los datos administrativos y ofrecer a los miembros mejores servicios que necesita la cooperativa para aumentar su competitividad empresarial.
Objetivos
- Automatizar los registros contables, fiscales y administrativos. Permitir la introducción de mejores sistemas de movilización del capital de los miembros para financiar las operaciones empresariales de la cooperativa.
- Desarrollar un sistema informatizado que genere informes diarios sobre la producción lechera de cada miembro.
- Ofrecer a los miembros acceso diario a la información sobre el valor de los títulos de participación y las transacciones con la cooperativa, por teléfono o mediante informes enviados por correo electrónico.
- Permitir el análisis de datos históricos, para prever circunstancias y tendencias futuras.
Resultados
-Red de área local (LAN) con tres computadoras, impresoras y conexión a Internet
- Software propio desarrollado a la medida de nuestras necesidades y requisitos específicos
- Personal con capacitación en el uso de las computadoras y el software
Posibles riesgos
- Hay que renovar la instalación eléctrica de la oficina. Aún no se dispone de acceso a Internet al costo de las llamadas telefónicas locales (es preciso averiguar si estará disponible próximamente).
- Debe apaciguarse el temor de los empleados por el aumento de la complejidad de su trabajo o ante la posibilidad de perderlo.
- Falta de consultores técnicos en la zona (hay que investigar y preguntar a otras cooperativas).
Ventajas previstas
- Ahorro previsto de alrededor del 60 % en servicios y gastos externos relacionados con la contabilidad y la administración
- Aumento en un 10 % de los fondos de ahorro generales y reducción en un 50 % de las bajas en el número de miembros
- Nueva relación comercial con la fábrica de leche en polvo por valor de 30.000 dólares anuales
Costos previstos
- Adquisición de computadoras y software de gestión, cableado e instalación de los equipos y software básico: de 6.000 a 8.000 dólares.
- Desarrollo de software: 15.000 dólares.
- Capacitación: de 2.000 a 2.500 dólares.
- Costos de mantenimiento regulares (equipos, Internet): de 200 a 300 dólares.
Capital necesario Aproximadamente 22.000 a 28.000 dólares en 15 meses. Se ha previsto utilizar para la actualización tecnológica 10.000 dólares de los fondos ahorrados; el resto se obtendría mediante un préstamo bancario al 10 % de interés. Calculamos que el ahorro que generará el sistema nos permitirá devolver el préstamo en un plazo de tres años.
Fechas de inicio y finalización previstas Quince meses a partir de la fecha de inicio.

El equipo

Una vez aprobado el plan de actividades inicial por la directiva, el director del proyecto formó un equipo de tres personas para que le ayudaran a comprender mejor las necesidades de información del administrador, los dirigentes, el personal y los cooperativistas, a perfeccionar los objetivos del proyecto y a comenzar a trabajar con el consultor contratado en el diseño del plan detallado de ejecución del proyecto.

Las circunstancias externas

Durante los últimos años, ha aumentado el uso de computadoras en la región. Existen proveedores de equipos informáticos en la ciudad y algunas empresas pequeñas de desarrollo de software han comenzado a prestar servicios de desarrollo de software y de asistencia. La cooperativa ha contratado a un consultor informático para que les ayude en la etapa de planificación. Existen servicios de conexión a Internet mediante acceso telefónico, pero los precios son aún bastante altos porque es necesario realizar una llamada de larga distancia al PSI (proveedor de servicios de Internet) que se encuentra en la ciudad más próxima.

Sistema informático seleccionado

El director del proyecto y el consultor examinaron la idoneidad de los paquetes de software disponibles en la región y concluyeron que ninguno de los paquetes satisfacía sus necesidades concretas, por lo que decidieron:

  1. desarrollar su propio software para la administración de las actividades de la cooperativa, y

  2. adquirir un programa de contabilidad comercial de uso habitual en la región.

En la primera etapa instalarán dos computadoras: una se utilizará para la contabilidad, la facturación, la redacción de cartas, el correo electrónico y otras tareas administrativas. En esta computadora se instalará el programa de contabilidad, además de otros programas. La segunda computadora contará con el programa de gestión empresarial y se destinará a la prestación de servicios a los cooperativistas.

Hardware

Según el consultor, la cooperativa no necesita adquirir equipos de la gama más avanzada y cara, sino los siguientes:

Software

Installation

Servicios:

También se decidió lo siguiente:

Otros

Plan de capacitación

La cooperativa, consciente de la importancia de iniciar un programa de capacitación continua del personal en el uso y mantenimiento del nuevo sistema, decidió contratar, de forma temporal, a un profesor de informática para que ayudara a formar a los empleados y a los cooperativistas, y a elaborar manuales de apoyo y conservar los archivos del programa que se desarrollará. Las cuatro personas que manejarán las computadoras recibirán capacitación sobre el uso general de las computadoras, las impresoras, el sistema operativo, las herramientas de ofimática, el correo electrónico y la Web. Uno de ellos, que tiene más conocimientos técnicos, aprenderá a resolver los problemas generales y a realizar copias de seguridad y tareas de mantenimiento. Al administrador y a los auxiliares se les proporcionará capacitación sobre los informes y la interpretación de los datos generados por el sistema.

Plan de ejecución

En el anexo 4 se ofrece una descripción resumida del plan de ejecución y el presupuesto de la cooperativa de productores de leche XYZ.

Anexo 4.1
Plan de ejecución

PLAN DE EJECUCIÓN
EtapaTareaSubtareaMes
Definición de las necesidades de informaciónConsulta general a las partes interesadas- Celebrar reuniones de consulta con las principales partes interesadas - Alcanzar un consenso preliminar sobre el alcance del proyecto, sus objetivos y los resultados previstos1
Evaluación de las circunstancias externasDefinición de los requisitos técnicos (hardware)- Verificar la fiabilidad del suministro eléctrico, las líneas telefónicas y el acceso a Internet; disponibilidad de asistencia en TI en la zona1
Software- Definir las necesidades de software del sistema informático, consultando al personal, a los cooperativistas y a los administradores - RESULTADO -> necesidades generales del sistema informático (borrador)1–2
AprobaciónObtención de la aprobación del consejo y de la financiación inicial del proyecto- Recopilar información sobre los costos del proyecto, los riesgos potenciales y las ventajas previstas  - Elaborar una exposición de argumentos empresariales para defender el proyecto y obtener la aprobación del consejo - Exponer los argumentos ante el consejo3
DiseñoCreación del equipo del proyecto- Nombrar a los miembros del equipo interno del proyecto - Determinar la disponibilidad de cada uno de ellos3
Consulta de pormenores a las partes interesadas- Seleccionar a 30 miembros y pedirles opinión - Seleccionar al grupo encargado de realizar las pruebas de evaluación - Celebrar una reunión de trabajo con la plantilla y el administrador para definir las necesidades de forma detallada - RESULTADO: información detallada sobre las necesidades de gestión - Analizar si algún programa informático existente puede satisfacer dichas necesidades -> decidir si es preferible desarrollar un programa informático propio o comprarlo2–3–4
Plan pormenorizado de ejecución del proyecto- Redactar un plan pormenorizado que especifique: tareas, responsables, fechas de finalización previstas, resultados y necesidades - Definir los indicadores de éxito esperado45
Reunión informativa con los administradores- Informar sobre el plan del proyecto y las ventajas previstas - Resultado: aprobación para poner el proyecto en práctica5
EjecuciónContratación de un profesional informático y un programador- Buscar a un profesional informático para que ayude a diseñar un programa adaptado a las necesidades - Redactar y firmar el contrato5
Software de contabilidad- Buscar programas de contabilidad disponibles que satisfagan las necesidades y comparar sus características - Elegir un producto - Firmar el contrato de licencia46
Programación del software de gestión administrativa- Aprobar un plan de programación por etapas - Supervisar la programación, informar del progreso, realizar pruebas de evaluación510
Reunión informativa con los administradores- Informar sobre el plan del proyecto, su estado y las ventajas previstas5, 7, 9
Reunión informativa con los cooperativistas- Informar sobre el plan del proyecto, su estado y las ventajas previstas6, 10
Adquisición e instalación del hardware- Determinar las especificaciones de dos computadoras y dos impresoras - Obtener distintos presupuestos para los equipos. Estudiar las opciones de asistencia y la garantía.7
Cableado eléctrico, SAI y copias de seguridad- Instalar una nueva toma eléctrica independiente y un SAI - Instalar una línea telefónica adicional para la conexión de la computadora y el acceso a Internet - Comprar una grabadora de CD para la realización de copias de seguridad6
Instalación y pruebas del software- Instalar el software de contabilidad - Instalar la primera versión del software de gestión78
Capacitación inicial de los usuarios (personal, consejo)- Evaluar los conocimientos informáticos de cada persona - Diseñar dos cursos: uno básico y otro avanzado - Contratar a un profesor de informática - Comprar libros o CD para autoaprendizaje710
Evaluación del proyectoEvaluación de la ejecución del proyecto- Analizar el grado de satisfacción de los cooperativistas - Analizar el grado de satisfacción del personal y sus necesidades de capacitación - Analizar las fechas de entrega previstas con respecto a las efectivas, y evaluar los retrasos12
Evaluación del desempeño del sistema con relación a lo previsto inicialmente- Medir los resultados - Comparar los resultados obtenidos con los previstos - Analizar el grado de satisfacción de los cooperativistas, el personal y los administradores - Realizar un análisis actualizado de la RI14/15
Rendición de cuentas sobre el proyecto a los administradores y cooperativistas- Informar de las conclusiones a los miembros del consejo y a los administradores - Elaborar un informe para los cooperativistas15
Mantenimiento y evoluciónMantenimiento del hardware- Asistencia a los usuarios para solucionar problemas del hardware - Plan de actualización del hardwaresin*
determ
Mantenimiento del software- Plan de corrección de errores del softwaresin
determ
Evolución del software- Plan de actualización del softwaresin
determ

Anexo 4.2
DIAGRAMA PERT SIMPLIFICADO: INSTALACIÓN DE LA RED DE COMPUTADORAS

Anexo 4.3
PLAN DE GASTOS

 Mes
 1–56789101112131415
Recursos externos           
 Consultor informático120012001200120012001200800800   
 Programadores-800800800800800800800   
Hardware           
 Computadoras con módem-400400400400      
 Grabadora de CD-ROM-100         
 Impresoras-200         
Instalaciones           
 Cableado eléctrico-450         
 Concentrador y cableado de la red -300         
 Supresor de picos de tensión -30         
 SAI, generador-900         
Software           
 Software de contabilidad- 2300        
 Herramientas de ofimática- 750        
 Sistemaoperativo/aplicación de correo electrónico-          
 Antivirus- 200        
Servicios           
 Capacitación-300300300300 100100   
 Segurodeequipos-30303030303030   
 Conexióna Internet-3535353535353530  
 Asistencia técnica-12012012012012012012035  
 Electricidad-10101010101010120  
Otros        10  
 Libros, material pedagógico-120808080      
Papel, cartuchos de tinta -2020202020202020  
Total mensual120044006285299529952595181519151015315215
Total de 15 meses      dolares 25745


Annexe 4–4
BORRADOR DEL PLAN DE EJECUCIÓN EN FORMA D DE DIAGRAMA DE BARRAS

Tâche à accomplirSem123456789101112131415161718192021222324252627282930
Evaluación de las circunstancias externas xxxxxxx                            
 Consulta a las partes interesadas = = =                             
 Definición de los requisitos técnicos = = = = = = =                            
 Software y asistencia disponibles = = = = = = =                            
 Hardware y asistencia disponibles = = = = = = =                            
Elaboración de la propuesta   xxxxxxx                          
 Presentación al consejo   = = =                            
 Aprobación y financiación    = = =                          
Etapa de diseño     xxxxxxxxxxxxxxx                      
 Selección del equipo del proyecto     = = =                         
 Consulta de pormenores a las partes interesadas      = = =                        
 Plan y presupuestos detallados       = = = = = = =                      
 Reunión informativa con el equipo del proyecto       = = =                       
Etapa de ejecución         xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx       
 Contratación de profesionales informáticos          = = =                     
 Adquisición e instalación del hardware         = = = = = = =                    
 Cableado eléctrico, SAI y copias de seguridad          = = = = = = =                   
 Desarrollo del software de contabilidad           = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = =       
 Instalación y pruebas del software                     = = = = = = =        
 Capacitación inicial de los usuarios                     = = = = = = =        
Evaluación del proyecto                       xxxxxxxxxxxxxxx    
 Evaluación de la ejecución del proyecto                       = = = = = = = =      
 Pruebas de evaluación del sistema                         = = = = = = = =    
 Informe a los administradores y al consejo                          = = = =     
Mantenimiento y evolución                           xxxxxxxxxxxxxxxxxx
 Mantenimiento del hardware                           = = = = = = = = = = = = = =

Anexo 5
BIBLIOGRAFÍA


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