Impact of the FAO/SAIAB project on the dissemination of fisheries information: the need for a regional network

by

M.O. Ibeun
National Institute for Freshwater Fisheries Research (NIFFR)
PMB 6006, New Bussa, Niger State, Nigeria

INTRODUCTION

The FAO Fisheries Department initiated the project to make available the Aquatic Sciences and Fisheries Abstracts (ASFA) database on CD-ROM to fisheries institutions in Low Income Food Deficit Countries in Africa in 1999. NIFFR Library receives ASFA (Part 1: Living resources) on the Aquatic Biology, Aquaculture and Fisheries Resources (ABAFR) database, published by NISC. As an offshoot of this project, the collaboration between FAO and the South African Institute for Aquatic Biodiversity (SAIAB) to improve access to the original documents covered by ASFA was initiated in late 2001. NIFFR Library became one of the participants in this initiative in early 2002, when NIFFR was furnished with electronic mail access thanks to a GTZ project.

The first thing we did when NIFFR joined the project was to send a memo to the Director, Heads of Divisions, Provost of the two Colleges of Freshwater Fisheries Technology and to each individual scientist to inform them of the objectives and advantages of the project for Nigerian researchers. Copies of the memo were displayed on the institute and library notice boards. Each time an update of the ABAFR CD-ROM is received, a similar memo is sent out requesting staff to visit the library to browse the latest information (Copies of the memo are attached in Annex 1). In the absence of a Local Area Network (LAN) at NIFFR, it was decided to install the NISC Discover Software on the personal computers of the scientists and teach them how to search the database. They were then able to borrow the CD-ROM for use after closing and during the weekend. References to articles of interest are then sent to the Library, where they are first searched in the library collection. Those not available are requested from SAIAB Library. In most cases the full records, which contains extended abstracts, are used by the scientists pending receipt of the full article. I must add that the extended abstracts have been very useful.

During 2002, twenty-two requests amounting to four hundred and fifty two documents were requested. Two hundred and sixty two documents i.e. 58% have been supplied. Ten updates of the ABAFR CD-ROMs have been received through the project.

TREATMENT OF THE REPRINTS RECEIVED

a) Reprints received by the library are recorded in Reprint Accession Register.

b) They are loaned to the officer who made the initial request for a period of two weeks.

c) They are recalled after two weeks for input into the Reprint Database, which has been developed using the WINISIS cataloguing software.

d) In meeting subsequent requests, both the main library collection and the Reprint Database are searched.

ADVANTAGES OF THE PROJECT TO NIFFR LIBRARY AND NIGERIAN FISHERIES SCIENTISTS

The intervention of the FAO/SAIAB project is God sent to bail us out of the ever-increasing confusion and professional embarrassment in meeting the increasing demand for fisheries information in Nigeria.

It is difficult to quantify the value of the project, which cannot be fully quantified in terms of monetary value. For example, the joy and satisfaction expressed by scientists on receipt of requested literature cannot be expressed in this paper. However, the following expressible advantages can be identified.

a) Awareness and accessibility to recent literature

By using the CD-ROM, beneficiaries became aware of both current and retrospective literature, which are requested from SAIAB Library.

b) Building up a strong reprint collection

By participating in the project, the NIFFR Library has been able to build up a strong reprint collection, which hitherto was growing at a snail’s pace. Because of the increasing volume of the reprint collection, it became necessary to devise a better way of exploiting it. Thus a Fisheries Reprint Database was created using the WINISIS software.

c) Strengthening the Nigerian Fisheries and Aquatic Sciences Database

It was discovered that publications on Nigerian fisheries are more numerous outside the country and that there is little or no awareness of many of them in Nigeria. To solve this problem NIFFR Library started a special collection, Nigerian Fisheries and Aquatic Sciences, which the project has facilitated to growth at a greatly accelerated rate.

d) Making the library relevant in information provision

The project has enhanced the relevance of the library as a major source of information. More scientists now seek the assistance of the library than ever before. It is no longer “the Library has nothing new to offer”.

e) Enhancing the quality of staff publications

The impact of the literature received and disseminated and the extended abstracts from ABAFR have enhanced the quality of publications and the scientists are now citing current literature.

f) Development of the global ‘Invisible College’

Most of the articles cited in ABAFR have postal and e-mail addresses which enable the scientists to have direct contact with the authors. In addition to the exchange of reprints, discussions have been established on subjects of common interest.

A REGIONAL AND NATIONAL FISHERIES INFORMATION NETWORK AS A SOLUTION TO THE PROBLEM

Regional network

An Information Exchange Network (IEN), which is the focus of discussion at the Workshop, means the coming together on a voluntary basis of a group of individuals or institutions with the sole objective of exchanging information on themes of professional interest in a cost effective way (Nelson and Farrington, 1994). This definition most appropriately describes the reason for our coming together. In networking, different activities are embraced by each participating component. This means that for effective networking, the roles must be clearly defined amongst the participating institutions. This further suggests that a network is reciprocal in execution and that each component must have something, no matter how little, to contribute towards achieving the central objective. It is therefore a collaborative process with a theme of common interest, in our case fisheries information, and the common aims should be:

• to ensure that well developed fisheries libraries help the less developed;

• to exchange fisheries publications;

• to effect bibliographic control of African fisheries literature;

• to ensure adequate coverage of African fisheries literature in international alerting services;

• to create awareness for fisheries literature through the distribution of CD-ROMs to the participating institutions and

• to exchange knowledge and expertise between participating members.

Roles of the participants

Three distinct groupings will emerge in a regional network. In the evolving FAO/SAIAB initiative, these are: coordinating centre, participating centres and advisory centre. The roles of each must be clearly defined in order for the participants to know what is expected of them:

• Coordinating centre (SAIAB)

  Acting as the depository centre which will maintain and make available fisheries documents published in Africa, which have been supplied by participants;

  Providing current awareness for participating institutions, including disseminating details of newly deposited African publications;

  Providing details of other new sources of information on fisheries, in particular in Africa;

  Meeting information requests from participating libraries;

  Making available to participating libraries relevant bibliographic materials.

• Participating centres (member libraries)

  Depositing a copy of fisheries publications from respective countries to the coordinating centre;

  Collating requests from fisheries scientists within the country and contacting the coordinating centre for acquisition;

  Creating awareness of literature received for relevant fisheries organizations within the country.

• Advisory centre (FAO Fisheries Department)

  Enhance sustainability of the project through the sourcing of funds;
  Provision of ASFA and ABAFR databases to participating libraries;
  Assisting in the organization of periodic meetings and workshops.

ANNEX 1

Réseau d’échange d’information sur les pêches et l’aquaculture en Afrique

par

Amady Sow
Institut mauritanien de recherche océanographique et des pêches
Nouadhibou, Mauritanie

INTRODUCTION

L’information en général et celle scientifique et technique en particulier est devenue un facteur essentiel de la vie des peuples. Elle concerne également l’évolution des sociétés ainsi que les rapports entre les nations. Elle constitue un élément clé de la prise de décision aux niveaux les plus divers. Aucune action ne serait entreprise sans elle. Or ce produit fini subit plusieurs étapes de transformations que seuls maîtrisent les spécialistes du domaine que sont les documentalistes, les bibliothécaires et les archivistes.

Ainsi dit, le rôle joué par ces spécialistes dans les administrations, les universités, les instituts de recherches, les entreprises et la vie sociale de tous les jours ne sont plus à démontrer. Ils sont devenus les collaborateurs immédiats des décideurs étant entendu que le bon gestionnaire est celui là qui prend les bonnes décisions au bon moment et cette bonne décision découle de la bonne information que seuls peuvent fournir les spécialistes de l’information scientifique et technique. Le bon planificateur ne saurait échapper à cette règle au risque de faire une planification à l’aveuglette et de prendre des décisions hâtives et hasardeuses.

CONTEXTE

La pêche constitue l’un des secteurs de l’économie les plus prometteurs des états en développement à vocation maritime, en outre les produits halieutiques constituent pour plus de 80 pour cent à l’apport en protéine animale des pays de l’Afrique de l’ouest.

Dans beaucoup de régions de l’Afrique de l’ouest, pour une raison ou pour une autre, la pêche à elle seule n’arrive pas à satisfaire les demandes en poisson. Là où toute tentative d’augmentation de la production risque d’entraîner une surexploitation et des déséquilibres catastrophiques de l’écosystème, la pisciculture reste la seule alternative.

Le développement et la bonne gestion des ressources halieutiques sont en grande partie tributaire de la qualité des recherches effectuées et de l’information disponible. Or, les chercheurs et les décideurs de l’Afrique rencontrent d’énormes problèmes au niveau des sources d’information et de l’accès aux documents primaires. Ce fait a été vivement déploré par plusieurs scientifiques lors des conférences et groupes de travail.

Les causes de ces difficultés sont multiples:

• Absence ou faible développement des échanges de documents entre les différents organismes en Afrique.

• Faible diffusion de certains documents pouvant cependant présenter une grande importance (rapports, comptes-rendus).

• Formation souvent insuffisante ou inadéquate des agents responsables de la documentation.

Pour pallier à ces obstacles d’accès à l’information, la création d’un Réseau d’échange d’information sur la pêche et l’aquaculture en Afrique (REIPA) est très importante.

DESCRIPTION DU RÉSEAU

Objectifs

Le REIPA aura pour objectif de contribuer au développement de la pêche en Afrique:

• Signaler et fournir aux chercheurs, développeurs et décideurs en Afrique, l’information indispensable à l’accomplissement de leur tâche.

• Promouvoir l’échange de documents et de données bibliographiques entre différents organismes de la sous- région travaillant dans le secteur de la pêche.

• Instaurer un dialogue fécond entre bibliothécaires/documentalistes et utilisateurs de l’information.

But

Le but visé est de pouvoir répondre aux difficultés d’information que les chercheurs, décideurs et gestionnaires des systèmes de pêche rencontrent dans leur travail de chaque jour et qui consiste à savoir si l’information dont on a besoin existe, si oui qui la détient et comment l’obtenir.

Pour cela le réseau doit prendre en compte les points suivants:

• La création d’un mécanisme des protections des résultats de la recherche. Pour cela, il va falloir instaurer une unité centrale de documentation qui va centraliser les publications et données bibliographiques des différents organismes membres du réseau.

• Connexion à Internet pour les organismes qui n’en disposent pas.

• La participation et l’accès aux bases de données internationales par le biais d’Internet.

• L’organisation annuelle d’une réunion pour le suivi des activités dans les bibliothèques.

• Mettre en place un programme de formation continue afin de répondre à ces besoins.

Structure du réseau

Le réseau sera structuré de la façon suivante:

• Les unités documentaires spécialisées.
• L’unité documentaire de coordination.

Les unités documentaires spécialisées

Fonction

Documenter le chercheur afin de mieux le situer dans sa sphère d’évolution et diffuser son information, telle doit être la préoccupation essentielle des unités spécialisées de documentation.

Il s’agit donc pour les documentalistes, de faire un choix assez sélectif des documents à exploiter.

Les activités suivantes devront s’exécuter dans ces unités:

• Organisation du fonds documentaire propre.

• Sélection des documents et dépouillement des bulletins et revues scientifiques.

• Transmission de deux exemplaires de toutes les publications scientifiques des instituts, à l’unité centrale de coordination.

• Traitement, recherche et diffusion de l’information.

• Envois de documents ou de CD-ROM dans le cadre des échanges à tous les membres du réseau.

L’unité documentaire centrale de coordination

Fonction

• Mettre en œuvre un système de traitement de l’information, compatible avec les systèmes nationaux, régionaux et internationaux d’information sur l’océanographie et la pêche.

• Harmonisation des outils de travail (logiciels et autres).

• Identifier les types d’informations à collecter aux institutions membres du réseau.

• Assurer le partage des tâches entre différentes unités de documentation afin éviter les doubles emplois (dépouillement des périodiques, etc.).

• Fusionner dans sa base centrale les données reçues de l’ensemble des unités spécialisées.

• Assurer la gestion des profils (DSI) et leur diffusion en fonction des opérations de recherche.

• Centraliser et diffuser l’information à tous les membres.

• Favoriser la création de contenus africains par la numérisation des documents et techniques.

• Développer une dynamique de formation au sein du réseau en organisant des recyclages de mise à niveau de ces membres.

RÉSULTATS ATTENDU

Les différents résultats attendus pour le développement du REIPA sont les suivants:

• D’améliorer le rôle que jouent les bibliothèques, les centres de documentation et autres organismes de même nature dans la gestion de l’information sur les pêches.

• De mettre en place un cadre de coopération entre les membres et les institutions.

• De faciliter l’accès à l’information sur les pêches et les ressources halieutiques.

• De favoriser le développement de la profession.

IMPACT DU RÉSEAU SUR LE DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUE DE NOS ÉTATS

• Développement et bonne maîtrise de l’information par les structures chargées de la collecte et traitement de cette information.

• Echange d’expérience entre les différents partenaires.

• Tirer le meilleur parti des ressources halieutiques disponibles.

• Favoriser le développement de nos armements nationaux respectifs.

• Améliorer la consommation des ressources halieutiques dans nos différents pays, par une meilleure distribution des produits de la pêche.