FC 100/7(iii)

Comité financier

Ci-joint pour information des membres du Comité financier les états financiers du Groupement d'achats du personnel de la FAO pour 2001.

FONDS DU GROUPEMENT D'ACHATS DU PERSONNEL DE LA FAO
OPINION DU COMMISSAIRE AUX COMPTES
ÉTATS FINANCIERS DE L'EXERCICE ALLANT DU
1er JANVIER AU 31 DÉCEMBRE 2001

J'ai examiné les états financiers figurant aux pages 1 à 10 ci-jointes, comprenant le bilan, le compte de résultats, la situation des liquidités et les notes relatives aux états financiers du Fonds du Groupement d'achats du personnel de la FAO pour l'exercice financier clos le 31 décembre 2001. Ces états financiers relèvent de la responsabilité de l'administration du Groupement d'achats du personnel, agissant au nom du Directeur général de la FAO. Ma tâche consiste à exprimer une opinion sur ces états financiers, sur la base de la vérification.

La vérification a été menée conformément aux normes communes de vérification des comptes du Groupe des vérificateurs externes des comptes de l'Organisation des Nations Unies, des institutions spécialisées et de l'Agence internationale de l'énergie atomique. Ces normes stipulent que la vérification doit être préparée et menée de façon à obtenir une assurance raisonnable que les états financiers ne contiennent pas d'erreurs matérielles. La vérification comprend l'examen, par sondage, des pièces justificatives à l'appui des montants et renseignements figurant dans les états financiers. La vérification comprend aussi une évaluation des principes comptables utilisés et de la présentation générale des états financiers.

À la suite de cette vérification, j'estime que les états financiers donnent une image fidèle de la situation financière du Fonds du Groupement d'achats du personnel au 31 décembre 2001 et des résultats de ses opérations pendant cette période, qu'ils ont été établis conformément aux principes comptables énoncés, et que les opérations ont été conformes au règlement financier et aux décisions des organes délibérants de la FAO.

Michèle Coudurier
Directrice
pour le Premier Président de la Cour des comptes
de la République française
Commissaire aux comptes

10 Juillet 2002

FONDS DU GROUPEMENT D'ACHATS DU PERSONNEL

I. État des recettes et des dépenses
pour l'exercice prenant fin au 31 décembre 2001

(en milliers de lires)

Les notes de 1 à 13 font partie intégrante de ces comptes

FONDS DU GROUPEMENT D'ACHATS DU PERSONNEL

II. Bilan au 31 décembre 2001

(en milliers de lires)

Les notes de 1 à 13 font partie intégrante de ces comptes

FONDS DU GROUPEMENT D'ACHATS DU PERSONNEL

III. Situation des liquidités pour l'exercice prenant fin le 31 décembre 2001

(en milliers de lires)

Les notes de 1 à 13 font partie intégrante de ces comptes

FONDS DU GROUPEMENT D’ACHATS DU PERSONNEL
COMPTES POUR L’EXERCICE PRENANT FIN LE 31 DÉCEMBRE 2001
NOTES RELATIVES AUX COMPTES

1. Récapitulation des principes comptables

1. Méthode comptable

Les comptes ont été établis selon la méthode de l'exercice.

2. Amortissement

L'amortissement est calculé selon la méthode linéaire: on échelonne le coût de l'actif immobilisé sur la durée de vie utile, estimée à cinq ans. L'amortissement des éléments d'actif nouveaux pour la première année est calculé sur la base du nombre effectif de mois de service de ces éléments.Note: reconnaissant que l’Organisation estime à quatre ans la durée de vie utile de tout le matériel informatique, l’amortissement de tout le matériel informatique du Groupement d’achats est calculé selon une méthode linéaire de quatre ans en 2001.

3. Coût des biens vendus et des stocks

Les stocks sont évalués au prix coûtant ou à la valeur réalisable nette, le chiffre le moins élevé étant retenu. Les coûts comprennent les montants passés par profits et pertes, le coût des marchandises, du transport, du dédouanement et des primes d'assurance. Les stocks sont évalués sur la base du principe "premier entré, premier sorti".

4. Devises

L'actif et les obligations en monnaies autres que la lire italienne ont été convertis au taux de change opérationnel de l’ONU en vigueur au 31 décembre 2001. Les recettes et dépenses ont été comptabilisées au taux de change en vigueur à la date des opérations. Toute différence de change entre la date du paiement et celle de la réception est imputée sur le compte profits et pertes.

2. Dépenses de personnel

1. Les dépenses de personnel reflètent les montants des fiches de paie, tels qu'établis par la FAO. La provision pour indemnités de cessation d'emploi est comptabilisée séparément comme le montre la note 4.

Les montants figurant sur les fiches de paie incluent les traitements des fonctionnaires du Groupement d'achats du personnel, notamment les deux fonctionnaires de la catégorie des services généraux qui s'occupent des privilèges liés aux importations de véhicules. Leur coût est compensé par la marge bénéficiaire sur les bons d'essence, ce qui garantit ainsi que les clients du Groupement d'achats qui n'ont pas droit aux bons d'essence ne subventionnent pas les services du Bureau d'importation des véhicules.

Conformément à la description de leur emploi, le gérant du Groupement d'achats du personnel et son adjoint consacrent une part de leur temps à la supervision des activités de restauration.

Il convient de noter que les dépenses de personnel ont augmenté de 8,3 pour cent en 2001, même s'il n'y a pas eu d'augmentation des effectifs du Groupement d'achats. Cette augmentation est due d’abord aux obligations accumulées au titre du Plan d’assurance-maladie après la cessation de service, dont les montants ont été communiqués au Groupement d’achats à la fin de 2001 et au début de 2002 et ensuite, du fait que la direction du Groupement d'achats ait décidé de créer un Fonds pour les sommes dues au personnel des services généraux au titre du coefficient linguistique en attendant une décision du Tribunal administratif de l’OIT.

2. Ventilation des dépenses de personnel:

3. Les frais d'exploitation comprennent un montant de 48 000 000 lires facturé par la FAO pour les services de sécurité en 2001.

3. Remboursement des dépenses d’appui de la FAO

La Conférence de la FAO, à sa vingt-cinquième session (11 au 30 novembre 1989) a décidé que le Groupement d'achats rembourserait à la FAO tous les services qu'elle lui fournirait et que, dorénavant, les coûts effectifs correspondants lui seraient imputés sur une base estimative. Le remboursement des dépenses d'appui de la FAO est ainsi ventilé:

4. Provision pour indemnités de cessation d'emploi

À sa dix-huitième session (17-22 mai 1954), le Comité de contrôle financier a décidé d'établir une réserve pour couvrir le coût des indemnités de cessation d'emploi. Par la suite, le Comité financier de la FAO, à sa soixante et unième session (14-25 septembre 1987), a décidé que le niveau du Fonds de réserve pour indemnités de cessation d'emploi serait fixé à 75 pour cent des obligations probables au titre des primes de rapatriement et des congés annuels accumulés. A sa soixante-quatorzième session (14-22 septembre 1992), le Comité financier a décidé, étant donné que le Groupement d'achats du personnel est une unité autonome sur le plan financier qui ne doit pas compter sur l'appui de l'Organisation, que les réserves nécessaires devraient être accumulées pour couvrir intégralement les engagements connus, conformément aux principes comptables généralement acceptés appliqués aux entreprises commerciales.

Mouvements de la Réserve pour indemnités de cessation d'emploi pendant l'exercice:

5. Recettes

Autres recettes

*Valeur de reprise des équipements du magasin

6. Fonds d'aide sociale du personnel

Conformément à la Résolution 18/93 de la Conférence, à compter de l’exercice prenant fin le 31 décembre 1992, le pourcentage du chiffre d’affaires total versé au Fonds d’aide sociale du personnel est porté à 1 pour cent.

La composition de la contribution au Fonds d’aide sociale du personnel au 31 décembre 2001 et les mouvements pour l’exercice prenant fin à cette date étaient les suivants:

7. Fonds de roulement

À sa sixième session (19 novembre - 6 décembre 1951), la Conférence de la FAO a décidé que le Groupement d'achats créerait un fonds pour l'achat de stocks, dont le remboursement s'effectuerait avec le produit de la vente de ces stocks.

À sa quatre-vingt-douzième session (3-5 novembre 1987), le Conseil a décidé de maintenir le Fonds de roulement à 12 pour cent du chiffre d'affaires annuel. Par la suite, le Comité financier a décidé, à sa soixante-douzième session (16-26 septembre 1991), de porter le niveau du Fonds de roulement de 12 à 13 pour cent du chiffre d'affaires.Mouvements du Fonds de roulement pendant l'exercice:

8. Excédent non affecté

Mouvements de l'excédent non affecté pendant l'exercice:

9. Liquidités en banque et en caisse

Ventilation des liquidités en banque et en caisse:

10. Stocks

Ventilation des stocks:

11. Actif immobilisé

12. Pertes et profits

La composition du compte des pertes et profits au 31 décembre 2001 était la suivante:

À partir du 31 décembre 1999, les montants passés par pertes et profits ont été incorporés dans le coût des marchandises, conformément à la recommandation formulée lors de la vérification des comptes.

13. Situation des liquidités

1. Différences entre l'excédent d'exploitation et les entrées/(sorties) nettes de liquidités provenant des activités d'exploitation

2. Analyse des modifications des liquidités

RAPPORT DU COMMISSAIRE AUX COMPTES

FONDS DU GROUPEMENT D'ACHATS DU PERSONNEL DE LA FAO
ÉTATS FINANCIERS 2001

Généralités

1. Le Groupement d'achats du personnel de la FAO a été créé en 1951 pour faciliter l'importation hors taxes de certains produits par les fonctionnaires internationaux de l'Organisation en exécution des dispositions de l'Article XII, Section 27 (j) (ii), et de l'Annexe D de l'Accord de siège conclu entre le Gouvernement de la République italienne et la FAO. Depuis le 1er décembre 1971, tous les fonctionnaires de la FAO ont accès au Groupement d’achats, à la suite d’un échange de lettres avec le Gouvernement italien qui précisaient que les quantités de marchandises à importer seraient calculées en fonction du nombre total de fonctionnaires de la FAO.

2. Bien que le Groupement d’achats soit partie intégrante de la FAO, ses comptes ne sont pas consolidés avec ceux de l'Organisation pour l’exercice biennal. Ils sont publiés annuellement dans des états financiers distincts présentés en lires italiennes, pour la dernière fois. Ces états relèvent de la responsabilité de la direction du Groupement d’achats, au nom du Directeur général de la FAO. Mon devoir est d’exprimer une opinion sur ces états financiers, sur la base de la vérification réalisée conformément aux normes communes du Groupe des vérificateurs externes des comptes de l’Organisation des Nations Unies, de ses institutions spécialisées et de l’Agence internationale de l’énergie atomique.

Chiffres d’affaires

3. En 2001, le Groupement a réalisé un chiffre d'affaires de 22,6 milliards de lires, soit une hausse de 1,2 milliard, ou 5,7 pour cent par rapport à l’an passé.

Dépenses d’exploitation

4. Les dépenses de personnel s'élevaient à 3,1 milliards de lires en 2001, soit une hausse de 8,2 pour cent par rapport à 2000. Comme indiqué dans la note 2a des états financiers, cette hausse n’est pas due à une augmentation des effectifs du Groupements d'achats mais à l’accumulation des engagements de dépense. Comme indiqué dans la note 2b un montant de 103 861 000 lires correspond aux obligations au titre de l’Assurance-maladie après la cessation de service et 108 947 000 lires, aux sommes dues aux agents des services généraux au titre du coefficient linguistique. Ces montants comptent pour 87% des augmentations totales des dépenses de personnel.

Présentation du bilan et de l'état des recettes et dépenses

5. Comme pour l'an dernier, les actifs sont désormais présentés par ordre de liquidité décroissante, conformément aux normes comptables des Nations Unies. Ils avaient atteint 5,1 milliards de lires au 31 décembre 2001, soit une augmentation de 0,5 milliard de lires par rapport à l’an dernier.

Inventaire

6. Les stocks de marchandises s'élevaient à 3,28 milliards de lires à la fin 2001, et représentaient 64 pour cent du total des actifs. Le décompte matériel des stocks au 31 décembre 2001 a révélé que le stock effectif avait une valeur inférieure de 23,4 millions de lires à ce qu'il aurait dû être selon l'inventaire permanent. Les pertes sur les stocks en 2001 sont restées à peu près les mêmes qu'en 2000 (22,5 millions de lires).

Financement du Fonds de roulement

7. En 2001, les opérations se sont soldées par un excédent net de 336,4 millions de lires. Étant donné qu’il a fallu allouer pour la même année 159,3 millions de lires au Fonds de roulement pour le maintenir à 13 pour cent du chiffre d'affaires annuel, conformément à une décision de la soixante-douzième session du Comité financier, le montant transféré de l'excédent non affecté a atteint 177,1 millions de lires. De ce fait, cet excédent est passé de 248 millions de lires au 31 décembre 2000 à 425 millions de lires au 31 décembre 2001.

Consolidation des comptes du Groupement d’achats du personnel dans les états financiers de la FAO

8. Depuis l’exercice 1994-95, les états financiers de la FAO regroupent toutes les opérations de l’Organisation, quelles que soient leurs sources de financement (Budget ordinaire ou contributions volontaires). Toutefois, les comptes de la FAO ne sont pas entièrement consolidés étant donné que les activités non essentielles comme celles du Groupement d’achats (et de la Mutuelle de crédit) sont encore présentées séparément. Je n’ai pas soulevé la question précédemment car j’estimais qu’il y avait des priorités bien plus urgentes pour l’Organisation. La question a été soulevée par la Vérification interne des comptes, en 2001, qui estimait qu'il suffisait qu’une communication apparaisse dans les états financiers de la FAO, indiquant que les comptes du Groupement d’achats du personnel (et de la Mutuelle de crédit) n’étaient pas consolidés et seraient présentés séparément. Je m’associe à cette recommandation, qui devrait être appliquée pour les comptes 2000-01 de la FAO.

9. J’estime toutefois qu’à l’avenir, les comptes du Groupement d’achats (et de la Mutuelle de crédit) devraient être incorporés à ceux de la FAO afin de produire des états financiers véritablement consolidés. On a fait valoir que le principe comptable de la primauté de la substance sur la forme justifierait la présentation d'états financiers séparés pour les activités non essentielles de l'Organisation. Je pense, quant à moi, que le Groupement d'achats du personnel fait partie intégrante de l'Organisation et qu'en dernière analyse, la responsabilité finale en cas de défaillance du Groupement d’achats revient à l'Organisation. À mon avis, cela justifierait la consolidation des comptes du Groupement d'achats dans ceux de la FAO.

10. Mon point de vue n'a pas été partagé par la direction du Groupement d’achats. Les arguments suivants ont notamment été avancés:

• s'il est vrai que les employés du Groupement d'achats font ''partie intégrante de la FAO'' (ils sont en fait des employés de la FAO), on ne peut pas en dire de même du Groupement d’achats. Toutes ses recettes découlent des dépenses personnelles des fonctionnaires et il ne fait pas partie officiellement de l’Organisation. Si la FAO tire profit du Groupement d’achats pour certaines fonctions officielles (par exemple elle ne paie pas les services fournis par le Chargé de liaison pour les activités de restauration ou par le Bureau d’importations des véhicules), le Groupement d’achats est en fait complètement indépendant de l’Organisation sur le plan financier. En outre, presque toutes les opérations et procédures financières du Groupement d'achats (établissement du budget, achat des marchandises, paiement des fournisseurs, etc.) s'effectuent séparément de l'Organisation.
• en cas de défaillance, il y a un Fonds de roulement (actuellement fixé à 13% du chiffre d’affaires annuel) pour s’acquitter des obligations financières. La FAO ne serait responsable que de réaffecter les fonctionnaires titulaires de nominations à titre permanent. En conséquence, l'Organisation n'aurait que des obligations limitées.

À mon avis, la décision de consolider les comptes ou non doit toutefois être prise par les Organes directeurs. Je recommande donc de demander l’avis du Comité financier sur cette question.

Remerciements

11. Je tiens à remercier le Directeur général et le personnel de l'Organisation pour la coopération et l'assistance qu'ils m'ont apportées pendant ma vérification.

Michèle Coudurier
Directrice,
pour le Premier Président de la Cour des comptes
de la République française
Commissaire aux comptes

10 juillet 2002