CL 123/23


Conseil

Cent vingt-troisième session

Rome, 28 octobre – 2 novembre 2002

Rapport de la cent unième session du
Comité financier
Rome, 7 et 8 octobre 2002

Table des matières

 

RAPPORT DE LA CENT UNIÈME SESSION DU COMITÉ FINANCIER

7 et 8 octobre 2002

 

INTRODUCTION

1. Le Comité financier a soumis au Conseil le rapport ci-après sur sa cent unième session.

2. Ont participé à la session les représentants suivants:

     Vice-Président: M. Anthony Beattie (Royaume-Uni)
     Membres: M. Antonio A. Plaza Jiménez (Chili)
Mme Carolee Heileman (États-Unis d'Amérique)
M. Fumihiro Kabuta (Japon)
Mme Fatimah Hasan J. Hayat (Koweït)
M. Adnan Bashir Khan (Pakistan)
Mme Perpetua M. Simon Hingi (République-Unie de Tanzanie)
M. Alassane Wele (Sénégal)
M. Rolf Gerber (Suisse)

3. Le Comité a pris acte du fait que M. Alassane Wele avait été désigné pour achever la partie du mandat du Sénégal restant à courir au Comité financier.

4. Le Vice-Président a informé le Comité que M. Humberto Molina Reyes (Chili), Président du Comité financier et M. Eiji Suzuki (Japon), ne pouvaient malheureusement pas assister à la session. Il a noté que M. Antonio A. Plaza Jiménez avait été désigné comme représentant du Chili en l'absence de M. Molina Reyes et que M. Fumihiro Kabuta avait été désigné pour représenter le Japon en l'absence de M. Suzuki.

5. Lorsqu'il a adopté son ordre du jour, le Comité a rappelé qu'à sa dernière session, le Programme alimentaire mondial (PAM) n'avait pas communiqué tous les documents requis dans les différentes langues pour l'examen des questions intéressant le Programme. En conséquence, le Comité financier a décidé de convoquer cette session extraordinaire afin de pouvoir examiner comme il convient les points de l'ordre du jour intéressant le PAM avant la prochaine session de son Conseil d'administration. Il a également rappelé que les dépenses afférentes à cette session extraordinaire seraient prises en charge par le PAM.

ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR ET DU CALENDRIER DES TRAVAUX
(docs. 101/1 et FC 101/INF/1)

6. Le Président a ouvert la séance en rappelant au Comité qu'aux termes de l'article XIV, paragraphe 4 du Statut du PAM "Pour toutes les questions touchant la gestion financière du PAM, le Conseil prend avis auprès du Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB) de l'Organisation des Nations Unies et auprès du Comité financier de la FAO".

RAPPORT SUR L'EXÉCUTION DU BUDGET (2000-2001)
(doc. WFP/EB.3/2002/5-B/1)

7. Le Comité, ayant examiné le Rapport sur l'exécution du budget 2000-2001 (WFP/EB.3/2002/5-B/1) qui lui était soumis pour débat et recommandations au Conseil d'administration, en a pris note et s'est déclaré satisfait de la présentation claire et transparente du rapport. Il a noté que ce rapport serait désormais incorporé dans le Rapport annuel sur la gestion.

8. Après l'exposé d'introduction du Sous-Directeur exécutif pour l'administration, le Comité a demandé et obtenu du Secrétariat des éclaircissements sur les point suivants:

  1. Différence entre le rapport sur l'exécution du budget et le rapport du Directeur exécutif inclus dans les comptes vérifiés et motif d'établissement de ces deux rapports: Le Secrétariat a indiqué qu'il est nécessaire de soumettre ces deux rapports au Conseil d'administration. Le rapport sur l'exécution du budget, qui était autrefois soumis chaque année, l'est désormais tous les deux ans comme prévu à l'article VI, paragraphe 2(b)(iii) du Statut. Le rapport du Directeur exécutif faisait partie des comptes vérifiés soumis comme prévu à l'article XIV, paragraphe 6(b) du Statut. Le rapport du Directeur exécutif, présenté de sa propre initiative, exposait brièvement tous les aspects opérationnels importants de l'administration financière du Programme et regroupait les recommandations relatives aux questions financières qui étaient traitées dans les autres documents financiers présentés au Conseil d'administration.

  2. Application des économies d'échelle au transport maritime pour réduire les coûts et faire des économies: Le Secrétariat a fait observer que le PAM continuait de gérer les dépenses de transport en s'efforçant de les rationaliser et de profiter des économies d'échelle chaque fois que possible. Par exemple, pour toutes les activités de transport maritime ou autre, les petites expéditions étaient regroupées afin de réduire les coûts.

  3. Validité des montants budgétaires aux stades de la formulation et de la révision: Le Secrétariat a expliqué que les budgets opérationnels globaux de chaque catégorie d'activités étaient élaborés au moment de la présentation du budget initial. Ce budget initial avait été révisé à la fin de 2000 sur la base des données effectives concernant la première année de l'exercice et des estimations concernant la deuxième année et il avait été actualisé en conséquence. Toutefois, à l'échelon des projets, des révisions budgétaires plus fréquentes avaient été effectuées en temps réel. Le Secrétariat a reconnu que les choses pourraient s'améliorer dans ce domaine, notamment pour le suivi et la révision des budgets en temps opportun, et a expliqué que cette amélioration serait désormais possible grâce au Système mondial et réseau d'information du PAM (WINGS).

  4. Principes et justification de l'utilisation de ressources additionnelles pour les services administratifs et l'appui aux programmes (AAP):

  1. Le lien entre l'utilisation de ressources AAP supplémentaires et le volume des opérations:
    La proposition concernant l'utilisation de ressources AAP supplémentaires a été présentée au Conseil d'administration en même temps que le budget de l'exercice 2002-2003. La moitié environ des ressources AAP supplémentaires pouvaient être liées à l'augmentation du volume des opérations (par exemple personnel, analyse et cartographie de la vulnérabilité (ACV), interventions d'urgence, études de référence et communication); l'autre moitié de ces ressources, destinée essentiellement à l'amélioration des systèmes et à la sécurité du personnel, était indirectement liée à l'augmentation du volume des opérations mais elle devrait entraîner une amélioration du suivi des dépenses des projets.

  2. Estimation des recettes additionnelles disponibles avant l’augmentation de l’AAP:
    Secrétariat a expliqué que les ressources AAP supplémentaires étaient approuvées par le Directeur exécutif sur la base de l’estimation des recettes, lesquelles, toutefois, n’étaient reçues qu’après la fin de l’exercice biennal.

9. Le Comité a pris note de la baisse continue des contributions en faveur du développement; certains membres s’en sont déclarés particulièrement préoccupés. Il a été estimé que cette baisse aurait, entre autres conséquences, des répercussions importantes sur l’ensemble de la mission du PAM et sur sa stratégie; d’une manière plus générale, elle pouvait comporter des risques potentiels pour l’avenir du Programme.

10. Dans sa conclusion, le Comité a jugé qu’il était nécessaire de rationaliser la présentation des informations financières présentées au Conseil d’administration.

COMPTES VÉRIFIÉS DE L'EXERCICE BIENNAL 2000-2001
(doc. WFP/EB.3/2002/5-A/1/1-5)

11. La représentante du Commissaire aux comptes a rappelé que le Président de la Cour des comptes avait présenté le rapport de vérification (qui figure dans la section II: Opinion du Commissaire aux comptes sur les états financiers vérifiés pour 2000-2001 et la section III: Rapport détaillé du Commissaire aux comptes) au Comité à sa centième session et avait attiré l'attention sur les points suivants:

  1. Le Commissaire aux comptes avait émis une opinion sans réserve concernant les états financiers du PAM.
  2. Le rapport détaillé comprenait 36 recommandations et une annexe sur les résultats de l'étude du processus de décentralisation.
  3. Les recommandations étaient classées par thèmes: questions financières (12), gestion de la trésorerie (12), processus de décentralisation (5) et mise en oeuvre du Programme d'amélioration de la gestion financière (FMIP) (7).
  4. Les recommandations étaient également classées selon leur priorité et la date à laquelle elles devraient être appliquées.

12. Concernant les principaux thèmes abordés par le Président de la Cour des Comptes devant le Comité à sa session antérieure, le Sous-Directeur exécutif a fait les observations suivantes:

  1. En ce qui concerne les opérations de trésorerie, le Président avait reconnu que les ressources en espèces dont il avait été fait don au Programme et/ou qui lui avaient été confiées avaient été gérées avec prudence et que des progrès avaient été accomplis sur la voie d'une amélioration de la gestion de la trésorerie et des activités connexes, notamment grâce aux mesures qu'avait adoptées le Secrétariat pour renforcer le suivi des performances des gestionnaires des placements et les dépenses afférentes aux placements. À cet effet, le Directeur exécutif avait créé un poste de chargé des placements et avait demandé au Conseil d'administration confirmation de cette décision.
  2. Le Secrétariat a souscrit aux observations du Président concernant le FMIP notamment pour ce qui est de la nécessité de poursuivre le travail sur les problèmes non réglés soulevés par le processus de transfert des données.
  3. S'agissant du processus de décentralisation, le Secrétariat est convenu avec le Président qu'il fallait effectuer des études comparatives adéquates avant de créer de nouveaux bureaux ou de les reconfigurer et que l'analyse des coûts et des avantages de la décentralisation devait être accélérée. Le Secrétariat est également convenu que le travail sur les contributions de contrepartie en espèces des gouvernements (CCEG) devait être poursuivi.

13. Aux termes de son exposé, le Secrétariat a exprimé ses remerciements au Premier Président de la Cour des comptes de la République française et a remercié le Directeur de l’équipe de vérification externe des comptes et les membres de l’équipe des analyses détaillées et approfondies qu’ils avaient réalisées au fil des ans.

14. Le Commissaire aux comptes s’est déclaré généralement satisfait des réponses données par le Secrétariat aux recommandations figurant dans son rapport de vérification des comptes de 2000-2001 et des suites données aux recommandations contenues dans son rapport pour 1998-1999, exception faite toutefois des CCEG et de l’analyse des coûts et des avantages de la décentralisation.

15. Lors des débats sur le rapport du Commissaire aux comptes, le Comité a noté les retards intervenus dans la préparation du document de la direction touchant les accords conclus avec les pays hôtes sur les CCEG, et l’explication du Secrétariat; celui-ci a en effet indiqué qu’entre temps, beaucoup de terrain avait été déblayé et que la question des CCEG serait abordée dans le cadre de l’examen des politiques de dotation en ressources et de financement à long terme, comme indiqué dans le document concernant les coûts d’appui indirects (CAI) (doc. WFP/EB.3/2002/5-C/1). Le Secrétariat a informé le Comité qu’il avait entamé l’analyse des coûts et des avantages de la décentralisation et que celle-ci serait présentée au Conseil d’administration en 2003.

16. Le Comité a relevé que le coût du FMIP était supérieur au coût estimatif initial et a pris note de l’explication du Secrétariat selon laquelle ces coûts correspondaient bien aux coûts de référence dans ce secteur et qu’ils découlaient d’un élargissement du champ d’application du FMIP, avec notamment l’ajout des modules de gestion des ressources humaines et des états de paie, qui n’étaient pas prévus à l’origine.

17. Au cours des débats sur la gestion et le placement des fonds du PAM, le Comité a demandé et reçu des éclaircissements sur le processus de sélection des gestionnaires des placements, la source des avis concernant le Comité des placements du PAM et la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies; il a également demandé au Commissaire aux comptes son opinion sur la gestion des placements du PAM. Le Commissaire aux comptes a expliqué que le Secrétariat suivait une politique de prudence qui ne maximisait peut-être pas les rendements des placements mais que ces derniers avaient néanmoins donné de bons résultats pendant l’exercice biennal 2000-2001. Le Comité s’est enquis de la ligne de conduite du PAM concernant la composition de son comité des placements. Le Secrétariat a expliqué que le fait que des représentants d’autres organisations des Nations Unies participent aux travaux de son comité des placements permettait, entre autres avantages, de mettre en commun les enseignements retirés des opérations et d’étudier de nouvelles possibilités de collaboration dans des domaines nouveaux.

18. Lors de l’examen des recommandations présentées par le Directeur exécutif au paragraphe 84 du document (WFP/EB.3/2002/5-A/1/1), le Comité s’est également reporté à d’autres sections des Comptes vérifiés de l’exercice biennal et à d’autres documents financiers (sur les soldes de trésorerie, les projets clos et le taux de recouvrement des CAI). Le Comité a demandé et reçu des éclaircissements sur les questions suivantes:

  1. Fonds d’équipement (paragraphe 84 e): Le Secrétariat a expliqué que ce fonds devait servir à financer l’amélioration des systèmes et des équipements qui dureraient plus longtemps qu’un exercice biennal et avaient un caractère permanent ou extraordinaire. Les coûts seraient imputés aux projets au fur et à mesure et les montants correspondants seraient affectés au fonds. Comme stipulé au Règlement financier, c’est le Conseil d’administration qui établit le fonds et décide de son utilisation.
  2. Fonds excédentaires provenant des projets antérieurs à 1996 pour lesquels des donateurs n’avaient pas pu être identifiés, représentant un total de 13,5 millions de dollars (paragraphe 84 g): Le Secrétariat a expliqué la nature de cet excédent et a confirmé que, dans le nouveau système, l’on ne se trouverait plus dans une situation telle que les soldes de fonds non dépensés ne puissent être imputés à un donateur.
  3. Base utilisée pour formuler le plan de dépenses proposé par le Directeur exécutif (tableau 13, paragraphe 81): Le Secrétariat a expliqué que sur les 200,25 millions de dollars de dépenses prévues, les projets et les programmes représentaient 180 millions de dollars, dont 20 millions de dollars pour rembourser le Fonds central autorenouvelable d’urgence. Les principaux critères utilisés pour répartir les crédits entre les catégories d’activités étaient l’urgence des dépenses et l’identification de projets qui ne disposaient pas des fonds nécessaires à leur exécution. Le Secrétariat a également expliqué que les dates des dépenses effectives dépendaient de l’accord donné par les donateurs intéressés à la reprogrammation. L’autre principal élément de dépenses, sans être directement lié aux projets, était essentiel pour appuyer et suivre efficacement l’exécution des projets.

  4. Approbations rétroactives: Le Comité a insisté sur la nécessité de disposer d’un instrument approprié pour obtenir des approbations rétroactives et confirmation par le Conseil de dépenses spécifiques. Il a proposé que cette question soit examinée dans le cadre du projet sur la gouvernance du PAM.

19. Le Commissaire aux comptes sortant a indiqué les principaux risques auxquels le Programme risquait d’être confronté, à savoir:

  1. Au cours des quelques dernières années, le Programme avait dû à faire face à un certain nombre de défis extérieurs et avait connu plusieurs changements d’importance, en particulier une augmentation remarquable de ses ressources, la mise en œuvre du FMIP, l’introduction des nouvelles politiques de dotation en ressources et de financement à long terme et la décentralisation de ses opérations. La nécessité de concilier ces changements et la stabilité des opérations supposaient un risque qui exigerait une approche différente. Le Programme devrait s’adapter à cette nouvelle situation.
  2. Pour ce qui était des flux de trésorerie, le Programme se trouvait dans une position financière solide. Il se pourrait toutefois qu’il ait à s’adapter à une période marquée par une diminution des ressources. Il fallait donc être davantage en mesure d’établir des projections plus précises des recettes, en tenant compte des similitudes avec les autres organismes des Nations Unies.
  3. Il fallait achever certains projets touchant les systèmes, par exemple les modules WINGS de gestion des ressources humaines et des états de paie. Ces développements du système pouvaient intéresser d’autres organismes des Nations Unies.

20. Au cours des débats sur les risques auxquels était confronté le Programme, le Comité a noté la baisse des ressources mises à disposition des activités de développement; l’accent plus marqué mis sur les opérations d’urgence; les conditions risquées dans lesquelles le personnel en poste dans des lieux d’affectation pénibles devait travailler, aux dépens de leur vie personnelle et de leur vie familiale. Les pays sans gouvernement ou infrastructure viables présentaient une plus grande complexité, ce qui compliquait les opérations et pouvait avoir des répercussions sur les coûts et les stratégies. Le Secrétariat a brièvement expliqué qu’une étude approfondie des politiques du personnel du PAM avait été réalisée et qu’elle serait présentée à la direction du PAM en octobre.

21. Le Comité est d’avis que, compte tenu des divers défis auxquels est confronté le PAM, le Conseil d’administration voudra peut-être demander une première étude de ces risques et des moyens d’y faire face.

22. Après avoir examiné les autres documents et les recommandations connexes, le Comité a analysé les recommandations formulées par le Directeur exécutif au paragraphe 84 de la section I des Comptes vérifiés de l'exercice biennal et a décidé de recommander au Conseil d'administration d'en prendre note ou de les approuver, selon qu'il conviendrait, sauf dans le cas du point f), où le Comité recommandait au Conseil d'"approuver" plutôt que de "confirmer" le financement du déficit de 40,7 millions de dollars du budget AAP.

RAPPORT FINAL SUR LES SOLDES DE TRÉSORERIE DU PAM (doc. WFP/EB.3/2002/5-D/1)

23. Le Sous-Directeur exécutif pour l'administration a présenté le rapport final sur les soldes de trésorerie, qui faisait suite au rapport sur le niveau des placements financiers et politique de placement du PAM soumis au Comité et au Conseil d'administration en février 2002. Le solde de trésorerie du Programme au 31 décembre 2001 se montait à 905 millions de dollars, dont 325,7 millions de dollars non liés à des projets et 579,3 millions de dollars pour l'exécution de projets.

24. Sur la base de l'analyse du niveau actuel des liquidités et du schéma des recettes et des dépenses du Secrétariat, il avait été établi que le niveau approprié des liquidités devrait représenter l'équivalent de trois mois de dépenses opérationnelles plus les réserves, soit 360,3 millions de dollars. En comparaison du solde des liquidités disponibles pour des projets au 31 décembre 2001, il y avait un excédent de trésorerie de 219 millions de dollars, imputable, pour l'essentiel, aux soldes de 77,6 millions de dollars de fonds non dépensés pour des projets clos et achevés, qu'il était proposé de reprogrammer ou de rembourser aux donateurs intéressés, ainsi qu'à 161,8 millions de dollars de liquidités disponibles pour programmation et allocation.

25. Le Secrétariat est convenu d'améliorer les prévisions des liquidités comme l'avait recommandé le Commissaire aux comptes. Les prévisions qui avaient été présentées étaient fondées principalement sur une étude des tendances passées, mais que l'on s'était efforcé aussi d'établir des projections des décaissements futurs et l'on s'employait actuellement à introduire les fonctionnalités du système WINGS qui avaient été mises au point aux fins des prévisions de liquidités. Le Secrétariat a expliqué que certains des soldes en question provenaient de projets clos et achevés et que leur utilisation immédiate réduirait le niveau des liquidités du Programme. Le Secrétariat a néanmoins souligné que cela dépendrait principalement des décisions que prendraient les donateurs intéressés et des délais dans lesquels ils les feraient connaître.

26. À l'issue de ses débats, le Comité a décidé de recommander au Conseil d'adopter le projet de décision proposé, mais a exprimé le désir de suivre les progrès réalisés en ce qui concerne la réduction du niveau des liquidités et l'accélération de la mise en oeuvre des projets.

RAPPORT FINAL SUR LES PROJETS CLOS AVANT 2001 ET TRANSFÉRÉS SOUS WINGS
(doc. WFP/EB.3/2002/5-E/1)

27. Le Sous-Directeur exécutif pour l'administration a présenté ce point de l'ordre du jour et a exposé les traits saillants du document. Le PAM appliquait des stratégies et des procédures appropriées pour faire en sorte que les projets soient clos conformément aux dates d'achèvement prévues. La mise en oeuvre de ces stratégies de transfert des données au système WINGS, ainsi qu'une analyse plus approfondie de la part de la direction, éviteraient, à l'avenir, toute accumulation de soldes de projets clos, laquelle avait un impact sur le niveau des liquidités du Programme.

28. À la demande du Comité, le Directeur du Bureau de la vérification externe des comptes a expliqué que la rationalisation des méthodes de clôture des projets aurait une incidence sur le solde des liquidités détenues par le Programme étant donné le temps qu'exigeaient des consultations avec les donateurs sur la reprogrammation desdits soldes et l'utilisation des fonds reprogrammés. Elle a ajouté que les soldes des fonds non dépensés pour des projets clos reflétaient des aspects tant négatifs que positifs, liés à la fois à l'établissement de budgets trop élevés et aux économies réalisées dans l'exécution des activités, et que le Secrétariat devrait s'attacher à régler ce problème à l'avenir.

29. Certains membres du Comité ont exprimé l'avis que les soldes non dépensés des projets clos pourraient permettre de reprogrammer des fonds en faveur d'activités de développement manquant de financements et a instamment demandé aux donateurs intéressés d'accélérer l'examen des propositions de reprogrammation. D'autres membres du Comité ont également évoqué la possibilité d'étudier d'autres concepts, nomenclature ou classement pour la catégorie des activités de développement.

30. Le Comité financier a décidé de recommander au Conseil d'administration d'adopter le projet de décision figurant au paragraphe 37 du document WFP/EB.3/2002/5-E/1.

RAPPORT FINAL SUR L'ANALYSE DU TAUX DE RECOUVREMENT DES COÛTS D'APPUI INDIRECTS (CAI) (doc. WFP/EB.3/2002/5-C/1)

31. Le Secrétariat a présenté le Rapport final sur l'analyse du taux de recouvrement des coûts d'appui indirects (CAI) (WFP/EB.3/2002/5-C/1) et les documents s'y rapportant en utilisant une présentation powerpoint qui était essentiellement fondée sur les "prochaines étapes" comme l'avait décidé le Conseil d'administration lors de l'examen préliminaire des CAI en mai (document WFP/EB.A/2002/6-A/1).

32. Le Comité a examiné les recommandations du Directeur exécutif figurant au paragraphe 173 du document et est convenu de porter les questions suivantes à l'attention du Conseil:

QUESTIONS DIVERSES

33. Le Président, au nom du Comité, a repris les éloges prononcés précédemment par le Secrétariat et a remercié la Cour des Comptes de la République française, Commissaire aux comptes sortant, des travaux qu’il a réalisés et des contributions précieuses qu’il a apportées au Comité ainsi qu’au PAM et à la FAO, au cours des huit dernières années.

34. Le Président a ensuite souhaité la bienvenue au National Audit Office (NAO) du Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord, nouveau Commissaire aux comptes. Il a observé qu’il attendait avec intérêt la contribution de NAO et ses observations sur les travaux du Comité, mais qu’il faudrait aussi envisager comment rationaliser la présentation des rapports de vérification et accroître la fréquence de leur soumission au Conseil, qui est actuellement d'un rapport tous les deux ans. Le Président a en outre informé le Comité que NAO exposerait au Conseil sa stratégie d’audit pour le PAM à sa session de février 2003.