LARC/04/INF/1

Organisation de la Conférence

1. La Conférence régionale de la FAO pour l’Amérique latine et les Caraïbes tiendra sa vingt-huitième session à l’hôtel Guatemala City Marriott, Ciudad de Guatemala (Guatemala), du 26 au 30 avril 2004. Le Comité technique de la Conférence se réunira les 26 et 27 avril 2004. La cérémonie d’ouverture de la session plénière aura lieu le 28 avril 2004 à 9 heures dans le Salón Las Naciones de l’hôtel Guatemala City Marriott.

2. Sauf décision contraire de la Conférence, l’horaire normal des séances sera de 8 h 30 à 13 heures et de 14 h 30 à 18 h 30.

3. Un programme des séances donnant des renseignements détaillés sur les travaux de la Conférence, le calendrier des séances, les points qui seront examinés et d’autres informations à caractère général sera distribué chaque jour.

4. Le calendrier provisoire (LARC/04/INF/2) et la liste provisoire des documents (LARC/04/INF/3) seront joints à la lettre d’invitation, de même que l’ordre du jour provisoire annoté (LARC/04/1). Ce dernier document ne deviendra définitif qu’au début de la Conférence, après approbation de l’ordre du jour définitif.

5. La FAO a nommé le Secrétaire de la Conférence (paragraphe 12), qui sera assisté par des membres du personnel de la FAO dont le nom et la fonction figureront sur une liste rendue publique le premier jour de la Conférence.

Langues de travail

6. L’interprétation simultanée sera assurée en anglais, en espagnol et en français. Les documents seront également publiés en anglais, espagnol et français.

Liaison avec la presse et information

7. Pendant la Conférence, l’attaché de presse du Bureau régional de la FAO, assisté par un fonctionnaire nommé à cet effet par le Gouvernement guatémaltèque, s’occupera des contacts avec la presse et de l’information du public.

8. Un bureau d’accréditation des journalistes sera ouvert dans les locaux de l’hôtel Guatemala City Marriott. Les journalistes sont priés de s’y présenter munis de deux photographies d’identité et d’une lettre d’affectation de leur employeur.

Documentation

9. Les documents de travail seront envoyés avant la Conférence à tous les gouvernements et organisations invités et pourront être consultés sur Internet à l’adresse http://www.rlc.fao.org/larc04. Les documents établis pendant la Conférence seront mis à la disposition des participants au comptoir de distribution des documents situé à l’entrée du Salón Las Naciones. Le personnel affecté à ce comptoir distribuera également la correspondance et les messages et pourra donner des renseignements d’ordre général.

Projets de recommandations

10. Les délégués qui souhaitent soumettre des projets de recommandations ou d’autres documents appelant une décision de la part de la Conférence sont priés d’en déposer le texte en anglais ou en espagnol, si possible en triple exemplaire dactylographié, auprès du Secrétariat de la Conférence. Les délégations qui souhaitent distribuer d’autres documents relatifs à l’ordre du jour de la Conférence sont priées d’en remettre 100 exemplaires en espagnol, 50 en anglais et 10 en français au Secrétariat.

Communication préalable du texte écrit des allocutions

11. Afin de faciliter la tâche du Secrétariat et des interprètes, il est recommandé de communiquer à l’avance le texte des allocutions en trois exemplaires dactylographiés au Secrétariat de la Conférence.

Correspondance

12. Toute la correspondance relative à la Conférence régionale doit être adressée au Secrétaire de la Conférence à l’adresse ci-après:

Secrétaire de la Conférence

M. Guilherme Schuetz
Vingt-huitième Conférence régionale de la FAO pour l’Amérique latine et les Caraïbes Bureau régional de la FAO pour l’Amérique latine et les Caraïbes
Boîte postale 10095
Santiago (Chili)
Courriel: [email protected]
Télécopie: (56-2) 337-2178
Tél: (56-2) 337-2229 / 337-2313

Du 23 au 30 avril 2004, l’adresse sera la suivante:

Vingt-huitième Conférence régionale de la FAO pour l’Amérique latine et les Caraïbes Hôtel Guatemala City Marriott
7ª Avenida 15-45 Zona 9
Ciudad de Guatemala (Guatemala)
Téléphone: central (502) 339-7777 / direct 339-7783 et 339-7784
Télécopie: central (502) 332-1877
Courriel: [email protected]

13. Un bureau de poste et de télécommunications, ainsi qu’une antenne d’une agence de voyages et d’informations touristiques, seront à la disposition des délégués et observateurs sur les lieux de la Conférence.

14. Pendant la Conférence, des téléphones situés près des salles de réunion seront à la disposition des délégués et observateurs pour des appels internationaux. Il sera également possible de se relier à l’Internet.

Formalités d’entrée au Guatemala

15. Les délégations participant à la Conférence devront contacter l’Ambassade ou le Consultat du Guatemala dans leur pays pour s’informer des conditions d’entrée au Guatemala. Le Gouvernement guatémaltèque portera cet événement à la connaissance de tous ses bureaux de représentation et leur demandera de faciliter les démarches requises pour l’obtention d’un visa. En l’absence de mission diplomatique dans un pays, les délégations devront envoyer au Secrétaire de la Conférence les renseignements ci-après: nom complet tel qu’il figure sur le passeport; date et lieu de naissance; nationalité; numéro, date et lieu d’émission du passeport et durée de validité; et durée du séjour au Guatemala, afin qu’un visa puisse leur être délivré par les autorités compétentes pour l’entrée dans le pays. En matière de visa, la situation est différente selon le pays d’origine du voyageur et peut se résumer comme suit:

16. Au Guatemala, aucun certificat de vaccination n’est demandé aux voyageurs étrangers.

17. Il est demandé aux participants d’indiquer à l’avance (quatre semaines au moins avant leur arrivée) la date et l’heure de leur arrivée, la compagnie aérienne, le numéro du vol et tout autre information pertinente afin de faciliter les formalités douanières à l’arrivée et le transport jusqu’à l’hôtel. Il est conseillé aux participants d’indiquer clairement leur nom sur leurs bagages afin d’en faciliter l’identification et d’éviter tout contretemps à l’arrivée à l’aéroport.

18. Les autorités guatémaltèques prendront les dispositions nécessaires pour accueillir les participants à leur arrivée et les aider à s’acquitter des formalités d’immigration et de douane, à récupérer leurs bagages et à se rendre à leur hôtel. Des mesures semblables seront prises à leur départ.

19. Il est conseillé aux participants de prendre contact dès leur arrivée à Ciudad de Guatemala avec le bureau des voyages situé dans l’hôtel Guatemala City Marriott, afin de confirmer la date et l’heure de leur vol de retour et d’obtenir des renseignements sur le programme de visite prévu pour les personnes les accompagnant.

Devises et services bancaires

20. La monnaie nationale est le quetzal, qui peut servir à régler toutes les dépenses dans cette monnaie sur le territoire national, dans les structures touristiques et dans les magasins et services publics. La seule monnaie convertible en quetzal est le dollar. Les cartes de crédit internationales sont acceptées. Les banques et les bureaux de change acceptent généralement les chèques de voyage.

Premiers secours

21. Un service de soins médicaux et de premiers secours sera disponible 24 heures sur 24 à l’hôtel Guatemala City Marriott.

Inscription

22. L’inscription des participants aura lieu à l’hôtel Guatemala City Marriott le samedi 24 avril, de 15 heures à 18 heures; le dimanche 25 avril, de 9 heures à 17 heures; et le lundi 26 avril, à partir de 8 heures. Les participants sont invités à s’inscrire dès que possible au bureau installé à cet effet, face au Salón Las Naciones, où un insigne leur sera remis. Le premier jour de la Conférence, le Secrétariat distribuera une liste provisoire des participants, qui pourra être modifiée ultérieurement. Toute correction ou adjonction à cette liste devra être notifiée au Secrétariat de la Conférence. Seuls les participants dûment inscrits auront droit à un insigne leur donnant accès aux salles de réunion de la Conférence.

Accréditation

23. Il est rappelé aux délégués qu’ils devront présenter une lettre de créance officielle prouvant leur qualité de représentant de leur pays ou de l’institution à laquelle ils appartiennent.

Réceptions

24. Les délégués qui souhaitent donner une réception sont priés d’en informer le Secrétariat de la Conférence dès que possible après leur arrivée, afin qu’un programme de réceptions puisse être établi. Pour la cérémonie d’ouverture, une tenue formelle est exigée.

Climat

25. Ciudad de Guatemala est située à 23°17’ de latitude nord et 82°28' de longitude ouest, à 1300 m au-dessus du niveau de la mer. En avril, la température moyenne est de 24° C avec des variations de 16° à 27°.

Électricité

26. Au Guatemala, le courant est de 110 volts et de 60 hertz.

Logement

27. Les demandes de réservation d’hôtel doivent être présentées au moyen du formulaire joint en Annexe A, qui doit être envoyé dès que possible au Secrétaire de la Conférence aux adresses mentionnées sur le formulaire. La date limite pour les réservations a été fixée au 2 avril 2004; les réservations effectuées à une date ultérieure ne pourront bénéficier du tarif spécial indiqué ci-dessous.

28. Le prix moyen d’un repas à Ciudad de Guatemala est de 10 $EU environ.

29. Le Secrétariat de la Conférence et le Gouvernement guatémaltèque ont pris des dispositions spéciales afin que tous les participants soient logés dans l’hôtel indiqué ci-après:

Hotel Guatemala City Marriott
7ª Avenida 15-45 Zona 9
Ciudad de Guatemala (Guatemala)
Téléphone: central (502) 339-7777
Télécopie: central (502) 332-1877
Courriel: [email protected]

Des prix spéciaux incluant le petit-déjeuner (buffet), l’utilisation du gymnase et les transports aéroport/hôtel/aéroport ont été fixés pour les participants, comme suit:

Annexe A

RÉSERVATION D’HÔTEL ET NOTIFICATION D’ARRIVÉE