LARC/04/INF/1

Organización de la Conferencia

1. La 28^a Conferencia Regional de la FAO para América Latina y el Caribe se celebrará en el Hotel Guatemala City Marriott, Ciudad de Guatemala, del 26 al 30 de abril de 2004. El Comité Técnico de la Conferencia se reunirá los días 26 y 27 de abril de 2004. La Ceremonia Inaugural de la Sesión Plenaria tendrá lugar a las 09.00 horas del 28 de abril de 2004 en el Salón Las Naciones del Hotel Guatemala City Marriott.

2. El horario de trabajo de la Conferencia será de 08:30 a 13:00 horas, y de 14.30 a 18:30 horas, a menos que la Conferencia decida de otra manera.

3. Diariamente se publicará la Orden del Día con información detallada sobre los asuntos de la Conferencia, el calendario, los temas que se tratarán, y otra información de interés general.

4. El Calendario Provisional (LARC/04/INF/2) y la Lista Provisional de Documentos (LARC/04/INF/3) se circula junto a la carta de invitación, al igual que el Programa Provisional Anotado (LARC/04/1). Este último documento continuará siendo Provisional hasta una vez se inicie la Conferencia y apruebe el Programa definitivo.

5. La FAO ha designado al Secretario de la Conferencia (párrafo 12), quien será asistido por personal de la FAO cuyos nombres y funciones serán incluidos en una lista que se publicará el primer día de la Conferencia.

Idiomas de trabajo

6. Se prestarán servicios de interpretación simultánea en inglés, francés y español. La documentación se publicará también en inglés, francés y español.

Enlace con la Prensa e información

7. Durante la Conferencia, el Oficial de Información de la Oficina Regional de la FAO, apoyado por el Oficial designado para estos efectos por el Gobierno de Guatemala, se encargará de los contactos con la prensa y de los asuntos de información pública.

8. Los periodistas serán acreditados en la oficina de prensa que para tales efectos funcionará en las dependencias del Hotel Guatemala City Marriott, entregando dos fotografías tamaño pasaporte y una carta de presentación del medio que representan.

Documentación

9. Los documentos de trabajo se envían a todos los gobiernos y organizaciones invitados, antes del comienzo de la Conferencia, y estarán disponibles en Internet en http://www.rlc.fao.org/larc04. Los documentos preparados durante la Conferencia estarán a disposición de los participantes en el mesón de distribución de documentos ubicado fuera del Salón Las Naciones, donde el personal a cargo distribuirá también la correspondencia y mensajes y facilitará información general que se solicite.

Borradores de Recomendaciones

10. Los delegados que deseen presentar borradores de recomendaciones u otros documentos que requieran la adopción de una decisión por parte de la Conferencia, deberán entregar el texto correspondiente en español o inglés a la Secretaría de la Conferencia, en lo posible impreso en tres ejemplares. Las delegaciones que deseen distribuir otro material escrito en relación con el programa de la Conferencia, deberán entregar para su distribución 100 ejemplares en español, 50 en inglés y 10 en francés a la Secretaría.

Presentación anticipada del texto de los discursos

11. Para facilitar la tarea de la Secretaría y la labor de los intérpretes, se agradecerá que se entreguen por adelantado al Secretario de la Conferencia, tres copias impresas del texto de los discursos.

Correspondencia

12. Toda la correspondencia relativa a la Conferencia Regional deberá dirigirse al Secretario de la Conferencia a la siguiente dirección:

Secretario de Conferencia

Sr. Guilherme Schuetz
28ª Conferencia Regional de la FAO para América Latina y el Caribe
Oficina Regional de la FAO para América Latina y el Caribe
Casilla 10095
Santiago, Chile
E-Mail: [email protected]
Fax: (56-2) 337-2178
Tel: (56-2) 337-2229 / 337-2313

Desde el 23 al 30 abril 2004, su dirección será la siguiente:

28ª Conferencia Regional de la FAO para América Latina y el Caribe
Hotel Guatemala City Marriott
7ª Avenida 15-45 Zona 9
Ciudad de Guatemala, Guatemala
Teléfono (502) 339-7777 central / 339-7783 y 339-7784 directos
Fax (502) 332-1877 central
E-Mail: [email protected]

13. Los delegados y observadores dispondrán de servicio postal y de comunicación, así como también información sobre viajes y turismo en el lugar de la Conferencia.

14. Durante la Conferencia, en un lugar aledaño a las salas de sesiones, funcionarán teléfonos para llamadas internacionales a disposición de los Delegados y Observadores. Igualmente, estarán accesibles servicios de conexión a Internet.

Trámites para la entrada en Guatemala

15. Las delegaciones participantes en la Conferencia deberán entrar en contacto con la Embajada o Consulado de Guatemala para informarse sobre los requerimientos de entrada. El Gobierno Guatemalteco informará a todas sus representaciones sobre la celebración de este evento y les solicitará apoyo para los trámites de visado. En caso de no existir misión diplomática en un país en particular, deberán enviar al Secretario de Conferencia su nombre completo, tal y como aparece en el pasaporte; lugar y fecha de nacimiento; nacionalidad; número, fecha, lugar de emisión y validez del pasaporte; y duración de la estadía en Guatemala, a objeto de gestionar ante las autoridades pertinentes la emisión de la visa de entrada al país. A continuación un resumen de interés:

16. En Guatemala no existen requerimientos de vacunas para los viajeros internacionales.

17. Se solicita a los participantes que notifiquen su llegada de antemano (al menos 4 semanas antes de su viaje). Deben indicar la fecha y hora de llegada, la aerolínea y el número del vuelo en que viajan, y cualquiera otra información relevante. Ello permitirá darles un mejor servicio para facilitar los trámites de aduana y su traslado al hotel. Se aconseja a los participantes que pongan en su equipaje señales distintivas con el objeto de facilitar su identificación y evitar dificultades a la llegada al aeropuerto.

18. Las autoridades de Guatemala tomarán las medidas del caso para recibir a los participantes a su llegada, dándoles asistencia con las formalidades de inmigración, aduanas, recepción de equipajes, y acompañamiento a su hotel. Medidas similares se adoptarán al momento de la partida.

19. Se sugiere a los participantes que apenas lleguen a Ciudad de Guatemala contacten el mostrador de viajes ubicado en el Hotel Guatemala City Marriott, a fin de confirmar la fecha y hora de sus vuelos de regreso y recibir información sobre el programa de visitas organizado para sus acompañantes.

Cambio de moneda y servicios bancarios

20. La moneda guatemalteca es el quetzal con el que se pueden pagar todas las obligaciones contraídas en esa moneda dentro del territorio nacional, en las instalaciones turísticas y otras unidades de comercio y servicios públicos. La única moneda convertible a quetzal es el dólar. Asimismo, se aceptan tarjetas de crédito internacionales. La mayor parte de los bancos y casas de cambio aceptan cheques de viajeros.

Primeros auxilios

21. Un servicio médico y de primeros auxilios estará disponible durante las 24 horas en Hotel Guatemala City Marriott.

Inscripción

22. La inscripción tendrá lugar en el Hotel Guatemala City Marriott el sábado 24 abril, entre las 15:00 y 18:00 hrs.; el domingo 25 de abril entre las 09:00 y 17:00 horas, y el lunes 26 de abril a partir de las 08.00 horas. Se ruega a todos los participantes que se inscriban lo antes posible en el área de registro, frente al Salón Las Naciones, para facilitarles las correspondientes tarjetas de identificación. Durante el primer día de la Conferencia se distribuirá una lista provisional de participantes, la cual se revisará posteriormente, si es necesario. Toda corrección o adición a esa lista deberá notificarse a la Secretaría de la Conferencia. Sólo los participantes debidamente inscritos recibirán tarjetas de identificación, lo que les permitirá tener acceso a las salas de reunión de la Conferencia.

Acreditación

23. Se recuerda a los Delegados que para certificar su calidad de Delegado de su país o institución a la Conferencia, deberán presentar una credencial debidamente autorizada designándolos como tales.

Recepciones

24. Se ruega a los delegados que deseen dar una recepción, informen al respecto a la Secretaría de la Conferencia lo antes posible después de su llegada, a fin de poder coordinar un programa de recepciones. En la ceremonia inaugural se requiere uso de traje formal.

Condiciones climáticas

25. La Ciudad de Guatemala está situada aproximadamente a 23°17' Latitud Norte y 82°28' Longitud Oeste, a 1300 m sobre el nivel del mar. Durante el mes de abril la temperatura media es de 24° grados centígrados con fluctuaciones probables entre 16° y 27° C.

Electricidad

26. El voltaje en Guatemala es de 110 voltios y 60 ciclos.

Alojamiento

27. Las solicitudes de reserva de hotel deberán presentarse en el formulario que se adjunta como Apéndice A y enviarse a la Secretaría de la Conferencia a las direcciones que figuran en él, a la brevedad posible. Se ha establecido el 2 de abril de 2004 como fecha máxima para mantener bloqueadas las reservaciones solicitadas; las reservas que se efectúen posteriormente no podrán acceder a la tarifa especial que se indica más abajo.

28. El costo medio de una comida en Ciudad de Guatemala es de aproximadamente US$ 10.

29. La Secretaría de la Conferencia y el Gobierno guatemalteco han hecho arreglos especiales para alojar a todos los participantes en el hotel que se indica a continuación:

Hotel Guatemala City Marriott
7ª Avenida 15-45 Zona 9
Ciudad de Guatemala, Guatemala
Teléfono (502) 339-7777 central
Fax (502) 332-1877 central
E-Mail: [email protected]

Precios especiales ofrecidos a los participantes por habitaciones con desayuno tipo buffet incluido, uso de gimnasio y transporte aeropuerto/hotel/aeropuerto:

Apéndice A

FORMULARIO DE RESERVA DE ALOJAMIENTO Y NOTIFICACION DE LLEGADA