APRC/04/INF/1

Organisation de la Conférence

1. La Conférence régionale de la FAO pour l'Asie et le Pacifique se tiendra à l'hôtel Beijing, à Beijing (Chine) du 7 au 21 mai 2004. La cérémonie d'ouverture de la séance plénière aura lieu le 20 mai à 9 h 30.

2. Sauf décision contraire de la Conférence, l’horaire de travail normal de la Conférence sera: 9 h 30 à 12 h 30 et 14 h 30 à 17 h 30.

3. Un “Programme des séances”, donnant des renseignements détaillés sur les travaux de la Conférence, le calendrier des réunions, les points à examiner et d'autres informations d'intérêt général, sera distribué.

4. L'ordre du jour provisoire annoté (APRC/04/1) a été envoyé avec la lettre d'invitation.

5. La FAO assurera les services du Secrétaire de la Conférence qui sera assisté de plusieurs fonctionnaires de l’Organisation dont le nom et les fonctions figureront sur une liste distribuée le premier jour.

Langues de travail

6. L'interprétation simultanée sera assurée en anglais, chinois et français. La documentation sera publiée dans ces trois langues.

Liaison avec la presse et information

7. Pendant toute la durée de la Conférence, un fonctionnaire de la FAO chargé de l'information, ainsi qu'un attaché de presse du Gouvernement chinois, assureront les contacts avec la presse et seront responsables de toutes les questions touchant à l'information du public.

8. Les journalistes seront accrédités sur présentation de deux photographies d'identité et d'une lettre d'affectation de leur rédacteur en chef ou de leur employeur au bureau d'accréditation ouvert sur les lieux de la Conférence.

Documentation

9. Les documents de travail seront envoyés avant la Conférence à tous les gouvernements et organisations invités. Les documents rédigés pendant la Conférence seront disponibles au comptoir de distribution des documents situé à l'extérieur de la salle de Conférence. Ce comptoir distribuera également le courrier et les messages et répondra aux demandes d'intérêt général.

Projets de recommandations ou d'amendements

10. Les délégués qui souhaitent soumettre des projets de recommandations ou d'amendements nécessitant une décision de la Conférence sont invités à en déposer le texte, en anglais ou en français, auprès du Secrétaire de la Conférence, si possible en trois exemplaires dactylographiés. Les délégués qui souhaitent distribuer d'autres documents écrits ayant trait à l'ordre du jour de la Conférence sont invités à en déposer 15 exemplaires en chinois, 100 exemplaires en anglais et 25 exemplaires en français auprès du Secrétariat pour distribution.

Communication préalable du texte des allocutions et déclarations

11. Lorsque des allocutions ou déclarations préparées doivent être prononcées, le Secrétariat de la Conférence souhaiterait en recevoir à l'avance le texte dactylographié en trois exemplaires de façon, notamment, à assurer l'exactitude de l'interprétation.

Correspondance

12. Toute la correspondance relative à la Conférence régionale doit être adressée au: Secrétaire de la Conférence, Bureau régional de la FAO pour l’Asie et le Pacifique, Maliwan Mansion, 39 Phra Atit Road, Bangkok 10200, Thaïlande, Tél: (662) 6974143, télécopie: (662) 6974445, Mél: [email protected]. Une copie sera envoyée au Chargé de liaison du Gouvernement, à l'adresse ci-après:

M. Prof. Niu Dun
Directeur général
Département de la coopération technique
Ministère de l'agriculture
11 Nong Zhan Guan Nanli
Beijing 100026
Chine
Tél: (86 10) 64192489
Télécopie: (86 10) 65003621, 65004635
Mél: [email protected]

Pendant la Conférence, s'adresser à:

M. Biplab Kanti Nandi
Secrétaire de la Conférence
Vingt-septième Conférence régionale pour l’Asie et le Pacifique
Mél: [email protected]

13. Des téléphones et des télécopieuses, ainsi qu'un bureau d'information touristique/agence de voyage, seront à la disposition des délégués sur les lieux de la Conférence. Des services postaux seront disponibles à la réception de l'hôtel.

Formalités d'entrée en Chine

14. Les participants sont invités à se procurer un visa d'entrée auprès de l'Ambassade ou du Consulat de Chine le plus proche. Les visas peuvent aussi être obtenus à l'arrivée. Mais ce privilège n'est pas accordé à tous les pays et les participants doivent s'assurer qu'ils y ont droit avant leur départ.

15. Les participants sont priés de communiquer au Chargé de liaison du Gouvernement à Beijing, au moins trois semaines avant leur arrivée, le nom de la compagnie aérienne et le numéro de leur vol, ainsi que leurs date et heure d'arrivée et d'autres renseignements qui pourraient être utiles afin d'être accueillis à l'aéroport international de Beijing, à Beijing. Les participants sont invités à marquer leurs bagages de façon claire, afin d'en faciliter l'identification.

16. À leur arrivée à l'aéroport international de Beijing, à Beijing, les participants seront accueillis et accompagnés à leur hôtel. Les formalités d'entrée (douanes et immigration) leur seront facilitées. À la fin de la Conférence, le transfert de l'hôtel à l'aéroport sera également assuré.

17. Tous les participants à la Conférence sont invités à arrêter dès que possible leur voyage de retour. Dès leur arrivée en Chine, ils prendront contact avec le bureau chargé des voyages qui sera ouvert sur les lieux de la Conférence pour confirmer leurs date et heure de départ et s'informer des excursions organisées spécialement pour les conjoints.

18. Conformément à la réglementation des Nations Unies en vigueur, les fonctionnaires des Nations Unies doivent obtenir, le cas échéant, une autorisation des autorités compétentes en Chine, avant leur départ. Se reporter, le cas échéant, au "Monthly Advisory on Field Security Status and Security-Related Travel Restrictions” publié par le Bureau du Coordonnateur des Nations Unies pour les mesures de sécurité (UNSECOORD). Des renseignements supplémentaires peuvent être obtenus auprès de ce bureau par téléphone: (1 212) 963-7584 et télécopie: (1 212) 963-4104.

Change et services bancaires

19. L'unité monétaire est le yuan (¥). Des services bancaires et un bureau de change seront à la disposition des participants sur les lieux de la Conférence. Toutes les grandes cartes de crédit, comme American Express, Visa et Master Card, sont acceptées pour le règlement de la note d'hôtel. Le taux de change est d'environ 8,10 yuan pour un dollar EU.

Services médicaux et premiers secours

20. Des services de premiers secours et du personnel médical seront disponibles sur les lieux de la Conférence.

Logement

21. Les demandes de réservation d'hôtel doivent être présentées sur le formulaire imprimé joint à l’Annexe A, dans les meilleurs délais et au plus tard le 17 avril 2004, en envoyant l'original au Chargé de liaison du Gouvernement à Beijing et une copie au Secrétaire de la Conférence à Bangkok (Thaïlande) (voir par. 12 ci-dessus).

22. Les participants et leur famille pourront se loger dans l'un des hôtels figurant sur la liste jointe à l’Annexe B.

Inscription

23. Tous les délégués et observateurs sont invités à s'inscrire dès leur arrivée au bureau d’enregistrement de la vingt-septième Conférence pour l’Asie et le Pacifique dans le hall de l'hôtel Beijing de façon à recevoir un insigne d'identification et les clés de leur chambre. Le bureau des inscriptions sera ouvert à partir du samedi 15 mai, de 9 h 30 à 18 heures. Le Secrétariat de la Conférence publiera une liste provisoire des participants le premier jour de la Conférence. Il devra être informé de tout ajout ou correction à cette liste. Seuls les participants inscrits recevront un insigne leur permettant de pénétrer dans les salles de réunion de la Conférence.

Climat et fuseau horaire

24. En mai, la température à Beijing oscille en moyenne entre 18 et 24^oC. Le fuseau horaire de Beijing est GMT plus 8.

Électricité

25. À Beijing, le voltage est de 220 volts 50 Hz AC.

ANNEXE A
FORMULAIRE DE RÉSERVATION D'HÔTEL ET DE NOTIFICATION D'ARRIVÉE

1. Nom:_______________________________________________________________________
       Nom de famille                   Prénoms

2. Pays/organisation:_____________________________________________________________

3. Titre et fonctions:_____________________________________________________________

4. Adresse (postale):_____________________________________________________________

Téléphone:______________Télécopie:_______________ Mél:________________________

5. Assiste à la Conférence en tant que:    □  Délégué     □  Observateur     □  Secrétariat

6. Accompagné(e) du conjoint:

    □  Oui, nom du conjoint: __________________________

    □  Non

7. Dates du séjour prévu en Chine: du________________ au___________________

8. Arrivée: Date:______________ heure:________________

Compagnie aérienne et n^o du vol: ________________en provenance de (ville) _____________

9. Départ: Date:_______________ heure:____________________

Compagnie aérienne et n^o du vol: ________________ au départ de Beijing: _______________

10. Type de chambre souhaité: Simple   Double [nombre de personnes/occupants un deux]   Suite

Date d'arrivée: _____________________ Date de départ: ____________________________

11. Nom de l'hôtel et code de la chambre (voir Annexe B, colonne 5) par ordre de préférence:

A: ________________ B: _________________ C: ___________________

NOTE: Chaque participant est invité à remplir le formulaire ci-dessus en double exemplaire et à en envoyer un à chacune des adresses indiquées ci-après dans les meilleurs délais et de toute façon avant le 17 avril 2004, même s'il ne dispose pas d'informations complètes sur son vol. Tout renseignement supplémentaire sur le vol pourra être envoyé à une date ultérieure par télécopie ou courrier électronique.

ANNEXE B
LISTE DES HÔTELS

* Les tarifs indiqués incluent le petit déjeuner, mais pas les taxes, ni le service.
** Prière d’indiquer le code de la chambre sur le formulaire de réservation d'hôtel et de notification d'arrivée (Annexe A).
*** Carte indiquant l’emplacement de l’hôtel.