ERC/02/INF/1

1. La Conférence régionale de la FAO pour l’Europe se tiendra à l'hôtel Forum à Nicosie, Chypre du 29 au 31 mai 2002. La cérémonie d'ouverture débutera le mercredi 29 mai 2002 à 10 heures dans la Salle LEDRA A. La séance de l'après-midi, ainsi que les suivantes se tiendront également dans cette Salle.

2. Au cours de la Conférence, les séances adopteront l'horaire suivant: 9 h 30 - 12 h 30 et 14 h 30 - 17 h 30, à moins que la Conférence n’en décide autrement.

3. Un Ordre du jour publié quotidiennement, fournira des renseignements détaillés sur les travaux de la Conférence, le calendrier , les points à examiner, ainsi que d’autres informations d'intérêt général.

4. La FAO désignera la Secrétaire de la Conférence, qui sera assistée par un certain nombre de fonctionnaires de la FAO dont les noms et les fonctions figureront sur une liste publiée le premier jour de la Conférence.

5. L’interprétation simultanée sera assurée en allemand, en anglais, en espagnol et en français. La documentation sera publiée en anglais, en espagnol et en français.

6. Pendant toute la durée de la Conférence, un fonctionnaire chargé de l'information de la FAO, assisté par un attaché de presse du Gouvernement chypriote, sera responsable des contacts avec la presse et de toutes les questions relatives à l'information à transmettre au public.

7. Un bureau d’accréditation sera ouvert dans les locaux de la Conférence; les journalistes sont priés de s'y présenter munis de deux photographies d’identité, ainsi que d'une lettre d’affectation de leur éditeur ou employeur.

8. Les documents de travail seront envoyés à tous les gouvernements et organisations invités avant l’ouverture de la Conférence. Les documents rédigés pendant la Conférence pourront être obtenus au bureau de distribution des documents situé à l’extérieur de la salle de conférence. Le personnel de ce bureau distribuera également le courrier et les messages et fournira des renseignements généraux.

9. Les délégués qui souhaitent soumettre des projets de recommandation ou d’autres documents appelant une décision de la Conférence sont priés d’en remettre le texte en anglais, en espagnol ou en français, si possible en trois exemplaires dactylographiés, à la Secrétaire de la Conférence. Les délégations qui souhaitent faire distribuer d’autres textes écrits en rapport avec l’ordre du jour de la Conférence sont invitées à fournir au Secrétariat 100 exemplaires en anglais, 50 en français et 20 en espagnol, pour distribution.

10. Afin de faciliter la tâche du Secrétariat et d'assurer la précision de l’interprétation, il est recommandé de communiquer à l’avance le texte des discours, en trois exemplaires dactylographiés, à la Secrétaire de la Conférence.

11. Toute la correspondance concernant la Conférence régionale doit être adressée à la Secrétaire de la Conférence, au Bureau régional de la FAO pour l’Europe et au Chargé de liaison, comme suit:

Secrétaire de la Conférence
Bureau régional de la FAO pour l’Europe
Viale delle Terme di Caracalla
00100 Rome
Tél.: (39) 06 57053499
Télécopie: (39) 06 57055634
E-mail: [email protected]

- Chargé de liaison (Conférence de la FAO)
Ministère de l'agriculture, des ressources naturelles et de l'environnement
Loukis Akritas Avenue

1411 Nicosia

Tél.: +357-22300850
Télécopie: +357-22774234

E-mail: [email protected]

12. Des services postaux et téléphoniques, y compris les télécopies, seront assurés dans les locaux de la Conférence, et un bureau de voyages et d’informations touristiques sera également disponible.

13. Il est recommandé aux voyageurs qui ont besoin d’un visa d’entrée d’en obtenir un auprès d’une mission diplomatique ou d’un consulat de Chypre avant leur départ. Au cas où il n’y aurait pas de mission diplomatique ou de consulat dans un pays donné, les voyageurs doivent en informer le Chargé de liaison et la Secrétaire de la Conférence, aux adresses indiquées au paragraphe 11 ci-dessus, en indiquant le nom complet tel qu’il figure dans le passeport, la date et le lieu de naissance, la nationalité, le numéro, la date, le lieu de délivrance et la validité du passeport et la durée prévue du séjour à Chypre pour qu’un visa puisse être délivré à leur arrivée. Ces informations devraient de préférence être envoyées quatre semaines avant l’arrivée à Nicosie.

14. Il est recommandé aux participants d’indiquer à l’avance, au moins six semaines avant leur arrivée, le nom de la compagnie aérienne, le numéro de vol, l’heure d’arrivée et d’autres informations pertinentes au Chargé de liaison à Chypre, à Nicosie, avec copie à la Secrétaire de la Conférence, s’ils souhaitent être accueillis à leur arrivée à l’aéroport international de Larnaca ou Paphos. Il leur est conseillé d’étiqueter leurs bagages de façon bien visible afin d’en faciliter l’identification.

15. Les autorités chypriotes prendront des dispositions spéciales pour accueillir les participants à leur arrivée, les aider à remplir les formalités d’immigration, de contrôle des visas et de douane, récupérer leurs bagages et les amener à leur hôtel.

16. Il est recommandé à tous les participants à la Conférence de prendre dès que possible des dispositions pour leur voyage de retour et, dès leur arrivée à Chypre, de prendre contact avec le bureau de voyages dans les locaux de la Conférence pour organiser des visites spéciales pour les conjoints et reconfirmer la date et l’heure du vol de retour. L’aéroport de Larnaca est distant de 35 minutes environ en voiture de Nicosie.

17. Il n’y a pas de limite au montant de devises étrangères qui peut être introduit à Chypre. Les bureaux de change et les banques fourniront les informations nécessaires sur les taux de change et s’occuperont des opérations de change et des virements. La monnaie nationale est la lire chypriote. Au moment de la rédaction de la présente note, le taux de change était d’environ 0,60 lire chypriote pour un dollar E.-U. Les cartes de crédit sont acceptées et largement utilisées à Chypre.

18. Un service de soins médicaux et de premiers secours sera disponible dans les locaux de la Conférence.

19. L'agence de voyage locale "Pyrgos Congress Ltd", est chargée de traiter toutes les réservations d'hôtel pour la Conférence. Les délégués sont invités à remplir les formulaires de réservation d’hôtel figurant à l’Annexe A (page 5), et à envoyer l’original à l'Agence ci-dessus mentionnée (Fax: +357-22781031), avec copie à la Secrétaire de la Conférence (Fax: +39-06-57055634, et au Chargé de liaison de la Conférence (Fax: +357-22774234) dès que possible, et au plus tard le 5 avril 2002.

20. Les participants et leur famille pourront être hébergés dans les hôtels figurant à l’Annexe B, page 6.

21. Tous les délégués et observateurs sont invités à s’inscrire dès que possible après leur arrivée à l'hôtel Forum de manière à recevoir un insigne d’identification. L'enregistrement sera ouvert le mardi 28 mai 2002 de 10 heures à 18 heures et le mercredi 29 mai 2002, de 8 heures à 10 heures. Le Secrétariat de la Conférence établira une liste provisoire des participants lors du premier jour de la Conférence. Il devra être informé de toute correction ou adjonction à apporter à cette liste. Seuls les participants dûment enregistrés recevront des insignes spéciaux leur permettant d’accéder aux locaux de la Conférence.

22. Le climat à Chypre est généralement agréable et chaud en mai. Les températures oscillent entre 31 (de jour) et 16 degrés Celcius (de nuit).

23. A Chypre, le courant électrique est de 220-240 volts AC (HZ).

24. A l'invitation du Gouvernement hôte, les délégués pourront participer à une visite d'étude d'un site d'intérêt agricole. Les délégués souhaitant participer à cette visite, qui aura lieu le vendredi 31 mai 2002, sont priés de le communiquer à l’avance au personnel du bureau de la distribution des documents, afin que le Gouvernement hôte puisse procéder aux arrangements nécessaires. Des informations complémentaires sur cette visite seront fournies sur place et diffusées préalablement dans l'Ordre du jour. Le Gouvernement hôte prévoit l'organisation d'une visite pour les épouses. Les détails sur le tour seront fournis à l'arrivée et toute autre information sur ce point sera incluse dans l'Ordre du Jour.

25. Un bureau de voyages et d’informations touristiques sera disponible à l'hôtel Forum, pour aider les participants à organiser leurs excursions ou visites à Chypre, avant et après la Conférence, et à reconfirmer leur vol de retour.

26. L'hébergement en bordure des plages pourrait être réservé par le biais de "Pyrgos Congress Ltd". Voir liste des prix indicative à l'Annexe C, page 7.

ANNEXE A

1. Nom:
2. Pays/organisation:
3. Titre officiel:
4. Adresse postale:
.........................................................................Numéro de télécopie:
5. Participant en qualité de: Délégué Observateur Membre du Secrétariat
6. Accompagné par le conjoint: Oui Non
Nom de l'épouse/l'époux:
7. Dates prévues du séjour à Chypre: du à
8. Arrivée: Date: Heure:
Compagnie aérienne et numéro de vol:
En provenance de (ville):
Départ: Date: Heure
Compagnie aérienne et numéro de vol:
A destination de:
9. Hébergement :
Hôtel Forum Type de chambre souhaitée: Simple Double Suite
Hôtel Hilton Type de chambre souhaitée: Simple Double Suite
Hôtel Classic . Type de chambre souhaitée: Simple Double
10. Prière d’indiquer l’hôtel souhaité, par ordre de préférence:

11. Information sur la carte de crédit
Visa Eurocard Mastercard
Carte No: ...................................................Date d'expiration: ............................................
Signature du délégué(e): ............................. Date: ...............................................................
NOTE: Les participants sont invités à remplir le présent imprimé en deux exemplaires et à en envoyer un à chacune des adresses ci-après dès que possible et de préférence six semaines avant la Conférence, même si les renseignements concernant le vol sont incomplets. Ceux-ci pourront être communiqués ultérieurement par télécopie.

ANNEXE B

N.B Il s’agit de prix spéciaux obtenus pour la Conférence, qui comprennent le petit déjeuner (buffet).

ANNEXE C