PC 91/8 - FC 107/24a) |
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91º período de sesiones del Comité del Programa y |
Roma, mayo de 2004 |
Posible nueva forma de presentación del |
HACIA UN INFORME DE EJECUCIÓN DEL PROGRAMA
QUE SE BASE MÁS EN LOS RESULTADOS
1. El objetivo del presente documento es presentar propuestas destinadas a revisar la forma de presentación del Informe sobre la Ejecución del Programa bienal (PIR) para reflejar más plenamente los principios basados en los resultados en los que se fundan ahora los criterios de programación y presupuestación de la FAO.
2. El Marco Estratégico de la FAO para 2000-2015 aporta el contexto amplio para la planificación basada en los resultados y la presentación de informes por medio de cinco estrategias de la Organización para abordar las necesidades de los Miembros facilitadas por seis estrategias para abordar cuestiones interinstitucionales.
3. El Marco Estratégico se reflejó primero en los procedimientos de programación de la FAO en el Plan a Plazo Medio (PPM) para 2002-2007. Los programas técnicos del capítulo 2 y del Programa principal 3.1 se reformularon con arreglo a un nuevo modelo de programa que abarca objetivos, resultados y productos concretos. Para promover la interdisciplinariedad, se estableció un sistema de esferas prioritarias para la acción interdisciplinaria. Las formulaciones del programa basado en los resultados se pusieron en ejecución en el Programa de Labores y Presupuesto (PLP) 2002-2003 posibilitando, por primera vez, la aplicación de un enfoque que se basara más en los resultados para presentar el siguiente Informe sobre la Ejecución del Programa (PIR) para el bienio 2002-2003.
4. En su examen del PIR 2000-2001 Los órganos rectores señalaron como prioritario un enfoque que se basara más en los resultados para la presentación del Informe sobre la Ejecución del Programa:
5. La dimensión regional en la presentación de informes sobre la ejecución fue el tema de un documento de información anterior presentado en 1999 a los Comités del Programa y de Finanzas5. Los Comités tomaron nota del carácter estadístico del desglose de los gastos efectuados en la Sede por región y reconocieron que la contabilización de esos gastos sobre una base regional no era una propuesta práctica. Confiaban en que se introducirían nuevas mejoras en la presentación de informes sobre la ejecución del programa desde la perspectiva de cada región.
6. Resumiendo las orientaciones anteriores, existen cinco esferas en las que se espera que se introduzcan innovaciones en la presentación del PIR:
7. La aplicación de principios adecuados de planificación requiere que las lecciones aprendidas durante el ciclo de ejecución se tengan en cuenta en los ciclos de planificación posteriores6. En un contexto basado en los resultados, las “lecciones aprendidas” estarían relacionadas no sólo con la situación de la obtención de resultados, sino también con el examen de los progresos logrados en la obtención de los resultados del programa deseados.
8. El objetivo del PIR revisado sería, pues, demostrar a los Miembros y a otros interesados externos que la FAO supervisa la ejecución de sus programas de conformidad con los principios basados en los resultados, y utiliza los resultados de la ejecución en sus procesos de planificación prospectiva. Al hacerlo así, la FAO aporta a los Miembros pruebas tangibles de que el logro de los objetivos del programa especificados en el Plan a Plazo Medio ha pasado a ser el centro de los esfuerzos de la FAO, de conformidad con los principios basados en los resultados.
9. Específicamente, las “lecciones aprendidas” por medio de la evaluación anual y comunicadas mediante el PIR constituirán una aportación directa al proceso del PPM. En el bienio actual, las correcciones en curso, si están justificadas, se podrán introducir mediante ajustes “tacticos” del plan de trabajo a nivel del rendimiento bienal.
10. Además, el PIR y los procesos de evaluación anual que lo apoyan contribuirán directamente a autoevaluaciones, el Informe sobre la Evaluación del Programa (PER) y otras evaluaciones que abarcarán múltiples bienios.7
11. Por último, el PIR seguirá prestando atención a la obtención bienal de resultados y presentará una información financiera así como otros datos importantes suministrados en ediciones anteriores del documento.
12. Se proponen dos innovaciones en la presentación de informes con respecto a las estrategias para abordar las necesidades de los Miembros. En primer lugar, cada resultado bienal de 2002-03 se ha vinculado al objetivo estratégico pertinente, de tal manera que será posible efectuar análisis estadísticos y formular observaciones sobre los resultados del bienio con respecto a las estrategias de la Organización.
13. En segundo lugar, se presentará una descripción que se base más en los resultados con respecto a cada programa técnico. Aunque se mantendrán los cuadros relativos a la obtención de resultados del programa, en el resumen descriptivo del programa se destacarán los logros importantes obtenidos con respecto a los resultados a nivel de entidad definidos en el PPM 2002-07 y presentará en forma sintética las “lecciones aprendidas” (tal como surjan del proceso de evaluación anual) que se incorporarán a la planificación prospectiva.
14. Cabe proponer para varios bienios futuros un programa de mejoras en la presentación de informes sobre la ejecución a lo largo de una dimensión regional. En primer lugar, a partir de 2002-03, el PPM presenta un debate de las dimensiones regionales, proporcionando así una base para una presentación del informe en forma resumida en el PIR 2002-03.
15. Además, existen posibilidades de mejorar la presentación de informes sobre las dimensiones regionales por medio de una más estrecha coordinación del PIR con la presentación de informes de las actividades de la FAO a las Conferencias Regionales. Estos mecanismos de coordinación podrían concebirse y ponerse en práctica en el bienio actual y reflejarse después en el PIR de 2004-05.
16. Por último, a más largo plazo, existe margen para una mejor integración de las aportaciones de las Conferencias Regionales al proceso de planificación en general. Por ejemplo, en el proceso del PPM, las Oficinas Regionales y Subregionales de la FAO formulan las prioridades regionales sobre la base de las aportaciones de las Conferencias Regionales para dar orientación en la elaboración de los programas técnicos. Sería oportuno que esas prioridades regionales se reflejaran asimismo en la presentación de informes sobre la ejecución. Es decir, el PIR (y los informes equivalentes que se presentan a las Conferencias Regionales) podrían indicar los progresos realizados con relación a las prioridades, por Programa principal, con respecto a cada una de las regiones de la FAO. Si este enfoque es aprobado por el Comité del Programa, las prioridades regionales se reflejarían más metódicamente en el PPM 2006-11 y, posteriormente, en el PIR 2006-07, pero a un nivel más resumido que el utilizado para las Conferencias Regionales.
17. El PLP 2002-03 contenía una exposición bastante concreta de los logros proyectados con relación a cada una de las esferas prioritarias para la acción interdisciplinaria (EPAI). Por este motivo, el PIR proporcionará, con respecto a cada esfera prioritaria para la acción interdisciplinaria :i) un comentario de los logros más importantes durante el bienio, y ii) las cuestiones que surjan y las lecciones aprendidas para la labor futura dentro de las EPAI.
18. La aplicación del nuevo Modelo de Programa en los programas no técnicos se está llevando a cabo en el PPM 2006-11, de manera que no se formulará un programa basado en los resultados plenamente especificados hasta el bienio 2006-07. Hasta entonces la información sobre las actividades de los programas no técnicos se mantendrá como en el PIR 2000-01. No obstante, se prevé con respecto al PIR 2002-03 un breve resumen de los logros importantes de todos los programas con respecto a las estrategias para abordar cuestiones intersectoriales de la Organización.
19. Por otro lado, como parte del PPM 2006-11, se establecerán mecanismos más estructurados para respaldar la aplicación de las estructuras de las estrategias para abordar cuestiones intersectoriales de la Organización. Por esa razón, será posible comunicar más progresos con respecto a los logros planificados concretos de una manera similar a las EPAI, a partir del PIR 2006-07.
20. El método de la Organización para aplicar el Nuevo Modelo de Programa de los mecanismos de las estrategias para abordar cuestiones intersectoriales de la Organización en los programas no técnicos hace gran hincapié en la definición del nivel de servicio y en los indicadores de la eficiencia. La determinación de la metas de eficiencia con relación a esos indicadores es factible y se está estimulando en muchas esferas de los programas no técnicos. En consecuencia, se está abordando la cuestión general de la eficiencia en función del costo en los servicios de apoyo como parte integrante del proceso de planificación de los programas no técnicos a partir del PPM 2006-11.
21. Los programas técnicos, por otro lado, suscitan un problema mucho más difícil en lo que respecta a la definición y supervisión de las eficiencias en función de los costos, particularmente para las actividades normativas de carácter global. En cualquier caso, la amplitud y profundidad del análisis requerido para alcanzar conclusiones acerca de la eficiencia en la ejecución de un programa técnico entraña que esas consideraciones se tienen mejor en cuenta en la medida factible en el contexto de las evaluaciones del programa más que del PIR.
22. Se dispone de los datos de apoyo requeridos para que en el PIR 2002-03 se puedan reflejar las innovaciones siguientes:
23. Las demás esferas propuestas de presentación de informes sobre las innovaciones se pondrán en aplicación como sigue:
24. La Secretaría solicita que el Comité del Programa apruebe la evaluación propuesta de la forma de presentación del PIR.
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1 Informe del 123º período de sesiones del Consejo de la FAO (28 de octubre - 1º de noviembre de 2002).
2 Informe del 88º período de sesiones del Comité del Programa (9 - 13 de septiembre de 2002).
3 Informe del 104º período de sesiones del Comité de Finanzas (15 - 19 de septiembre de 2003).
4 Informe del 32º período de sesiones de la Conferencia de la FAO (29 de noviembre - 9 de Diciembre de 2003).
5 Dimensión regional en la preparación del presupuesto y la elaboración del informe sobre su ejecución en la FAO, documento de información indicado en el Informe de la Reunión Conjunta del 82º período de sesiones del Comité del Programa y del 93º período de sesiones del Comité de Finanzas (15 de septiembre de 1999).
6 Este principio se refleja en el Marco Estratégico de la FAO (párrafo 143): “[el PPM] será un plan progresivo que habrá de actualizarse cada dos años [....]. En la revisión se tendrán en cuenta los resultados de los informes sobre la valuación y la ejecución aunque, por razones de economía, se tratará de que no se repitan estos informes”.
7 Los elementos de base del enfoque de la Organización a este respecto se definieron en (Principios rectores para el seguimiento de la evaluación previa y para la evaluación anual y la autoevaluación de los programas técnicos y económicos), disponible en http://www.fao.org/pbe/pbee/en/how-e.htm.