Pouvoirs

Les pouvoirs des délégués, suppléants, adjoints et conseillers, ainsi que ceux des représentants des organisations internationales participantes doivent être communiqués au Directeur général de la FAO 15 jours au moins avant la date d'ouverture de la Conférence. Les délégués sont donc priés de bien vouloir présenter les pouvoirs qui leur sont conférés le 4 novembre 2014 au plus tard.
Les pouvoirs peuvent être communiqués au moyen d'une lettre signée par les autorités nationales compétentes, d'une note verbale ou d'un ordre de mission et sous forme électronique, étant entendu que les documents originaux des pouvoirs officiels des Membres et membres associés doivent être présentés au Secrétariat (Bureau A484; tél.: (+39) 06570 55872; fax (+39) 06570 56105; ou par courriel: [email protected]).

Visas

Les participants ayant besoin d'un visa doivent se le procurer auprès du consulat d'Italie ou de la mission diplomatique compétente dans leur pays, avant leur départ pour Rome. Les demandes de visa doivent être présentées bien avant le départ, la délivrance d’un visa italien pouvant nécessiter jusqu’à trois semaines. Pour obtenir des informations sur les visas italiens, veuillez consulter:http://www.esteri.it/visti/index_eng.asp. Pour de plus amples informations, veuillez prendre contact avec le Chef de la Sous-Division du Protocole de la FAO, par courriel: [email protected] ou par téléphone: (+ 39) 06570 53356.

Temps de parole et interventions

Les interventions sont limitées à cinq minutes pour les chefs de délégation et à quatre minutes pour les représentants des organisations du système des Nations Unies et d'autres organisations. Les demandes d'intervention au cours du débat général en séance plénière doivent être présentées au Bureau du Directeur de la Division de la Conférence, du Conseil et du protocole (bureau A140, tél.: +39 06570 53207), au moyen du formulaire de réservation de temps de parole joint à la lettre d'invitation, qui doit être envoyé par courrier électronique à l'adresse [email protected].

Pour faciliter le respect du temps imparti, un système de voyants tricolores placé sur le pupitre avertit l'orateur que le délai est écoulé.

Afin de garantir une interprétation fidèle des déclarations et autres allocutions et pour que celles-ci puissent être diffusées rapidement, il est demandé aux orateurs de bien vouloir en communiquer le contenu sur support électronique (de préférence au format MSWord) au moins trois heures avant leur prise de parole, à l’adresse: [email protected]

Salles de retransmission

Un écran vidéo installé dans la Salle Rouge (au premier étage du bâtiment A) permettra aux participants qui ne pourront prendre place dans la Salle Plénière (au troisième étage du bâtiment A) de suivre la séance d'ouverture de la Conférence, le 19 novembre au matin.

Les participants qui le souhaitent pourront également suivre depuis la Salle Rouge les débats des tables rondes organisées dans la Salle Verte (au premier étage du bâtiment A) l'après-midi du 19 et du 20 novembre

Langues de travail

Les travaux se dérouleront en anglais, arabe, chinois, espagnol, français et russe. L'interprétation sera aussi assurée en italien pendant la cérémonie d'ouverture et la séance d'ouverture de la Conférence. Si un orateur souhaite faire une déclaration dans une autre langue, sa délégation doit fournir au Secrétariat de la Conférence (bureau A274), bien avant la tenue de la Conférence, le texte correspondant traduit dans l'une des six langues précitées. La délégation concernée devra également mettre à la disposition du Groupe de l’interprétation [bureau A-274, tél. (+39) 06570 52933] une personne qui connaisse à la fois la langue dans laquelle la déclaration est prononcée et la langue dans laquelle elle a été traduite, afin d'assurer la synchronisation entre l'orateur et l'interprète.

Les Membres qui souhaitent mettre des exemplaires de leur déclaration à la disposition des participants de la Conférence devront en déposer le nombre d’exemplaires souhaité au comptoir des documents situé au Centre coréen des services de conférence (bâtiment A, premier étage, entrée des Salles Rouge et Verte).

Salles à l’usage des réunions bilatérales pour les chefs de délégation

Quelques petites salles de réunion peuvent être mises à la disposition des chefs de délégation souhaitant tenir des réunions bilatérales ou multilatérales. Ces salles peuvent être réservées par les délégations par tranches d'une heure et seront attribuées dans l'ordre d'arrivée des demandes. Pour réserver des salles de réunion, les délégations des pays sont priées d’envoyer une demande par courrier électronique à l’adresse [email protected], en indiquant clairement la date, l’heure préférée, les délégations qui seront reçues et le nombre de participants. La confirmation définitive de la réservation sera communiquée par courrier électronique avant la réunion.
Le Secrétariat n'est pas en mesure d'assurer des services d'interprétation pendant les réunions bilatérales.

Services de téléphone et internet

Un accès WiFi est disponible dans toutes les salles de réunion, dans l'Atrium et dans les espaces de restauration. Les participants munis d'ordinateurs portables, de téléphones ou de tablettes équipés de dispositifs de connexion sans fil peuvent utiliser le réseau «ICN2». Le nom d'utilisateur et le mot de passe seront communiqués dans le bulletin de la Conférence.

Les délégués sont également priés d'apporter leur ordinateur portable, smartphone et/ou tablette chargés, ainsi que leurs câbles d'alimentation et des adaptateurs pour prises européennes.