证书

代表、副代表、准代表、顾问以及与会国际组织代表的证书，须至少比大会开幕日提前十五日送交粮农组织总干事保存。因此，请代表们最迟在2014年11月4日之前提交证书。
证书的有效提交方式是发送文件，如国家主管部门签署的信函、普通照会和任务授权书，或发送电子版，但谅解是成员和准成员的正式证书原件应送达秘书处（罗马粮农组织，A484室；电话：(+39) 06570 55872；传真 (+39) 06570 56105；或发送电子邮件至：[email protected]）。

签 证

需要签证的与会者必须在出发前往罗马之前，到派驻其国内的意大利领事馆或拥有授权的外交使团申办签证。由于意大利签证的颁发可能需要长达三周时间，因此须在出发前提前足够时间提交签证申请表。意大利签证信息可见http://www.esteri.it/visti/index_eng.asp。如欲进一步了解情况，请发电子邮件至[email protected]，或打电话(+ 39) 06570 53356与粮农组织礼宾课课长联系。

发言时间和讲话

国家代表团团长的讲话时间限为5分钟，联合国机构和其他组织的讲话限为4分钟。
关于全体会议一般性辩论过程中的发言，可填写本邀请函后附的“发言时间申请表”，并通过电子邮件发送至[email protected]，向大会、理事会及礼宾事务司司长（A140房间，电话：(+39) 06570 53207）提出申请。
为了便于遵守时间，安装在显示板上的红绿灯系统将指示分派的时间何时已用尽。
为确保准确翻译讲话内容和事后及时登载讲话稿，应至少在发言前三小时将发言稿的电子文本（最好为WORD格式）提交至[email protected]。

分会场

红厅（A楼一层）将提供视频转播，便于11月19日上午无法进入全会厅（A楼三层）的人员跟进开幕会议的活动。红厅也将作为分会场，供有意者跟进11月19日（下午）、20日和21日将在绿厅（A楼一层）举行的圆桌会议。

议事活动使用的语言

议事活动用阿拉伯文、中文、英文、法文、俄文和西班牙文进行。开幕式上还将提供意大利文同声传译。发言者如希望以上述语言之外的另一种语言讲话，必须提前充分时间，以上述一种语文向大会秘书处（A274房间）提交一份发言稿。相关代表团还应向口译组（请联系A-274房间，电话 (+39) 06570 52933）提供一名掌握讲话所使用语言和译入语言的人员，以确保发言者和译员之间的同步。
凡希望向大会与会人员提供发言稿副本的成员，应向高丽会议服务中心文件台（A楼一层红厅和绿厅入口处）提供一定份数的副本。

代表团团长双边会晤室

将提供数量有限的小型会议室供代表团团长用于双边或多边会晤。代表团可按小时预订会议室。会议室将按先订先得的原则分配。如欲预订会议室，请国家代表团发送电子邮件至[email protected]，明确说明日期、所选时间、会晤代表团和参会人数等。预订结果的最终确认将在会晤前通过电子邮件发出。
秘书处无法为双边会议提供口译服务。

电话和因特网设施

所有会议厅、中庭和餐饮设施周围都为与会人员提供无线上网服务。如欲利用这项服务，携带具有无线局域网（LAN）功能的手提电脑、智能电话和平板电脑的与会者可选用“ICN2”网络。用户名和密码将在营养大会日刊中提供。
还请代表们携带充满电的手提电脑、智能电话和/或平板电脑，以及连接线和欧洲标准转换插头。