Приступая к планированию какой-либо учебной инициативы, следует убедиться, что обучение представляет собой целесообразное решение, способное устранить известную проблему в сфере развития потенциала. Действительно, далеко не все проблемы развития потенциала связаны с нехваткой индивидуальных знаний, навыков или профессиональных качеств. Помочь определить круг и характер связанных с недостатком потенциала проблем, а также понять, может ли обучение способствовать улучшению ситуации, может оценка потенциала.

После того, как будет однозначно определена необходимость дополнительного обучения, необходимо провести оценку потребностей в обучении. Сюда должен быть включен анализ рабочей обстановки или организационной ситуации, в которой осуществляется индивидуальная деятельность. Основополагающее значение имеет оценка того, насколько эффективно обучаемые смогут воплотить в жизнь результаты обучения на своем рабочем месте. Это также помогает сориентировать менеджеров, проводящих обучение, в отношении возможных дополнительных мероприятий (помимо обучения), которые могут потребоваться для получения более действенных и долгосрочных результатов. 

Что такое оценка потребностей в обучении?

Оценка потребностей в обучении необходима для:

• обеспечения углубленного анализа конкретных потребностей обучения целевой аудитории и условий, в которых эти люди работают;
• понимания, какие последующие действия могут потребоваться, чтобы обеспечить максимальную эффективность обучения и его применимость в определенном организационном контексте; и
• понимания, какие дополнительные/взаимодополняющие мероприятия (помимо учебных) требуются для устойчивого удовлетворения потребностей в связи с развитием потенциала.   

Почему одновременно с оценкой потребностей в обучении важно проводить оценку организационной ситуации?

Людей, принимающих участие в учебной инициативе, всегда следует рассматривать с точки зрения более широкого организационного контекста: в рамках сельской ассоциации, организации общинного уровня, министерства, какой-то сети организаций. По возвращении в эту среду после завершения обучения, они столкнутся с необходимостью применять полученные знания и навыки в той рабочей обстановке, в которой они находятся. 

Учет специфики организационной ситуации в рамках оценки потребностей в обучении помогает сфокусировать цели курса обучения и на участнике, и на организационных нуждах. Очень важно обеспечить практическое применение вновь полученных знаний и навыков, а также их последовательную передачу и использование на рабочем месте, что положительно скажется на потенциале организации в целом.

Организационный контекст в значительной мере влияет на то, насколько участники учебного процесса смогут усвоить то, чему их учат, и применить свои знания на рабочем месте. Это может происходить по разному:

• иногда условия работы физически не позволяют воплотить в жизнь результаты обучения, например, когда отсутствует необходимое оборудование или ресурсы. В качестве примера можно привести ситуацию, с которой столкнулись сотрудники Совместного отдела ФАО/МАГАТЭ в Вене, когда ученые из развивающихся стран прошли обучение передовым методам анализа остаточного количества пестицидов в условиях развитой страны, но, вернувшись домой, обнаружили, что использование таких методов в реальных условиях местных лабораторий затруднительно.
• Неудовлетворительными могут оказаться социальные аспекты рабочей ситуации,например, когда отсутствует поддержка со стороны общины, менеджеров и коллег или отсутствует благоприятная организационная культура.
• Может случиться и так, что прошедшие обучение в рамках определенной учебной инициативы  затем не получают последующей поддержки или обнаруживают, что политика их организации или ее структура делают невозможным практическое применение полученных ими знаний и навыков.
• У прошедших обучение может не оказаться достаточной мотивации и стимулов для использования полученных знаний в своей работе, возможно, потому, что они не соответствуют их рабочим потребностям или улучшившееся качество их работы не влечет за собой вознаграждения.

Как провести оценку потребностей в обучении?

Оценка потребностей в обучении может проводиться разными способами, в зависимости от наличия времени, объема бюджета и масштабов учебной инициативы. К основным методам проведения оценок принадлежат анкеты, опросы ключевых информантов, работа с целевой аудиторией или опросы в режиме онлайн.  Необходимо провести оценку в следующих четырех основных областях:

• организационные цели и организационный контекст: вопросы направлены на выявление целей и/или требуемых изменений в организации, понимание роли отдельных работников в организации и  определение дополнительных мероприятий, необходимых для достижения наиболее действенных и долгосрочных результатов.
• Профильные данные и имеющиеся знания/навыки участников: вопросы направлены на получение информации об уже имеющихся знаниях и навыках, которые могут помочь в достижении целей организации или обеспечении необходимых преобразований.
• Выполняемые рабочие задания и недочеты в имеющихся знаниях/навыках: вопросы направлены на выявление основных проблем, связанных с производительностью труда, и определение содержания обучения, которое может помочь устранить эти пробелы.
• Необходимые последующие мероприятия: вопросы призваны выявить возможности прошедших обучение применить полученные знания и навыки, проблемы, с которыми они могут при этом столкнуться, и наметить возможные потребности в проведении тех или иных дополнительных мероприятий.

Часто используемые инструменты 

Полезные советы для проведения оценки организационной ситуации и потребностей в обучении

Используйте информацию, полученную от потенциальных участников: оценки потребностей в обучении могут быть вполне эффективными даже в условиях ограниченного времени и бюджета. Несмотря на эти ограничения, для разработки учебной инициативы недостаточно работать лишь на основе того, "что уже известно" из предыдущих мероприятий и докладов, без получения непосредственной информации от целевой аудитории.

Оценка потребностей в обучении обязательно должна включать в себя информацию, полученную непосредственно от потенциальных участников. Для этого есть две причины:

• во-первых, необходимо получить углубленное понимание целей и имеющихся возможностей потенциальных участников, сведения об их организации и условиях, в которых они работают.
• Во-вторых, сам процесс проведения оценки потребностей в обучении важен для того, чтобы обеспечить поддержку целей учебного мероприятия внутри целевых организаций и большую заинтересованность в успехе процесса развития потенциала. 

Дополнительные материалы по оценке организационной ситуации и потребностей в обучении можно найти в Учебном модуле 3 ФАО по вопросам успешной учебной практики ФАО. .