Conferencia Regional de la FAO para Asia y el Pacífico: un acto moderno y sin papel

Dacca - Nos encontramos en la primera mitad de 2022 y en la época de las conferencias regionales de la FAO. Eso suele suponer que el personal de la Organización en las oficinas regionales reúna grandes cantidades de información y documentos compilados para nuestros Miembros en las cinco oficinas regionales de la FAO.

Con el paso de los años, la cantidad de papel consumida por estas conferencias regionales era asombrosa y había llegado el momento de hacer cambios.

Para atender a 250 delegados de más de 40 países en la Conferencia Regional de la FAO para Asia y el Pacífico cada dos años, era costumbre imprimir miles de hojas de papel que comprendían unos 250 ejemplares de cada documento oficial todos los días, generalmente a lo largo de cinco días. Y por supuesto eso quería decir que se imprimía cada documento en los idiomas oficiales de la FAO en la región.

Así, por ejemplo, en el 34.º período de sesiones de la Conferencia Regional, la Oficina Regional para Asia y el Pacífico de Bangkok envió docenas de cajas de publicaciones de la FAO: todo, desde las publicaciones principales hasta folletos y prospectos sobre proyectos y programas, pero para el final de cada conferencia resultaba que había material impreso en exceso y gran parte se devolvía.

Así eran las cosas en 2018. Cuatro años más tarde hemos evolucionado, si es que no hemos tenido una revolución, en cuanto a cómo se desarrolla la Conferencia Regional, y parte de ello es la innovación en la distribución de la documentación.

En el 36.º período de sesiones las fotocopiadoras se enviaron a una trastienda y se hizo historia por ser el primero que se llevó a cabo totalmente sin papel y en formato digital.

Todos los documentos previos al período de sesiones se publicaron en la página Web de la Conferencia Regional. El orden del día, una herramienta fundamental para los delegados, no se imprimió, sino que se envió por correo electrónico a los participantes registrados, se publicó en la Web y se exhibió en un panel electrónico fuera de la sala de plenarias, junto con los códigos QR destinados a descargar los documentos en los cuatro idiomas oficiales de la región. El proyecto de informe de la Conferencia Regional también se distribuyó a los Miembros por medios electrónicos.

Otra innovación en la evolución para pasar del empleo de mucho papel a la ausencia de él fue la introducción de un procedimiento escrito de correspondencia, en el que se preveía que los Miembros enviaran sus observaciones por correo electrónico a la Secretaría sobre cualquier documento de la Conferencia. Posteriormente, las respuestas de la Secretaría se publicaban en un sitio web protegido por contraseña destinado solo a los Miembros. Este intercambio hizo que la conferencia regional pasara a ser un diálogo continuo en lugar de un acto aislado.

La Conferencia Regional de la FAO para Asia y el Pacífico también hizo historia al ser la primera con carácter híbrido para la región y la primera en registrar a más de 1 000 delegados.

Este es el camino del futuro, que hizo del 36.º período de sesiones de la Conferencia Regional para Asia y el Pacífico un acto moderno, totalmente digital y sin papel de un órgano rector de la FAO.