La Conférence régionale de la FAO pour l’Asie et le Pacifique: un «événement moderne sans support papier»

Dacca – Qui dit première moitié de l’année, dit saison des conférences régionales de la FAO. À cette occasion, le personnel des cinq bureaux régionaux de la FAO a pour habitude de compiler de grandes quantités d’informations et de documents à destination de nos Membres.

Au fil des ans, le volume de papier utilisé pour ces conférences régionales avait atteint un niveau consternant. Il était grand temps de remédier à cette situation.

Pour fournir des services aux 250 délégués originaires de plus de 40 pays qui assistent à la Conférence régionale de la FAO pour l’Asie et le Pacifique tous les deux ans, des milliers de feuilles de papier étaient imprimées, dont quelque 250 exemplaires de chaque document officiel, et ce quotidiennement pendant cinq jours en général. Sans oublier, bien entendu, l’impression de chaque document dans chacune des langues officielles de la FAO dans la région.

Lors de la trente-quatrième session de la Conférence régionale pour l’Asie et le Pacifique, par exemple, le Bureau régional pour l’Asie et le Pacifique à Bangkok a expédié des dizaines de caisses qui contenaient des publications de la FAO, des publications phares aux brochures et documents d’une page consacrés aux projets et aux programmes. Or, à l’issue de chaque journée de la session, il restait un trop grand nombre d’exemplaires inutilisés, dont la majorité a dû être renvoyée au Bureau régional.

C’était en 2018. Quatre ans plus tard, une évolution, sinon une révolution, s’est produite s’agissant du déroulement de la Conférence régionale pour l’Asie et le Pacifique. Cette innovation a en partie trait à la distribution de la documentation.

La trente-sixième session de la Conférence régionale pour l’Asie et le Pacifique a relégué les photocopieuses dans un coin et est entrée dans l’histoire en devenant la toute première Conférence régionale entièrement dématérialisée de la FAO.

Tous les documents de présession ont été publiés sur le site web de la Conférence régionale pour l’Asie et le Pacifique. Le Programme des séances, un outil clé pour les Délégués, n’a pas été imprimé mais envoyé aux participants par courriel, publié sur Internet et affiché sur un panneau électronique disposé à l’extérieur de la Salle Plénière, à l’instar des codes QR qui permettaient de télécharger les documents de la session dans les quatre langues officielles de la région. Le projet de rapport de la Conférence régionale a également été distribué aux Membres par voie électronique.

Autre innovation «zéro papier»: l’introduction d’une «procédure de correspondance écrite», qui prévoyait que les Membres enverraient leurs observations au sujet de n’importe quel document de conférence au Secrétariat par courrier électronique. Les réponses du Secrétariat ont ensuite été publiées sur un site web protégé par mot de passe et uniquement accessible aux Membres. Grâce à cet échange, la Conférence régionale a cessé d’être un événement ponctuel pour devenir un dialogue permanent.

La trente-sixième session de la Conférence régionale de la FAO pour l’Asie et le Pacifique s’est également distinguée en devenant la première session hybride de la Conférence régionale pour l’Asie et le Pacifique ainsi que la première à enregistrer plus de 1 000 inscriptions de délégués.

L’avenir est en marche, et il a fait de la trente-sixième session de la Conférence régionale pour l’Asie et le Pacifique une session moderne et dématérialisée d’un organe directeur de la FAO.