Региональная конференция ФАО для Азии и Тихого океана – современное мероприятие в безбумажном формате
Дакка – Первая половина 2022 года по традиции была отведена на проведение региональных конференций ФАО. В этой связи сотрудники региональных представительств ФАО, как правило, собирают большое количество информации и документов, подготовленных пятью региональными представительствами ФАО для членов Организации.
В прошедшие годы во время таких региональных конференций использовалось ошеломляющее количество бумаги – ситуацию нужно было менять.
Для обслуживания работы 250 делегатов более чем из 40 стран в ходе проводившейся раз в два года Региональной конференции ФАО для Азии и Тихого океана традиционно для печати документов использовались тысячи страниц бумаги, на которых ежедневно на протяжении, как правило, пяти дней печатался каждый текст, каждый официальный документ тиражом порядка 250 экземпляров. И, конечно же, каждый документ нужно было напечатать на каждом из официальных языков ФАО, используемых в регионе.
Например, перед 34-й сессией РКАТО Региональное представительство в Бангкоке (RAP) отправило десятки коробок с распечатанными публикациями ФАО, от глобальных флагманских публикаций до брошюр и буклетов о проектах и программах объемом в одну страницу; впрочем, к концу каждой конференции выяснялось, что было напечатано слишком много документов, и значительную часть из них приходилось отправлять обратно.
Это был 2018 год. Спустя четыре года произошла эволюция, если не сказать революция, в плане организации РКАТО, и часть инноваций связана с распространением документации.
В ходе 36-й сессии РКАТО копировальные машины задействованы не были, и конференция вошла в историю как первая безбумажная региональная конференция ФАО, в ходе которой вся документация была представлена в цифровом формате.
Вся предсессионная документация была размещена на веб-сайте РКАТО. Было принято решение не распечатывать Распорядок дня, ключевой инструмент для делегатов, а разослать его по электронной почте зарегистрированным участникам, разместить документ в интернете и выводить его на электронной доске на входе в зал пленарных заседаний вместе с QR-кодами для загрузки документов сессии на четырех официальных языках, используемых в регионе. Проект доклада Региональной конференции также был распространен среди членов в электронном виде.
Еще одним нововведением в процессе перехода от бумажных документов к цифровому формату стала процедура рассмотрения по переписке, в рамках которой члены могут направить Секретариату свои комментарии по любому документу или докладу конференции по электронной почте. Впоследствии ответы Секретариата размещали на защищенном паролем веб-сайте, к которому имели доступ только члены, что превратило региональную конференцию из разового мероприятия в постоянный диалог.
Региональная конференция ФАО для Азии и Тихого океана также вошла в историю как первая региональная конференция, которая прошла в смешанном формате в этом регионе и для участия в которой зарегистрировалось более 1000 делегатов.
Именно благодаря внедрению этих перспективных методов 36-я сессия РКАТО стала современной сессией руководящего органа ФАО, которую удалось провести в полностью цифровом, безбумажном формате.