Comptabilité et gestion d'une ferme piscicole familiale

C. LIETAR
Expert-Associé F.A.O.

Bangui 1984

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Introduction.

Une entreprise tient une comptabilité pour deux raisons essentielles :

1. La comptabilité est imposée par la loi

2. La comptabilité est une source d'information.

Nous n'allons pas étudier le plan comptable OCAM, actuellement utilisé en République Centrafricaine, mais nous allons nous contenter de quelques principes de base qui suffiront pour qu'un pisciculteur artisanal puisse tenir correctement la comptabilité de son entreprise. Le pisciculteur a besoin d'une comptabilité simple qui peut lui donner des informations nécessaires pour une bonne gestion:

• Combien y-a-t-il d'argent disponible
• Quel est le bénéfice réalisé par produit?
• Quel est le stock de produits en réserve?
• Quel sont les besoins financiers pour les mois suivants?
• Quel a été la recette du mois passé?
• Quel est le montant des dettes et des créances?

La comptabilité permets une juste opinion sur la situation financière de l'entreprise et sur les relations avec des tiers: fournisseurs et clients. Elle prévient à temps des difficultés financières, elle aide à préétablir les coûts de production et à investir rationnellement.

La comptabilité permets à tout moment d'évaluer la richesse de l'entreprise. Elle nécessite beaucoup de rigueur dans la tenue à jour des comptes de toutes les activités.

1 - LA CAISSE

Lorsque vous recevez de l'argent, vous le mettez dans votre poche. S'il y en a trop, vous le mettez dans un tiroir que vous fermez à clef. Votre poche et votre tiroir, c'est ce qu'on appelle la Caisse. Cette Caisse peut être encore un porte-monnais, un mouchoir, une caisse métallique, une cantine, etc…

Vous y mettez tout l'argent que vous recevez.

Vous y prenez tout l'argent payer donner ou prêter.

2 - LE JOURNAL

Sur un cahier de comptes spécial ou sur un cahier d'écolier, il faut écrire toutes les rentrées d'argent de la caisse dans la colonne des RECETTES et toutes les sorties d'argent dans la colonne DEPENSES (Ne jamais rien oublier !)

Ce cahier s'appelle un livre journal de Caisse ou plus simplement un JOURNAL.

Pour être sûr que votre journal et votre caisse soient justes, il faut que vous calculiez la différence entre les recettes et les dépenses et que cette différence soit dans la caisse. Si cette différence n'est pas égale à l'argent en caisse, vous avez fait une erreur ou un oubli dans le journal ; ou bien, vous avez mal compté votre argent ou bien de l'argent a été perdu ou volé. Il faut chercher l'erreur, l'argent perdu ou…. le voleur.

Commencez à tenir votre journal et à vérifier votre caisse dès le début de votre élevage.

1. Inscrivez les chiffres soigneusement suivant les mêmes colonnes pour les unités, dizaines, centaines etc… afin d'éviter des erreurs d'addition.

2. N'inscrivez dans les colonnes recettes et dépenses que les chiffres qui doivent être comptés. Tout le reste, poids, prix unitaire, etc… doit se trouver dans la colonne description.

3. Arrivé en bas d'une page, il faut additionner les recettes d'une part et les dépenses d'autre part et reporter en haut de la page suivante les totaux trouvés en recette et dépenses.

4. Clôture des comptes - On arrête les comptes généralement à la fin de chaque mois. Pour cela vous faites les totaux des recettes et des dépenses depuis la clôture précédente. Vous calculez la différence entre recettes et dépenses (dans le journal, les dépenses ne peuvent jamais dépasser les recettes) et vous vérifier que l'argent en caisse est bien égal à cette différence. Ci-après, vous trouvez un extrait d'un journal et comment en clôturer les comptes à la fin du mois. Après cette vérification écrivez la somme en caisse en haut de la colonne recettes pour le mois suivant.

Comment tenir le journal (exemple)

5. La petite colonne située entre “DESCRIPTION….” et “RECETTES” permets de classer les dépenses par catégories : vous mettez

   M pour Matériel,

   A pour Alevins,
   N pour Aliments,
   MO pour main-d'oeuvre,
   P pour poisson vendu etc… selon les besoins.

6. Il faut numéroter les pages du journal et ne jamais les arraoher.

7. Le journal est la pièce principale de votre comptabilité; s'il est bien tenu, il vous permettra de faire un bilan et un budget ainsi que tous les calculs nécessaires pour connaître les prix de revient de vos produits. Les prix de revient comparés au prix de vente vous permettront de connaître votre bénéfice ou votre perte.

3 - LE BROUILLON

Si vous allez au marché ou à la ville, ou même au moment de la vidange d'un de vos bassins, vous ne pouvez pas avoir votre journal avec vous dans votre poche.

Vous prenez alors un simple carnet de brouillon (petit format) et vous marquez sur ce brouillon les opérations au moment où vous les faites.

Exemple:

10.5.84 : Je vends en “Bon pour”
20 kg de tourteau de coton à
Maurice à 50 F/kg = 1 000 F.
Ci-joint B.P. 1 000 F.

Attention à ne pas inscrire deux fois la même opération dans le journal. Pour cela, lorsque chaque soir ou chaque fin de semaine, vous recopiez le brouillon dans le journal, il faut barrer au fur et à mesure les opérations dans le brouillon (voir exemple ci-dessus).

4 - LE CAHIER DES CREDITS

Nous avons écrit dans l'exemple de brouillon ci-dessus une vente qui n'a pas été payée comptant mais par un “Bon pour”. Cette vente ne doit pas être recopiée au journal mais dans un cahier spécial “Cahier des crédits”.

Tous les achats et les ventes à crédit doivent être inscrits dans ce cahier. Les achats dans la colonne “Débit” lorsque vous donnez ou remettez un “Bon pour” et les ventes dans la colonne “Crédit” lorsque vous recevez un “Bon pour”.

Lorsqu'on vous paie ou que vous payez le “Bon pour”, vous indiquez la date de paiement sur le cahier dans la colonne de droite, barrez la somme payée dans la colonne Débit ou Crédit (pour ne plus en tenir compte lorsque vous calculez le solde créditeur ou débiteur du cahier de crédits) et l'inscrivez dans les recettes ou dépenses du journal à la même date.

Dans ce cahier vous gardez les “Bon pour” que vous recevez et vous les rendez lorsqu'on vous les paie.

Si vous recevez une facture pour un produit que vous avez déjà reçu mais pas encore payé, faites le immédiatement, vous risquez en attendant de perdre la confiance de votre fournisseur. Mais si vous êtes obligé d'attendre, inscrivez-la au débit du cahier et mettez-la dans le cahier comme un “Bon pour”. Lorsque vous la payez, vous la barrez dans le cahier de crédits et l'inscrivez en dépense au journal.

Vous faites de même avec les chèques reçus en paiement et que vous n'avez pas l'occasion de toucher immédiatement. Inscrivez-les au crédit du cahier et mettez-les dans le cahier jusqu'à ce que vous les touchiez en argent.

Lorsque vous voulez savoir l'état de vos dettes et de ce qu'on vous doit (créance), vous additionnez les chiffres non barrés de la colonne Débit d'une part et les chiffres non barrés de la colonne Crédit d'autre part. La différence Crédit-Débit vous indique un solde Créditeur dans votre cahier des crédits, c'est-à-dire une créance.

La différence Débit-Crédit vous indique un solde débiteur, c'està-dire une dette.

Dans l'exemple précédent, la différence Débit-Crédit était de 3 780 F - 2 800 F = une dette de 980 F.

5 - LE COMPTE AVEC LA STATION PISCICOLE

La station piscicole de la Landjia ou une des autres stations vous enverra ou vous apportera souvent du matériel, alevins, aliments etc… La station vous aidera peut-être aussi à commercialiser vos produits (poissons ou productions d'un élevage associé). Les paiements seront souvent différés ou anticipés.

Dans ce cas, la station piscicole tiendra un compte avec vous et elle vous enverra chaque mois une copie. Il est bon que vous teniez aussi vous-même ce compte pour que vous puissiez savoir à tout moment l'état de votre avoir ou de votre dette envers la station.

Exemple : Station Piscicole de la Landjia en compte avec S; Zoum. Bangui

La compte avec la Station Piscicole est donc une annexe du cahier des crédits, réservée à vos affaires avec la Station Piscicole. Les opérations à crédit doivent être inscrites dans le cahier des crédits ou dans le compte avec la Station Piscicole mais jamais dans les deux. Les versements à la Station Piscicole s'inscrivent aussi au journal endépense, puisque c'est une sortie d'argent.

Pour connaître votre dette ou votre créance totale, vous ajoutez les résultats du cahier des crédits et du compte avec la Station Piscicole.

6- LE COMPTE EN BANQUE

Si vos clients vous paient souvent par chèque, il sera commode pour vous de payer aussi par chèque vos fournisseurs.

Pour cela, il vous faut demander l'ouverture d'un compte à votre nom dans la banque la plus proche. La Banque vous attribue un numéro de compte et vous remet un carnet de chèque.

Comment vous faire payer un chèque:

Vous signez tous les chèques que vous recevez de vos clients au dos du chèque (vous les endossez), et vous les apportes à votre banque qui les porte au crédit de votre compte. Vous pouvez aussi confier à la Banque votre argent liquide si vous en avez trop en Caisse, et vous pouvez, en vous adressant un chèque à vous-même, retirer de l'argent liquide de votre Banque lorsque vous en avez besoin.

Comment payer par chèque :

A l'aide de votre carnet de chèques, vous est possible de donner (ou tirer) des chèques à vos fournisseurs en paiement des marchandises qu'ils vous envoient.

Un chèque de paiement ou de retrait que vous “tirez” ne doit jamais dépasser la somme d'argent que la Banque vous doit, c'est-à-dire le solde créditeur de votre compte. Le fournisseur qui se fait refuser un de vos chèques à la Banque à cause d'un manque d'argent à votre crédit, perdra toute confiance envera vous.

Barrer un chèque :

Tirer deux traits parallèles dans le coin du haut, côté gauche du chèque, implique que la personne à qui le chèque est adressé (le bénéficiaire) ne peut pas retirer l'argent directement en liquide, mais qu'il doit le verser d'abord sur son propre compte en Banque. Donc, si un client vous remet un chèque adressé à vous-même, et que vous n'avez pas un compte en Banque, il ne faut pas laisser barrer ce chèque puisque vous ne pourrez pas le retirer cash (=en liquide).

7 - INVENTAIRE

Il ne faut pas seulement compter son argent, il faut aussi compter tout ce que vous possédez au moins une fois par an. Cela s'appelle faire l'inventaire de tous les biens (éta, gs, magasins, poulaillers, porcheries, stock d'animaux et d'aliments) de votre entreprise. A côté de chaque article, vous inscrivez sa valeur estimé au jour de l'inventaire.

Etangs, locaux et matériel

Cette estimation est difficile à faire car elle dépend de plusieurs facteurs. La valeur d'inventaire doit être comprise entre le prix d'achat et le prix que vous pouvez obtenir si vous deviez vendre sans délai. Un étang de 1 are en bon état et qui est sous eau pendant toute l'année dans le secteur St. Paul à Ouango, (Bangui) vaut facilement 20 000 F.CFA comme il peut être productif pendant toute l'année et puisquèà St. Paul, il n'y a plus l'alternative de construire soi-même un étang (tous les terrains sont occupés). Par contre, dans le secteur Kodjo à Ouango (Bangui) un étang de 1 are ne sera pas vendu plus de 10 000 F.CFA puisque ce sont tous des étangs creusés dans la nappe phréatique qui sont sans eau pendant une bonne partie de l'année, et puisqu'il y a toujours la possibilité de creuser soi-même un étang (il reste encore des terrains non occupés). Evidemment tout là aussi dépend de l'état du bassin.

L'amortissement permet de calculer la valeur d'inventaire de tout votre matériel. On constate qu'avec le temps presque tout les biens subissent une dépréciation due à l'usure. Une brouette par exemple a une durée de vie de trois ans (si on ne la surcharge pas et qu'on l'entretien correctement).

Neuve, elle coûte 36.000 F.CFA. Après une année d'utilisation on peut estimer sa valeur à 24.000 F.CFA. Elle a donc perdu un tiers de sa valeur. Pour calculer l'amortissement il faut donc connaître :
- la valeur d'achat
- le nombre d'années qu'on pourra utiliser le bien.

1. Un étang de quatre ares.

Généralement on admet qu'un étang en pisciculture en zone tropicale s'amortit en 20 années. Au bout de 20 années l'étang ne vaudra donc plus rien, on dit qu'il est amorti. Chaque année l'étang perd 1/20 ème de sa valeur. Si la construction d'un étang de 4 ares a coûté 100.000 F.CFA, l'amortissement annuel s'élève à 5.000 F.CFA/an. A la fin de la première année de production vous estimerez votre étang à 95.000 F.CFA. Cela signifie aussi qu'il faut chaque année mettre 500 F de côté pour pouvoir remettre en état votre bassin de façon qu'il équivaut de nouveau un étang neuf de 100.000 F.
Lorsque vous calculez les frais de production du Tilapia dans votre étang de 4 ares, vous tenez compte non pas de la valeur de construction de l'étang mais de son amortissement durant la période de production, soit par exemple six mois (ou une demie année) :

Les 2.500 F s'ajoute aux autres dépenses de votre élevage.

2. Un poulailler en matériaux locaux

Vous voulez pratiquer l'élevage associé du Tilapia nilotica avec des poulets de chair pour :

1. augmenter votre production de poisson;
2. ajouter aux recettes de poisson une recette de l'élevage associé (par exemple : poulets de chair).

Vous construisez dans l'étang un poulailler sur pilotis à planchers en claire voie. Il vous faut : du bois ; du grillage ; des pointes ; de la paille pour le toit. (La construction d'un tel poulailler (40 à 50 poules), en matériaux locaux, coûte tout compris : 45.000 F. En changeant les nattes du toit après 2 ans, le poulailler peut durer quatre années. Pour changer le toit, il faudra encore 5.000 F, soit en total : 50.000 F. Comme au bout de quatre années le poulailler sera complètement amorti, on peut dire qu'il perd chaque année un quart de sa valeur initiale, soit 12.500 F. On doit donc mettre 12.500 F de côté de pouvoir reconstruire le poulailler au bout de quatre ans. Quand calcule les frais d'un élevage de poulets de chair, on tiend compte de l'amortissement du poulailler pendant la période d'élevage, soit trois mois :

(3 mois an = 0,25 ans)

3. Exemple de durée d'amortissement

7.2. Les animaux de l'élevage

La valeur d'inventaire doit être une estimation réelle : C'est à dire qu'elle doit reflèter la valeur réelle ou le prix que vous pouvez obtenir si vous vendez vos poissons, poules, canards, cochons, le jour de l'inventaire. Pour les poissons dans vos bassins, vous faites à base d'une pêche de contrôle et en fonction de la durée de production, une estimation de la taille et de la quantité de vos poissons. Pour vos élevages associés, vous trouverez ci-dessous quelques prix indicatifs :

7.3. Les stocks

Les stocks sontnles reserves que vous constituer en vue de satisfaire vos besoins ultérieurs, soit en produits finis destinés à être vendus, soit en matière ou produit qui entre dans la production. Nous distingons

• des aliments : tourteau, son, maïs, mélanges complètes, granulés etc…;

• des produits vétérinaires : médicaments, vaccins, désinfectants ;

• des animaux ou produits prêts à vendre.

Leur valeur d'inventaire est leur valeur d'achat à moins qu'ils soient périmés ou avariés. Dans ce oas ils ne valent rien car leur emploi est dangereux. La gestion des stocks est très importante. Il faut : prévoir les besoins ; - connaître la période entre la commande et la réception des marchandises; - savoir à quel moment les produits sont disponibles au prix le plus favorable. Nous allons toujours garder un stock de sécurité : c'est à dire suffisamment pour faire face à des situations dramatiques dans lequelles l'approvisionnement est pratiquement impossible. Le stock de sécurité comprend aussi une partie nécessaire pour couvrir la période entre la commande et la livraison. Pour le tourteau qui est pratiquement disponible pendant toute l'année, on prend par exemple 1 mois pour les situations dramatiques et 2 semaines comme temps de livraison. Pour 8 ares de bassin nous estimons les besoins à 60 kg par mois. Votre stock de sécurité s'élèvera donc à 90 kg. C'est-à-dire que dès que le stock de tourteau atteint ce niveau il faut relancer une commande. Si à un certain moment le tourteau est très bon marché, il est avantageux de remplir le magasin et constituor un stock maximum, qui dépend de la capacité de stockage, de la période de conservation et de l'argent disponible.

Pour bien gérer les stocks, il faut tenir une fiche de stock pour chaque produit. Sur ces fiches il faut noter chaque entrée et sortie du produit.

FICHE DE STOCK AU COUT MOYEN PONDERE TOURTEAU DE COTON

Le 1/5/84 nous avons acheté 200 kg de tourteau à 50 F/kg et chaque 10 jours on sort 20 kg. Lorsqu'il nous reste que 100 kg (stock de sécurité) nous achetons 100 kg, mais à un prix plus élevé : 60F/kg. Notre stock se constitue maintenant en 100 kg à 50 F/kg et 100 kg à 60 F/kg. Dans les colonnes “Stock nous marquons : 200 kg, pour une valeur totale de 11.000 F, donc 55 F/kg. Le 4/7/84 nous achetons 300 kg de tourteau parce qu'il est bon marché (nous constituons le stock maximum). A ce moment; le stock contient en total 460 kg pour une valeur totale de 19.300 F, ou 42 F/kg.

A chaque sortie du tourteau, il faut comptabiliser le prix moyen pondéré du stock. Le 12/7/84, nous inscrivons dans les dépenses pour les poissons : 20 kg de tourteau à 42 F/kg = 840 F. A ce jour il nous reste dans le magasin encore 440 kg de tourteau pour une valeur de 18.460 F.

8. Le Bilan.

Un bilan indique la situation de l'entreprise à une date déterminée. Une fois par an, au moins lorsque vous faites l'inventaire, vous établissez aussi votre bilan financier pour l'année écoulée.

Un bilan comporte toujours deux grandes parties : l'actif et le passif

L'actif est situé à gauche du bilan. Tout ce que vous possédez et ce qu'on vous doit, vous l'inscrivez à l'actif.

Dans le bilan ci-dessous, nous avons fait l'invenatire d'un pisciculteur qui possède trois bassins, et un poulailler. Le capital, c'est-à-dire la différence entre tous les biens (le total de l'actif) et de toutes les dettes, représente la richesse du pisciculteur, c'est-à-dire ce qui lui appartient vraiment:

9. Etude des prix de revient.

Pour savoir combien vous gagnez pour chaque produit, il faut savoir combien votre production vous a coûté, c'est-à-dire quel est son prix de revient.

Le prix de vente moins le prix de revient vous donne votre marge bénéficiaire. Comme ça vous pouvez comparez le bénéfice réalisable de différents productions. Nous allons calculer à titre indicatif quelques prix de revient. Il ne faut pas considérer les résultats des calculs suivants comme définitifs mais se servir de ces exemples comme d'une méthode pour calculer vous-mêmes les prix de revient des produits de votre élevage en recherchant les données (prix unitaire etc…) dans votre propre journal de caisse.

9.1. Prix de revient du T. nilotica.

Nous prenons toutes les données d'une production de T. nilotica dans un bassin de 4 ares. La production s'effectue en 6 mois et donne I00 kg de poisson.

1. Les alevins.

Le bassin a été empoissonnés avec 8 kg d'alevins qui coutent 600 F/kg. Si vous produisez vous même vos alevins, comptez le même prix puisque c'est le prix que vous obtiendrez si vous les vendez et que par conséquent, il faut compenser ce

2. Les aliments.

L'alimentation se fait à base de compost (gratuit) et du tourteau de coton. Le travail de distribution et pour l'entretien du compost sera comptabilisé plus loin. Pendant 6 mois, vous distribuezez en total 4 sacs (200 kg) de

3. Amortissement du bassin.

Le bassin à coûté 1.100.000F et era amorti en 20 années.

4. Amortissement du petit matériel:

5. Main d'oeuvre.

Profits réalisables :

On vend le plus souvent directement au consommateur pour obtenir le meilleur prix. Si on vend les 100 kg à un prix moyen de 600 F/kg on réalise un bénéfice de 267 F/kg ou en total 26.700 F pour toute la production.

9.2. Prix de revient d'un poulet de chair.

On fait l'élevage de 50 poulets de chair. Dans le journal on note toutes les dépenses relatives à cette production.

A la fin de l'élevage on a perdu 5 poules (10%), nous avons donc 45 poules d'un poids moyen de 2,5kg à vendre à 1.100 F/kg.

Le prix de revient d'un poulet est	:
Le prix de vente d'un poulet est	:	1.100 F × 2,5 =2.750 F
Le bénéfice par poulet est	:	2.750F -2230 F= 520 F
Le bénéfice par production (trois mois)	:	520F × 45 = 23.400 F

10. Comment calculer les réserves financières que vous devez faire ? Le budget.

Dans le paragraphe IX nous avons calculé le profit réalisable avec deux spéculations :

• l'élevage de T. nilotica dans un étang de 4 ares (en six mois)
• l'élevage de 50 poulets de chair (en trois mois).

Si vous gardez toutes vos recettes et ne faites pas de dépenses personnelles avec la caisse de votre élevage, vous pouvez intensifier ou agrandir votre élevage. Il faut au moment que vous faites le bilan de l'année écoulés, faire très soigneusement, le budget de l'année suivante. Il s'agit de prévoir toutes vos recettes et dépenses pour l'année. Il s'agit en particulier de décider quelle part de vos profits vous emploierez pour améliorer ou agrandir votre production. Basé sur les résultats de l'année précédente vous allez décider comment employer l'argent que vous voulez investir Dans votre budget il faut toujours plutôt sur estimer vos dépenses et sous-estimer vos recettes. Il faut tenir compte de l'évolution des prix en essayant de les prévoir.

Il faut déterminer si un emprunt est nécessaire mais ne pas l'inscrire au budget avant d'être sûr de l'avoir obtenu.