FC 99/7
مارس / آذار 2002


لجنة المالية

الدورة التاسعة والتسعون

روما، 6 - 10/5/2002

تقرير عن سير العمل في تنفيذ توصيات المراجع الخارجي


1. درست لجنة المالية، في دورتها السابعة والتسعين في روما من 17 إلى 22 سبتمبر/أيلول 2001، تقرير سير العمل (الوثيقة 97/12 الذي يوضح الإجراءات التي اتخذتها المنظمة استجابة لتوصيات المراجع الخارجي كما هي مبينة في تقرير المراجع الخارجي المطول عن فترة السنتين 1998-1999. ويلخص التقرير الحالي (الوثيقة 99/7) ما حققته المنظمة من تقدم في حسم القضايا المتبقية التي لم يتم تنفيذها بعد.

2. ويتضمن المرفق 1 بهذا التقرير عدداً من التوصيات المُحالة من فترة السنتين السابقة، والتي لم يكررها المراجع الخارجي في التقرير المُطول عن الفترة 1998-1999.

تقرير المراجعة المطول
توصيات المراجع الخارجي  الإجراءات التي اتخذت بشأنها  تعليقات المراجع الخارجي 

المسائل المالية

قضايا محددة خاصة بالشئون المالية والمحاسبية
الخطط ذات الصلة بالموظفين
نكرر توصيتنا السابقة بإجراء استعراض دقيق عن الغرض من الصندوق وعملياته من أجل إنشاء آلية موحدة لتوفير التمويل لجميع الالتزامات المحددة لنهاية الخدمة.
[أنظر الفقرة 29 من تقرير المراجع الخارجي عن الفترة المالية 1998 - 1999]

 


 
 أعطت المنظمة، لدى تحضير حسابات الفترة المالية 2000/2001 الاعتبار الكامل للقرار 10/2001، الذي اعتمده المؤتمر في 13 نوفمبر/تشرين الثاني 2001، فيما يتعلق بمدفوعات نهابة الخدمة التي لا تجد تمويلاً لها.
الوضع: تم تنفيذ التوصية.
عُلِم.

صندوق التسويات الضريبية

يوجد أكثر من مليون دولار من السلف، التي كان ينبغي قيدها في حسابات صندوق التسويات الضريبية المختلفة، مازالت مسجلة في حسابين من الحسابات المستحقة هما الحساب 2800 "مدفوعات مسبقة" لموظفي المنظمة والحساب 2805 "برنامج الأغذية العالمي" لموظفي هذا البرنامج.
وكان يجرى معالجة المشكلات وقت إعداد هذا التقرير.
ونظرا لضرورة الإسراع بعملية استرداد هذه السلف، نوصي بوضع شكل من أشكال الاسترداد التلقائي من المرتبات، وتنفيذ التغيير المقابل في النظام.
[أنظر الفقرة 33 من تقرير المراجع الخارجي عن الفترة المالية 1998 - 1999]

 

تم إدخال تغيير على النظام يتم بموجبه الآن قيد المبالغ التي تخصم على ذمة الضرائب والمطالبات التي يقوم بمعالجتها مكتب الاتصال التابع للمنظمة في واشنطن مباشرة في حساب فرعي للمدفوعات بنظام أوراكل. وأي رصيد معلق لموظف في الحساب الفرعي يمكن استرداده بخصم من المرتب باستخدام برنامج المرتبات في نظام المالي المطبق في المنظمة. (FINSYS Payroll Interface).

 

سيكون تأثير التغيير الذي أدخِل على النظام محل دراسة لدى مراجعة الكشوفات المالية للفترة 2000-2001.

حسابات الدفع والقبض

حساب المقبوضات من برنامج الأغذية العالمي
يتعين، كما سبق أن أوصينا برنامج الأغذية العالمي، أن تصبح التسوية التي بدأت بين المنظمتين عملية روتينية تجرى على أساس شهري.
[أنظر الفقرة 35 من تقرير المراجع الخارجي عن الفترة المالية 1998 - 1999]

 


تتم التسويات الرسمية بين المنظمة وبرنامج الأغذية العالمي في الوقت الحاضر بطريقة روتينية على أساس شهري. وبالإضافة إلى ذلك، تمت مراجعة الاتفاق مع برنامج الأغذية العالمي بحيث يدفع البرنامج المرتبات الإجمالية بدلاً من المرتبات الصافية.

 


أظهر استعراض الكشوفات المالية المؤقتة لحسابات برنامج الأغذية العالمي في عام 2000، التي حصلنا عليها في أكتوبر/تشرين الأول 2001، أنه مازال وجود تفاوت كبير مع دفاتر المنظمة. ولذلك، فقد كررنا توصيتنا السابقة بالاستمرار في إجراء التسويات لتوضيح أسباب هذا التفاوت تماماً. وسيكون التقدم الذي يتحقق محل دراسة أثناء مراجعة الكشوفات المالية لمنظمة الأغذية والزراعة وبرنامج الأغذية العالمي في 2000-2001.
تسوية حسابات القبض والدفع وتصفيتهالقد أوصينا في تقريرنا السابق بأن يجرى، تمشيا مع تنفيذ النظام المالي الجديد، استعراض للإجراءات المحاسبية والتنظيمية المتعلقة بقيد المعاملات في حسابات القبض والدفع من أجل تبسيط عمليات التحديد والرصد والتصفية خلال الفترة المالية. وقد تحقق هذا الهدف جزئيا. [....] وبالإضافية إلى ذلك، فقد أصدر مكتب استشاري العديد من التوصيات، التي نتفق معها، لتحسين المراقبة والإجراءات الداخلية من خلال الحصول على عقود ووثائق مؤيدة لجميع المصروفات سابقة السداد، وتعزيز النظم المحاسبية الخاصة بتسجيل المعاملات.
[أنظر الفقرتين 36 و 37 من تقرير المراجع الخارجي عن الفترة المالية 1998 - 1999]

 

تم تطوير برنامج جديد لتسوية الحسابات وتصفيتها وبدأ استخدامه في أبريل/نيسان 2001، مما زاد من قدرتنا على رصد وتصفية المعاملات المقيدة في هذه الحسابات.
وفي الوقت الذي تجري فيه التسويات في هذه المجالات، يُلاحَظ أنه، فيما يتعلق بعدد كبير من حسابات التسوية المقيدة في دفتر الأستاذ العام، انتهت الأعمال الأولية لتسوية العاملات في نهاية سنة 2001. وقد تحددت مسئوليات محددة بشأن هذه الحسابات، وجاري في الوقت الحاضر استعراض ورصد هذه الحسابات على أساس شهري.
الوضع: التوصية قيد التنفيذ.

 

ستتم دراسة تأثير البرنامج الجديد لتسوية الحسابات وتصفيتها لدى مراجعة الكشوفات المالية للفترة 2000-2001.
استرداد سلف السفريات نوصي باستئناف العمل، في أسرع وقت ممكن، في استرداد سلف السفريات من الموظفين تلقائيا، وهي العملية التي توقفت في نهاية أبريل/ نيسان 2000 نتيجة للتأخر في مطالبات مصروفات السفر.
[أنظر الفقرة 37 من تقرير المراجع الخارجي عن الفترة المالية 1998 - 1999]

 

جاري الآن تشغيل النظام بالشكل الذي صُمم عليه. ويلاحظ أن كشوف حسابات تُرسل إلى الموظفين بصفة دورية شهرياً لإبلاغهم بالسُلف المستحق تسويتها والمبالغ واجبة السداد مع مرتب الشهر المقبل. وتتم عملية تسوية سلف السفر في الوقت الحاضر بشكل روتيني على أساس شهري وتخضع لمتابعة دقيقة.

 

ستتم دراسة تأثير إعادة العمل بنظام مستحقات الموظفين لدى مراجعة الكشوفات المالية للفترة 2000-2001.
الأموال النقدية والاستثمارات
توصيات المراجع الخارجي  الإجراءات التي اتخذت بشأنها  تعليقات المراجع الخارجي 
عدد الحسابات المصرفية لقد أوصينا، في تقريرنا السابق، بالحد من عدد الحسابات المصرفية. [....] ولقد اعترفت المنظمة بالفعل بالحاجة إلى إعادة تنظيم ترتيباتها المصرفية، ووضعت منهجا من ثلاثة فروع إلا أن مشكلات التسويات المصرفية الميدانية ونقص الموظفين بالدرجة الأولى، لم تؤد إلا إلى تنفيذ جزئي لها حتى الآن. وتشمل الاستراتيجية المتوخاة ما يلي:
  • علاقة مصرفية لإدارة مدفوعات المقر الرئيسي بالليرة واليورو، وحسابات الموظفين المحتفظ بها في إيطاليا.
  • علاقة مصرفية مع بنك دولي كبير لمناولة المدفوعات الدولية خارج إيطاليا.
  • علاقات مصرفية عديدة مع البنوك الدولية الأخرى ذات الحضور القوي للتعامل بالتجزئة في أقاليم معينة من العالم لإدارة الخدمات المصرفية الميدانية الأخرى المطلوبة.

وكان الشق الأول من الاستراتيجية قد نفذ وقت إعداد هذا التقرير. وأبرم عقد آخر لتنفيذ الشق الثاني إلا أن من المتوقع تنفيذه بالكامل خلال الأشهر القليلة القادمة. ولم يتخذ أي إجراء بعد بشأن الشق الثالث.
[أنظر الفقرات من 42 إلى 44 من تقرير المراجع الخارجي عن الفترة المالية 1998 - 1999]

 

تم إغلاق عدد كبير من الحسابات المصرفية في نهاية الفترة المالية استناداً إلى التحليلات والتسويات التي أجريت على الحسابات المصرفية الميدانية القديمة.
وقد اتخِذت الإجراءات اللازمة على المستوى الأول وجاري اتخاذها على المستويين الآخرين. وفي هذا الصدد، أجريت اتصالات مع المصارف الدولية الرئيسية لتقيم اقتراحات بشأن إعادة هيكلة نظام الصرف المتبع حالياً في سداد المدفوعات في المقر والمدفوعات الميدانية. وبالسبة للمستوى الثاني، فقد تمت مناقشة الهيكل الجديد للمدفوعات الدولية خارج إيطاليا مع إحدى المؤسسات المالية الدولية وقُدمت العقود المتصلة بذلك إلى مكتب المستشار القانوني، بناء على اقتراح البنك، لمراجعتها وإبداء ملاحظاته عليها. وأبلغت الملاحظات التي أبداها المستشار القانوني إلى البنك والمنظمة الآن في انتظار رأي البنك. وبالإضافة إلى ذلك،تم إلى حد كبير تسوية المشاكل المتصلة ببيانات الحسابات المصرفية وأدخلت تعديلات أخرى على النظام سوف تساعد على خفض التكاليف المصرفية.
وجاري تنفيذ الإجراءات على المستوى الثالث، مما سيؤدي إلى تبسيط واتساق العمليات المصرفية الميدانية. وفي هذا الصدد، فعلى الرغم من أن المنظمة اتصلت ببعض المؤسسات المالية الدولية التي تتبعها فروع منتشرة في بعض الأقاليم، مثل أفريقيا، وأمريكا الجنوبية والشرق الأدنى،لم يتم الاتفاق بعد على إقامة علاقات محددة.
الوضع: جاري تنفيذ التوصية.

 

ستجري دراسة مدى التقدم في هذا المجال لدى مراجعة الكشوفات المالية للفترة 2000-2001.
الاستثمارات طويلة الأجل لم يكن قد تم تحويل أي من الأصول طويلة الأجل إلى المديرين الجديدين وقت إعداد هذا التقرير. وفي حين أننا نعترف بأن المدير الحالي قد تجاوز الحدود القصوى المحددة له في 1999 و2000، مازلنا نكرر توصيتنا السابقة بمراجعة الترتيبات القائمة من خلال عملية تنافسية. [...] وقد أبلغت هيئة مكتبنا، وقت إعداد هذا التقرير، بأنه لم يتم تحويل أي من الأصول طويلة الأجل إلى المديرين الجديدين نظرا لنقص الموظفين ووقت المديرين المتاح للاضطلاع بعمليات معقدة وكثيفة الوقت يتطلبها تحقيق تقدم في هذا المجال. كما أبلغت هيئة مكتبنا بأن المنظمة لم تكن تعتزم المضي قدما قبل أن: (1) تستكمل وضع الحافظة قصيرة الأجل؛ (2) إبرام اتفاق مع الصندوق الدولي للتنمية الزراعية بشأن دعم إدارة الاستثمار؛ (3) واستعراض مسألة الاستثمارات طويلة الأجل في دورة مايو/ أيار 2001 للجنة الاستشارية للاستثمارات.
[أنظر الفقرة 64 من تقرير المراجع الخارجي عن الفترة المالية 1998 - 1999]

 

بناء على ما نصحت به لجنة المالية، توقفت المنظمة عن متابعة الترتيب مع الصندوق الدولي للتنمية الزراعية فيما يتعلق بخدمات إدارة الأموال طويلة الأجل. وبدلاً من ذلك، أنشأت المنظمة وظيفة مسئول خزانة أول من الدرجة الخامسة بالفئة المهنية للقيام بهذه المسئوليات. وجاري الآن اتخاذ إجراءات توظيف هذا المسئول، وبمجرد أن تتأكد المنظمة من أن لديها القدرة على التحكم بالدرجة الكافية في إدارة حوافظ الأموال طويلة الأجل، فإننا نعتزم تنفيذ توصيات الجنة الاستشارية للاستثمارات فيما يتعلق بالاستثمارات طويلة الأجل، وهي:
  • ?نقل بند الدخل الثابت من المحفظة طويلة الأجل إلى مديري المحافظ المتخصصة للدخل الثابت؛
  • ?وتقسيم حافظة الأسهم بين مديرين مدير للنمو ومدير للقيمة.

الوضع: جاري تنفيذ التوصية.

 

ليس للمراجع الخارجي أي تعليق حيث لم يتم اتخاذ إجراء ملموس حتى الآن.
اللجنة الاستشارية للاستثمارات بالمنظمةطلبت اللجنة الاستشارية للاستثمارات في دورتها السادسة والعشرين "إبقاءها على علم بأية تغييرات كبيرة في نشاطات المنظمة الاستثمارية قبيل الاجتماعات". وإننا نؤيد بشدة هذا الطب بإبقاء اللجنة الاستشارية للاستثمارات على علم بصورة منظمة بنشاطات الاستثمار. كما نوصي بالنظر في تعزيز هذه اللجنة من خلال:
  • مراجعة اختصاصاتها؛
  • إصدار محاضر الاجتماعات بطريقة حسنة التوقيت؛
  • إعادة دراسة تركيبة اللجنة وقصر عضويتها على الأعضاء الخارجيين فقط.

[أنظر الفقرتين 66 و 67 من تقرير المراجع الخارجي عن الفترة المالية 1998 - 1999]

 

أعيد النظر أخيراُ في اختصاصات اللجنة الاستشارية للاستثمارات وعُرضت الاختصاصات الجديدة على المدير العام للموافقة عليها.
وقد وُزع محضر اجتماع اللجنة الاستشارية للاستثمارات على أعضاء لجة المالية في يونيو/حزيران 2001.
وتقتصر عضوية اللجنة على أعضاء من خارج المنظمة يعينهم المدير العام على النحو التالي:
  • السيد Gunther Pleines، نائب رئيس الإدارة المصرفية - بنك التسويات الدولية، بازل، سويسرا؛
  • السيد Marcus Fedder، مدير الخزانة، البنك الأوروبي للإنشاء والتعمير، لندن، المملكة المتحدة؛
  • السيد Bernard Holland، كبير مستشارين، إدارة الاستثمارات الاستراتيجية، واشنطن، الولايات المتحدة الأمريكية؛
  • والسيد Kenneth Miranda، مستشار شئون الاستثمار، مكتب رئيس مجلس إدارة صندوق النقد الدولي، واشنطن، الولايات المتحدة الأمريكية.

الوضع: التوصية قيد التنفيذ.

 

عُلِم.

برنامج "النفط مقابل الغذاء"

ترتيبات الشراء في حالة الطوارئ
على الرغم من أن ترتيبات الشراء في حالة الطوارئ قد أدرجت في "دليل المنظمة للاستعداد والاستجابة في حالات الطوارئ" الصادر عام 1998، لم يجر إدراجها بصورة رسمية في القسم 502 من مجموعة التعليمات الإدارية في المنظمة. وعلى الرغم من أن الأحكام الخاصة ببعثات الشراء في حالات الطوارئ موجودة حقيقة (القسم 502-24)، فلم يصدر الإعفاء من العرض المسبق على لجنة المشتريات. فإذا قررت المنظمة الاستمرار في هذه الترتيبات، فإننا نوصي بإضفاء الطابع القانوني عليها من خلال تعديل مجموعة التعليمات الإدارية السارية في المنظمة . كما نوصي بأن يتطابق إصدار طلبات الشراء مع القواعد واللوائح السارية.
[أنظر الفقرة 86 من تقرير المراجع الخارجي عن الفترة المالية 1998 - 1999]

 

تم استثناء عمليات الشراء لحساب البلدان، في حالات الطوارئ، من العرض على لجنة المشتريات بناءً على اقتراح من رئيس إدارة التوريدات بقسم الشئون الإدارية، وموافقة نائب المدير العام في ذلك الحين. ومع ذلك، ينبغي ملاحظة أن "التجاوز" عن شرط العرض على لجنة المشتريات في حالات الطوارئ يرجع إلى سنة 1986 على الأقل عندما وافق نائب المدير العام في ذلك الحين عن هذا الشرط بالنسبة لحالات الطوارئ الخاصة بالجراد الصحراوي. وقد تم التوسع في هذا الإجراء ليشمل جميع حالات الطوارئ ونفذ لضمان عدم تبديد الوقت الثمين في عمليات الشراء والتوريد في هذه البلدان. وفي هذا الصدد، تم تعديل القسم 502 من مجموعة التعليمات الإدارية ليتضمن ممارسات تنفيذية لعمليات الشراء في حالات الطوارئ وللنص على أن عمليات الشراء، حتى في برامج الطوارئ، ينبغي أن تخضع للاستعراض، عند اللزوم وإذا سمح الوقت. وقد تمت الموافقة على التعديلات التي أدخلت على التعليمات الإدارية وتم إصدارها.

 

أخِذ علم بالتعديلات التي أدخلت على القسم 24.502 من مجموعة التعليمات الإدارية.
عملية الشراء ووفقا لمواصفات المناقصات السارية على جميع أوامر الشراء التي تم استعراضها، فإنه في حالة عدم وصول السلع إلى وجهتها النهائية في التاريخ المحدد، تطبق المنظمة مادة الجزاءات وقدرها 2.0 في المائة كل أسبوع. [...] وإننا نوصي بحفظ هذه المعلومات على الدوام في ملفات، وإضفاء الطابع المؤسسي على الممارسة المتعلقة بمادة الجزاءات والتي يترك تطبيقها الآن لتقدير إدارة المشتريات.
[أنظر الفقرة 89 من تقرير المراجع الخارجي عن الفترة المالية 1998 - 1999]

 

فيما يتعلق بتعليقات المراجع الخارجي المتصلة بأوامر الشراء التي اختير الموردين لتوريدها على أساس معيار أفضل شروط التوريد، يلاحظ أن أوامر الشراء المعنية هي لتوريد معدات ري وأعلاف حيوانية مطلوبة على وجه السرعة ويوجد التمويل اللازم لها، بموجب الفقرة السادسة من البرنامج، عن طريق تخصيص اعتمادات خاصة توضع تحت تصرف المنظمة لاتخاذ إجراءات على الفور من أجل تخفيف الآثار المترتبة على الجفاف الشديد في شمال العراق. ولضمان سرعة تسليم معدات الري والأعلاف الحيوانية، تقرر أن يكون اختيار الموردين، بصفة استثنائية، على أساس أفضل شروط التسليم. ومع ذلك، فإن التأخير في تسليم المستلزمات لم يبطل عملية التوريد. وبمعنى آخر، فحتى إذا كانت المنظمة تعلم أو تعرف أن الموردين سيقومون بالتوريد في تاريخ متأخر، فإنهم سيفوزون رغم ذلك بالعطاءات المعنية. وأخيراً، فقد قيل إن هذه الحالة كانت حالة استثنائية كانت فيها شروط التسليم هي العامل الرئيسي. وينبغي أن يُلاحظ أنه في مثل هذه الظروف يتم اختيار الموردين على الدوام على أساس أقل الأسعار المعروضة. وليس من المزمع اللجوء إلى هذا الإجراء مرة أخرى، ما لم تنشأ ظروف استثنائية أخرى. وفيما يتعلق بتوصية المراجع الخارجي الخاصة بحفظ هذه المعلومات على الدوام في ملفات، تتخذ الإجراءات المناسبة في الوقت الحاضر لتحديث جميع ملفات التوريدات.

 

سنجري استعراضاً آخر لعينة من أوامر الشراء في عام 2001 خلال الشهور المقبلة، وسنتمكن بذلك من التأكد من سلامة اختيار الموردين على أساس معيار أفضل شرط للتسليم.

تليفود

كتابة التقارير
نوصي بأن تقيد مصروفات وإيرادات مشروعات تليفود في دفاتر المنظمة تحت "حسابات أخرى". كما نوصي بالتفرقة الواضحة بين حصيلة برنامج تليفود الحقيقية، التي ينبغي أن تقيد تحت الحسابات الخاصة السابق ذكرها، وبين الحصائل الأخرى التي ينبغي مراعاة للمتطلبات الخاصة لبعض الجهات المتبرعة أن تخضع لاتفاق حساب أمانة.
[أنظر الفقرة 96 من تقرير المراجع الخارجي عن الفترة المالية 1998 - 1999]

 


رغم أن المنظمة كانت ترى في الأصل أنه لا توجد مشكلة في تسجيل الحساب الخاص تحت "حسابات أخرى"، فإنها تعتقد الآن أن هناك صعوبات تقنية في إدخال التغييرات المطلوبة وأنها تتجاوز في أهميتها الفوائد المترتبة على هذه التغييرات.
الوضع: ليست للتنفيذ.

 


سنقوم باستعراض مدى هذه التعقيدات التقنية لدى مراجعة الكشوفات المالية للفترة 2000-2001.

المساهمات غير النقدية

يمكن أن تكون المصروفات المباشرة التي تأتي في صورة مساهمات غير نقدية [...] كبيرة للغاية، وتعادل مساهمة مالية ملموسة. ومن زاوية الإدارة، فإن أغلب المساهمات العينية الكبيرة، وعلى الأخص عندما ترتبط بمنح نقدية من الجهات الراعية لتغطية تكاليف عمل يتم باسم أو بتوجيه المنظمة مباشرة، ينبغي تقييمها والاحتفاظ بها في نظام المعلومات وكتابة التقارير في تليفود.
[أنظر الفقرة 102 من تقرير المراجع الخارجي عن الفترة المالية 1998 - 1999]

 

كما أشار المراجع الخارجي، فإن المصروفات المباشرة التي تتأتى في صورة مساهمات عينية لا يتم تسجيلها في الوقت الحاضر في دفاتر المنظمة كما أنها لا تظهر في الكشوفات المالية. وفي حين يوصي المراجع الخارجي بتحديد قيمة هذه المصروفات وتسجيلها في التقارير، ينبغي الإشارة إلى أنه من الصعب كثيراً من الناحية العملية تقدير قيمة سليمة لهذه المساهمات. ونتيجة لذلك، يبدو أن اشتمال الكشوفات المالية على التقدير السليم لهذه المساهمات - إذا أمكن الوصول إليه - ستكون قيمته محدودة بالنسبة للأجهزة الرياسية وللدول الأعضاء. ومع ذلك، ينبغي بذل كل جهد ممكن للاحتفاظ بالمعلومات الخاصة بذلك في صورة مذكرات.

 

عُلِم.

شؤون الإدارة

إدارة الموارد البشرية
تطور عدد موظفي المنظمة
كما تبين من الكشوفات المالية، فإن تكاليف إعادة التوزيع وإنهاء الخدمات وصلت إلى 000 576 10 دولار في الفترة المالية. وتلافيا لتجدد مثل هذه التكاليف الإضافية في مناخ مالي غير مضمون، ومع احتمالات عمليات النقل المتوقعة لأغلب العاملين في المقر خلال السنوات المقبلة، فإننا نوصي بأن تستخدم المنظمة جميع الأدوات المتاحة، مثل تخطيط الموارد البشرية، وإدارة مستويات التعيين، وأنواع العقود، بحيث تكفل لنفسها المزيد من المرونة.
[أنظر الفقرة 112 من تقرير المراجع الخارجي عن الفترة المالية 1998 - 1999]

 



كما جاء في الخطة متوسطة الأجل للفترة 2002-2007، وفي ضوء التغيير المتوقع في عدد موظفي المنظمة أثناء فترة الخطة، من اللازم اتخاذ إجراءات منظمة لإحلال موظفين جدد محل الموظفين الذين يحالون إلى التقاعد بانتظام، سواء من الموظفين المهنيين أو موظفي الخدمة العامة الذين يتمتعون بالمهارات والكفاءات التي حددت المنظمة أنها ضرورية بشكل أساسي لها في المستقبل. وهذه الإجراءات تتفق مع توصيات المراجع الخارجي وتشمل ما يلي، وهو ما جاء ذكره تحديداً في الخطة متوسطة الأجل:
نظم فعالة لتخطيط القوى العاملة تتناول جوانب مثل: تعويض المهارات التي تفقدها المنظمة؛ ووضع هيكل للقوى العاملة يأخذ في الاعتبار طرق العمل الجديدة؛ وإدخال تحسينات على التوازن بين الجنسين والتوازن الجغرافي.
وضع برامج هادفة لتعيين شباب المهنيين، تعززها برامج لتدريبهم على المهارات المحددة والكفاءات الأساسية خلال سنوات الخدمة الأولى؛
مواصلة استعراض الأعمال التي يقوم بها موظفو الخدمة العامة لضمان توافقهم مع احتياجات المنظمة ومتطلباتها في المستقبل، وكذلك مع مراعاة تأثير التكنولوجيات المكتبية وضرورة تحديد المهارات والكفاءات العالية ومتطلبات التدريب لزيادة المرونة في توزيع الموظفين.
نظام للكفاءات التنظيمية من المهنيين والإداريين، وما يرتبط بذلك من برامج التطوير التي تسمح لهم باكتساب الكفاءات والمهارات الضرورية؛ وإعطاء الاهتمام الواجب للإجراءات التي تستهدف الاحتفاظ بالموظفين الشباب الذين يتمتعون بالكفاءات.
يقوم قسم الموارد البشرية في الوقت الحاضر بتنظيم سلسلة من الاجتماعات مع رؤساء المصالح لدعم عملية وضع خطط للموارد البشرية لهذه المصالح، واستعراض أوضاع التوظف الحالية العامة، وخصوصاً استعراض وتوقع التغييرات التي من المحتمل أن تحدث خلال ما بين سنتين وخمس سنوات.
الوضع: جاري تنفيذ التوصية.

 



عُلِم.

استخدام الموارد البشرية الأخرى

إن التعقيد في الترتيبات التعاقدية التي تطبقها المنظمة، وطريقة تجديدها بانتظام، يخلق قدرا كبيرا من أعباء العمل والتكاليف الإدارية. وفي رأينا أنه لتقليل التكاليف وتلافي أي آثار جانبية، فإن على المنظمة أن تعمل - بسرعة - على تبسيط الإجراءات التي كانت تتبعها طوال السنوات الخمس الماضية. ونحن نوصي بتوحيد شروط الخدمة والعقود، واتباع نظام للإشراف على استخدام المنظمة للمعاونين الخارجيين ومتابعته.
[أنظر الفقرة 119 من تقرير المراجع الخارجي عن الفترة المالية 1998 - 1999]

 

إن الإجراءات الحالية الخاصة بالموارد البشرية من غير الموظفين معقدة بحكم طبيعتها وتشمل فئات متنوعة من الموظفين. ويتضمن تقرير المراجع تقييماً سليماً للموقف فيما يتعلق بعدد مستندات التعاقد التي تطبقها المنظمة، كما يشير التقرير بحق إلى أن الاحتياجات والمواصفات المختلفة لكل فئة تتطلب ترتيبات تعاقدية متباينة. وقد اعترفت المنظمة نفسها منذ فترة طويلة بتعقيد الإجراءات الحالية وتوافق على أن من الممكن تحقيق وفورات إضافية عن طريق تبسيط الترتيبات التعاقدية.
وقد تم تطوير ترتيب تعاقدي جديد يُسمي "اتفاق خدمات شخصية" يحل محل الأنواع الأربعة القديمة من العقود (وهي ترتيبات الإعارة، واتفاقات الخدمات الخاصة، وتشغيل الفنيين الوطنيين كخبراء في المشروعات، وعقود التأليف) وسوف يُنفذ هذا النظام الجديد في سنة 2002.
الوضع: التوصية قيد التنفيذ.

 

ليس للمراجع الخارجي أي تعليق حيث لم يتم اتخاذ إجراء ملموس حتى الآن، وخصوصاً فيما يتعلق بإصدار القسم الخاص ب"اتفاق الخدمات الشخصية" ضمن مجموعة التعليمات الإدارية التي تطبقها المنظمة).

البرنامج الخاص للأمن الغذائي

بشكل عام، أدى الاستعراض الذي قامت به هيئة مكتبي إلى إنجازات إيجابية في المرحلة الأولى من البرنامج الخاص للأمن الغذائي، كما لاحظت الهيئة بنفسها في البلدان التي زارتها. ولكن أحد الدروس المستفادة رغم ذلك، هو أن التزام البلدان المشاركة هو عنصر رئيسي للنجاح. ورغم أن الأمر لا شك يختلف من بلد إلى آخر، فإن على المنظمة أن تتأكد دائما من أن البلد المستفيد يعي مسؤولياته جيدا. وكقاعدة عامة، فإننا نوصي بأن لا تبدأ أنشطة البرنامج الخاص للأمن الغذائي مطلقا قبل إنهاء جميع المفاوضات وتوقيع وثيقة البرنامج القطري للبرنامج الخاص للأمن الغذائي. وينبغي الابتعاد عن الاتجاه الذي لوحظ في بعض الحالات نحو بدء بعض الأنشطة قبل الانتهاء من وثيقة البرنامج القطري حتى يمكن اللحاق بموسم الزراعة.
[أنظر الفقرة 164 من تقرير المراجع الخارجي عن الفترة المالية 1998 - 1999]
وقد تبين أن أهم عوامل النجاح الأخرى تتصل بمستوى مشاركة المزارعين (أفرادا وجماعات) وتعبئة الفنيين الميدانيين القادرين على إقناع المزارعين بالمشاركة، ومساندتهم أيضا. ونظرا لأهمية هذه العوامل، فإننا نوصي بتشكيل مجموعة خبراء لتقييم هذه العناصر في الخمسة عشر بلدا التي بدأت فيها أنشطة البرنامج الخاص للأمن الغذائي.
[أنظر الفقرة 165 من تقرير المراجع الخارجي عن الفترة المالية 1998 - 1999]

 

يسر المنظمة أن تلاحظ تقدير المراجع الخارجي للبرنامج الخاص للأمن الغذائي، كما هو مبين في الاستنتاجات الواردة في الفقرات من 164 إلى 166 من التقرير المطول. وتوافق المنظمة أيضاً على أهمية التزام البلدان المشاركة بنجاح البرنامج الخاص للأمن الغذائي، كما أشار المراجع الخارجي. ولهذا السبب،يتم إيفاد بعثات استطلاعية بعد تلقي طلبات البلدان للحصول على مساعدات من البرنامج الخاص للأمن الغذائي، للتأكد من التزام البلدان المعنية قبل بدء الأنشطة. وبناء عليه، فإن المنهاج العملي المطبق إزاء البرنامج الخاص للأمن الغذائي بالبدء في الأنشطة الميدانية في أسرع وقت ممكن دون إضاعة للوقت يتماشى مع توصيات المراجع الخارجي.
وعلاوة على ذلك، فإن وثيقة البرنامج الوطني، رغم كونها وثيقة شديدة الأهمية، لا تمثل وثيقة مشروع أو خطة عمليات، حيث أن التوقيع يكون على وثيقة المشروع أو خطة العمليات وليس على وثيقة البرنامج الوطني.
وتوافق المنظمة تماماً على تعليقات المراجع الخارجي بشأن أهمية مشاركة السكان في إنجاح البرنامج الخاص للأمن الغذائي. كما يوصي المراجع بتشكيل فريق من الخبراء لتقييم البرنامج الخاص للأمن الغذائي في مجموعة البلدان الخمس عشرة الأولى. وفي هذا الصدد، طلب المدير العام من مكتب البرنامج والميزانية والتقييم إجراء تقييم للبرنامج الخاص للأمن الغذائي مستخدماً في ذلك فريقاً من الخبراء المستقلين، وجاء ذلك تمشياً مع طلب الأجهزة الرياسية. وقد قام فريق التقييم الخارجي بزيارة اثني عشر بلداً خلال النصف الثاني من سنة 2001 واستكمل الفريق زياراته في أوائل سنة 2001.

 

إن عملية استعراض تنفيذ البرنامج الخاص للأمن الغذائي تجري منذ عام 2001 حيث تمت زيارة أربعة بلدان أخرى (ثلاثة في افريقيا وواحد في آسيا) وسوف يتواصل الاستعراض ضمن البعثات الميدانية من خلال إيفاد خمس بعثات ميدانية عام 2002 (ثلاثة إلى آسيا واثنتان إلى أمريكا اللاتينية). وسوف يتضمن تقريرنا عن الفترة 2000-2001 نتائج هذه البعثات.

اللامركزية

في الوقت الذي نعترف فيه بأن اللامركزية هي عملية ثقافية تحتاج إلى وقت لكي ترسخ نفسها وتعطي كل النتائج المطلوبة، فإننا نوصي بالإسراع بعمل تقييم دقيق يعطي نظرة أفضل على أهم التأثيرات والنتائج التي حققتها اللامركزية حتى الآن. وينبغي أن يشمل هذا التقييم النظرة الكاملة إلى جميع هياكل اللامركزية في المنظمة، وأن يقيس - بقدر الإمكان - مدى التقدم الذي أحرز في كل هدف من الأهداف التي حددها مجلس المنظمة في دورته السادسة بعد المائة. [...] كما ينبغي أن يتم ذلك قبل اتخاذ أي خطوات جديدة في عملية اللامركزية.
[أنظر الفقرتين 174 و 175 من تقرير المراجع الخارجي عن الفترة المالية 1998 - 1999]

 

فيما يتعلق بالتقييم الذي يقترحه المراجع الخارجي، يلاحظ أن المدير العام، بعد التشاور مع لجنة البرنامج، قد قرر أن تتضمن خطة التقييم الحالية التقييم الذي يقترحه المراجع الخارجي. ومن المزمع أن تقوم إدارة التقييم بهذه العملية خلال فترة السنتين 2002-2003؛ وسوف تعرض النتائج والتوصيات التي ستتوصل إليها إدارة التقييم على المجلس من خلال لجنة البرنامج في 2003.
الوضع: من المقرر تنفيذ هذه التوصية خلال فترة السنتين 2002-2003.

 

ليس للمراجع الخارجي أي تعليق في هذه المرحلة حيث لم يتم اتخاذ إجراء ملموس حتى الآن.

تنفيذ النظام المالي الجديد

الاستنتاجات العامة
رفع مستوى نظام أوراكل إلى النسخة 11 ط
إلى جانب مشكلات التنفيذ المتبقية، التي مازالت تتطلب حلا، فإن تحديث أوراكل بشكل كبير ينبغي أن يتم بتغيير النسخة الحالية من أوراكل المالي (النسخة 10.7) التي لا يتحمل البائع صيانتها بعد عام 2001، بنسخة أحدث (النسخة 11 ط). وطبقا لما لاحظته هيئة مكتبي حتى الآن، فلم يحدث سوى تقدم محدود في هذه المرحلة. ولذا، فإننا نحث المنظمة على أن تأخذ في اعتبارها الدروس المستفادة من تجربة النسخة 10.7 حتى لا تتكرر أخطاء الماضي. وينبغي التأمل بشكل خاص فيما ورد في الوثائق المقدمة إلى الاجتماع المشترك للجنتي البرنامج والمالية في مايو/ أيار 2000 من أن "المشروع كان يفتقر إلى الموظفين وإلى التمويل منذ بدايته، وأن الصراع على موارد كافية لعب دورا رئيسيا في عجز المنظمة عن معالجة المشكلات وحلها بسرعة". [أنظر الفقرة 210 من تقرير المراجع الخارجي عن الفترة المالية 1998 - 1999]

 



في مايو/أيار 2000، أيدت لجنة المالية طلب المدير العام بتخصيص اعتمادات مالية إضافية للمشروع لحسم المشاكل المتصلة بالبدء التنفيذ، وتهيئة المجال أمام رفع مستوى نظام أوراكل المالي إلى النسخة التالية (المرتبات والموارد البشرية). وقد انتهي العمل من الجانب الأكبر من حسم المشاكل المرتبطة بالمرحلة الأولى وتهيئة المجال أمام البدء في تنفيذ المرحلة الثانية.
ونتيجة لذلك، تحقق تقدم ملموس في حسم القضايا التي أشار إليها المراجع الخارجي. والأهم من ذلك، ففي نهاية ديسمبر/كانون الأول 2001، كانت المنظمة قد أنجزت ما يلي:
  • بدأ العمل بنسخة جديدة من النظام المحاسبي بالمكاتب الميدانية (بما في ذلك خطة مبسطة للاتصالات) ولا توجد أمام المنظمة أي مشاكل أخرى فيما يتعلق بالعنصر الميداني من النظام؛
  • تم تنفيذ عنصر مستودع البيانات من النظام لدعم مديري الميزانية في المقر وفي المكاتب الميدانية، ويعمل هذا العنصر بشكل جيد؛
  • تمت مراجعة برمجيات العمل المكتبي لسد جميع جوانب النقص والقصور وأصبحت عدد من النظم يعمل بشكل ملائم (مثل حسابات المقبوضات، والمدفوعات، وحسابات المشروعات، والسفر).
  • تمت مراجعة جميع نظم التوصيل البيني لحسم القضايا المتصلة بنقل البيانات بين برنامج أوراكل وعناصر النظام المالي الأخرى التي لا تعمل بنظام أوراكل؛.
  • تمت تسوية جميع المشاكل المتصلة بنقل البيانات القديمة، عند الضرورة، لكي يعمل النظام بالشكل المناسب؛
  • تم وضع مواصفات جديدة لتعزيز عناصر البرنامج المالي كي يمكن بدء العمل بالنسخة التالية من برنامج أوراكل خلال سنة 2002.
وقد ساعد زيادة عدد الموظفين العاملين بقسم المالية وقسم المعلومات على إنجاز العمليات المرتبطة بالمرحلة الأولى. وعلى الرغم من حسم قضايا التنفيذ الرئيسية المتصلة بنظام أوراكل، فإن استمرار العمل في استكمال المرحلة الأولى والبدء في تنفيذ المرحلة الثانية خلال الفترة المالية 2002-2003 يتم تمويله بشكل جزئي فقط من اعتمادات البرنامج العادي وأن جانباً كبيراً يعتمد على تحصيل المتأخرات، وعلى الأخص في حالة المرحلة الثانية. ويلاحظ أن العمل لن ينجز ما لم تتاح موارد كافية.
ويلاحظ أن العمل لن ينفذ إلى أن يتم تدبير الموارد الكافية. ويلاحظ أن مؤسسة أوراكل أعلنت تمديد فترة الدعم من ديسمبر/كانون الأول 2001 إلى ديسمبر/كانون الأول 2002 فيما يتعلق بالنسخة الحالية (التي تستخدمها المنظمة بالفعل) نظراً لكِبَر قاعدة المتعاملين مع النظام والذين يجب أن يتحولوا إلى النسخة الجديدة. ولقد كان من المقرر في الأصل إدخال النسخة التالية من برنامج أوراكل قبل حلول عيد الفصح عام 2002، وقد تم تركيب البرنامج بالفعل وقام فريق من الفنيين من داخل المنظمة بإجراء اختبارات عليه. ومع ذلك، فإن مشاكل توفير الموارد البشرية اللازمة لقسم الشؤون المالية قد أدت إلى تأخير إجراء اختبارات القبول التي يجب أن تسبق إدخال هذه النسخة، ولذلك تأخر الموعد الذي كان مقرراً لبدء التنفيذ حتى أغسطس/آب 2002 لإتاحة مزيد من الوقت للانتهاء من إجراء اختبارات القبول.
الوضع: جاري تنفيذ التوصية.

 



سوف يتضمن تقريرنا عن الفترة 2000-2001 نتائج استعراض تنفيذ نظام أوراكل وتوفير العدد اللازم من الموظفين لقسم الشؤون المالية.
وقد أخذ مكتب المراجع الخارجي علماً بتأجيل تنفيذ النسخة التالية من برنامج أوراكل.

مسائل أخرى

حالات الغش
اتضح أن هناك من يستخدم موارد المنظمة في حالتين [...] وتثير هاتان الحالتان المذكورتان أعلاه - في رأينا - قضية المراقبة الداخلية على استخدام موارد المنظمة. وفي رأينا أن إعلان المدير العام في مارس/ آذار 2000 عن إجراء تحقيق داخلي في هذه المسألة، هو خطوة ضرورية. وقد تلقت هيئة مكتبي، وقت كتابة هذا التقرير، معلومات عن مجال التحقيق، ونحن نتطلع إلى معرفة نتائجه.

[أنظر الفقرتين 218 و 219 من تقرير المراجع الخارجي عن الفترة المالية 1998 - 1999]

 


أجرى مكتب المفتش العام استعراضاً عن استخدام المنظمة لمواردها خلال النصف الثاني من سنة 2001. وقد أدرجت نتائج الاستعراض في تقرير للمراجع الداخلي صدر في يناير/كانون الثاني 2001، وأرسِل إلى المراجع الخارجي في يناير/كانون الثاني 2002، كما تم تلخيصه في تقرير النشاط السنوي الذي أعده المفتش العام عن سنة 2001، وهو التقرير الذي سيعرض على لجنة المالية في دورة مايو/أيار 2002.
تعكف مصلحة الشؤون المالية الإدارية على تنفيذ توصيات المفتش العام.

 


تم تزويدنا بالفعل، في 11 يناير/كانون الثاني 2002، بتقرير المراجع الداخلي عن استخدام المنظمة لمواردها. وسوف يتضمن تقريرنا عن الفترة 2000-2001 نتائج الاستعراض الذي سنقوم بإجرائه في هذا الخصوص.

 


المرفق 1
التقرير المطول
عن الفترة المالية من أول يناير/كانون الثاني 1996 إلى 31 ديسمبر/كانون الأول 1997
توصيات المراجع الخارجي  الإجراءات التي اتخذت بشأنها  تعليقات المراجع الخارجي 

الشؤون المالية

ترتيبات أسعار صرف العملات
إجمالا، يبدو أن إعداد التقرير عن تأثير التغيرات فى أسعار صرف العملات أمر يتسم بالتعقيد (إذ تستخدم أربع أسعار صرف متزامنة: السعر فى الميزانية، السعر التشغيلى في الأمم المتحدة، السعر المؤجل وسعر السوق) وينشأ عنه حساب صافى المكاسب/الخسائر الاسمية والحقيقية. ولم يطرأ أي تغيير في هذه الأوضاع في الفترة 1996-1997 عما كان عليه الأمر في الفترات المالية السابقة، حينما لاحظت هيئة مكتبنا ذلك الأمر بدون تقديم توصيات محددة. وبناء على مراجعة حسابات الفترة المالية 1996-1997 نود أن نتقدم بالتوصيتين التاليتين:
    (أ) أن تقوم المنظمة باستعراض المنهجية الحالية لبيان اختلافات أسعار الصرف والإبلاغ عنها، بغرض تبسيطها وجعلها شمولية بقدر أكبر وتميز بصورة أفضل بين المكاسب والخسائر الاسمية والحقيقية،
    (ب) أن تقوم المنظمة باستعراض سياساتها الحالية للتحسب من التغييرات في أسعار الصرف (عقد شراء مؤجل موحد لمدة سنتين)، بغرض الأخذ في الاعتبار على نحو أفضل المناخ الجديد غير المستقر لأسعار الصرف الدولية. ونظرا لضيق الفارق في أسعار الفائدة، لربما لا تكون المشتريات المؤجلة هي البديل الأحسن.

[أنظر الفقرة 36 من تقرير المراجع الخارجي عن الفترة المالية 1996 - 1997]

 


أ) كما سبق التنويه في تقرير المتابعة FC 93/11، فإن السعر الوحيد المستخدم كسعر حسابي هو السعر التشغيلى الذي تطبقه الأمم المتحدة لأنه السعر الذي يقصر استخدامه على تسجيل جميع المعاملات والأرصدة غير الدولارية. وهذا الإجراء يتفق مع المعايير المحاسبية التي تطبقها الأمم المتحدة. أما السعرين الآخرين اللذين يشير إليهما تقرير المراجع الخارجي (السعر المطبق في حساب الميزانية، والسعر الآجل) فلا يستخدمان في الحسابات لأنهما لا يستخدمان في تحويل المعاملات أو الأرصدة غير الدولارية ولا يؤديان إلى فروق في التحويل فيما يتعلق بالإيرادات أو المصروفات.
وفيما يتعلق بالفترة 2002-2003، فقد تم تحديد سعر الصرف الذي وُضعت الميزانية على أساسه في نفس مستوى السعر الآجل الذي استخدم في عقود الشراء الآجلة. ويقوم قسم الخزانة بالأمم المتحدة في الوقت الحاضر بوضع نظام للأسعار التشغيلية التي تطبقها الأمم المتحدة على أساس الأسعار المطبقة في اليوم الأخير من كل شهر، مع إجراء تعديلات على سعر الصرف أثناء الشهر، إذا اقتضى الأمر. الوضع: تم تنفيذ التوصية.
ب) استعرضت اللجنة الاستشارية للاستثمار بالمنظمة هذه المسألة في اجتماعها الذي عقدته في 25 مايو/أيار 2001. وقد شعرت اللجنة الاستشارية للاستثمار بأن اتجاه المنظمة إلى تحويل حساباتها إلى اليورو يعد مناسباً وأنه ينبغي للمنظمة في الوقت الحاضر أن تواصل استخدام أبسط الطرق لاتقاء التعرض لخسائر مالية.
الوضع: التوصية ليست للتنفيذ. 		 

تكاليف الدعم

نُفذت سياسات تكاليف الدعم في سنتي 1996 و 1997، وفقا لأهداف سياسات عريضة لأجل تحقيق "وفورات من زيادة الكفاءة ... ]تشمل[ زيادة استرداد تكاليف الدعم الفني للأنشطة الميدانية" (الفقرة 24(أ) من الوثيقة CL 110/REP) "وتنسيق الرسوم بشكل وثيق بقدر كبير بما يتناسب مع الخدمات المقدمة" (الفقرة 34 من الوثيقة CL 113/4). بيد أنه بالنظر للكثرة الحالية في تكاليف الدعم من مختلف الأنواع والتي تحجب الغرض من السياسات وإمكانيات قياسها، فإننا نوصى بأن يُطلب من الأمانة أن تعد إطارا شاملا، ولكنه مبسط بقدر أكبر، لترتيبات تكاليف الدعم. وفى رأينا أن هناك منهاجين ممكنين لعلاج هذه المسألة:
    (1) إما وضع تكاليف دعم تطابق احتياجات المشروعات كل على حدة، وتحديد تكاليف الدعم بشكل واضح في ميزانيات المشروعات؛
    (2) أو قصر تكاليف الدعم على أنشطة واسعة ولكن محددة جيدا، وقيد تكاليف الدعم هذه على المشروعات بتطبيق نسب مئوية للاسترداد متفق عليها مسبقا على المصروفات. وبالطبع يمكن أيضا تنفيذ توليفة تجمع بين المنهاجين، شريطة أن تكون وثيقة السياسات الناشئة عن ذلك والتي ستعرض على الأجهزة الرياسية، شاملة وسهلة التطبيق في آن واحد.
[أنظر الفقرة 49 من تقرير المراجع الخارجي عن الفترة المالية 1996 - 1997]

 

يلاحظ أن المجلس اتخذ قراراً بشأن سياسة منقحة لاسترداد تكاليف الدعم. وفي هذا الصدد، يشار إلى الفقرة المتصلة بذلك بوثيقة المجلس CL 119/REP، ونصها كما يلي:
  • "70- أخذ المجلس علماً بالمناقشة المستفيضة التي جرت
  • حول هذا الموضوع في الدورتين الرابعة والتسعين والخامسة
  • والتسعين للحنة المالية في مايو/أيار وسبتمبر/أيلول 2000،
  • على التوالي. وأيد المجلس السياسة المقترحة بشأن معدلات
  • السداد الوارد تلخيصها في الملحق الثاني لتقرير الخامسة والتسعين للجنة المالية."
تم تنفيذ التوصية.

 

وسوف يتضمن تقرير المراجع الخارجي عن السنتين 2000-2001 نتائج الاستعراض الخاص بتكاليف الدعم.

مراجعة المعاملات الميدانية

لكي تدعم مراجعة المصروفات الميدانية هيكل المحاسبة اللامركزي بتكاليف معقولة، فإننا نوصى بإطالة الوتيرة الدورية لإعداد التقارير (تقرير أو تقريرين في السنة)، وتخفيض عدد المراجعين المتعاقدين، وأن يشترط على المراجعين تقديم تأكيدات بأن تقارير السلف المستديمة تظهر عرضا سليما ومطابقا للمعاملات الميدانية. [أنظر الفقرة 50 من تقرير المراجع الخارجي عن الفترة المالية 1996 - 1997]

 

طبقاً لتوصية المراجع الخارجي،أجريت عمليات المراجعة في سنة 1999 وما بعدها كل ستة أشهر. وقد أدى هذا المنهاج إلى خفض تكاليف المراجعة الداخلية. وبالإضافة إلى ذلك، تريد المنظمة تعزيز برنامج المراجعة المحلي بثلاث أو أربع شركات دولية للمراجعة. ومع ذلك، فقبل أن يتم ذلك، يجب دراسة جوانب التكلفة المترتبة على ذلك بعناية. وكخطوة أولى في هذا الاتجاه، قامت إدارة الشؤون المالية بتجميع المعلومات من جميع شركات المراجعة الدولية الرئيسية بما في ذلك البيانات المتصلة بتقديم خدماتها للمكاتب للميدانية. وسوف تستخدم المعلومات التي أمكن جمعها في البت في الخطوات التالية الواجب اتخاذها فيما يتعلق بخفض عدد المراجعين المتعاقدين. وسوف تؤخذ توصية المراجع الخارجي الخاصة بالتأكيدات في الاعتبار كجزء من عملية إعادة النظر في الترتيبات التعاقدية الحالية. تم تنفيذ التوصية.

 

أظهرت البعثات الميدانية التي أوفدناها أن عمليات المراجعة قد أجريت كل ستة أشهر أو بشكل سنوي. ومع ذلك، فقد لوحظ أنه لا يبدو حتى الآن أن المنظمة تحقق قيمة مقابلة للأموال التي تتحملها. فالتكاليف المرتفعة، والتأخير في تقديم التقارير وعدم وجود تأكيدات من جانب المراجع في التقارير. وإذا أكدت البعثات الميدانية هذه الملاحظات في سنة 2002، فسوف نوصي بحلول بديلة.