ARC/02/INF/3

ترتيبات عقد المؤتمر

1 - يعقد المؤتمر الإقليمى الثانى والعشرون لأفريقيا فى فندق شيراتون القاهرة، خلال الفترة من 4 الى 8/2/2002. وسوف تبدأ مراسم افتتاح الجلسة العامة فى فندق شيراتون القاهرة فى الساعــة العاشرة مــن صباح يـــوم 7 فبراير/شباط 2002.

2 - ساعات العمل خلال المؤتمر من 9.00 إلى 12.00 صباحا، ومن 14.30 الى 17.30 بعد الظهر، ما لم يقرر المؤتمر غير ذلك.

3 - سيصدر برنامج عمل يومى متضمنا معلومات تفصيلية عن عمل المؤتمر، ومواعيد الجلسات، والبنود المطروحة للمناقشة، وغير ذلك من المعلومات التى تهم المشاركين عموما.

4 - أرسل جدول الأعمال التفصيلى المؤقت (الوثيقة:ARC 02/1) مع رسالة الدعوة لحضور المؤتمر.

5 - ستعين المنظمة أمين المؤتمر، وسيعاونه عدد من موظفى المنظمة، ستصدر قائمة بأسمائهم ووظائفهم فى اليوم الأول لانعقاد المؤتمر.

لغــات العمل

6 - ستوفر الأمانة ترجمة فورية باللغات العربية والانجليزية والفرنسية والاسبانية. كما ستصدر الوثائق بهذه اللغات الأربع.

الاتصال بالصحافة وأجهزة الإعلام

7 - يتولى مسؤول الإعلام فى المنظمة، خلال فترة انعقاد المؤتمر، مهمة الاتصال بالصحافة وجميع المسائل المتعلقة بالإعلام العام، ويعاونه فى ذلك مسؤول صحفى تعينه حكومة جمهورية مصر العربية.

8- تصدر بطاقات اعتماد الصحفيين من وزارة الاعلام. وسيكون مكتب اصدار بطاقات الاعتماد فى مكان انعقاد المؤتمر، ويرجى من الصحفيين تقديم صورتين شخصيتين وخطاب من رئيس التحرير أو من الجهة التى يمثلونها.

الوثائق

9- سترسل وثائق العمل إلى جميع الحكومات والمنظمات المدعوة للحضور قبيل انعقاد المؤتمر. ويمكن الحصول على الوثائق التى يتم إعدادها أثناء انعقاد المؤتمر من "مكتب توزيع الوثائق" خارج قاعة المؤتمر. كذلك سيقوم "مكتب توزيع الوثائق" بمهمة توزيع البريد وغيره من الرسائل، والرد على أية استفسارات عامة.

مشروعات التوصيات والتعديلات

10- يرجى من السادة المندوبين الراغبين فى تقديم مشروعات توصيات أو وثائق أخرى تتطلب اتخاذ قرار من المؤتمر، تسليم نصوص هذه المشروعات أو الوثائق باللغات العربية أو الإنجليزية أو الفرنسية أو الاسبانية إلى أمين المؤتمر، من ثلاث نسخ مطبوعة إن أمكن. كما يرجى من السادة المندوبين الراغبين فى توزيع أى مواد أخرى مطبوعة تتصل بجدول أعمال المؤتمر، تسليم 15 نسخة باللغة العربية و30 نسخة باللغتين الإنجليزية والفرنسية و5 نسخ باللغة الاسبانية الى الأمانة لتوزيعها.

نصوص الخطب والبيانات المعدة سلفا

11- يرجى من الوفود الراغبة فى إلقاء خطب أو بيانات معدة سلفا تزويد الأمانة بنسخ مطبوعة من تلك البيانات قبل إلقائها بوقت مناسب لضمان دقة الترجمة الفورية.

المراسلات

12- توجه جميع المراسلات المتعلقة بالمؤتمر الإقليمى فى العنوان التالى:

إلى أمين المؤتمر

السيد/ Mr. T. B.Tshibaka

أمين مؤتمر المنظمة الإقليمى لأفريقيا

صندوق بريد رقم 1628، أكرا، غانا

برق: FOODAGRI, Accra, Ghana

تلكس: 2139 FOODAGRI, Accra, Ghana

فاكس: 7010943/7010944(233-21)

هاتف: 7010930/675000 (233-21)

بريد الكترونى: [email protected]

وإلى مسؤول الاتصال فى العنوان المبين أدناه:

الدكتورة فادية نصير

مشرف ادارة العلاقات الخارجية الزراعية

وزارة الزراعة والاصلاح الزراعى

الدقى، القاهرة، مصر

فاكس: (202) 3373616

هاتف: 202) 3374195)

بريد الكترونى: foreign.Agrirelat @ esic.claes.sci.eg

يمكن الاتصال بالسيد أمين المؤتمر أثناء انعقاد المؤتمر على العنوان التالى:

السيد/ Mr. T. B.Tshibaka

أمين مؤتمر المنظمة الإقليمى الثانى والعشرين لأفريقيا

فندق شيراتون القاهرة

هاتف: (202) 3369700/800

فاكس: 3378563(202)

بريد الكترونى: [email protected]

أو

السيد/ Mr. N. Doumandji
ممثل منظمة الأغذية والزراعة
هاتف: (202) 7602324/3316019/3375029
فاكس: (202) 3378563
القاهرة، مصر
بريد الكترونى: [email protected]

13- تتوافر خدمات البريد والهاتف والفاكس والبريد الالكترونى فى مقر انعقاد المؤتمر، كما سيقام مكتب للاستعلامات عن السفر والسياحة.

اجراءات الدخول إلى جمهورية مصر العربية

14- يرجى من القادمين إلى جمهورية مصر العربية الذين يحتاجون إلى تأشيرة دخول الحصول عليها من البعثات الدبلوماسية لجمهورية مصر العربية أو قنصلياتها قبل موعد سفرهم. وفى حالة عدم وجود بعثات دبلوماسية أو قنصلية فى بلد ما، يرجى ابلاغ مسؤول الاتصال وأمين المؤتمر، على العنوانين المشار إليهما فى الفقرة 12 السابقة، مع تقديم الاسم بالكامل كما هو مبين فى وثيقة السفر، وتاريخ ومكان الميلاد، والجنسية، ورقم جواز السفر، وتاريخ ومكان صدوره، وتاريخ انتهاء صلاحيته، ومدة الاقامة فى جمهورية مصر العربية، وذلك لتمكينهما من التنسيق مع السلطات المختصة فى جمهورية مصر العربية لمنح تأشيرة الدخول لدى الوصول.

15- يحتاج المسافرون إلى جمهورية مصر العربية القادمون من مناطق موبوءة إلى شهادة تطعيم دولية صالحة ضد الحمى الصفراء. وتطلب شهادات التطعيم ضد الكوليرا من المسافرين القادمين من مناطق موبوءة فحسب.

16- على السادة المشاركين إبلاغ مسئول الاتصال فىالقاهرة، مصر، قبل وصولهم بثلاثة أسابيع على الأقل باسم شركة الطيران، ورقم الرحلة، وتاريخ الوصول، وساعة الوصول، وغير ذلك من المعلومات ذات الصلة، لتسهيل استقبالهم لدى الوصول إلى مطار القاهرة الدولى بحيث يتم استقبالهم على النحو اللائق. ويرجى منهم وضع علامات واضحة على حقائبهم لسهولة التعرف عليها.

17- ستتخذ السلطات المصرية ترتيبات خاصة لمساعدة السادة المشاركين لدى وصولهم فى انهاء الاجراءات الضرورية فيما يتعلق بالجوازات والتأشيرات والجمارك والحقائب وتسهيل انتقالهم إلى الفنادق، كما ستتخذ ترتيبات مماثلة لدى مغادرتهم بعد انتهاء المؤتمر.

18- المرجو من جميع المشاركين فى المؤتمر انهاء ترتيبات العودة إلى بلادهم فى موعد مبكر، وعليهم الاتصال فور وصولهم إلى جمهورية مصر العربية بمكتب السياحة والسفر الموجود بمقر المؤتمر لترتيب أى زيارات داخلية خاصة لمرافقيهم، ولإعادة تأكيد تاريخ وموعد عودتهم.

النقد الأجنبى والتسهيلات المصرفية وخدمات الاتصال والسياحة والسفر

19- يجوز للقادمين إلى جمهورية مصر العربية إحضار أية مبالغ من العملات الأجنبية أو الشيكات السياحية. وسوف يوفر مكتب تبديل العملات الأجنبية والمصارف المعلومات اللازمة والترتيبات الخاصة بأسعار الصرف والتحويل. ويتوافر بمقر انعقاد المؤتمر مكتب/مصرف لتبديل العملات الأجنبية. ووحدة العملة المحلية هى الجنيه المصرى. وسعر الجنيه المصرى مقابل الدولار لدى اعداد هذه المذكرة هو 4.25 جنيه مصرى للدولار الأمريكى الواحد.

20- ستوفر الخدمات الطبية والاسعافات الأولية بمقر انعقاد المؤتمر. ويمكن أيضا الحصول على الخدمات الطبية عن طريق الفندق.

الإقامة بالفنادق

21- يتم طلب حجز الغرف بالفنادق على الاستمارة المرفقة (المرفق ألف)، فى أقرب وقت ممكن، وذلك بارسال الأصل إلى مسئول الاتصال بالقاهرة، مصر، وصورة إلى أمين المؤتمر فى أكرا (أنظر الفقرة 12 أعلاه)، فى موعد لا يتجاوز 22/12/2001. وحيث أن الطقس لطيف فى هذه الفترة، فالمرجو حجز الفنادق فى وقت مبكر لضمان الحصول عليها بأسعار معقولة.

22 - نوصى السادة المشتركين بشدة، بأنه من الأنسب لراحتهم الاقامة فى نفس مكان انعقاد المؤتمر وهو فندق شيراتون القاهرة، وتلافيا لما قد يحدث من تأخير بسبب اختناقات حركة المرور فى العاصمة المصرية.

التســـجيل

23 - يرجى من السادة المندوبين والمراقبين تسجيل اسمائهم فور وصولهم إلى مقر المؤتمر، فندق شيراتون القاهرة حتى يمكن تزويدهم ببطاقات الحضور. وسوف يفتح مكتب التسجيل يوم الأحد 3 فبراير/شباط 2002، من الساعة 00ر15 صباحا حتى الساعة 19.00 مساءً، ويوم الاثنين 4 فبراير/شباط 2001 ، من الساعة الثامنة صباحا. وسوف تعد أمانة المؤتمر قائمة أولية بأسماء السادة المشاركين فى اليوم الأول لانعقاد المؤتمر. ويرجى ابلاغ الأمانة بأية اضافات أو تصويبات على هذه القائمة. ولا تعطى البطاقات الخاصة بالدخول إلى قاعة المؤتمر إلا للمشاركين الذين سجلوا اسماءهم.

الارتفاع

24 - تقع القاهرة بين خط عرض 30 و31 شمال خط الاستواء، وترتفع بنحو 200 الى 250 متر فوق سطح البحر.

حالة الطقس

25- الطقس فى القاهرة خلال شهر فبراير/شباط، لطيف ومعتدل (يتسم بالبرودة ليلا). لذلك ينصح المشاركون باحضار ملابس دافئة ملائمة.

التوقيت الزمنى

26 - التوقيت فى القاهرة هو توقيت جرينتش + ساعتين.

التيار الكهربائي

27 - التيار الكهربائى بمدينة القاهرة 220 فولت، 50 دورة للتيار المباشر.

الرسوم الجمركية

28 - يسمح للزائرين بعدد محدود من السلع بدون رسوم جمركية ولكن عليهم اعلانها. أما بالنسبة للمواد والعينات المهنية، بما فيها تلك التى يستوردها رجال الأعمال والمسافرون التجاريون، اضافة الى المواد مثل الكاميرات (أفلام) المعدات الفوتوغرافية، معدات الراديو وأجهزة التسجيل الصوتى، والمعدات التى يستوردها المراسلون الأجانب أو أى من المواد المتخصصة الأخرى المستوردة لأغراض مهنية أو الأسلحة النارية لأغراض رياضية، تخضع لتصريح خاص يمكن الحصول عليه من سلطات الجمارك بمطار القاهرة، هاتف (202) 2653760، القاهرة، مصر.