لجنـة الماليـة

أولا - تقديم

1 -   طلبت لجنة المالية، في دورتها التاسعة والتسعين، من المراجع الخارجي أن يقدم برنامج عمله المقترح لاستعراضه في دورتها خلال سبتمبر/أيلول. وأعدت هذه الوثيقة استجابة لهذا الطلب.

2 -   وتعيد هذه الوثيقة التذكير بأحكام النصوص الأساسية واللائحة المالية فيما يتعلق بنطاق صلاحيات المراجع الخارجي والمبادئ التي تحكم برنامج عمله. وتستذكر المهام الرئيسية المكلف بها. يلي ذلك مناقشة موجزة لمنهج العمل في بداية فترة شغله للمنصب بصفته مراجعا جديدا، والمجالات المواضيعية الرئيسية التي ستخضع للفحص كجزء من برنامج العمل المقترح. ويتناول القسم الأخير فحص المراجعة الخاصة التي طلبتها لجنة المالية.

ثانيا – نطاق اختصاصات المراجع الخارجي والمبادئ التي

تحكم نطاق المراجعة وبرنامج العمل

3 -   تحكم نطاق عمل المراجع الخارجي المواد من 12-3 إلى 12–6 من اللائحة المالية من النصوص الأساسية. وفيما يلي هذه المواد.

-    12-3 تجرى المراجعة  الخارجية للحسابات وفقا للمعايير العامة المقبولة للمراجعة، وللصلاحيات الإضافية الواردة في الملحق 1 بهذه اللائحة، مع مراعاة التوجيهات الخاصة التي قد تصدرها لجنة المالية.

-    12-4 للمراجع الخارجي للحسابات أن يبدي ملاحظاته بصدد الإجراءات المالية، ونظام الحسابات والمراقبة المالية الداخلية، وكل ما يتصل بالإدارة والتنظيم في المنظمة بوجه عام.

-    12-5 يتمتع المراجع الخارجي للحسابات باستقلال تام، ويضطلع وحده بمسؤولية مراجعة الحسابات.

-    12-6 يجوز للجنة المالية أن تطلب إلى المراجع الخارجي للحسابات القيام بمهام خاصة، وتقديم تقارير منفصلة عن نتائجها.

4 -   وتوضح هذه الأحكام أن المراجع الخارجي يضطلع بمهمتين رئيسيتين فيما يتصل بفحص الحسابات وإبداء رأيه بشأن الكشوفات المالية (المراجعة المالية ومراجعة الامتثال) ومراجعة عمليات الإشراف والإدارة (مراجعة كفاءة الأداء).

5 -   ويود مراقب الحسابات المراجع العام في الهند، عند مناقشته لبرنامج المراجعة للفترة المالية 2002-2003، أن يوضح أنه سيتولى مهمة مراجعة حسابات المنظمة للعام الحالي اعتبارا من يوليو/تموز 2002، وسيكرس جزءا من موارده في البداية لفهم طابع أعمال الكيان موضع المراجعة وعملياته الرئيسية والمجالات الهامة للضوابط الداخلية، باعتبار ذلك أساسا ضروريا لوضع منهج المراجعة وبرنامجها. وبالتالي فإن وقت فرق المراجعة في المقر الرئيسي للمنظمة خلال المدة الأولى لبدء فترة تقلده منصب المراجع الخارجي في 2002، سينفق الى حد كبير على تقييم هيكل وطريقة عمل شتى أجنحة المنظمة والنظم والضوابط الرئيسية في عمليات المقر الرئيسي والهياكل الميدانية لكى تصاغ عملية التدقيق المراجعى بناء على ذلك.

6 -   وستشمل هذه العملية أيضا نقل مسؤوليات المنصب إلى المراجع الجديد من المراجع السابق. وستقتدي عملية النقل هذه، ضمن جملة أمور أخرى، بالخطوط التوجيهية للمراجعة لدى الأمم المتحدة فيما يتعلق بعملية نقل المسؤوليات.

7 -   وتجدر الإشارة إلى أن برنامج المراجعة المقترح ينبغي أن يعد خلال الفترة الزمنية الوجيزة المتاحة عقب الانضمام إلى مدير المراجعة في روما في منتصف يوليو/تموز 2002. ولما كان الجزء الأخير من يوليو/تموز بداية فترة العطلات المعهودة، لم يتسن دائما إجراء مشاورات كافية مع المسؤولين المعنيين. وبالتالي لربما يكون من الضروري إجراء بعض التعديلات على برنامج عمل المراجعة على ضوء العمل في وقت لاحق.

8 -   ويعتزم المراجع العام في الهند بصفته المراجع الخارجي للمنظمة أن تتسم عملية المراجعة بالشفافية، وأن تكون التقارير مبنية على الوقائع ومدعومة بالمناقشة وتبادل الآراء والاتصالات مع الإدارة. وبناء على ذلك، لا يتوقع حدوث أي شئ خارج عن المألوف عند تقديم تقارير المراجعة.

ألف – المراجعة المالية

9 -   سيجري المراجع العام في الهند هذه المراجعة وفقا لأحكام المادة 12-3 من اللائحة المالية، وكذلك أحكام الصلاحيات الإضافية لتنظيم المراجعة الخارجية للحسابات الملحقة باللائحة المالية.

10 -  سينفق المراجع العام في الهند زهاء 60 في المائة من موارد المراجعة المخصصة، على المراجعة المالية ومراجعة الامتثال في المنظمة عن طريق الزيارات التي ستقوم بها فرق المراجعة، خلال العام القادم والذي يليه، إلى مقر المنظمة عقب إصدار الحسابات المؤقتة للسنة الأولى وعقب إصدار حسابات الفترة المالية. وستتم هذه الزيارات لعامي 2003 و2004 خلال دورتي الربيع والخريف. كما ستساهم في هذه المراجعة أعمال فحص الحسابات والمعاملات في المكاتب الإقليمية والإقليمية الفرعية، والتي سيتم إنجازها بالزيارات التي ستقوم بها فرق منفصلة إضافة إلى الزيارات إلى المقر الرئيسي.

باء – مراجعة النواحي الإشرافية وعمليات الإدارة المالية

11 -  ستجرى المراجعة على ضوء مفاهيم الكفاءة والاقتصاد والفعالية التي تشكل جوهر اعتبارات كفاءة الأداء، وتغطي المجالات التي تنطوي على استخدام موارد كبيرة و/أو تعتبر هامة بخلاف ذلك.

12 -  وستتم مراجعة هذه البنود بانتقاء مجال أو مجالين رئيسيين للرقابة الداخلية حسب أداءها في المقر الرئيسي وفي الهياكل الميدانية للمنظمة. وتعادل أعمال المراجعة هذه نحو 40 في المائة من الموارد المخصصة من جانب مراقب الحسابات والمراجع العام في الهند. وتضطلع بهذه المراجعة فرق مراجعة تتمتع بالخبرات ذات الصلة المكتسبة من عمليات مراجعة مماثلة. وتحقيقا لهذا الغرض، ستقوم فرق المراجعة بزيارة مكتبين إقليميين على الأقل، إضافة إلى فحص السجلات في المكاتب القطرية للمنظمة داخل الإقليم المعني.

13 -  وفيما يلي المجالات المواضيعية لنواحي الإشراف والإدارة المالية التي يقترح معالجتها في إطار القسم (باء) أعلاه خلال الفترة المالية 2002-2003.

(1)               فحص نظام المشتريات والتعاقد في المقر الرئيسي وفي الهياكل الميدانية، بما في ذلك المشتريات الرئيسية التي تنجز لمشروعات بعينها؛

(2)               فحص إعداد برنامج العمل والميزانية ورصد البرنامج والأداء المالي؛

(3)               فحص تنفيذ نخبة مختارة من المجالات في إطار برنامج عمل رئيسي.

جيم – متابعة عملية المراجعة السابقة

14 -  ستشكل متابعة التوصيات التي تقدم بها المراجع الخارجي بشأن الفترة المالية 2000-2001، جزءا من برنامج العمل.

ثالثا – الطلب بإجراء مراجعة خاصة

15 -  سيتحقق الامتثال لطلب لجنة المالية، في دورتها التاسعة والتسعين، بإجراء مراجعة خاصة لفترة السنتين لصندوق المنظمة – مرفق البيئة العالمي. وسيتم الحصول على التفاصيل الضرورية لهذا الغرض بشأن عمل الصندوق، من مسؤولي المشروع المعنيين، وسيحدد توقيت عمل المراجعة بصورة منفصلة. وستنفذ المراجعة من خلال موارد منفصلة بخلاف الموارد المخصصة لمراجعة حسابات المنظمة، حيث ستقدم تقديرات تكاليف هذه العملية.